Деловой еженедельник "КОНТРАКТЫ" №48/2008 Деньги:
Причины и следствия инфляционных процессов в Украине :: Кто еще нужен и
уже не нужен работодателям :: Почему резко дешевеет коммерческая
недвижимость...
В предыдущих выпусках "Школы бухгалтера" мы начали публикацию такого специфического материала, как "Шпаргалка". Сегодня предлагаем еще одну - по теме "Касса и кассовые операции".
Виды наличных расчетов
- наличные расчеты в нацвалюте;
- наличные расчеты в инвалюте.
Таблица 1
Пути наличных расчетов
Через кассу
Через банк
Путем выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия другим предприятиям (предпринимателям) и физическим лицам
Путем перевода наличных денежных средств на счета других предприятий (предпринимателей) и физлиц
Таблица 2
Ограничения по наличным расчетам
Ограничения
Национальная валюта
Иност- ранная валюта
Ситуации, при которых:
ограничения применяются
ограничения не применяются
Сумма наличного расчета одного предприятия (предпринимателя) с другим предприятием (предпринимателем) через их кассы и через кассы банков не должна превышать 3000,00 грн в течение 1 дня по одному или нескольким платежным документам
При расчетах наличностью предприятий (предпринимателей) с другими предприятиями (предпринимателями) за купленную продукцию (товары, работы, услуги)
При расчетах предприятий (предпринимателей) с физическими лицами, бюджетами и госфондами
Нет ограни- чений
При расчетах предприятий (предпринимателей) между собой при закупке сельскохозяйственной продукции (перечень которой предусмотрен Государственным классификатором продукции и услуг ДК 016-97)
При изъятии органами ГНАУ наличности
При расчетах за потребленную электроэнергию
При расчетах наличностью предприятий в оплату за товары, приобретенные на производственные (хозяйственные) нужды за счет средств, полученных по корпоративным карточкам
При использовании средств, выданных на командировку
При добровольных пожертвованиях, благотворительной помощи
Для малых и средних предприятий при использовании наличных средств, полученных ими за счет кредитной линии Европейского банка реконструкции и развития для развития малых и средних предприятий
Лимит кассы
Лимит кассы - это предельное количество наличности, которое может находиться в кассе юридического лица на конец рабочего дня и которое устанавливается банком или самим юридическим лицом.
Лимит кассы устанавливается юридическим лицам банками при условиях, что они:
- имеют счета в банках;
- осуществляют операции с наличностью.
Для установления лимита юридическому лицу необходимо:
Таблица 3
№ п/п
Юридические лица
Действия
1.
Вновь образованным предприятиям при открытии текущего счета (в период заключения договора на расчетно-кассовое обслуживание)
Подать в банк заявку-расчет в двух экземплярах в момент открытия счета
2.
Действующим предприятиям, имеющим текущие счета в различных банках
До 1 марта предоставить заявку-расчет в один из банков, в котором открыты его текущие счета, а в другие банки - копии заявки-расчета
3.
Действующим крестьянским (фермерским) хозяйствам
Самостоятельно определить количество наличности, которое постоянно находится в их кассах, и сообщать о нем до 1 марта ежегодно в обслуживающий банк. Порядок и сроки сдачи наличности в кассы банков для данных хозяйств устанавливаются в общем порядке (см. ниже таблицу 4)
Банки на основании заявки-расчета, исходя из необходимости в ускорении обращения наличных средств и своевременного их поступления в кассы банков, могут устанавливать юридическим лицам следующие сроки и порядок сдачи наличной выручки:
Таблица 4
№ п/п
Для предприятий:
Срок и порядок сдачи наличности в кассу банка
Лимит кассы предприятий
Дополнительно
1.
Расположенных в населенных пунктах, где есть учреждения банков и наличная выручка сдается в учреждения банков (а в случае отсутствия учреждений банков - на предприятия связи)
Ежедневно в день поступления выручки в их кассы
В размерах, необходимых для обеспечения их работы утром на следующий день
Если предприятия работают в выходные и праздничные дни и не имеют возможности из-за отсутствия соответствующей договоренности с учреждением банка на инкассацию или сдачу выручки в вечернюю кассу банка, то выручка должна сдаваться предприятиями в кассу банка в течение операционного времени на следующий после выходных и праздничных дней рабочий день для банка и предприятия
2.
Которые вследствие специфики деятельности или режима работы, а также из-за отсутствия соответствующей договоренности с банком на инкассацию выручки в вечернюю кассу банка не могут ежедневно сдавать наличную выручку
На следующий рабочий день
В пределах среднедневной наличной выручки
3.
Расположенные в населенных пунктах, где нет учреждений банка или предприятий почтовой связи
Не реже одного раза в пять рабочих дней
В размерах, зависящих от установленных сроков сдачи выручки и ее суммы
4.
