Деловой еженедельник "КОНТРАКТЫ" №48/2008 Деньги:
Причины и следствия инфляционных процессов в Украине :: Кто еще нужен и
уже не нужен работодателям :: Почему резко дешевеет коммерческая
недвижимость...
Большинство предприятий имеют в собственности или арендует автомобили. Расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля на предприятии, нередко составляют значительную долю в валовых расходах. Чтобы затраты на ГСМ в полной мере учитывались при определении валовых расходов, необходимо не только подтвердить их документами, но обеспечить соответствие нормативного (расчетного) расхода топлива и фактического расхода. Основным подтверждающим документом, в данном случае, является путевой лист, в котором обязательно проставляют порядковый номер, дату выдачи, указывают пробег автомобиля, его марку, количество горючего, показания спидометра при выезде и возвращении в гараж.
Учет расхода топлива на предприятии удобно вести с помощью электронной таблицы Excel. Основными составляющими такой таблицы являются данные путевых листов и коэффициенты, корректирующие нормы расхода в зависимости от условий эксплуатации автомобиля.
На рисунке 1 показан пример учетной таблицы расхода ГСМ. Эту таблицу можно разместить в одной книге с "Ведомостью по учету электронных карточек расхода ГСМ" на листе "Расход ГСМ". Размер приведенной таблицы ограничен данными 11 путевых листов. Однако по мере необходимости таблица может увеличиваться путем добавления новых строк.
Рисунок 1
В эту таблицу под определенным порядковым номером записываются данные каждого путевого листа (дата выдачи, номер листа, номер автомобиля, марка топлива, пробег) и базовая норма расхода топлива для конкретного автомобиля. В зависимости от условий его эксплуатации в соответствующих ячейках проставляются величины поправочных коэффициентов в процентах. В ячейки раздела "на обогрев" вводятся установленные номы расхода топлива для работы обогревательных устройств автомобиля в л/час и фактическое время работы обогревателя в часах (ячейки W2:X16).
Для более точного учета расхода топлива введите данные технологического пробега (расстояние от постоянной парковки автомобиля до пункта отправления на производственное задание и обратно (ячейки G2:G16). Эти данные для конкретного автомобиля, как правило, не меняются.
Фактический расход топлива в литрах на дополнительные потребности (внутригаражные разъезды, прохождение ТО, длительные простои под погрузкой и т.п.), определенные нормативами, вносится в ячейки V2:V16.
Для расчета нормативного расхода топлива автомобилями предприятия используется следующая формула, которую необходимо ввести в ячейку Y6:
Для автоматизации расчета расхода топлива по другим путевым листам скопируйте ее на нижние ячейки графы №25 "Нормативный расход".
Подбор расчетных коэффициентов
При налоговой проверке предприятия по данному разделу учета, главное внимание обращается на то, как оформлены путевые листы и насколько правильно и обосновано рассчитаны затраты на топливо. Для увеличения валовых расходов, связанных с использование топлива автопарком предприятия, важным моментом становится максимальное приближение нормативного расхода топлива к показателям фактического расхода. Несоответствие этих показателей часто становится на предприятии проблемой по списанию перерасхода или излишков топлива.
Нормативный расход топлива является расчетной величина, которая зависит от применяемых, в каждом конкретном случае, коэффициентов. В свою очередь, право установления конкретных величин коэффициентов в регламентированных пределах и срок их действия предоставлено руководителю предприятия. Поэтому для бухгалтерской службы важно определить наиболее оптимальные значения данных показателей, которые обеспечат равенство фактического расхода топлива и расчетного (нормативного) значения. Эта задача решается с помощью специальной процедуры Excel "Подбор параметров".
Зад.
Подобрать значения коэффициентов, используемых при расчете нормативного расхода топлива на автомобиле 12923КХ (путевой лист № 03/124 от 13.02.03), с тем, чтобы уравнять величину нормативного расхода и фактического.
В расчете использован коэффициент, который учитывает особенности работы с частыми технологическими остановками, равный 3%. Регламентированный предел позволяет увеличивать его до 10%. Чтобы определить, на сколько необходимо увеличить величину данного коэффициента, сделайте следующее:
1) установите курсор в ячейке Y7;
2) откройте окно "Подбор параметра" (меню Сервис-Подбор параметра). В появившемся окне, в поле "Установить в ячейке" вы увидите записанный адрес ячейки "Нормативный расход" (рис.2).
Рисунок 2
3) Введите в поле "Значение" величину расхода (155), которая должна быть определена расчетным путем (нормативный расход).
4) Установите курсор в поле "Изменяя значение ячейки" и затем щелкните мышкой на ячейке М7 (это изменяемый коэффициент). В поле автоматически появится адрес ячейки.
5) Нажмите клавишу ОК и таблица автоматически найдет искомое значение коэффициента, которое уравняет величину нормативного расхода и фактического расхода. Результаты перерасчета будут автоматически внесены в таблицу.
Контроль расхода топлива на автомобиле
Рассматриваемая электронная таблица позволяет не только автоматизировать расчеты необходимых показателей по каждому автомобилю, но и рассчитывать итоговые данные по всему автопарку, а также анализировать полученные данные и контролировать показатели по установленным критериям для отдельного автомобиля.
Электронная таблица построена таким образом, что итоговые показатели расположены в строке над таблицей данных (ячейки A5:Z5, рис.1). Такая структура дает возможность увеличивать построчный массив данных (количество введенных путевых листов), не перемещая итоговую строку, которая традиционно располагается внизу.
