Підприємницька діяльність, хто б нею не займався, — велика фірма чи приватник, — потребує ефективного обліку та контролю. А успішність бізнесу неабияк залежить від інструменту, за допомогою якого здійснюються облік та контроль.
Приватна підприємницька діяльність потребує особливого підходу до проблеми обліку. Тут облік ведеться без застосування бухгалтерських проведень. І, здавалося б, тому, хто займається приватним бізнесом, не потрібні спеціальні знання бухобліку. Почасти це так.
Проте все одно важко обійтися без кваліфікованого помічника, який зміг би швидко і безпомилково заповнити необхідні документи, вести облік на складі і в торгових точках, підготувати звіт або зробити аналіз продажів. Таким універсальним помічником при проведенні приватного бізнесу стане для вас програма «Підприємець», розроблена фірмою «Автоматика» (м. Дніпропетровськ). Ця програма — універсальне рішення, що відповідає потребам обліку переважної більшості підприємців без будь-яких настроювань чи переробок. Водночас програма дає змогу гнучкого «підстроювання» під конкретні підприємницькі особливості. При цьому не використовується якась певна мова програмування, а отже, немає потреби залучати до настроювання фахівців зі сторони.
Після заповнення тільки одного документа програма автоматично створить весь комплект документів, необхідних для відображення операції.
Програмою «Підприємець» можуть користуватися не тільки приватні особи, а й підприємства. Для останніх її можна з успіхом використовувати як складську програму або недорогий варіант програмного забезпечення з нескладним управлінським обліком.
Облік без підготовки
Одна з основних відмінностей програми «Підприємець» від інших облікових програм — те, що навіть абсолютно не підготовлені користувачі зможуть легко і швидко почати працювати з нею. Навіть якщо користувач не занесе до програми взагалі жодної попередньої інформації, вона все одно дозволить проводити основні дії.
При цьому довідники (списки товарів, партнерів) заповнюватимуться автоматично. Звичайно, на практиці все-таки рекомендується перед початком роботи вказати у програмі свої реквізити, щоб у заповненій накладній замість прізвища підприємця не стояли букви «П.І.Б.». Хоча можна не виконувати взагалі жодних підготовчих дій. Уся необхідна інформація додаватиметься у процесі роботи у міру освоєння програми.
Алгоритм роботи будь-якої облікової програми схожий — введення інформації, її обробка, отримання результатів у зручному вигляді. У програмі «Підприємець» типова торгова операція «товар надійшов/пішов — гроші отримано/віддано — різниця на розрахунковому рахунку/готівкою» здійснюється через меню Документы (Товар — Приход). Потім слід заповнити форму, що з’явилася (коли, від кого, який товар, кількість, ціна, на який склад), при цьому всі ці дані автоматично заносяться до довідників.
А далі дії користувача спрощено до краю. Не треба навіть шукати через меню документи, що відповідають наступним еволюціям товару і грошей. Будь-який документ має кнопку Создать по текущему, за допомогою якої його можна трансформувати у потрібний документ. Наприклад, маючи один-єдиний документ — прибуткову накладну, достатньо чотири рази клацнути по кнопці Создать по текущему — і ви автоматично отримаєте весь комплект документів, необхідний для відображення цієї торгової операції: видаткову накладну, рахунок, виписку банку про надходження грошей та платіжне доручення для сплати постачальникові (податкову накладну — за потреби). Знадобляться лише незначні корективи, наприклад, зазначити продажну ціну, вищу від закупівельної, але загалом процес зручний і дуже простий. Таким чином здійснюється введення оперативної інформації.
Мало того, навіть цей нескладний процес може бути спрощений. Наприклад, якщо скористатися сканером штрих-кодів або додатковою програмою для швидкого введення даних у роздрібній торгівлі, яка безкоштовно додається до основної програми «Підприємець», то всі необхідні документи будуть створені повністю автоматично.