Которым устанавливаются лимиты кассы согласно фактическим расходам наличности (кроме выплат, связанных с оплатой труда, стипендий, пенсий, дивидендов)
См. п. 1; п. 2; п. 3 табл. 4
В пределах среднедневной выдачи (расходов) наличности
В случае непредоставления предприятием (кроме вновь образованных) до 1 марта заявки-расчета банк устанавливает ему лимит кассы в размере 17,00 грн.
Олег ЗГУРСКИЙ, главный специалист редакции "Дебета-Кредита"
Приходный кассовый ордер
Приходным кассовым ордером (далее - ПКО) оформляется поступление наличных денежных средств непосредственно в кассу предприятия.
ПКО и квитанции к ним заполняются работниками бухгалтерии чернилами темного цвета, пастой шариковых ручек, с помощью печатных машинок, принтеров или иными способами, обеспечивающими сохранение данных записей в течение установленного для них срока хранения.
Таблица 5
Заполнение приходного кассового ордера
№ п/п
Реквизит
Что указывается
ПКО
1.
Название предприятия
Наименование предприятия (полное название предприятия или сокращенное, если это предусмотрено уставом предприятия), в кассу которого приходуются наличные денежные средства
2.
Идентификационный код предприятия
Идентификационный код предприятия, присвоенный ему при регистрации в Едином государственном реестре предприятий и организаций Украины
3.
Номер документа
Порядковый номер, соответствующий номеру, под которым он зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов
4.
Серия ПКО
Не заполняется
5.
Дата составления
Дата его составления. Дата, проставленная в ПКО, должна соответствовать дате, под которой данный ордер зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров
6.
Корреспондирующий счет
Указывается кредит счета, корреспондирующегося с дебетом счета 30 "Касса"
7.
Код аналитического учета и код целевого назначения
Заполняются в случае если на предприятии разработана и утверждена специальная система кодирования всех хозяйственных операций, в том числе и соответствующих поступлений в кассу. В ином случае в данных графах ставится прочерк
8.
Сумма
Указывается сумма цифрами, которая приходуется в кассу
9.
Принято от
Указывается фамилия, имя, отчество лица, вносящего денежные средства в кассу предприятия
10.
Основание
Указывается основание для внесения наличных денежных средств в кассу предприятия. Таким основанием может быть приказ или устное распоряжение руководителя о возврате денежных средств, авансовый отчет, наряд-заказ и т.п.
11.
Сумма
Указывается сумма, которая приходуется, прописью, с большой буквы
12.
Приложение
Указываются документы, связанные с осуществлением операции по внесению наличности в кассу, прилагаемые к ПКО. Такими документами могут быть: договор, приказ, наряд-заказ и т.д. Здесь же могут быть указаны данные документа, удостоверяющего личность вносящего деньги в кассу
13.
Подписи главного бухгалтера и кассира
Подпись главного бухгалтера и кассира. В период отсутствия на работе главного бухгалтера ПКО имеют право подписывать работники предприятия, которым руководителем или владельцем предприятия предоставлено право подписи кассовых документов. Если отсутствует кассир - ПКО подписывает лицо, исполняющее его обязанности
Квитанция к ПКО
14.
Название предприятия
См. соответствующие строки по заполнению ПКО
15.
Номер документа
- ’’ -
16.
"Принято от
- ’’ -
17.
Основание
- ’’ -
18.
Сумма
- ’’ -
19.
Дата составления
- ’’ -
20.
Подписи главного бухгалтера и кассира
- ’’ -
21.
Место печати
ПКО заверяется печатью (штампом) кассира или отметкой кассового аппарата. Печать (штамп) кассира или отметка кассового аппарата ставятся таким образом, чтобы они полностью или большая их часть находились на квитанции
Необходимо помнить, что:
наличные средства могут быть приняты кассиром по приходному кассовому ордеру только в день его оформления;
если в день оформления и поступления ПКО в кассу предприятия лицо, указанное в ПКО, которое должно было внести деньги в кассу, не внесло их до конца рабочего дня, до закрытия кассы, то такой ПКО признается недействительным и аннулируется. Аннулирование ПКО по окончании рабочего дня осуществляет кассир, который перечеркивает его (как правило, крест-накрест или по диагонали) и делает надпись: "Аннулирован". Такая же запись делается в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов в колонке "Примечание".
аннулированные ПКО не уничтожаются, а передаются в бухгалтерию, где подшиваются в специальную папку аннулированных документов и хранятся в течение 36 месяцев после окончания календарного года, в котором они были выписаны и аннулированы.
Внимание!
