Далеко не всі облікові програми вміють добре рахувати зарплату. А потужні зарплатні блоки не завжди потрібні у повному обсязі. Тому, сподіваємося, наведений тут механізм обліку зарплати — простий, зручний і достатньо повний — буде гідно оцінений.
Заощаджуємо на зарплаті
У програмі «Підприємець» облік (фірма «Автоматика», м. Дніпропетровськ) зарплати є компромісним варіантом для невеликого підприємства і приватного підприємця. Звичайно, зарплатний блок, реалізований у програмі «Підприємець», не придасться великому підприємству з великою кількістю працівників та з різноманітними схемами нарахування. Натомість можна з певністю сказати, що це економічний варіант вирішення проблеми решти підприємств, де бухгалтер знайде все, що потрібно для обліку зарплати. А головне, як і в решті програми, — процедура розрахунку спрощена до краю.
Простий та зрозумілий інтерфейс програми дозволяє отримати розрахунок утримань, нарахувань і заповнити розрахункову відомість
Для введення застосовуються розділи меню: розрахункова відомість, платіжна відомість і табель робочого часу. При заповненні розрахункової відомості є деякі особливості.
1. Відомість може бути створена і заповнена без яких-небудь попередніх процедур, навіть некваліфікованим фахівцем.
Утім, це стосується і решти документів (така єдина концепція програми). Так, якщо у першій, ще не заповненій розрахунковій відомості натиснути кнопку Заполнить, то програма послідовно проведе користувача всіма необхідними етапами: запропонує скласти список наявних працівників, не забуде нагадати про обов’язкові для занесення початкові умови, без яких розрахунок неможливий. Ну ось, наприклад, податкова пільга. Якщо користувач ще не досвідчений і не знає точно, що тут вказати, програма «за умовчанням» підставить код пільги, що найчастіше зустрічається. У загальному випадку, в довідниках на кожного працівника заздалегідь заповнюється мінімум даних, необхідних для розрахунку зарплати.
2. Є можливість складати офіційну відомість та відомість «для внутрішнього користування». Перша призначена для подання до податкової і фондів, друга — для «управлінського» обліку, до якої заносяться дані про реальні виплати і відповідні заборгованості із зарплати.
Крім того, у програмі «Підприємець» застосовано зручну візуально зрозумілу систему для шкали утримань і нарахувань. На закладці Настройка у розрахунковій відомості для кожного виду утримання або нарахування передбачено кнопки, що відкривають зручну табличку, в якій можна змінювати ставки залежно від дат їх зміни державою.
Щоб провести всі нарахування щодо зарплати, достатньо завантажити документ «Расчетная ведомость» і вказати Заполнить, а потім Расчет. У результаті, на підставі окладу працівника та кількості відпрацьованого ним часу цього місяця, всі покладені нарахування будуть автоматично зафіксовані у розрахунковій відомості. Надалі їх можна роздрукувати, але у комп’ютері вся інформація зберігається саме у документі «Расчетная ведомость».
Форми «Платежная ведомость» і «Табель рабочего времени» є допоміжними. Платіжна відомість призначена для створення бланка, на якому працівники розписуються про отримані суми. Табель робочого часу — зручний інструмент для зазначення фактично відпрацьованого працівником часу з урахуванням загальнодержавних вихідних, індивідуальних вихідних (відгули, спецграфік) та пропусків робочих днів з інших причин (хвороби, прогули тощо).
Програма «Підприємець» зберігає цілісність послідовності пов’язаних документів. Це дозволяє «заднім числом» вносити до них зміни, не порушуючи коректності даних у пов’язаних з ними документах. Якщо, наприклад, у розділі програми, що описує операції з товаром, змінити, скажімо, вхідну ціну товару в накладній місячної давності, то у всьому подальшому ланцюжку документів щодо цього товару зміни відбудуться автоматично. У розділі зарплата такого не відбудеться тому, що, наприклад, зарплата за березень ніяк не пов’язана з коригуванням будь-якої цифри у розрахунковій відомості лютого.