Попри зовнішню простоту програми, що дозволяє без проблем працювати з нею навіть підприємцю-початківцю, особливо приваблює продумана система, яка дозволяє враховувати практично будь-які нюанси руху товарів, послуг і грошей. Тут реалізовані, наприклад, облік у будь-якій валюті, перерахунок одиниць вимірювання з базової у довільну, попартійний облік (методи списання товару FIFO, LIFO або за вибором закупівлі), кілька складів (магазинів, реалізаторів), комісія, розподіл товару на довільні групи і підгрупи, необмежена кількість прайс-листів, усі необхідні звіти щодо руху товару і залишків на будь-яку дату, облік як у цінах придбання, так і в роздрібних цінах, контроль мінімальних залишків, автоматичне формування замовлення забраклого товару і багато чого іншого.
Налаштуйся на якість
Програма, розрахована для масового користувача, має спеціальний інструмент підстроювання під індивідуальні запити. Для багатьох, можливо, він залишиться так і не затребуваним, але те, що використовується всіма щодня, мусить працювати як годинник. Тому особлива увага у програмі приділена якості стандартного настроювання. Цього досягнуто за рахунок поєднання двох чинників.
1. Програма спеціально поставляється тільки у вигляді «готового рішення». Це означає, що теоретично неможливо змінити алгоритми введення даних, закладені розробником. Мінуси такого підходу тільки уявні. Так, в інших програмах можна одну і ту саму операцію ввести різними способами — «от документа», «шаблоном проводок», «ручными проводками». Але результат повинен бути завжди один і той самий.
У програмі «Підприємець» свідомо вилучено різні шляхи досягнення однієї і тієї самої мети при введенні інформації. У результаті — безперечний виграш:
— прискорення освоєння програми (швидко навчати персонал однотипних дій);
— підвищення надійності (чим менше варіантів, тим вища надійність, безпомилковість роботи системи загалом).
2. Облік досвіду використання. Програму «Підприємець» використовують тисячі суб’єктів малого бізнесу, багато хто з яких висловлює цінні пропозиції. У результаті більшість можливих нестикувань або недоробок уже знайдено й усунено.
Без сумніву, кожен, хто вже займається бізнесом, має свої «програмні» пристрасті або досвід роботи з обліковими системами, які у всіх на слуху. Проте, щоб відчути якість «Підприємця», спробуйте провести звичайнісінькі операції зі стандартними настроюваннями будь-яких інших облікових програм, що використовуються в Україні. Встановіть диск зі стандартним постачанням, занесіть три-чотири прості операції (отримати/відпустити товар, отримати/віддати гроші) та оцініть результат — заборгованості, що виникли, офіційну звітність, реальний прибуток. І спробуйте те саме зробити у «Підприємці». Це підкаже вам, на чому зупинити вибір.
Звітний перчик
Жодна облікова програма не обходиться без блока звітності. Звичайно, «Підприємець» не має можливостей, що їх мають дорогі програмні комплекси. Офіційна звітність у програмі призначена для приватних підприємців України і заповнюється автоматично або напівавтоматично. При цьому користувачеві надано змогу самому вирішувати, включати всі документи до офіційної звітності чи обмежитися деякими. Програма містить 24 бланки, затверджені ДПАУ, і для «єдиноподатників», і для загальної системи.
Що ж до відомостей «для себе», то тут надається достатня свобода дій. Програма цілком відповідає управлінським потребам підприємця. Тут зручно прорахувати, наприклад, рентабельність у різних розрізах, побудувати для наочності графік або діаграму.
Отримувати впорядковану інформацію про свій бізнес можна найрізноманітнішими способами. Це і звичні дані про заборгованості, залишки і рух товарів, продукцію, і експорт багатьох звітів в Excel з можливістю обробити дані в електронній таблиці. До речі, для полегшення цього завдання у «Підприємці» передбачено шаблони виведення, настроївши який один раз, надалі можна істотно заощадити час.
Природне запитання: а як бути, якщо треба отримати нестандартний звіт або точніше підлаштувати можливості програми під свій бізнес? Адже «Підприємець» не має мови програмування. Для цієї мети у програмі передбачено потужний механізм: «Довільні властивості»+«Аналіз».