Особенности заполнения ПКО при поступлении инвалюты:
- в графе "Сумма" указывать сумму цифрами, выраженную в инвалюте, а через дробь сумму, выраженную в нацвалюте по курсу НБУ на дату осуществления операции;
- сумму прописью указывать в инвалюте, с указанием суммы в нацвалюте и курса НБУ на дату осуществления операции.
Порядок оформления приходного кассового ордера
Схема 1
Расходный кассовый ордер
Выдача наличных с применением расходного кассового ордера (РКО) осуществляется в таких случаях:
В зависимости от количества лиц, которым выдаются денежные средства:
1) выдача денежных средств одному лицу, которое:
а) является штатным работником предприятия;
б) не является штатным работником предприятия;
2) оформление одного РКО на общую сумму выданных денежных средств нескольким лицам согласно ПВ (платежной ведомости) или РПВ (расчетно-платежной ведомости).
В зависимости от вида операций РКО применяется:
1) для внесения их в кассу банка и зачисления на текущий счет предприятия;
2) для выплаты зарплаты;
3) для оплаты полученной продукции (товаров, работ, услуг) и т.д..
Заполнение расходного кассового ордера и выдача денежных средств из кассы
Способ заполнения РКО во многом аналогичен способу заполнения ПКО (см. выше).
В РКО должны быть указаны следующие обязательные реквизиты:
Таблица 6
Порядок заполнения реквизитов расходного кассового ордера
№ п/п
Реквизит РКО
Что указывается
1.
Название предприятия
Аналогично с. 1 табл. 5
2.
Идентификационный код предприятия
Аналогично с. 2 табл. 5
3.
Номер документа
Аналогично с. 3 табл. 5
4.
Дата составления
Аналогично с. 5 табл. 5
5.
Корреспондирующий счет
Указывается дебет счета, корреспондирующего с кредитом счета 30 "Касса"
6.
Код аналитического учета и код целевого назначения
Аналогично с. 7 табл. 5
7.
Сумма
Сумма, подлежащая выдаче, - цифрами
8.
Выдать
Указывается получатель денежных средств. В случае выдачи денежных средств по доверенности в тексте РКО после фамилии, имени и отчества получателя денежных средств (доверителя) бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество доверенного лица, фактического получателя денег. Если РКО оформляется на общую сумму выданных из кассы денежных средств по ПВ или РПВ, то в данной графе указывается, что денежные средства выдавались не одному лицу (давальщикам сырья, работникам предприятия и т.д.)
9.
Основание
Указывают основание для выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия. Таким основанием может быть приказ или устное распоряжение руководителя о выдаче зарплаты, матпомощи, премии, подотчетных сумм и т.п.
10.
Сумма
Указывается выдаваемая сумма, прописью и с большой буквы
11.
Приложения
Аналогично с. 12 табл. 5
12.
Подписи руководителя и главного бухгалтера
Подписи руководителя предприятия и главного бухгалтера. В период отсутствия на работе руководителя или главного бухгалтера РКО имеют право подписывать лица - работники предприятия, которым руководителем или владельцем предприятия предоставлено право подписи кассовых документов. Если к РКО прилагаются документы, служащие основанием для выдачи денежных средств из кассы и в них имеется разрешительная подпись руководителя предприятия, то подпись на самом РКО не обязательна
13.
Данные документа, удостоверяющего личность получателя
Указывается наименование и номер, когда и кем выдан документ, удостоверяющий личность получателя. Данная строка может и не заполняться в случае если наличные денежные средства получает штатный сотрудник предприятия
14.
Подпись лица - получателя денежных средств
Получатель должен собственноручно указать в РКО полученную сумму (гривень - прописью, копеек - цифрами), дату получения данной суммы и расписаться в получении денежных средств. Заполнение данной графы кассиром или бухгалтером запрещается
15.
Дата
Получатель указывает дату получения денежных средств
16.
Подпись кассира
Кассир ставит свою подпись о выполнении операции
Расходные документы сразу же после выдачи денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются оттиском штампа "Оплачено" или аналогичной надписью с указанием даты (число, месяц, год).
Необходимо помнить, что:
передача РКО производится непосредственно из бухгалтерии в кассу;
выдача РКО на руки лицам, получающим деньги, запрещается;
выдача денег по РКО может проводиться только в день их составления и только лицу, указанному в ордере, за исключением выдачи денежных средств из кассы по доверенности и оформления РКО по выданным денежным средствам согласно ПВ (РПВ).
Внимание!
Особенности заполнения РКО при выдаче инвалюты:
- в графе "Сумма" указывается сумма цифрами, выраженная в инвалюте, а через дробь - сумма, выраженная в нацвалюте по курсу НБУ на дату осуществления операции;
- сумма прописью указывается в инвалюте, с указанием суммы в нацвалюте и курса НБУ на дату осуществления операции.
