Діловий тижневик "КОНТРАКТИ" №48/2008 Гроші:
Причини і наслідки інфляційних процесів в Україні :: Хто ще потрібен і вже не потрібен роботодавцям :: Чому різко дешевшає комерційна нерухомість...
Автоматизовані облікові системи значно спрощують роботу фахівця на підприємстві. Однак їх ефективність не буде повною мірою реалізована без автоматизації переведення паперових документів в електронну форму. Тепер такі технології стають широко доступними.
Незважаючи на впровадження електронного документообігу, кількість паперу, що використовується для передачі інформації, зростає щороку. Причому інформація зберігається на папері не тільки у вигляді тексту і цифр. Сучасні технології потребують її передачі також у вигляді штрихкодів, міток тощо. Щоб зробити доступною для автоматизованої обробки будь-яку інформацію, навіть написану від руки, розроблено системи розпізнавання інформації, записаної на папері.
Проблеми ручного введення інформації
Чому введення інформації з паперу в облікову систему стає таким актуальним? Нерівномірність надходження інформації (так звані пікові навантаження) — один з основних аргументів на користь автоматизації цих процесів. Кожне підприємство регулярно відчуває «лихоманку», пов’язану з поданням звітів. Важко уявити собі ситуацію, щоб вони рівномірно здавалися протягом 15 відведених днів. Як правило, 80% звітів готуються в останні 2-3 дні. Не кажучи вже про проблеми організації, яка приймає звіти. Типова для більшості технологія — найняти вдвічі-втричі більше людей, ніж треба, і вони працюватимуть тільки 50% часу. Підприємці не можуть собі цього дозволити.
Друга проблема ручного введення даних — низька продуктивність. При введенні даних з паперу на комп’ютер людина швидко стомлюється. Причина цього, насамперед, — явище комп’ютерного зорового синдрому. Зорова втома швидко передається всьому організму, і людина працює все повільніше і повільніше.
Третя й основна проблема ручного введення — вірогідність даних. Щоб забезпечити безпомилкове введення даних з паперового документа в систему, бажано, щоб це робили два різні працівники, а потім автоматично порівнювати результати. Зрозуміло, що організація такого введення є дорогою з фінансового погляду.
Де це актуально
Автоматичне введення даних з паперу за допомогою системи ABBYY FormReader успішно застосовується в різних організаціях України. Такі системи широко використовуються для введення персональних даних у Пенсійному фонді, у Державному центрі зайнятості для введення щоквартальних звітів, у комплексі підготовки даних для роздруку водійських посвідчень.
У банках ця технологія використовуються для автоматичного введення платіжних доручень, надрукованих на папері, і персональних даних, заповнених від руки (наприклад, при оформленні платіжної картки). У деяких вузах за допомогою ABBYY FormReader автоматизовано процес обробки результатів іспитів.
У підприємницькій сфері теж чимало технологічних процесів, які можна значно прискорити, запровадивши технологію введення даних.
Збір даних від торгових агентів. Заповнена форма про стан справ у кожній торговій точці автоматично розпізнається і передається в центральний офіс. У результаті реальна картина продажів — на комп’ютері директора.
Опитування і маркетингові дослідження — автоматична обробка анкет.
Дистрибуція з коліс (van-selling) — автоматична обробка накладних заповнених вручну з наступним імпортом в облікову систему.
Служби доставки — автоматична обробка накладних, заповнених вручну.
Газети оголошень — автоматичне введення оголошення з бланка з автоматичною перевіркою вмісту за спеціальними правилами.
Дистрибуторські компанії — автоматичне введення персональних даних клієнтів при авторизації дилерської мережі, а також введення заявок на постачання з паперових бланків.
Білінгові компанії — введення обхідних листків (дані про покази лічильників, введення даних про комунальні платежі).
Торгівля за каталогами — введення даних зі спеціальних анкет.
Обробка табелів з імпортом в облікову систему, платіжних відомостей (наприклад, обіди в заводській їдальні), лотерейних квитків.