«Довільні властивості» — це можливість будь-якому об’єкту (товару, партнерові, документу) поставити у відповідність будь-яку властивість. Властивості можуть бути найрізноманітніші, у програмі задано тільки їхні типи, а конкретні назви й особливості призначає на свій розсуд сам користувач. Наприклад, конкретним накладним може бути присвоєно властивість «оплачені готівкою», партнерові — відповідати властивість «платить несвоєчасно» або файл з текстом договору. Можливості необмежені і програмування — жодного.
«Аналіз» — це інструмент для створення довільних звітів шляхом комбінування стандартних властивостей (ціна, собівартість, витрати, прибуток, рентабельність тощо) з довільними властивостями. Зовні робота з «Аналізом» виглядає як динамічна таблиця, у стовпчиках якої будь-які потрібні користувачеві параметри, а в рядках — результат за заданий період часу. Додаткова вкладка дозволяє побачити числові викладки у вигляді графіків або діаграм. Наочно і без програмування.
Кожен користувач програми «Підприємець» зміни бланків, форм звітності отримує безкоштовно.
Захист бізнесу
Для захисту програми від несанкціонованого доступу до даних використовуються методи зовнішнього (пароль на вхід, можливість зберігання бази даних, наприклад на флеш-драйві) і внутрішнього захисту. Кожному користувачеві адміністратор може призначити індивідуальний пароль і широко варійовані права. Будь-який документ, довідник або звіт може бути дозволений чи ні конкретному користувачеві для перегляду, зміни, видалення і створення. Це й зрозуміло: продавцеві зовсім не обов’язково бачити закупівельні ціни чи звіт про загальну реалізацію, а менеджерові не обов’язково знати зарплату директора.
Своєю чергою, головному бухгалтерові не завжди треба мати право змінювати цифри заднім числом, коли звітність уже здана. Функціонально це реалізується за допомогою додаткової безкоштовної програми «Адміністратор», якою користується довірена особа.
Унікальною особливістю програми є вбудований набір засобів для господаря бізнесу, що дозволяє йому контролювати добропорядність своїх працівників. Незалежно від бажання навіть адміністратора у програмі ведеться повний протокол дій користувачів. Власник у будь-який момент може, натиснувши секретну комбінацію клавіш, побачити — ким, коли і що робилося у програмі. Дані про створення, редагування або видалення документів будуть зафіксовані і доступні тільки господареві бізнесу.
Відключення цього протоколу не передбачено. Зайве говорити, що проблема несумлінності найнятих працівників, особливо більш «просунутих» у комп’ютерній техніці, ніж власник, вирішується кардинально.
Кожному за потребами
Програма «Підприємець» залежно від потреб і фінансових можливостей користувача працює у трьох режимах:
мінімальному — доступні тільки бланки і реєстр первинних документів. Для «найменших» підприємців;
середньому — складський облік, оперативний облік засобів і заборгованостей, офіційна звітність до податкової, доступні документи і залишки товарів. Для підприємців без найманих працівників;
повному — додаються розділи «Виробництво» (списання комплектуючих та матеріалів за нормами на готовий виріб), «Зарплата найманих працівників» (залежно від заданих умов розрахунок утримань і нарахувань, заповнення бланків звітності до фондів) і «Аналіз» (прибутку, рентабельності, продажів, динаміка або структура будь-якого показника у діаграмах).
Оновлення програми (частота один-два рази на місяць — через Інтернет, стягнувши його зі сайту компанії-розробника, а можна отримати на компакт-диску у найближчого до вас дилера або замовити поштою.
Лист за кілька секунд Корисні поради Створення електронного листа потребує низки послідовних дій (відкрити бланк, знайти адресу у базі контактів, внести тему листа тощо). З деякими кореспондентами листування набагато активніше, ніж з іншими. Щоб цю рутинну операцію не перетворювати на...