Платежные и расчетно-платежные ведомости
Положительные стороны использования платежной и расчетно-платежной ведомостей (далее - ПВ и РПВ):
возможность выдачи наличных денежных средств нескольким получателям по одному документу;
выплата денежных средств по ПВ и РПВ может производиться в течение нескольких дней.
РПВ и ПВ отличаются тем, что ПВ используется только как платежный документ, а расчет выплат производится в каком-либо другом документе, в то время как РПВ объединяет платежный и расчетный документ.
!
Отрицательные стороны использования ПВ и РПВ: - не сохраняется конфиденциальность о сумме предназначенных получателю выплат.
Таблица 7
Порядок заполнения реквизитов платежной и расчетно-платежной ведомостей
№ п/п
Реквизит
Что указывается в ПВ
Что указывается в РПВ
Первый этап - оформление и регистрация ведомости в бухгалтерии предприятия ПВ и РПВ составляются работниками бухгалтерии. После их оформления они передаются в кассу для осуществления соответствующих выплат
1.
Название предприятия
Аналогично с. 1 табл. 5
2.
Корреспондирующий счет, коды аналитического учета и целевого назначения
Аналогично с. 7 табл. 5
3.
Идентификационный код предприятия
Нет графы
Аналогично с. 2 табл. 5
4.
Категория персонала
Нет графы
Заполняется в соответствии с установленным порядком разделения персонала по категориям
5.
Профессия и должность получателя наличных денежных средств
Нет графы
Указывается профессия получателя или должность, занимаемая им на предприятии (например, профессия - бухгалтер, должность - главный бухгалтер)
6.
Структурное подразделение, работникам которого производятся выплаты
Заполняется в случае если на предприятии предусмотрено осуществление выплат наличных денежных средств работникам предприятия из кассы отдельно по каждому имеющемуся структурному подразделению с оформлением на них отдельных ведомостей. В случае если на предприятии не предусмотрено осуществление выплат работникам из кассы наличными денежными средствами отдельно по каждому имеющемуся структурному подразделению, в данной графе проставляется прочерк
7.
Дата и место составления ведомости
Данный реквизит не предусмотрен формой ведомости, но чтобы она соответствовала пункту 2.4. Положения №88, на ней обязательно должны быть дата и место составления документа
8.
Номер ведомости
Аналогично с.5 табл. 5
9.
Период, за который производится выплата наличных денежных средств
Указывается период, за который производится выплата денежных средств
10.
Порядковый и табельный номера получателя денежных средств
Указываются порядковый номер получателя и его табельный номер. Табельные номера проставляются при оформлении ведомости лишь в том случае, если выплаты производятся штатным работникам предприятия. В ином случае в данной графе должен стоять прочерк
11.
Фамилия, имя, отчество
Рекомендуем указывать полностью фамилию, имя и отчество получателя наличных денежных средств. Указывать в ведомости инициалы получателя не запрещено, но нежелательно, поскольку на одном и том же предприятии могут работать однофамильцы или родственники
12.
Сумма, подлежащая выдаче из кассы согласно платежной ведомости, получателям денежных средств
В данной графе ПВ нужно проставить цифрами сумму, которая должна быть выплачена из кассы
Нет графы
13.
Количество отработанных получателем дней или часов
Нет графы
Указывается общее количество отработанных получателем дней или часов в течение месяца, за который производится расчет оплаты труда
14.
Все начисления по видам оплат
Нет графы
Указывается сумма всех начислений на зарплату работника, а также указываются отдельно все начисления, производимые получателю денежных средств
15.
Все удержания с начисленной оплаты
Нет графы
Указывается сумма всех удержаний (общая сумма и по отдельности), произведенных из зарплаты работника, а также сумма выданной из кассы заработной платы за первую половину месяца (аванс)
16.
Задолженность получателя наличных денежных средств
Нет графы
Указывается задолженность получателя наличных денежных средств перед предприятием
Сумма заработной платы, причитающаяся к получению
Нет графы
Указывается сумма, которая должна быть выплачена получателю денежных средств
17.
Подписи ответственных лиц
В ПВ и РПВ обязательно должны стоять подписи лиц, ответственных за оформление документа
18.
Разрешающая подпись руководителя и главного бухгалтера предприятия
Перед началом выдачи денежных средств на титульной странице ПВ и РПВ ставится разрешительная подпись руководителя и главного бухгалтера предприятия о выдаче денег с указанием суммы прописью и сроков выдачи денежных средств
Второй этап - выдача кассиром или раздатчиком наличных денежных средств по ведомости Кассир при получении ПВ или РПВ проверяет правильность ее оформления. Если есть нарушения, ПВ и РПВ возвращаются обратно в бухгалтерию. При правильном оформлении всех реквизитов кассир может приступить к выдаче наличных денежных средств из кассы получателям согласно ведомости
19.