Електронний графолог: як він працює
Наведені приклади підтверджують, що автоматизована технологія введення даних допомагає успішно боротися з великим обсягом паперових документів, збільшуючи швидкість обробки, зменшуючи операційні витрати, забезпечуючи при цьому високу вірогідність даних. Цим пояснюється підвищення інтересу до цієї технології в останні роки.
Щоб оцінити переваги використання системи автоматизованого введення форм, розглянемо застосування системи автоматичного введення форм в одному з найбільш типових видів діяльності — роздрібній торгівлі на кількох віддалених точках. Прикладами такої торгівлі можуть бути мережі аптечних кіосків, точки з продажу наперед оплачених карток мобільного зв’язку, кіоск з продажу преси й інші.
Торговці з лотків щоранку одержують товар для продажу і щовечора здають у центральний офіс разом з виторгом звіти про продаж за день. Такі звіти — це накладні з переліком доступного асортименту і проставленою вручну кількістю проданого товару та вирученою сумою за кожною позицією. Зважаючи на те, що в одній фірмі можуть бути десятки продавців, процедура приймання звітів і виторгу займатиме не одну годину. Адже дані зі звітів мають бути перенесені в облікову систему для підтвердження виторгу, і тільки після цього він вважається прийнятим.
Якщо є система ABBYY FormReader, таку роботу можна виконати набагато швидше і точніше. Що робить оператор для введення даних у систему?
1. Відкриває програму FormReader і додає в пакет зображення форми, що підлягає обробці. Це може бути зроблено одним із трьох способів:
скануванням паперової форми (варіант, розглянутий у прикладі);
додаванням зображення з попередньо створеного графічного файла;
«перетягуванням» значка файла (наприклад, безпосередньо з інтернет-браузера).
2. Далі відбувається автоматичний процес розпізнавання, тобто переведення наявного на зображенні тексту в електронний вигляд. При цьому послідовно виконується автоматичне накладення шаблона, і на зображенні виділяються блоки, призначені для розпізнавання. І нарешті, зображення кожного блоку розпізнається — перетворюється в електронний текст.
3. Перевірка результатів. Якщо якісь символи розпізнаються невпевнено, то сторінки, які їх містять і надходять на ручну перевірку (верифікацію). При цьому оператор або підтверджує правильність символів, або виправляє неправильно розпізнані. До того ж система позначає сторінки, на яких правила не виконуються коректно, спеціальними прапорцями помилки або попередження.
4. Експорт. Щоб перенести оцифровану інформацію в базу даних (файл потрібного формату), оператору досить натиснути на кнопку Экспорт.
Як бачимо, участь оператора в процесі введення даних є мінімальною. А головне, у нього практично немає можливості помилитися: система сама веде оператора всіма стадіями від сканування до експорту. Не кажучи вже про те, що автоматизоване введення даних з форм дозволяє досягти вищої якості даних, ніж при ручному введенні. Докладну інформацію про систему «ABBYY FormReader» можна одержати в компанії «АБИ УКРАЇНА».
Про терміни
Форма — документ, що містить інформацію для наступного введення в базу даних.
Обробка форм — процедура вилучення даних з форм.
Причини автоматизувати процес введення форм за допомогою FormReader:
система легко налаштовується на будь-які види форм;
час на введення даних з паперових форм зменшується в 10 разів;
точність введених даних підвищується в 20 разів;
FormReader окупає себе в середньому протягом 3 місяців.
Навіть недбалий рукописний текст заповненої форми система ABBYY FormReader успішно розпізнає і перетворить його в електронний. У найскладніших випадках на допомогу приходить верифікація.
Первинні документи факсом № 42 (20.10.2008) :: Прикладні програми Передача документів факсом — найпоширеніший спосіб підтвердження виконання зобов’язань за договором. Що може бути простішим — вклав платіжку у факс-апарат, і ваш контрагент через кілька секунд отримав її точну копію. Щоправда, за однієї умови: друга...
Як організувати важливих клієнтів № 32 (11.8.2008) :: Прикладні програми Інтернет дає не лише колосальні переваги для ведення бізнесу, а й може створювати чимало проблем. Хто не стикається зі спамом в електронних поштових скриньках? У його щоденному потоці нескладно загубити і важливі повідомлення. Як уникнути втрат...
