Нікому з нас не хотілося би бідувати у старості. Певні надії ми покладаємо на пенсійну реформу. Важливе місце на першому етапі реформування системи загальнообов’язкового державного страхування посідає перехід до системи персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб (СПОВ).
Дані для цієї системи подають до районних відділень усі страховики, і ми зокрема. Фактично персоніфіковану звітність ми почали надавати з 1999 року. Персоніфіковані дані враховуватимуться при призначенні пенсій уже за період з 01.07.2000 р. А з 2004 року діє новий Закон України від 09.07.2003 р. №1058-IV «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» (далі — Закон №1058), який зробив такий вид звітності обов’язковим. До того ж він встановив відповідальність за неподання, невчасне подання, подання за не встановленою формою — у вигляді штрафу в 10% від суми страхових внесків за відповідний період, але не менше 10 н. м. д. г (за повторне порушення — всі 20%).
Пенсійний фонд України постановою від 10.06.2004 р. №7-6 затвердив Порядок формування та подання органам ПФУ відомостей про застраховану особу, які використовуються у системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування (далі — Порядок №7-6). Формально вже і за 2004 рік звітність мала бути подана згідно з цим порядком.
У результаті персоніфікації 730 відділень Пенсійного фонду України отримали 26 мільйонів персональних справ (за даними сайту ПФУ). Якщо припустити, що відомості мають бути актуальні 25 — 30 років, поки не піде на пенсію сьогоднішня молодь, стане зрозумілою складність завдання. Зберігати й обслуговувати такі великі масиви інформації — справа непроста.
Побажаймо успіхів Пенсійному фонду України у виконанні завдань, які він перед собою і нами поставив. А наразі займемося справою, покладеною Законом №1058 на страховиків, тобто складанням відомостей персоніфікованого обліку застрахованих осіб.
Згідно з Порядком №7-6, ПФУ надає страховику (працедавцю) безкоштовно актуальну версію програмного забезпечення (АРМ-Р) для підготовки та передачі до відділень ПФУ даних у відповідних форматах. Оскільки дані для відомості СПОВ накопичуються у страховика протягом року, логічно організувати їх автоматичне вивантаження в АРМ-Р з найпопулярнішої облікової програми — «1С:Бухгалтерія».
Організація обліку
Насамперед дані про нараховані суми (базу для утримань) і самі утримання треба організувати так, щоб можна було розподілити їх за працівниками, періодами і ставками.
Для розрахунків за страхуванням використовують рахунок 65 і рахунок 66 (мал. 1). На рахунку 65 ведеться облік розрахунків з фондами загальнообов’язкового державного соціального страхування (а також щодо індивідуального страхування персоналу, страхування майна та інших розрахунків зі страхування). Для розрахунків з ПФУ щодо державного пенсійного страхування застосовують субрахунок 651 «За пенсійним забезпеченням». Аналітичний облік ведуть за кожним видом відрахувань. За кредитом рахунка відображають нараховані зобов’язання зі страхування, а також отримані від органів страхування кошти, за дебетом — погашення заборгованості та витрачання коштів на підприємстві.
Розрахунки з персоналом ведуть на рахунку 66 «Розрахунки з оплати праці», за кредитом якого відображають нараховану працівникам основну і додаткову плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, за дебетом — виплату зарплати, премій, допомоги тощо, а також суми стягнутих податків, зборів, інші утримання (платежі за виконавчими документами, продукція, товари у рахунок заробітної плати тощо). Аналітичний облік організовано за працівниками і місяцями нарахування заробітної плати. Це дозволяє отримати дані для заповнення індивідуальних відомостей про застрахованих осіб та розрахунки з пенсійних зборів щодо кожного працівника, з розбиттям за місяцями. Виплати й утримання можна зібрати за допомогою стандартного звіту «Журнал-ордер и ведомость по счету 661», який є аналогом головної книги (мал. 2, 3).
Комплект для персоніфікованої звітності
Порядок №7-6 встановив для страхувальників з кількістю працівників понад 5 осіб обов’язок подавати звітність не тільки у паперовому, а й в електронному вигляді (п. 1.3). Для цього використовується АРМ-Р (програму можна отримати безпосередньо на сайті Пенсійного фонду України — www.pfu.gov.ua).
Звичайно, заповнити потрібні форми в АРМ-Р можна і вручну. Необхідні для цього дані візьмемо прямо зі звіту, наведеного на мал. 3. Обороти за рахунками 651, 81 потрібні для визначення внесків до ПФУ і нарахованого доходу для їх обчислення. Оскільки суми допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю відображаються на рах. 663, відповідні дані отримуємо з подібного звіту за рах. 663. Дані у відомості (мал. 3) відрізняються від даних у відомості ІНДАНІ для Пенсійного фонду (мал. 6) якраз на суму лікарняних. Але оскільки в АРМ-Р можна передати дані з «1С:Бухгалтерії» у вигляді текстового файла або у форматі dbf, скористаймося цим, щоб уникнути ручної роботи.