Роспись получателя денежных средств в получении денег
В данной графе ПВ и РПВ каждый получатель в предусмотренной против его фамилии суммы причитающихся ему наличных денежных средств ставит свою подпись о получении денег из кассы предприятия.
20.
Примечания
В данной графе ПВ и РПВ указываются документы, связанные с осуществлением выплат из кассы. В графе "Примечания" указываются также данные документа, удостоверяющего личность получателя. В случае если наличные денежные средства выдавались по доверенности, в данной графе ставится отметка "Доверенность"
Третий этап - дооформление ведомости кассиром и возврат ее в бухгалтерию По истечении установленных сроков выдачи наличных денежных средств, указанных в ПВ и РПВ, кассир обязан дооформить ведомость. Далее рассмотрим реквизиты ПВ и РПВ, которые заполняются или дооформляются кассиром
21.
Роспись получателя денежных средств в получении денег
В ПВ и РПВ против фамилии работника, которому не осуществлена выплата из кассы, кассир обязан поставить оттиск штампа "Депонировано" или сделать такую запись от руки
22.
Суммы, которые были выплачены и депонированы согласно ведомости
Кассир прописью и цифрами указывает фактические суммы выплаченных и депонированных наличных денежных средств из кассы предприятия
Нет графы
После того, как все реквизиты будут заполнены, кассир должен засвидетельствовать своей подписью суммы, выданные согласно платежной ведомости, и суммы, подлежащие депонированию
Четвертый этап - составление реестра депонированных сумм В реестре кассир указывает дату и номер ПВ или РПВ, фамилии работников предприятия, не получивших денежные средства, и суммы, подлежащие депонированию. В конце реестра кассир выводит общую сумму депонированных наличных денежных средств, которая должна соответствовать сумме, указанной на ПВ или РПВ
Пятый этап - окончательное урегулирование выплат по ведомости После того как ПВ или РПВ полностью оформлены кассиром, он сообщает в бухгалтерию о суммах выплаченных и депонированных денежных средств для оформления работником РКО, который передается в кассу. При получении кассиром РКО он должен записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму наличных денежных средств согласно переданному из бухгалтерии в кассу РКО. При этом на ПВ или РПВ ставится оттиск штампа или делается аналогичная надпись, где должны быть указаны номер данного РКО и дата его выписки. В конце рабочего дня кассир сдает отчет со всеми ПКО и РКО, а также с ПВ или РПВ вместе с реестром депонированных сумм. Работник бухгалтерии все сданные документы пересчитывает, после чего на отчете кассира ставит подпись об их принятии
Все вышеперечисленные реквизиты ПВ и РПВ должны быть обязательно заполнены. Если же соответствующие данные отсутствуют, то в данных графах должны стоять прочерки.
Кассовая книга
Все кассовые операции, которые осуществляются на предприятии и оформляются приходными кассовыми ордерами или расходными кассовыми документами, должны отражаться в кассовой книге. На предприятии на каждую имеющуюся валюту в кассе оформляется одна кассовая книга.
Применение и оформление кассовой книги
Кассовая книга представляет собой сброшюрованные кассовые листы, состоящие из отрывной и неотрывной части. Неотрывные части кассового листа остаются в кассовой книге, а отрывные являются отчетом кассира.
При оформлении кассовой книги в ней обязательно должны быть указаны название предприятия и идентификационный код (данные реквизиты аналогичны реквизитам, заполняемым в ПВ, РПВ).
Если у предприятия имеется штамп с указанием наименования предприятия и его идентификационного кода, то вместо записи прописью указанных реквизитов в данных строках может быть поставлен оттиск такого штампа.
Листы кассовой книги нумеруются (отрывные и неотрывные части кассовой книги при этом нумеруются одинаковыми номерами), кассовая книга прошнуровывается и опечатывается.
После того как листы кассовой книги пронумерованы, книга прошнурована, количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и удостоверяется печатью предприятия.
Опечатывать кассовую книгу можно двумя способами.
Таблица 8
Два способа опечатывания кассовой книги
№ п/п
Способы опечатывания
Мастичной печатью
Сургучной печатью
1.
Наклеить бумагу размером, как правило, 5 х 5 см на узелок ниток, которыми прошнурована кассовая книга, наложив узелок и наклеиваемый лист бумаги на обложку кассовой книги
2.
Поставить оттиск мастичной печати предприятия на приклеенный листок бумаги
Залить край бумаги расплавленным сургучом и поставить на него оттиск печати предприятия
3.
