Останнім часом дедалі менше бухгалтерів стоять у банку в черзі до операціоніста з традиційними паперовими платіжками у руках. Навіщо? Адже кожен банк має систему електронних платежів «клієнт-банк».
Переваги системи «клієнт-банк» порівняно з традиційним походом до банку незаперечні — оперативність, колосальна економія часу, зручність користування. Та й банку зручніше працювати з клієнтами, використовуючи сучасні технології. Виграш незаперечний — підвищується оперативність і надійність проведення операцій. Що таке система «клієнт-банк», напевно, знає кожен бухгалтер (хоча б у загальних рисах). До того ж ми вже розповідали про це у наших публікаціях1. Є сенс спинитися на кількох аспектах використання цієї програми, точніше, програм.
«Клієнт-банк» для малих підприємств
На сьогодні є два типи програм «клієнт-банк». Це старіші (можна навіть сказати — «застарілі») системи з синхронізацією баз (їх ще називають «офлайнові» або «клієнтські») та прогресивніші системи інтернет-банкінгу (онлайнові — тобто у режимі реального часу). У чому ж відмінності?
Процес імпорту банківських документів починається із зазначення зовнішньої процедури обробки (файл .app або .exe) і закінчується формуванням проведень та занесенням оброблених документів до основної бази.
Основна відмінність систем першої групи полягає у необхідності встановлювати на комп’ютер клієнтську програму для зв’язку з банком. При цьому створюються дві бази даних: одна — основна база, розміщена на сервері банку, інша — банківська клієнтська база, що міститься на комп’ютері бухгалтера. При кожному сеансі зв’язку клієнтська база має бути синхронізована (приведена у відповідність) з основною банківською базою.
Як відбувається на практиці робота з такою системою? Наприклад, ви на своєму комп’ютері, ще не підключеному до Інтернету, створили платіжку. Потім запустили команду додзвонювання до банку через Інтернет. Після встановлення зв’язку з банком програма звіряє клієнтську базу з основною базою банку, фіксує розбіжності — з’явилася нова платіжка — і переносить цю платіжку до бази банку. Своєю чергою, до клієнтської бази на вашому комп’ютері додаются документи (ящо вони, звичайно, є) з бази банку. Після цього сеанс зв’язку закінчується. У чому ж недолік такої системи?
По-перше, у момент відправлення вже готової платіжки ви не бачите актуальної інформації щодо розрахункового рахунка. А це може бути критично! Тому зазвичай бухгалтер, працюючи з такою системою, повинен вчиняти ось як: спочатку робить додзвонювання до сервера банку, актуалізує інформацію на своєму комп’ютері і лише після цього готує платіжні документи. Оскільки цей процес (підготовка платіжок) займає певний час, сеанс зв’язку з банком зазвичай розривають. Після остаточної підготовки документів бухгалтер робить повторне додзвонювання, і платіжка нарешті надсилається до банку.
По-друге, для роботи з такою системою потрібна клієнтська програма. З цього виходить, що працювати з банком ви зможете тільки на тому комп’ютері, на якому вона встановлена. А що робити, якщо треба попрацювати вдома? Можна, звичайно, встановити програму і на домашньому комп’ютері. Але у такому разі вірогідно, що бази (домашню і робочу) просто «розірве» (вони різнитимуться). Нерозв’язна проблема виникне у разі, якщо треба буде, наприклад, одночасно працювати і з домашнього ПК, і з роботи.
Банк завжди під рукою
Усіх вад клієнтських систем позбавлені програми другого типу — інтернет-банкінг. Для роботи з банком не потрібна жодна спеціальна програма, окрім браузера і доступу до Інтернету. Працюючи з банком за допомогою такої програми, ви отримуєте безпосередній доступ до бази даних банку. Це дає змогу завжди знати актуальну інформацію про ваш банківський рахунок.
