Платіжні картки у типовій конфігурації «1С:Бухгалтерія для України»
Прогрес не тільки сприяє розвитку високих технологій, а й спонукує бухгалтерський облік відповідати їм. Пластикові картки, що міцно увійшли у повсякденне життя, стають невід’ємним атрибутом господарської діяльності підприємств. Тому важко обійтися без сучасних засобів під час обліку операцій, здійснюваних платіжними картками.
Спектр застосування корпоративних платіжних карток на підприємствах останнім часом значно розширився. Вони вже перестали бути ексклюзивним засобом оплати праці керівного складу і дедалі частіше використовуються для безготівкової оплати витрат на відрядження, накладних та інших господарських витрат. Такі електронні засоби оплати передбачають і відповідний підхід до організації обліку операцій, що здійснюються з їх допомогою. Не меншої популярності останнім часом набувають паливні пластикові картки, що дозволяють проводити швидкий безготівковий розрахунок за пальне на АЗС. Вони є платіжним засобом тривалого та багатократного використання.
Таким чином, у бухгалтера виникає необхідність відображення у бухгалтерському обліку цієї великої кількості операцій, проведених за допомогою корпоративних платіжних і паливних карток.
Для обліку таких операцій використовуються спеціальні системи передачі інформації. Засоби імпорту даних, що застосовуються у них, значно полегшують працю бухгалтера, адже при автоматичному перенесенні інформації йому вже не доведеться заносити її до облікової програми вручну.
Для вирішення цих завдань фірма «Мысль» (м. Дніпропетровськ) розробила програмний комплекс — зовнішня обробка «Приват24. Платежные (топливные) карты». Він дозволяє вивантажувати зі системи електронних платежів банку в «1С:Підприємство 7.7. Конфігурація «Бухгалтерський облік» для України» дані про рух за корпоративними платіжними і паливними картками й автоматично формувати пакет документів за ними. Зовнішня обробка використовується зі системою електронних платежів «Приват24» та передає через Інтернет інформацію про стан рахунків, відкритих у Приватбанку, до системи «1С:Підприємство 7.7».
Зміни у типовій конфігурації
Програмний комплекс подано у вигляді трьох зовнішніх файлів-обробок (зовнішніх звітів):
— частина, що запускає, для інтеграції обробки;
— модуль завантаження даних про стан карток з «Приват24» до системи «1С:Підприємство 7.7»;
— модуль завантаження інформації про рух за корпоративними платіжними картками з «Приват24» до «1С:Підприємство 7.7».
Програмний комплекс — зовнішня обробка «Приват24. Платежные (топливные) карты» — є доповненням до конфігурації «Бухгалтерський облік для України». Для ведення обліку операцій, здійснених за допомогою корпоративних платіжних і паливних карток, до типової конфігурації «1С:Бухгалтерский обліку» внесено зміни та додано деякі рахунки, документи і довідник (див. таблицю).
При завантаженні інформації про використання пластикових карток бухгалтер може встановити певні параметри обробки (період, облік блокування картки тощо).
План рахунків було доповнено кількома рахунками, що дозволяють деталізувати облік цих операцій. У новому довіднику «Платежные карточки» ведеться облік номера картки, терміну її дії, стану та кредитного ліміту, даних про її держателя. Більшість введених до комплексу документів — це функціональні аналоги стандартних документів типової конфігурації. Деякі з них, такі як «Смена параметров карточки», «Приходная накладная (топливная)», автоматично формуються при запуску обробки.
Картка — універсальний засіб оплати і зручний обсяг обліку
З програмним комплексом «Приват24. Платежные (топливные) карты» можна, не виходячи з офісу, контролювати всі операції, що виконуються за допомогою корпоративних пластикових карток. Для їх обслуговування слід встановити на комп’ютері АРМ (автоматизоване робоче місце), завантаживши після запуску «1С:Підприємство» зовнішній звіт — файл PCard_ARM_XML.ert.
Для використання АРМ треба заздалегідь отримати ліцензію у фірмі «Мысль» на кожен банківський рахунок, з яким оперуватимуть картки. Процес отримання ліцензії можна розпочати безпосередньо у програмі, натиснувши на кнопку Регистрация. Потім у формі, що автоматично формується за допомогою кнопки Запрос, вказати номер рахунка, на якому значаться оброблювані картки, ввести отриманий реєстраційний код у відповідне поле форми і натиснути кнопку Принять.
Для формування документів за операціями, проведеними за допомогою корпоративних платіжних або паливних карток, зі системи електронних платежів банку завантажуємо два файли (один — для перевірки зміни стану карток, другий — для завантаження виписок за картками). Достатньо буде зайти на сайт банку, пройти авторизацію і вибрати у меню Корпоративные карты пункт Экспорт в 1С:Бухгалтерию. Тут же зможемо вибрати і період, за який плануємо здійснити експорт трансакцій за корпоративними картками до своєї облікової системи.
Після завантаження файлів можна, нарешті, почати й обробку отриманих з банку даних, запустивши «1С:Підприємство». Бухгалтер, працюючи з корпоративними платіжними картками, виконує такі дії:
— перевіряє зміну стану карток;
— завантажує виписки за картками до «1С:Бухгалтерії».
Для запуску перевірки стану карток у вікні АРМ обслуживания платежных карточек натисніть кнопку Карточки. При натисненні кнопки Проверить відбувається порівняння інформації у файлах, отриманих зі системи «Приват24», з параметрами карток, занесених до довідника «Корпоративные платежные карточки». Якщо будуть знайдені які-небудь зміни, автоматично сформується документ «Смена параметров карточки». Тут же забезпечується автоматичне поповнення довідника новими картками.