Нанести еще один слой клея на бумагу с оттиском печати, которой был приклеен узелок ниток
Заполнение кассовой книги
Перед началом работы кассир обязан записать на первом незаполненном листе кассовой книги дату текущего дня, в течение которого будут осуществляться кассовые операции.
Кассир заполняет все необходимые реквизиты: остаток на начало первого дня (периода), остаток на конец последнего дня (периода) и т. д., также указывает данные из первичных кассовых документов.
При получении или выдаче кассиром наличных денежных средств по приходным или расходным кассовым ордерам он переносит данные их реквизитов в кассовую книгу.
Некоторые особенности заполнения кассовой книги:
сумма наличия денежных средств в кассе предприятия на начало рабочего дня должна быть равна сумме наличия денежных средств на конец предыдущего рабочего дня;
заполняя строку кассовой книги "Перенос" необходимо помнить, что в данной строке отражается информация только об обороте кассовых сумм на данной стороне страницы кассовой книги. При расчете оборота не учитываются данные строки "Остаток на начало дня";
при заполнении кассовой книги в строке листа "В том числе на оплату труда" указывается сумма, находящаяся в кассе и предназначенная на оплату труда;
в случае если кассиром были сделаны исправления в кассовой книге, каждое из таких исправлений должно быть заверено подписями кассира и главного бухгалтера предприятия или другого уполномоченного лица.
В конце рабочего дня кассир обязан дооформить кассовую книгу за текущий день, при этом необходимо помнить, что во всех незаполненных строках должны стоять прочерки.
По окончании рабочего дня кассир должен передать в бухгалтерию отрывную часть листа или несколько отрывных частей листов кассовой книги вместе с ПКО и расходными кассовыми документами, по которым приходовались и выдавались наличные денежные средства из кассы за рабочий день. Для подтверждения принятия отчета кассира и прилагаемых к отчету документов бухгалтер должен проверить количество сдаваемых документов с указанным в кассовом отчете и только потом подписаться о принятии на неотрывной и отрывной частях листа кассовой книги, после чего возвратить кассиру кассовую книгу.
Внимание!
Особенности заполнения кассовой книги в инвалюте:
- на кассовой книге необходимо указывать название валюты и ее код;
- суммы, указанные в кассовой книге, должны отражаться как в инвалюте, так и в нацвалюте;
- сумму остатка инвалюты на начало дня необходимо каждый раз при заполнении нового листа корректировать на сумму курсовой разницы;
- данные по курсовой разнице рекомендуем учитывать только при подсчете графы "Остаток на конец дня", чтобы данные в течение дня не искажались.
Регистраторы расчетных операций
К регистраторам расчетных операций относятся: электронный контрольно-кассовый аппарат, электронный контрольно-кассовый регистратор, компьютерно-кассовая система, электронный таксометр, автомат по продаже товаров (услуг) и т. п. (далее - РРО).
Покупка РРО
В момент покупки РРО будущему его владельцу необходимо проверить, чтобы РРО:
1) соответствовал модели, модификации, классификационной группе указанной в Государственном реестре электронных контрольно-кассовых аппаратов и компьютерных систем (далее - реестр);
2) поставлялся генеральным поставщиком, указанным в реестре;
3) был выпущен указанным производителем из указанной страны;
4) соответствовал сфере применения, указанной в реестре.
Регистрация РРО
Регистрация РРО осуществляется в органе Государственной налоговой службы (далее - ГНС):
- по местонахождению (местожительству) субъекта предпринимательской деятельности;
- по месту налогового учета - если юрлицо или физлицо обслуживается в инспекции по работе с крупными налогоплательщиками;
- по месту использования, кроме РРО, применяемых на объектах выездной торговли (предоставления услуг), и резервных РРО - в случае использования РРО на территории иной административно-территориальной единицы.
!
Регистрация и взятие на учет РРО осуществляются бесплатно. Регистрация осуществляется не более чем за два рабочих дня с момента подачи всех документов, а взятие на учет - в день подачи документов.
Чтобы зарегистрировать РРО, юрлицо или физлицо должно подать в налоговые органы:
письменное заявление произвольной формы, в котором должны быть указаны сфера применения и реквизиты РРО;
копию свидетельства о государственной регистрации юрлица или физлица;
документы, подтверждающие факт покупки или безвозмездного получения РРО в собственность, другие документы, подтверждающие право собственности или пользования РРО;
разрешение местного органа исполнительной власти на размещение хозяйственной единицы;
для юрлиц и физлиц, предоставляющих услуги по перевозке пассажиров и багажа -лицензию, дающую право на осуществление указанного вида деятельности;
в случае регистрации РРО, ранее зарегистрированного иным юрлицом или физлицом, - справки об отмене регистрации.
