Діловий тижневик "КОНТРАКТИ" №48/2008 Гроші:
Причини і наслідки інфляційних процесів в Україні :: Хто ще потрібен і вже не потрібен роботодавцям :: Чому різко дешевшає комерційна нерухомість...
Багато тих, хто працює з «1С:Бухгалтерією», достатньо довго бачили повідомлення, подібне до наведеного на мал. 1. Звичайно, можна просто дослухатися до поради програми і не згадувати більше про це. Однак для того, щоб упевнено застосовувати складний інструмент, справжній фахівець повинен знати його будову. Сьогодні ми поговоримо про управління підсумками. Знання роботи цього механізму дозволить уникнути появи прикрих помилок на деяких ділянках обліку, де склад і суми бухгалтерських проведень (рухів регістрів) залежать від поточного стану підсумків. Яскравий приклад такої ділянки — податковий облік в «1С:Бухгалтерії для України».
Давайте пригадаємо, як організовано зберігання підсумкових даних у програмах системи «1С:Підприємство 7.7». До неї входять три основні компоненти:
«Оперативний облік»,
«Бухгалтерський облік»,
«Розрахунок».
Завдання накопичення та зберігання даних для ведення обліку вирішуються в основному за допомогою перших двох компонентів. Для цього вони містять спеціальні механізми:
регістри в «Оперативному обліку»;
бухгалтерські підсумки у «Бухгалтерському обліку».
Зміна підсумків у кожному випадку здійснюється документами, наприклад прибутковою накладною. У момент проведення документ впливає на бухгалтерські підсумки через механізм бухгалтерських проведень, а на регістри — за допомогою рухів регістра. В обох випадках підсумки автоматично підтримуються в актуальному стані. Який саме з механізмів використовується документом, — визначає розробник конфігурації. У складних облікових системах, наприклад таких, як «Комплексная конфигурация», один документ може «рухати» регістри і виконувати бухгалтерські проведення.
Документи, що вводяться до програми, часто використовують вже наявну облікову інформацію. Наприклад, видаткова накладна повинна списати тільки ті товари, які значаться на складі. У разі коли всі документи вводяться акуратно і вчасно, проблем не виникає, оскільки у момент введення кожного документа відомі «чесні» залишки товару.
Проте що робити, якщо якийсь документ треба ввести або змінити на «позавчора»? А якщо такий документ стосується минулого кварталу? Щоб відповісти на це запитання, треба розуміти, як працюють обидва механізми.
Оперативний облік
Компонент «Оперативний облік» призначений для вирішення завдань, що потребують швидкого відображення поточного (оперативного) стану обліку. Можливості цього компонента використовуються у типових конфігураціях «1С:Торгівля і склад», «Виробництво + Послуги + Бухгалтерія», «Комплексна конфігурація».
Для зберігання будь-яких підсумків у найрізноманітніших розрізах використовується об’єкт «регістр», заздалегідь настроєний розробником конфігурації. Найбільш наочний приклад регістру — облік кількості і вартості ТМЦ у розрізі товарної номенклатури та місць зберігання. Значення такого регістру — поточний залишок і вартість конкретного товару на конкретному складі.
Важливим поняттям для регістрів є точка актуальності — певний момент у часі, якого стосується поточний стан регістру. У разі послідовного введення така точка відповідає даті і часу останнього проведеного документа.
У деяких випадках треба буде «зсунути» точку актуальності вперед або назад. Тоді система заново розрахує значення регістрів з урахуванням документів, розташованих до цієї точки. Щоб не робити це «від самісінького початку», програма зберігає проміжні значення регістрів на початок кожного нового періоду (зазвичай місяць, але за потреби можна встановити 15, 10 або 5 днів). З одного боку, такий підхід дозволяє швидше працювати звітам і документам, яким треба визначати значення підсумків на довільний момент часу. З іншого — потребує регулярного перенесення даних на початок нового періоду. Таке «відкриття наступного періоду» виконується вручну в режимі Управление бухгалтерскими итогами (мал. 3).
Бухгалтерський облік
На відміну від оперативного обліку, основний обліковий механізм «1С:Бухгалтерії» має чітко задану структуру. Він визначається одним або кількома планами рахунків та настроєною аналітикою у вигляді субконто.
Система бухгалтерських підсумків підтримує їх в актуальному стані за будь-яких змін у проведеннях бухгалтерських операцій. Дані цих підсумків використовуються всіма звітами «1С:Бухгалтерії». Період, за який складаються звіти, може бути довільним «у певних межах». У режимі Управление бухгалтерскими итогами якраз і задається «певна межа» — період, до якого програма розраховує та підтримує актуальні підсумки (сіра стрілка на мал. 2).
Режим управління бухгалтерськими підсумками дозволяє змінити період розрахованих підсумків (мал. 3). Найчастіше це означає перехід встановлення розрахунку на наступний квартал. Якщо до настроювань валютного, аналітичного або кількісного обліку в плані рахунків вносилися зміни, а також після перебоїв у роботі програми, які могли порушити підсумки, треба виконати повний перерахунок підсумків. У цьому разі програма заново розрахує підсумки «від Різдва Христового», що може протривати досить довго.
Не варто змішувати поняття «1С:Бухгалтерії»: «розраховані підсумки» і «період підсумків». Період підсумків (біла стрілка на мал. 2) — це лише «вікно», через яке бухгалтерські звіти за умовчанням дивляться на розраховані підсумки. Такий період (інтервал дат), спільний для всіх звітів, задається у настроюванні параметрів системи (мал. 4) і на розрахунок підсумків не впливає.