Комплект персоніфікованої звітності до ПФУ в «1С:Бухгалтерії» належить до регламентованих звітів (група Регламентированные отчеты, підгрупа ---органы Пенсионного фонда).
В «1С:Бухгалтерії» подано найбільш застосовувані форми з передбачених Порядком №7-6, але не всі. Відсутні доведеться заповнювати безпосередньо в АРМ-Р. Порядок №7-6 встановлює, що всі паперові форми звітних документів виготовляються друкарським способом із застосуванням спеціальної технології друкування бланків для використання у системі автоматичного введення за технологією оптичного сканування (п. 4.1). Такі форми наведено у додатку до порядку (мал. 4 на с. 43).
Сам порядок навіть не допускає можливості виготовлення цих звітів самостійно. Проте звіти в «1С:Бухгалтерії для України» розроблено з урахуванням вимог до машинозчитувальних документів (крапки реперів, використовуваний розмір та гарнітура шрифту тощо) та максимально наближені до вимог порядку №7-6 (тло і кольорові рамки не відтворюються). І якщо говорити не про букву порядку, а про дух технології, то типовий навіть для невеликого офісу лазерний принтер на білому папері дозволяє надрукувати форму, яка буде оброблена системою оптичного розпізнавання з відмінним результатом.
Заповнення відомостей та експорт даних
Докладно спинимося на формі списку осіб, які працювали у працедавця, та формі ІНДАНІ.
Основна форма, що повинна давати відомості про внески для обчислення страхового пенсійного стажу за кожен рік, — «Індивідуальні відомості про застраховану особу». Екранна форма наведена на мал. 5. На основній закладці Данные встановлюються період, тип форми, вказуються необхідність друкування супровідних ярликів та шлях до файла вивантаження за натисненням кнопки Экспорт. На закладці Настройка ярлыков вказуються обсяг пачки, забраклі коди і назви установ ПФУ. Якщо не зазначити конкретного працівника, будуть сформовані дані щодо всіх працівників відразу (сформовані всі аркуші, якщо вказано, то і з ярликами, описом пачки і підсумковою сторінкою відразу). На мал. 6 форма ІНДАНІ побудована за тими самими даними, що й відомість.
Тепер розглянемо зміст сформованої форми, в якій на момент написання статті були такі нюанси.
Перший стосується формування 13-го показника. При розрахунку утримань аналітичний облік завжди вівся за працівниками, а при розрахунку нарахувань на ФОП таке завдання ніколи не ставилося. Минулого року Законом України від 25.03.2005 р. №2505 «Про внесення змін до Закону України «Про Державний бюджет України на 2005 рік» і деяких інших законодавчих актів України» ставка до Пенсійного фонду з 31.03.2005 р. була встановлена на рівні 32,3%. Свого часу ПФУ написав листа від 01.04.2005 р. №3590/04 1, де вказав, що з урахуванням кількості робочих днів у березні загальна ставка за березень становить 32,01%.
Таким чином, з доходів за перші два місяці треба рахувати 32%, за березень — 32,01% і з інших 9 місяців — 32,3% (на момент написання листа це не було враховано).
Зверніть увагу на формування табличної частини. Показник 17 показує нараховані суми без урахування максимальної суми, на яку нараховуються внески. До показника 18 ці суми потрапляють з урахуванням межі, на яку нараховуються внески. Містяться ці дані у довіднику «Налоги и отчисления» в групі «ЗПФонды — ФЗПенс», де можна подивитися (і записати за потреби) історію зміни ставок і баз (мал. 7 на с. 45). Формуються ці суми як фонд оплати праці з урахуванням заохочувальних та компенсаційних виплат2, оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності за рахунок працедавця, а також допомоги з тимчасової непрацездатності за рахунок коштів соціального страхування. З цієї бази обчислюються внески (виплати, що не входять до фонду заробітної плати, згідно з п. 3 Інструкції №5 не показуються).
Враховуючи особливості нарахування зарплати у конфігурації, будьте уважні, якщо у вас були виплати допомог по вагітності і пологах, оплата путівок за рахунок фонду соцстраху, допомоги на поховання тощо за рахунок коштів соцстраху, відрядження, витрати на компенсацію проїзду, подарунки до свят тощо, — це найпопулярніші виплати, що не входять до фонду зарплати, з п. 3 Інструкції №5.