Опломбирование и распломбирование РРО
Опломбирование РРО осуществляется центром сервисного обслуживания перед регистрацией РРО, после ремонта технического обслуживания РРО или по решению органа ГНС.
Опломбирование корпуса РРО осуществляется путем установления двух средств контроля в местах стыка корпуса РРО с верхней крышкой на ее передней и задней стороне.
Распломбирование РРО с изъятием справки об опломбировании осуществляется:
- центром сервисного обслуживания - при необходимости доступа к внутренним узлам РРО для проведения его ремонта или для проведения проверки его конструкции и программного обеспечения на соответствие модификации, включенной в Государственный реестр регистраторов расчетных операций, который проводится по решению органа ГНС;
- представителем органа ГНС - для проведения проверки программного обеспечения РРО на соответствие модификации, включенной в Государственный реестр регистраторов расчетных операций, и при отмене регистрации РРО.
!
Справка об опломбировании РРО (последняя действительная справка) или ее копия должна храниться на месте проведения расчетов с использованием РРО, указанном в справке.
Оформление расчетных документов при использовании РРО
Документом, подтверждающим куплю-продажу или возврат товара с использованием РРО, является фискальный чек:
- фискальный кассовый чек на товары (услуги);
- фискальный кассовый чек выдачи денежных средств.
Таблица 9
Данные, которые указываются в чеках (указывается "+")
№ п/п
Обязательные реквизиты
Фискальный кассовый чек на товары (услуги)
Фискальный кассовый чек выдачи денежных средств
1.
Название хозяйственной единицы
+
+
2.
Адрес хозяйственной единицы
+
+
3.
Индивидуальный налоговый номер плательщика НДС
+
+
4.
Идентификационный код по ЕГРПОУ или идентификационный номер по ГРФЛ
+
+
5.
Количество товара (услуги)
+
Нет такого реквизита
6.
Стоимость единицы измерения
+
Нет такого реквизита
7.
Наименование товара (услуги)
+
Нет такого реквизита
8.
Стоимость
+
Нет такого реквизита
9.
Буквенное обозначение ставки НДС
+
+
10.
Форма оплаты
+
+
11.
Сумма средств
+
+
12.
Общая стоимость приобретенных товаров (полученных услуг) по чеку
+
Нет такого реквизита
13.
Буквенное обозначение ставки НДС
+
+
14.
Ставка НДС в процентах
+
+
15.
Сумма НДС
+
+
16.
Номер чека
+
+
17.
Текущая дата
+
+
18.
Время проведения расчета
+
+
19.
Фискальный номер РРО
+
+
20.
ФИСКАЛЬНЫЙ ЧЕК
+
Нет такого реквизита
21.
Количество операций выплаты
Нет такого реквизита
+
22.
Сумма по одной операции выплаты
Нет такого реквизита
+
23.
Название операции
Нет такого реквизита
+
24.
Общая сумма выданных средств по чеку
Нет такого реквизита
+
25.
РАСХОДНЫЙ ЧЕК
Нет такого реквизита
+
Расчетная книга (РК) и книга учета расчетных операций (книга УРО)
Назначение и применение РК и книги УРО
Назначение РК - регистрация:
- наличных расчетов за проданные товары (предоставленные услуги);
- возврата наличных денежных средств покупателю в случае возврата товара, рекомпенсации услуги;
- принятия ценностей под залог и т.д.
Применяется в случаях если предприятию (предпринимателю) разрешено проводить расчеты без РРО.
Назначение книги УРО - обобщение данных о наличных операциях в случаях, если РРО или РК используются по отдельности или совместно.
Применяется в случаях если предприятие использует РРО или РК.
Порядок регистрации книг УРО на РРО
Регистрация книг учета расчетных операций (далее - книг УРО) осуществляется в органе государственной налоговой службы на каждый РРО:
- по местонахождению СПД (местожительству - если это физлицо);
- по месту налогового учета - если СПД обслуживается в инспекции по работе с плательщиками;
- по месту осуществления предпринимательской деятельности, в случае использования книги УРО на территории другой административно-территориальной единицы.
Перед регистрацией книги УРО СПД должен обеспечить:
прошнуровывание книги УРО;
последовательное нумерование ее страниц;
установление на нее средства контроля;
осуществление на титульной странице книги записей, содержащих данные о СПД, количество страниц, номер установленного средства контроля, данные о РРО.
Регистрация первой книги УРО на РРО осуществляется на основании письменного заявления СПД произвольной формы при предоставлении им регистрационного удостоверения на РРО.
Регистрация второй и следующих книг УРО на РРО осуществляется на основании предоставления СПД письменного заявления произвольной формы и справки о регистрации первой книги УРО.
!