Послідовності документів і групове проведення
Отже, «1С:Підприємство» вміє провести документи «заднім числом», при цьому як в оперативному, так і в бухгалтерському обліку зміняться актуальні підсумки. Проте деякі документи аналізують підсумки станом на момент свого проведення. Наприклад, це потрібно для визначення «першої події» у податковому обліку. У разі проведення документа «заднім числом» може виявитися, що введені раніше документи, що лежать на осі часу пізніше від «новачка», грунтуються тепер на неправильних даних.
Щоб виправити ситуацію, документи, що стосуються пізнішого відрізка часу, треба перепровести. Спеціальний режим Проведение документов дозволяє на закладці Документы (мал. 5) вибрати для проведення певні документи за період з дати до дати (для бухгалтерського обліку) або з дати до точки актуальності (якщо використовується оперативний облік).
Програма пропонує додатковий засіб для полегшення цього завдання. Поняття «Послідовність документів» дозволяє задати залежність документів один від одного для того, щоб мати можливість швидко перепровести тільки необхідні. Програма пильнує за тим, які бухгалтерські рахунки або регістри є «важливими», і сама визначає момент, починаючи з якого послідовність документів порушується.
Відновлення послідовності виконується вручну, в тому ж режимі Проведение документов. При цьому всі документи, що входять до послідовності, будуть перепроводитися виключно у порядку хронології, а отже, спиратися на актуальні підсумки.
Послідовності документів використовуються у всіх основних конфігураціях «1С: Підприємство 7.7 для України». Зокрема, починаючи з релізу 7.70.256 у конфігурації «Бухгалтерський облік для України» запроваджено єдину послідовність «Основная» замість послідовностей, що були раніше, — «Балансовая стоимость валюты», «Партии ТМЦ», «Первое событие». Це дозволило уникнути можливих проблем з порушенням однієї послідовності при перепроведенні документів, що також входять до іншої. Список документів, які будуть перепроводитися при відновленні такої єдиної послідовності, наведено у таблиці.
Тепер, після розгляду механізмів розрахунку та зберігання підсумків у програмах «1С: Підприємство 7.7», вам буде легше уникнути помилок (часом істотних), а отже, підвищити якість та рівень ведення обліку.
Єдина послідовність документів у «1С:Бухгалтерії»
БанковскаяВыписка
ПереоценкаВалюты
ПродажаВалюты
РасходныйКассовый
ПриходныйКассовый
ВводВЭксплуатацию
ВозвратПоставщику
Калькуляция
МодернизацияНеоборАктивов
Перемещение
ПереоценкаТМЦ
РасходнаяНакладная
РозничнаяНакладная
СписаниеТМЦ
ВозвратнаяНакладная
ЛиквидацияНеоборАктивов
ОказаниеУслуг
ПриходнаяНакладная
УслугиСтороннихОрганизаций
новини-новости-news
Повноцінна українська клавіатура
Компанія «Майкрософт Україна» найближчим часом випустить клавіатуру з повноцінною українською розкладкою. До її складу будуть включені нові символи — знак гривні та дзвінка буква «Ґ». Ці символи будуть включені до стандарту Unicode1 і до української розкладки всіх основних шрифтів, що використовуються в операційній системі Windows. Прикметно, що знак з’явиться на клавіатурі замість символу $, а букву «Ґ» можна буде вводити комбінацією клавіш Alt + «г». Легальні користувачі можуть оновити клавіатуру через Інтернет за допомогою ініціативи Windows Geniune Advantage.
Динаміка бухгалтерії
Компанія Microsoft почала випускати програмне забезпечення для управління бухгалтерією, персоналом, контактами під новим брендом Dynamics. До цієї ж сім′ї входить також нова версія платформи Microsoft CRM.
Компанія Microsoft почала продаж невеликої бухгалтерської програми Microsoft Office Small Business Accounting для малих підприємств, ціна якої близько 150 доларів. Використання цього рішення дозволить малим підприємствам ефективно управляти фінансами та продажем у зручному середовищі Microsoft Office.
Мишка-листоноша
Комп’ютерна миша — всім відомий маніпулятор. Саме для цієї функції вона й була винайдена. Проте фахівці компанії Logitech вирішили, що наявних у неї функцій абсолютно не достатньо. Вони створили бездротову мишу, здатну повідомляти своєму господарю про надходження до поштової скриньки нових електронних листів та текстових повідомлень. Для цього мишу MX610 Laser Cordless оснастили спеціальними маячками блакитного й оранжевого кольору, які сигналізують про отримання електронного листа або повідомлення інтернет-пейджера. Якщо натиснути на такий маячок, то вхідне повідомлення з’явиться на екрані монітора. Щоразу, як до користувача находить електронний лист або повідомлення інтернет-пейджера, пристрій повідомляє про це світлом маячка блакитного й оранжевого кольору відповідно. Натиснення на цей маячок-кнопку відображає вхідне повідомлення на екрані ПК. Новинка сповістить про нове надходження навіть з відстані 10 м від ПК.
1Unicode — стандарт подання текстових даних у комп’ютері. Визначає способи подання інформації, обміну даними, способи класифікації символів тощо.
Інформація, як у сейфі Прикладні програми Надійне збереження інформації — необхідна умова безпроблемної та ефективної роботи. Але не єдина. Як можна забезпечити в офісі підприємстві безупинну роботу комп’ютерної техніки при тому, що будь-який керівник стикався з проблемою самовільного...