Завантаження до «1С:Підприємства» інформації про рух за картрахунками теж здійснюється у вікні АРМ обслуживания платежных карточек натисненням кнопки Выписки. Алгоритм виконання цієї процедури простий, але навіть ці дії можна оптимізувати, запам’ятавши вибрані параметри обробки за допомогою стандартного механізму «1С:Підприємства» збереження та відновлення настроювань. Завантаження виписок за картками відбувається як з накопичувального файла, в якому зберігаються дані за кілька днів, так і з добових файлів.
Дані, що завантажуються з банківських виписок за корпоративними картками, автоматично розподіляються за обліковими категоріями. Наприклад, товари за авансовими звітами або пальне за прибутковими накладними можуть бути оприбутковані на конкретний склад. Широкий набір опцій дозволяє гнучко реагувати на різні особливості обліку: вводити або скасовувати ставки ПДВ, обліковувати банківські операційні збори. Можна настроїти особливі умови роботи з пластиковою карткою.
При завантаженні виписок за картками у вікні, що відкрилося, бухгалтер може вибрати параметри, необхідні для формування документів за картками. Наприклад, у полі Операция визначається тип операції, за якою формуватимуться рухи. Залежно від типу операції (видача картки на купівлю чого-небудь або для оплати витрат на відрядження) у процесі виконання обробки формуються ті чи інші проведення.
Особлива увага у програмному комплексі приділена блоку «Блокировка средств». Річ у тім, що при проведенні розрахунків за допомогою платіжних карток банк для підстраховування проводить оплату не безпосередньо, а за допомогою блокувань, тобто кошти перераховуються через кілька днів після здійснення оплати. Тому, працюючи з програмою, бухгалтер повинен обрати одну з двох методик обліку блокувань: не ведеться і через транзит.
Наприклад, можна встановити, що операції блокування коштів на картці при оплаті вважаються самою оплатою, або забезпечити переміщення блокованих коштів на транзитний рахунок, а витрату — вже тільки з нього. Можна вказати на необхідність оформлювати авансові звіти за підтвердженнями оплат або, наприклад, при скасуванні блокування проводити не повернення, а сторнування.
Послідовно проходячи у процесі настроювання всі етапи, бухгалтер обирає рухи за карткою, за якими формуватиметься пакет документів. Якщо на підприємстві використовується методика, згідно з якою у підзвіт видається вся сума, що значиться на картці, то це можна настроїти у програмі, просто знявши прапорець Выдача по операциям. При цьому програма у полі Сумма начальная документа автоматично підставить сальдо за цією карткою. За потреби скоригуємо цю величину. Якщо бухгалтер вважає, що до підзвіту треба зараховувати тільки витрачену суму, то слід встановити прапорець Выдача по операциям.
Можна також обрати тип операції, який визначить, як вестиметься рахунок виданих коштів (підзвіт — рахунок 3721 або видача цінних паперів — рахунок 331). Після заповнення всіх параметрів для формування пакета документів залишиться тільки натиснути кнопку В документ(ы).
Що додалося у типовій конфігурації:
1. Субрахунки для обліку рухів за корпоративними платіжними і паливними картками:
31:3:0 — замінив рахунок 31:3;
31:3:1 — для обліку операцій за цими картками;
31:3:2 — для обліку блокувань за цими картками;
КО — забалансовий службовий рахунок для фіксації проходження блокувань.
2. Довідник «Платежные карточки» для зберігання списку цих карток.
3. Документ «Смена параметров карточки» фіксує зміни стану карток.
4. Документ «Карточная выписка» — аналог «Банковской выписки», для відображення рухів за картками у ньому додано реквізит «Карточка».
5. Документ «Авансовый отчет по карточкам» — аналогом звичайного «Авансового отчета» для фіксації купівлі за платіжною карткою у ньому додано реквізит «Карточка».
6. Документ «Приходная накладная (топливная)» — аналог «Приходной накладной», для відображення в обліку операцій придбання пального за платіжною карткою у ньому додано реквізит «Карточка».
Вимоги до ПК
ОС — Windows 9x/NT/2000/XP.
Процесор — Intel 486 DX4-100 і вище.
Дисплей — VGA-сумісний.
Жорсткий диск — 5 МБ (вільного місця для дистрибутиву).
Привід CD-ROM.
Інтернет — для отримання даних за корпоративними платіжними картками зі системи «Приват24».
Вимоги до ПЗ
«1С:Підприємство 7.7» рел. 25 (7.70.025) і вище.
Конфігурація «Бухгалтерський облік для України» рел. 7.70.259 і вище.
Компонента V7Plus.dll (остання версія на дисках ІТС).
MS XML Parser версія 3 і вище (остання версія на сайті: http://msdn.microsoft.com/xml/general/xmlparser.asp).
Страхування потребує обліку Не «1С»-ОМ єдиним На ринку України представлено багато рішень для автоматизації діяльності страхових компаній. Здавалося б, питання вирішено. Проте є проблема взаємозв’язку програмного забезпечення, що відповідає за автоматизацію окремих служб, бізнес-процесів...
Автоматично з "Дт-Кт" № 39 (29.9.2008) :: Вікно у світ «1С» Тематичний посторінковий перелік публікацій випусків поліграфічного видання бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит" (розділ "Автоматично з "Дт-Кт"") за 3-й квартал 2008-го року...