До того ж усі оперативні дані зберігаються й обробляються на банківському сервері, а з комп’ютера клієнта вони тільки переглядаються. З погляду інформаційної безпеки це надзвичайно важливо, оскільки виключається можливість пошкодження всієї бази, пов’язаної з банківськими операціями.
Усе, що потрібно бухгалтерові для зв’язку з банком і роботи з банківським рахунком при використанні такої системи, — це звичайна дискета з ключами-паролями і комп’ютер, що має доступ до Інтернету.
Оцінити переваги такої системи нескладно на прикладі. Звичайна ситуація: на роботі відключили електрику, а вдома немає Інтернету. Бігти до банку пізно: операційний час закінчився. Що робити у цьому випадку бухгалтерові, якому необхідно терміново здійснити платежі? Якщо ви працюєте з інтернет-банкінгом, немає жодної проблеми.
Поклали до сумки дискету з ключем, зайшли до найближчого комп’ютерного клубу — і доступ до рахунка відкритий. Кілька хвилин — і робота зроблена. А якщо припустити, що у цей самий час директор вашого підприємства, який перебуває у відрядженні в іншому місті, теж зайшов до інтернет-банкінгової системи, то він тут же побачить усі зміни на рахунку, зроблені секунду тому. Дуже зручно!
Крім того, інтернет-банкінг, як правило, пропонує додатковий сервіс. Наприклад відправлення sms з інформацією при будь-якій зміні рахунка на ваш мобільний телефон або листів на адресу електронної пошти. Така зручність недоступна для користувачів звичайних офлайнових програм «клієнт-банк».
Багато програм — багато проблем
Проте при всіх перевагах нової технології, що виводить на вищий рівень відносини клієнта з банком, система «клієнт-банк» має негативну сторону — у кожного банку своя система. І це не дуже зручно.
По-перше, це насамперед може додавати проблем бухгалтеру. Уявіть собі, що фірма з якоїсь причини змінила обслуговуючий банк. Бухгалтеру нічого не залишається, як переучуватися на нову програму, адже в новому банку вона інша. Те саме доведеться робити, якщо бухгалтер перейде на нову роботу. І хоча програма у принципі нескладна, але бухгалтерська помилка може дорого коштувати фірмі. Достатньо автоматично натиснути звичну клавішу — і до банку піде платіжка, яку не можна було відправляти.
Щоправда, заради справедливості зазначимо, що клієнтські програми написані так, щоб максимально убезпечити бухгалтера від помилок — програма зайвий раз перепитає, попросить підтвердження виконуваних дій. Вірогідність помилки загалом невелика. Але бухгалтер певний час перебуватиме у напруженні, поки не звикне до нової програми.
По-друге, розмаїття систем «клієнт-банк» — це серйозна проблема для програмістів-розробників бухгалтерських програм. Адже, по суті, бухгалтерська програма повинна працювати з будь-якою системою «клієнт-банк». Що ж робити? Писати для кожного банку свій «шлюз», «модуль», інтерфейс? Років десять-п’ятнадцять тому, коли банків було по всій Україні штук п’ятдесят, це ще було реально. Нині це практично неможливо.
Добре, що розробники банківських систем згадали про розробників бухгалтерських програм і придумали таку процедуру, як «імпекс» — імпорт-експорт даних. Це означає що будь-яка клієнт-банківська програма вміє обмінюватися інформацією або створюючи файл з даними на комп’ютері, або читаючи дані із зовнішнього файла.
На жаль, розробники банківських систем не зробили наступного кроку. Вони не домовилися про формат цих зовнішніх файлів, не стандартизували їх. Саме тому кожен банк має свій формат. Тепер уже доводиться підстроювати під нього бухгалтерську систему.
Працюємо з будь-якою системою
Отже, найбільша проблема при підключенні до клієнт-банківської системи — це величезне розмаїття програмного забезпечення «клієнт-банк» та видів файлів виписок, які вони формують. Виписки можуть бути різних форматів і структур, виписки за період дат або окремий файл за кожну дату тощо.
Комплексне рішення цієї проблеми здійснено у підсистемі «Каса і Банк», компоненті комплексу бухгалтерських програм «Нова бухгалтерія», розробленому фірмою «Суничні прилуки» (м. Київ). Розробники передбачили у системі «Каса і Банк» можливість настроювати імпорт з файла виписки будь-якого формату і складності.
Подивимося, як це зроблено у підсистемі «Каса і Банк». Заздалегідь у довіднику імпорту настроюються основні параметри імпорту:
— з якого джерела проводиться імпорт (база даних — файли з розширенням .dbf, текстовий файл — .txt);
— назва файла;
— звідки проводиться імпорт (у найпростішому випадку це файл виписки).
Буває і так, що з файлом виписки треба виконати якісь попередні дії. Це може бути:
— приведення до потрібної структури;
— зміна кодової таблиці (якщо виписка зберігається у кодовій таблиці 866 DOS, що, на жаль, трапляється ще досить часто);
— видалення непотрібних роздільників тощо.
У таких випадках використовується режим Выполнять перед импортом. У ньому можна вказати зовнішню процедуру обробки. Це може бути процедурний файл .app або виконуваний .exe, написаний будь-якою мовою програмування (див. мал.).
У режимі Описания полей при импорте поля файла виписки (їх розмір, тип і назва) встановлюються відповідно до полів таблиці bank.dbf системи «Каса і Банк». Якщо імпорт проводиться з текстового файла, настроюються початкові і кінцеві позиції для кожного поля.
Коли за системою «клієнт-банк» ви отримуєте нову виписку, вона автоматично обробляється. При цьому операції позначаються:
— «П» — для прибуткових документів;
— «Р» — для витратних документів;
— «¬» — для документів, що вже є в основній базі.
Дуже важливо, що програма не дозволить бухгалтерові двічі занести один і той самий документ — вона визначить, що такий документ вже є, і позначить його.
Потім за допомогою шаблонів типових операцій до створеного документа формують відповідні проведення й оброблені документи заносять до основної бази. На цьому процедура імпорту банківських документів закінчується.
Як бачите, процедуру «стикування» комплексу «Нова бухгалтерія» з будь-якою існуючою системою «Клієнт-банк» користувач здійснює легко і просто!
Отже, які висновки можна зробити з вищесказаного? Перший (для керівника) — якщо постало питання вибору банку, то у ряду параметрів, за якими проводиться вибір, бажано також враховувати і тип «клієнт-банку».
І другий (для бухгалтера) — при виборі бухгалтерської програми необхідно обов’язково звернути увагу на легкість, універсальність і простоту налаштування для роботи з «клієнт-банком».
1 Статті «Клієнт-банк» — «ДК» №47/2001, «Клієнте, забудь дорогу до банку» — «Автоматично з «Дебетом-Кредитом» №28/2004.
Вади системи «клієнт-банк»
— потрібне встановлення на ПК клієнтської програми;
— потрібна синхронізація баз даних банку і клієнта;
— складність роботи з одним рахунком з кількох ПК.
Переваги інтернет-банкінгу
— простота доступу (відсутність програми на клієнтському ПК);
— висока інформаційна безпека (дані зберігаються у базі банку, а не ПК);
— можливість роботи з будь-якого комп’ютера (потрібні дискета з кодом і доступ до Інтернету);
— наявність додаткових сервісів (стан рахунка на SMS мобільного телефону).
Приховані можливості Корисні поради Інсталяція операційної системи Windows максимально автоматизована, а участь користувача зведена до мінімуму. Розробник пропонує для встановлення стандартний, з його точки зору, набір утиліт. При цьому мало не половина компонентів залишається приховано...
Автоматично з "Дт-Кт" № 39 (29.9.2008) :: Вікно у світ «1С» Тематичний посторінковий перелік публікацій випусків поліграфічного видання бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит" (розділ "Автоматично з "Дт-Кт"") за 3-й квартал 2008-го року...