Програма «Підприємець» дозволяє враховувати інші нарахування, відпускні, лікарняні. Щоправда, процедура обробки цих сум — напівавтоматична. Користувачеві треба спочатку вручну визначити суму преміальних або відпускних, а потім ввести її у відповідну графу розрахункової відомості. Хоча ми вважаємо, що незайве було б додати до програми повністю автоматичний розрахунок сум відпускних та лікарняних. До того ж розробник цієї програми завірив нас, що зробити це на програмному рівні не надто складно.
На підставі розрахункової відомості можна побудувати платіжну відомість. Ця процедура вкрай проста — тільки одне натиснення кнопки Создать по текущему. При цьому звіти до контролюючих органів будуть створені автоматично. Лише у формах деяких звітів треба буде ввести додаткову інформацію. Наприклад, точно вказати, до якого звітного періоду належить необхідний звіт. При цьому дані будь-якого звіту можна відредагувати.
10 топ-звітів
Програма «Підприємець» генерує 10 найнеобхідніших звітів до таких органів:
— податкова інспекція: форма №1ДФ;
— Пенсійний фонд: додатки до інструкції про порядок обчислення і сплати внесків №№23,24, 25, 26. Крім того, шість звітів, що використовуються один раз на рік, — індивідуальні дані про кожного працівника — так звана персоніфікація;
— соцстрах: форма №Ф4;
— безробіття: додаток 6;
— фонд травматизму: два звіти (додатки 2 і 2.1).
Останніми змінами у програмі введено «персоніфікацію», що дозволяє зберігати індивідуальні дані про кожного найнятого працівника, які треба подавати до Пенсійного фонду один раз на рік. Ці дані включають шість звітів та файл на дискеті у форматі, розробленому Пенсійним фондом. Дуже зручно те, що будь-який звіт може бути роздрукований на стандартному, встановленому законом бланку.
Крім того, звіт можна експортувати до програми «Бест-Звіт Плюс», яка у багатьох містах України використовується державними органами при прийманні звітності, або записати на дискету у встановленому форматі xml, який стає обов’язковим при прийманні звітності в електронному вигляді. На сьогодні на практиці є дві паралельно працюючі системи приймання податковою інспекцією звітності в електронному вигляді: звітність «Бест-Звіт» та звітність у форматі xml. Оскільки ще немає повної визначеності, яка система «правильніша», у програмі «Підприємець» реалізовано обидві ці можливості.
Якщо районна податкова інспекція, що приймає звіти у користувача, наполягає на «Звіті», то це можливо. Щоправда, у цьому разі користувач змушений купувати додатково програми «Звіт». Якщо ж у конкретній районній ДПІ виконують накази ДПАУ від 23.12.2003 р. №616 і від 19.08.2005 р. №351 і потрібна звітність в універсальному форматі xml, то такий електронний звіт формується безпосередньо у програмі «Підприємець» без жодних додаткових витрат.
В обох випадках інтерфейс, передбачений для цієї процедури, вкрай простий — одна-єдина кнопка з написом Передать данные на дискету у відповідному форматі. У випадку зі «Звітом» слід буде виконати ще кілька простих маніпуляцій. Для зручності користувача під час процедури передбачено підказки.
Програма «Підприємець» має кілька додаткових утиліт. Одна з них платна — «Обмін документами». Усі решта — безплатні:
— Адміністратор;
— імпорт даних з Excel (з «1С», з «клієнт-банку»);
— швидке введення даних в роздробі.
Кожна з цих утиліт значно полегшує певні напрями використання програми «Підприємець», хоча якщо вони не потрібні, то їх можна і не встановлювати.
Якщо така потреба з’явиться, всі утиліти доступні з сайту компанії «Автоматика».
Облік ІТ-обладнання Прикладні програми Збільшення кількості комп’ютерного устаткування потребує від підприємства комплексного підходу до обліку його використання. Компанія «Лізинг інформаційних технологій» розробила унікальну веб-сервер-систему MANAGEIT, що надається у складі пакета послуг....