Останнє зауваження стосується заповнення підсумкової сторінки. Її друкування настроюється у формі прапорцем Печатать итоговую страницу. Хоча вона не входить до комплекту документів, передбачених порядком, в АРМ вона є і використовується, вочевидь, для звіряння персоніфікованої звітності з квартальною. Підсумкова сторінка містить підсумкові показники щодо кожного кварталу за всіма сформованими відомостями працівників, при правильному заповненні підсумки щодо кварталів відповідатимуть зданій квартальній звітності. На мал. 9 наведено її вигляд (заповнена для підприємства, на якому 1 працівник). Графи «Всего» і «Для пенсии» відповідають рядкам 1.1 і 1.2 розділу першого «Розрахунку внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування»; «Больничные» — сумі рядків 1.1.1 і 1.1.2, графа «Взносы» — рядку 5, де в квартальній формі показуються утримання. Підсумкова сума, нарахована працедавцем за рік на фонд оплати праці, також повинна відповідати нарахуванням на фонд за підсумками року.
Що стосується змін у цій формі, то, згідно з п. 10 Порядку нарахування і сплати страхових внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування щодо деяких категорій застрахованих осіб від 25.08.2004 р. №1092, вперше за 2005 рік до цієї форми включається інформація про осіб, які перебувають у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (замість відомості БСВ).
Після того як ми подивилися заповнені дані, їх можна вивантажувати в АРМ-Р. Робиться це за допомогою кнопки Экспорт, шлях до файла треба вибрати за допомогою кнопки поруч з ім’ям файла. Жодного іншого втручання не треба, файл буде успішно створений. Файли ці можна коригувати. Останнім часом ті, хто для внутрішнього обліку використовує російську мову, запитують, як перекласти цю звітність українською (порядок вимагає заповнення відповідно до української сторінки паспорта). Найлегше — у файлі вивантаження відомості «Список лиц, работавших у работодателя» замінити прізвища, імена і по батькові на українські та завантажити в АРМ. Хоча, звичайно, краще заповнити довідники відповідно до української сторінки (хоча це повільніше).
Більше ніде нічого змінювати не треба. Дані системи персоніфікованого обліку — це типовий приклад реляційної бази (таблиць, пов’язаних між собою за ключовим полем). Список осіб, зокрема, ставить у відповідність до ідентифікаційного номера прізвище, ім’я, по батькові, а в таблиці ІНДАНІ і до цього номера (поле номера буде ключовим цих таблиць) поставлені у відповідність до поля нарахованих доходів та внесків (зокрема поля можна подивитися за змістом форми вивантаження). Нижче наведено фрагмент файла вивантаження, що відповідає наведеній формі. Це текстовий файл, який можна змінювати у будь-якому текстовому редакторі.
1 Див. «Дебет-Кредит» №17-18/2005.
2 ПФУ неодноразово підтверджував правомірність використання для визначення бази нарахування внесків Інструкції зі статистики заробітної плати від 13.01.2004 р. №5(листи від 23.03.2004 р. №2727/04, від 02.03.2004 р. №1982/04).
Відомості про працедавця (відомості про страхувальника, стара форма, відповідає ще старій інструкції. Буде замінена формою ЗАЯВА-С).
Страхувальник
Подається тільки якщо звітність здається вперше або у реквізитах підприємства відбулися зміни. У програмі шапка заповнюється автоматично, решта відомостей основної частини вводиться вручну.
Список осіб, які працювали у працедавця
СП
Надається перший раз повністю, надалі тільки тих, хто прийнятий на роботу в поточному році, або в чиїх персональних даних (прізвище, ім’я, ідентифікаційний код) відбулися зміни. На кожні 4 аркуші - ярлик (настроюється в екранній формі).
Індивідуальні відомості про застраховану особу
ІНДАНІ
Надаються на кожну застраховану особу, якій виплачувалася зарплата або дохід за цивільно-правовими договорами. Одна форма на одну застраховану особу. На кожні 25 аркушів формується ярлик (настроюється в екранній формі).
Анкета застрахованої особи
На 25 аркушів друкується ярлик. Дані про місце народження і проживання додаються при заповненні форми у програмі вручну. Надається тільки якщо на роботу прийнято особу без свідоцтва про соціальне страхування (один раз).
Ярлик-розписка
ЯРЛИК
Заповнюється на кожну пачку аркушів (4 для СП або 25 для ІНДАНІ), настроюється на закладці Дополнительно.
Опис пакета пачок (документів СПОВ)
ОПИС
Формується для кожного пакета пачок (якщо кілька пачок). Настроюється на закладці Дополнительно в екранній формі.
Банк у бухгалтера на столі Вікно у світ «1С» Останнім часом дедалі менше бухгалтерів стоять у банку в черзі до операціоніста з традиційними паперовими платіжками у руках. Навіщо? Адже кожен банк має систему електронних платежів «клієнт-банк». Переваги системи «клієнт-банк» порівняно з традиційним...
Автоматично з "Дт-Кт" № 39 (29.9.2008) :: Вікно у світ «1С» Тематичний посторінковий перелік публікацій випусків поліграфічного видання бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит" (розділ "Автоматично з "Дт-Кт"") за 3-й квартал 2008-го року...