Регистрация и взятие на учет осуществляются бесплатно, регистрация должна быть осуществлена не позже 2 рабочих дней с момента предоставления книги УРО, а взятие на учет - в день предоставления СПД необходимых документов. Порядок регистрации книг УРО на СПД отличается от предыдущего только тем, что в книгу УРО не вносятся данные о РРО.
Порядок регистрации РК
Регистрация расчетных книжек (далее - РК) осуществляется бесплатно в органе ГНС, где СПД зарегистрировал соответствующую книгу УРО, не позже двух рабочих дней с момента предоставления им необходимых документов.
РК может использоваться как с книгой УРО, зарегистрированной на РРО, так и с книгой УРО, зарегистрированной на СПД. При этом порядок ее регистрации одинаковый в обоих случаях.
К регистрации принимаются сброшюрованные РК. РК должна быть скреплена изготовителем с использованием машинного способа, делающего невозможным изъятие корешков расчетных квитанций без нарушения средств крепления.
Перед регистрацией расчетной книжки СПД должен обеспечить:
- заполнение на регистрационной странице РК строк, содержащих название, идентификационный код СПД по ЕГРПОУ;
- заполнение во всех расчетных квитанциях реквизитов "Название СПД", "Идентификационный код по ЕГРПОУ (номер по ГРФЛ)" ("Налоговый номер плательщика НДС").
Перед регистрацией РК, состоящей из упрощенных расчетных квитанций, СПД должен:
- проверить нет ли в расчетной книжке повторяющихся квитанций с номерами;
- обеспечить соответствующее заполнение регистрационной страницы на последнем листе вместе с квитанциями;
- обеспечить заполнение во всех упрощенных расчетных квитанциях реквизита "Идентификационный код по ЕГРПОУ (номер по ГРФЛ)";
- обеспечить установление на средстве крепления расчетной книжки бумажной пломбы (наклеить ее с указанием на ней общего количества квитанций) таким образом, чтобы сделать невозможным нарушение средства крепления без нарушения данной пломбы.
Регистрация РК осуществляется на основании предоставления СПД письменного заявления произвольной формы и справки о регистрации книги УРО.
Отчетность по РРО
При использовании РРО к документам отчетности относятся Z-отчет, X-отчет, Периодический отчет и Отчет об использовании регистраторов расчетных операций (расчетных книжек). Рассмотрим порядок заполнения данных документов.
Z-отчет, X-отчет, Периодический отчет - данные формы отчетности распечатываются самим РРО.
Порядком предоставления отчетности предусмотрено две отчетных формы:
- Отчет об использовании регистраторов расчетных операций (расчетных книжек) (далее - Отчет). Предназначен для отражения данных по денежным оборотам в отдельности по каждому РРО, имеющемуся в СПД, а также общей суммы оборота по всем регистраторам. Составляется раз в месяц и подается в налоговую инспекцию по месту регистрации СПД.
- Справка об использованных расчетных книжках (далее - Справка). Предназначена для отражения данных по денежным оборотам в отдельности по всем РК. Составляется раз в месяц и подается в налоговую инспекцию по месту регистрации СПД.
Состав отчетности СПД зависит от того, как производит расчеты СПД:
- если СПД осуществляет расчеты только через РРО (и в течение отчетного периода РРО не выходил из строя, не отключалась электроэнергия), то в состав отчетности СПД входит только Отчет;
- если в течение отчетного периода в СПД, осуществляющему расчеты через РРО, РРО вышел из строя или была отключена электроэнергия, и при этом при расчетах он использовал РК, то в состав его отчетности входят и Отчет, и Справка;
- если СПД осуществляет расчеты только при помощи РК, то в состав его отчетности входят и Отчет, и Справка;
- если СПД осуществляет расчеты как через РРО, так и при помощи РК, то в состав его отчетности входят и Отчет, и Справка.
!
При предоставлении Отчета за последний месяц календарного года вместе с ним направляются периодические отчеты, распечатанные на каждом РРО. Периодические отчеты составляются в конце дня 31 декабря за весь год.
Напечатанные на РРО периодические отчеты должны направляться относительно тех РРО, которые использовались в соответствующем периоде, и относительно тех, техническими характеристиками которых предусмотрено печатание периодических отчетов с нулевыми суммами за период, когда РРО не использовался. Можно также подавать периодические отчеты вместе с Отчетом за первый месяц текущего календарного года.
Учет иностранной валюты в кассе предприятия Бухгалтерский учет В предыдущих уроках "Касса и кассовые операции" "Школы бухгалтера" мы рассмотрели отражение в бухгалтерском и налоговом учете, а также в первичных документах и учетных регистрах кассовых операций в национальной валюте. Сегодня рассмотрим кассовые операции...