В данной таблице решена задача объединения итоговых данных как в целом по всем автомобилям, так и по отдельно выбранному автомобилю. Такие комплексные расчеты выполняются с помощью формул массива. Для удобства записи формул вместо стандартных адресов массивов ячеек, которые будут входить в формулы массивов, присвойте им уникальные имена, в соответствие с данными Таблицы 1.
Таблица 1
№
Ім’я
Інтервал
Графа
1
НомАвтоР
У6:У16
Гос.номер автомобіля
2
Пробег
F6:F16
Робочий пробіг
3
ТехПробег
G6:G16
Технологічний пробіг
4
РасходН
Y6:Y16
Нормативні витрати
5
РасходФ
Z6:Z16
Фактичні витрати
Порядок присвоения имен интервалам ячеек мы рассматривали в статье "Автоматизация учета электронных карточек расхода ГСМ" ("Школа бухгалтера" № 23/2003). Так как созданная таблица находится в одной книге с таблицей "Ведомость по учету электронных карточек расхода ГСМ", следите за тем, чтобы присваиваемые новые имена не повторяли уже существующие в списке имен (рис.3). Например, имя Расход объединяет ячейки H10:H25 с листа "2003 год", а новое имя РасходН - ячейки Y6:Y16, расположенные на листе "Расход ГСМ".
Рисунок 3
Для расчета общего рабочего пробега всеми автомобилями, эксплуатируемыми на предприятии, а также отдельно взятого автомобиля введите в ячейку F5 формулу массива:
{=СУММ(ЕСЛИ(B5<=НомАвтоР;1;0)*Пробег)}.
После введения формулы массива и каждый раз, закрывая такую формулу после редактирования, подтверждайте ввод одновременным нажатием комбинации клавиш Ctrl-Shift-Enter. Отличительным признаком формулы массива являются фигурные скобки по краям формулы, которые появляются автоматически после корректного ее ввода
Для расчета общего технологического пробега всеми автомобилями и конкретного автомобиля введите в ячейку G5 формулу массива:
{=СУММ(ЕСЛИ(B5<=НомАвтоР;1;0)*ТехПробег)}.
Для расчета нормативного расхода топлива всеми автомобилями и конкретным автомобилем введите в ячейку Y5 формулу массива:
{=СУММ(ЕСЛИ(B5<=НомАвтоР;1;0)*РасходН)}.
Для расчета фактического расхода топлива всеми автомобилями предприятия и конкретным автомобилем введите в ячейку Z5 формулу массива:
{=СУММ(ЕСЛИ(B5<=НомАвтоР;1;0)*РасходФ)}.
Представленные выше формулы массива объединяют два алгоритма расчета итоговых показателей (для всего парка автомобилей и одного автомобиля) с помощью используемого в формуле переключателя.
Функцию такого переключателя выполняет ячейка В5 (рис.4). Если в эту ячейку ввести номер автомобиля, то в итоговой строке будут рассчитаны показатели по данному автомобилю. Если ячейка В5 остается пустой, то в этом случае итоговые показатели будут рассчитаны по всем автомобилям, данные по которым введены в таблицу.
Рисунок 4
Для корректного расчета итоговых показателей с использованием комплексных формул массива, необходимо соблюдение абсолютного соответствия введенного номера автомобиля (в ячейку В5) и значения, записанного в таблице (в ячейках В6:Вnn). Чтобы полностью исключить ошибку в данной таблице применяется метод "экспресс-ввод". Вам достаточно будет ввести в ячейку А5 порядковый номер обрабатываемой строки данных, и номер автомобиля автоматически появится в ячейке В5. С этой целью введите в ячейку В5 формулу:
=ЕСЛИ(A5=0;"";ВПР(A5;A6:B16;2)).
В данной формуле аргумент A6:B16 является условным и "привязан" к конкретному примеру, в котором данные в таблице заканчиваются на 16 строке. Рекомендую вам сразу установить этот параметр достаточным, чтобы обрабатывать данные не менее 100 позиций. В этом случае формула будет иметь, например, такой вид: =ЕСЛИ(A5=0;"";ВПР(A5; A6:B110;2)).
Эти же рекомендации касаются и размеров интервалов ячеек, используемых в формулах массивов.
Владимир Лавренов
Исправление ошибок
В "Школа бухгалтера" (№№ 5, 7 и 10 "Дебет - Кредит") была напечатанная статья "Организация управленческого учета", в которой были допущены ошибки.
В частности в № 5 ссылка по организации производства касается схемы, представленной на рисунке 1, а не 2. В таб. 3 по ошибке напечатано кодовое обозначение аналитического учета 2 субсчета 656.
В № 7 на рис. 4, где представлена форма наряда, в полях "Норма времени на единицу" и "Норма времени на заказ" также допущенная ошибка. Эти поля должны иметь соответственно следующие обозначения: "Норма единичного времени, Т шт ., грн." и "Норма подготовительно-заключительного времени, Т п-з. , грн.". Норма единичного времени (Т шт .) указывается для одной операции. Норма подготовительно-заключительного времени (Т п-з. ) указывается для всех операций в целом.
В № 10 формулу 2 следует читать, как расчет ставки сменных накладных общепроизводственных затрат, а не переменных. Не допечатанная таб. 9 "Карточка учета общепроизводственных затрат по производственному цеху № 1". Не допечатаный фрагмент имеет следующий вид.
Составление финансовой отчетности малыми СПД Практика Баланс Отчет о финансовых результатах Приближается очередная отчетная кампания, и мы попробуєм напомнить Вам некоторые подходы, касающиеся составления финансовой отчетности субъектами малого предпринимательства, а именно формы № 1-...
