Автоматично з Дт-Кт № 20 (19.5.2008)
Прикладні програми

Клонування документів

За допомогою програми зчитування текстової інформації

На будь-якому підприємстві первинна документація обов’язково повинна зберігатися. Більшість бухгалтерської документації зберігається три роки. Є документація, наприклад, кадрова, яку слід зберігати десятки років. А враховуючи, що паперові документи руйнуються, часом навіть губляться, вкрай важливо забезпечити збереження якщо не оригіналів, то хоча б їхніх копій.

Пропажа первинних документів або іншої облікової чи звітної документації завжди загрожує наслідками — адміністративними, а то й кримінальними. Втрата податкових документів може обернутися серйозними неприємностями, якщо не вжити відповідних заходів для їх відновлення. Проведений аудит навряд чи убезпечить від претензій під час інспекторської перевірки, якщо виявиться недостача документів. Проблеми, пов’язані з втратою документів, виникають і при вирішенні кадрових питань (нарахування пенсії, підтвердження стажу тощо). А перевірки з вилученням оригіналів службової документації і поверненням її не в повному обсязі?! У цьому разі і документи втрачено, і винних не знайдеш. Усіх цих проблем не уникнути, якщо не забезпечити на підприємстві відповідний рівень діловодства.

Програма, яка вміє не лише читати

Звичайно, можна себе підстрахувати і просто зробити паперову копію документа за допомогою факсимільного апарата, зберігши його паперову копію. Але такий спосіб не забезпечить тривалого зберігання документа. Можна відсканувати документ, зберігши його як картинку. Але цей варіант позбавить вас можливості, якщо раптом виникне потреба, відредагувати електронну копію. А що робити, якщо у вас з’явилася нова звітна форма? Набирати її вручну?

Проблему вирішує створення електронного архіву за допомогою оцифрування документів. Незамінним інструментом у цій роботі стане тандем «сканер — програма

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .