Діловий тижневик "КОНТРАКТИ" №48/2008 Гроші:
Причини і наслідки інфляційних процесів в Україні :: Хто ще потрібен і вже не потрібен роботодавцям :: Чому різко дешевшає комерційна нерухомість...
Знайомимося з бізнес-процесами «1С:Підприємства 8.0»
Як знизити витрати, підвищити керованість підприємства, зменшити втрати через погану організацію виробництва? Ці питання стають усе актуальнішими в умовах росту конкуренції і зниження норми прибутку. Настав час освоювати нові технології управління.
Для цього ознайомимося ближче як з поняттям бізнес-процесу1, так і з інструментами для його відображення в інформаційній системі на прикладі «1С:Підприємства 8.0».
Джерела успішного бізнесу
Бізнес-процес — це послідовність дій, які вчиняються для досягнення цілей підприємства. Практично всю діяльність будь-якого підприємства можна подати як набір таких дій. Отже, управляти підприємством — значить управляти його бізнес-процесами. Такий підхід до управління називається «процесним» і порівняно з традиційним «функціональним» підходом до справи забезпечує більшу ефективність бізнесу, зацікавленість працівників у кінцевому результаті.
Якість продуктів і послуг підприємств визначається якістю процесів, результатом яких вони є. Без сумніву, такий «процесний» підхід найефективніше використовується за підтримки інформаційних технологій. У сучасних системах для автоматизації управління йому відповідає методологія Workflow (управління потоками робіт), що забезпечує чітке виконання процесу відповідно до його опису. Система також включає механізм бізнес-процесів, що автоматизує ланцюжки пов’язаних операцій, спрямованих на досягнення загальної мети. При впровадженні і використанні такого механізму вирішуються такі основні завдання.
• Підвищення якості. При описі бізнес-процесів формулюються і реалізуються правила виконання окремих операцій і їх взаємозв’язок. Це дозволяє значно скоротити і навіть цілком виключити «людські» помилки. Простий список завдань дозволяє працівнику сконцентруватися на своїх безпосередніх обов’язках.
• Підвищення ефективності. За допомогою механізму бізнес-процесів можна формалізувати організаційну діяльність і покласти функції управління спільною роботою працівників на програму. Це заощадить робочий час.
• Забезпечення нових можливостей для розвитку й оптимізації організаційної структури підприємства. Дані про виконання задач і про хід бізнес-процесів можуть бути основою для виявлення «вузьких» місць і прихованих ресурсів.
Чимало елементів процесного підходу трапляються не тільки у виробничих «монстрах», що впровадили і сертифікували в себе систему якості. Невеликий список з кількох пунктів, приклеєний на монітор менеджером невеликого підприємства, є простим бізнес-процесом. Чітке його виконання дозволить, щонайменш, уникнути проблем через неправильно оформлені документи.
Бізнес-процеси в «1С:Підприємстві»
Як система, орієнтована на автоматизацію управління й обліку, «1С:Підприємство 8.0» не залишилася осторонь світових тенденцій. У версії 8.0.10, що вийшла в I кварталі 2005 року, реалізовано механізм бізнес-процесів, але типові конфігурації його ще не використовують. Ознайомитися з ним можна на демонстраційному прикладі, що опублікований на диску інформаційно-технологічного супроводу (ІТС).
Робота механізму бізнес-процесу містить кілька понять і об’єктів системи. Основними серед них є «бізнес-процес» і «завдання».
Об’єкт «завдання» призначений для обліку завдань. Він описує спосіб їх розподілу за виконавцями відповідно до організаційної структури підприємства. Завдання можуть ставитися бізнесом-процесом у ході виконання й адресуватися працівникам залежно від реквізитів. Може бути передбачена гнучка маршрутизація (наприклад, за ролями, робочими групами, підрозділами). Задачі можуть створюватися не тільки бізнес-процесами, а й іншими об’єктами програми або безпосередньо користувачами. Більш того, у загальному випадку виконавцем завдання може бути не працівник, а будь-яка зовнішня прикладна програма (наприклад, «клієнт-банк»).
Завдання, які ставлять виконавцям, найчастіше пов’язані з виконанням яких-небудь операцій у самій програмі (наприклад, виписування видаткової накладної). Однак поняття «завдання» не обмежується тільки цим. Наприклад, бізнес-процес під час виконання може вимагати узгодження якогось питання з директором. Поставлене в такий спосіб завдання буде адресовано працівникові, який може вирішити його усно, письмово, електронною поштою або ж у будь-який інший спосіб. Головне, щоб у систему надійшла інформація про те, що узгодження отримано. У цей момент завдання буде вважатися виконаним.
Бізнес-процес описує послідовність виконання операцій для досягнення тієї чи іншої мети, від моменту старту до моменту завершення. Логіка бізнес-процесу (взаємозв’язок і послідовність обходу точок маршруту, умовні переходи тощо) наочно описується у вигляді карти маршруту (мал. 1). Вона включає операції, переходи між ними і дозволяє визначити реакцію на різні події.
Бізнес-процеси при переході в ті чи інші точки маршруту створюють завдання (ставлять завдання виконавцям). Своєю чергою, завдання повідомляють бізнес-процесам про своє виконання, чим ініціюють подальше просування маршрутом. У кожній дії можливе призначення індивідуальних, групових і колективних завдань.
У першому випадку, наприклад, саме бухгалтер Петренко повинен «провести цю видаткову накладну».
У другому дію виконують члени групи (наприклад, усі менеджери відділу продажів повинні подати щомісячний звіт).
У третьому дію виконує будь-який працівник з колективу (наприклад, візує документ у керівника). У такий спосіб реалізується адресація — одне з ключових понять бізнес-процесів в «1С:Підприємстві». Як бачимо, адресація може бути не тільки персональною (бухгалтер Петренко), а й багатовимірною. У цьому випадку вона визначається такими параметрами, як «роль» (менеджер), «приміщення» (тільки склад сипучих вантажів), «підрозділ» (група оперативного реагування) тощо.
Бізнес-процеси допускають кілька видів маршрутизації:
— жорстка: маршрутна карта — пряма, без умовних переходів і з жорстко заданими адресатами для кожної точки маршруту;
— вільна: адресати (виконавці завдань) на карті маршруту не встановлені і визначаються програмно або інтерактивно;
— умовна: карта маршруту передбачає перевірку умов і переходи по різних гілках. Таких гілок може бути дві (умови «так/ні») або багато (вибір одного з варіантів);
— паралельна: карта маршруту передбачає поділ бізнес-процесу на рівнобіжні гілки з можливістю наступного злиття. Просування бізнес-процесу проходить незалежно кожною гілкою в міру виконання відповідних завдань.
У складних випадках усі ці види маршрутизації можуть зійтися в одному бізнес-процесі. У точці дії маршруту можна:
— описати перевірку умов виконання завдання, діалог з користувачем,
— зазначити, які документи слід відкривати при активації завдань, пов’язаних з цією точкою маршруту (наприклад, відкрити документ «Счет» і проставити в ньому значення знижки).
Як створюються бізнес-процеси
Хоч і на рівні мови програмування, але бізнес-процеси в «1С:Підприємстві» можна було створювати і раніше. Тепер нова платформа пропонує візуальні засоби проектування і можливість настроювання поведінки об’єктів з мінімальним програмуванням убудованою мовою.
Конфігуратор системи «1С:Підприємство» дає можливість формувати бізнес-процеси, логіка яких задається за допомогою маршрутних карт (мал. 2). При потребі вона може бути доповнена окремими фрагментами внутрішньою мовою програмування. Карта маршруту в «1С:Підприємстві» одночасно є:
— інструкцією з виконання послідовності дій бізнес-процесу, адресованою системі;
— описом структури цих дій у зрозумілому для користувача вигляді;
— засобом відображення стану бізнес-процесу.
Поняття адресації реалізовано за допомогою властивостей об’єкта «Задача». Таких властивостей три: «Адресация», «Основной реквизит адресации», «Текущий исполнитель». Як дані для властивості «Адресация» виступає регістр відомостей (у прикладі — «РегистрАдресации»). У ньому зберігається інформація про те, який працівник (це «Основной реквизит адресации») відповідає якому підрозділу, функції, ролі й іншим реквізитам адресації завдань.
Такий механізм дозволяє поставити завдання як одному, так і багатьом виконавцям залежно від ролі, функції, розташування й інших властивостей. Визначення конкретного виконавця при певному наборі умов поставленого завдання називається «розіменуванням». Типовий приклад — завдання касиру прийняти оплату. Визначити, хто із працівників є касиром, можна за заданим раніше регістром відомостей «РегистрАдресации».
Тепер розгляньмо створення нового бізнес-процесу на прикладі послідовності «Продаж товарів». У конфігураторі в гілці «Бизнес-процессы» додається новий елемент. Основне, що треба зробити, — зазначити на закладці Данные список реквізитів нового елемента і намалювати його маршрутну карту. Продаж міститиме створення двох документів — «Счет» і «Расходная накладная», тому як реквізити бізнес-процесу зазначаються посилання на цей тип документів.
Маршрутну карту малюють у формі «ФормаБизнесПроцесса» вибором готових блоків. Кожен блок є визначеною точкою маршруту (точки старту і закінчення, дії, умови або вибору варіанта, поділу і злиття, обробки). Блоки з’єднуються між собою лініями. Вони відповідатимуть переходам із точки в точку. Формування завдань і адресація їх виконавцям при виконанні бізнес-процесу відбувається в «точках дії».
Як і всі об’єкти, визначені в Конфігураторі, бізнес-процеси виконуються в «1С:Підприємстві» (мал. 3). Власне, бізнес-процес — такий самий об’єкт інформаційної бази, як документ або елемент довідника. Життя бізнес-процесу починається від запуску (натискання відповідної кнопки у формі об’єкта або процесу в меню) і завершується після досягнення кінцевої точки, коли всі завдання виконано.
Бізнес-процеси можуть запускатися програмно (наприклад, з іншого бізнес-процесу). Під час виконання карта маршруту відображає поточний стан — точку маршруту. Пройдені точки позначаються штрихуванням. Відбувається це в момент, коли завдання позначається як виконане. Завдання, своєю чергою, — це теж звичайні об’єкти інформаційної бази, що можуть бути сформовані як механізмом бізнес-процесів, так і іншими прикладними об’єктами і навіть вручну. Завдання має два стани — Выполнена і Не выполнена.
Якщо завдання сформовано в рамках бізнес-процесу, то після свого завершення воно повідомляє його про це, що приводить до просування бізнес-процесу маршрутом (якщо виконано всі необхідні для цього умови). Поточна точка на карті обведена червоним пунктиром (мал. 3).
Для конкретного користувача робота «під управлінням» механізму бізнес-процесів виражається в тім, що в нього тепер є список завдань, які треба виконати. Комірник, наприклад, не повинен замислюватися про свою участь у якихось процесах. Він повинен при одержанні завдання відпустити товар і зафіксувати цю операцію в системі, після чого процеси підуть своєю чергою. Таким чином, робота працівників починає керуватися правилами, закладеними в інформаційній системі.
Що буде далі?
Механізм бізнес-процесів з’явився в «1С:Підприємстві» зовсім недавно і, як будь-який новий інструмент, потребує «обкатування». Наразі ще немає жодного типового рішення (розглянутий нами демонстраційний приклад не рахується), де він би використовувався. Однак те, що він є частиною технологічної платформи, дозволяє використовувати його у всіх створюваних прикладних рішеннях.
Уже зараз можна зробити деякі припущення щодо подальшого розвитку подій. Схоже, що «накласти» бізнес-процеси на існуючі типові рішення буде непросто. Застосування бізнес-процесів «по-серйозному» потребуватиме передусім перебудови і «прописування» правил, переходу на «процесну систему» управління. Програмне рішення, що буде впроваджуватися в такій організації, має бути від самого початку розраховане на модель «процесного управління».
І хоча зараз дехто готовий іти таким шляхом, згадаймо, як лише кілька років тому масове впровадження облікових систем також вимагало зміни організації обліку. Розуміння сьогоднішніх тенденцій дозволить бути готовим до завтрашніх реалій.
Звичайно, не слід розраховувати, що сама лише наявність доброго інструмента дозволить одразу вирішити всі проблеми. На відміну від «облікових» програм, якісне проектування і впровадження управлінської системи потребує доброго розуміння предметної галузі і конкретних потреб організації-замовника.
Фактично перехід «на нові рейки» сприятиме залученню до роботи з проектування і налаштування таких систем фахівців якісно іншого рівня — бізнес-аналітиків, консультантів, фахівців замовника. Власне корисний ефект від застосування «процесної системи» для клієнта буде навіть тоді, коли він сам не розробляє собі бізнес-процеси, а просто застосовує вже розроблені схеми. Найчастіше невеликим підприємствам немає потреби розробляти усе самим — слід скористатися напрацьованим іншими досвідом. А інструменти для цього, як бачимо, уже є.
Слід зазначити ще один важливий напрям розвитку прикладних рішень від «1С» — підвищення рівня керованості. З виходом механізму бізнес-процесів з’являється додаткова можливість збирати інформацію про управління підприємством, що дозволяє об’єктивно аналізувати ефективність роботи як підприємства, так і окремих працівників.
Це дає більше можливостей перенести увагу зі завдань обліку до завдань управління бізнесом у цілому.
1Бізнес-процес — стійка, цілеспрямована сукупність взаємозалежних видів діяльності (послідовність робіт), яка за визначеною технологією перетворює входи у виходи, що становлять цінність для споживача (ISO 9001:2000).
Елементи бізнес-процесу
— Виписати рахунок (записати координати клієнта).
— Підписати в керівника відділу.
— Перевірити надходження грошей.
— Уточнити вид доставки.
— Одержати доручення.
— Виписати видаткову накладну, передати клієнту і комірнику.
— Підписану накладну — у течку бухгалтеру.
Простий список завдань дозволяє працівникам сконцентруватися на своїх обов’язках.
Нове в бухгалтерському і податковому обліку Вікно у світ «1С» В «1С:Бухгалтерії 8.0», частина 3 Формування Декларацій про податки Для трьох «великих» податків використовується довідник-класифікатор «Статьи налоговых деклараций», максимально наближений за складом до рубрикації самих податкових декларацій. У...
