На ринку України представлено багато рішень для автоматизації діяльності страхових компаній. Здавалося б, питання вирішено. Проте є проблема взаємозв’язку програмного забезпечення, що відповідає за автоматизацію окремих служб, бізнес-процесів (бухгалтерія, облік договорів, відносини з клієнтами, фінансове планування).
Ці рішення, як правило, охоплюють лише одну сторону обліку та діловодства, наприклад, облік договорів страхування, облік роботи страхових агентів тощо. Цілком можливо, ці модулі взаємодіють з іншими спеціалізованими програмними продуктами. Проте у більшості випадків вони не утворюють з ними єдине ціле. У результаті виникає дублювання введення інформації, її можлива суперечність.
Розрахунок усіх необхідних показників за договором страхування здійснюється у системі автоматично.
Рано чи пізно керівництво таких компаній доходить розуміння доцільності комплексного вирішення всіх облікових і аналітичних завдань в єдиному інформаційному середовищі. Одне з таких рішень втілено на платформі програмного комплексу «Універсал», розробленого компанією «СофтПро» (Київ, Харків). Він вирішує комплексні облікові завдання, автоматизує бухгалтерський, фінансовий та управлінський облік, зокрема бюджетування.
На платформі комплексу, на додаток до наявних можливостей, створено контур, що враховує всю специфіку страхування. Він включає два основні блоки:
— «Облік договорів страхування», в якому ведеться повний облік договорів страхування, страхових випадків, відносин з агентами, комплексний аналіз усіх показників;
Програма включає всі необхідні довідники щодо страхувальників, які дають повну інформацію про клієнтів, та інші допоміжні корисні для успішної роботи режими: кодів страхування, ризиків, — стежить за коректністю їх взаємозв’язку, враховує дані з картки страхувальника (наприклад, перелік транспортних засобів, що належать йому).
Програма значно спрощує розрахунок страхових премій, франшизи, премій посередникам, стежить за відповідністю настання страхових випадків періодам страхування, визначеним у договорі. Участь у цьому процесі різних служб (а це десятки працівників) зумовлює специфічні вимоги до системи. Основні з них:
— надійна робота з великими обсягами даних. Система забезпечує масштабованість від невеликого файл-серверного варіанта до великої багаторівневої системи, що працює з великими базами даних;
— організація чіткого документообігу страхової компанії, організація зручного користувацького інтерфейсу для роботи зі всім циклом документообігу компанії.
Проблеми документообігу
Спинимося докладніше на цьому моменті. Безумовно, центральна ланка документообігу — договори страхування і договори перестрахування. Основним об’єктом автоматизації є:
— договори страхування і додаткові угоди до них;
— договори страхування
(ОСАГО), перестрахування («ковер-ноти»);
— розрахунки за договорами;
— відносини з клієнтами;
— відносини щодо страхових випадків, припинення відносин;
— комісійні винагороди агентам;
— формування бюджету і розрахунок фактичних показників його статей.
Структура цих документів досить складна. Договір страхування, наприклад, має велику кількість пов’язаної інформації: додаткові угоди, календарний план платежів, коди страхування. Останні, своєю чергою, описуються переліками об’єктів страхування і ризиків.
У програмі реалізовано оптимальний користувацький інтерфейс, який охоплює всю цю інформаційну структуру і наочно представляє її користувачеві. Це дозволяє організувати роботу так, щоб виключити помилки при введенні інформації. Для введення і коригування не одного первинного документа, а відразу кількох документів у рамках єдиного бізнес-процесу використовуються спеціальні екранні форми.
Інтеграція з обліком та бюджетуванням
Робота контуру «Страхування» нерозривно пов’язана з веденням бухгалтерського обліку. Це забезпечує чіткий алгоритм, згідно з яким будь-які дії з договором страхування, здійснювані у відділі страхування, автоматично відображаються у бухгалтерському обліку.
Через Інтернет можна отримати доступ до всіх необхідних даних за будь-яким договором страхування, що перебуває на обліку в системі програмного комплексу «Універсал».
Такими діями можуть бути введення договору в дію, його оплата, настання якоїсь події за календарним планом. Програма автоматично згенерує проведення до головної книги підприємства з датою, що відповідає цим подіям. Якщо вибрано настроювання Ввод в действие договора («з дати»), то проведення відобразяться датою договору. Якщо «з дати оплати», то при рознесенні платежу, що надійшов, на цей договір проведення будуть віднесені на дату платежу. Якщо ж прив’язка здійснюється до календарного плану платежів, то проведення буде виконано у майбутніх періодах відповідно до календарного плану, внесеного до договору. Таким чином, працівники відділу страхування, вводячи свою інформацію, автоматично допомагають вирішувати завдання бухгалтерського обліку.
Своєю чергою, працівники бухгалтерії, маючи справу з банківськими та касовими документами, вводять інформацію, необхідну для менеджерів відділів страхування і перестрахування. Програма веде аналітику за платежами стосовно не тільки контрагентів, а й конкретних договорів.
Особливе коло завдань вирішує контур «Бюджет», що також функціонує у рамках цього галузевого рішення. Він дозволяє визначати структуру бюджетів як для кожного конкретного підрозділу, так і бюджету для всього підприємства. За кожною статтею задаються або розраховуються планові показники, а також формуються алгоритми для визначення фактичних показників. Ця інформація розраховується на підставі документів контуру «Банк і каса».
Крім бухгалтерських звітів, формуються звіти, необхідні для управлінських вирішень (про результати діяльності), а також для подання до Страхнагляду.
Програма дає змогу аналізувати будь-які цифри бюджету верхнього рівня і деталізувати їх до рівня бюджету підрозділу, до конкретного первинного документа.
Також автоматично розраховуються відхилення фактичних значень від планових, а планові показники наступних періодів автоматично коригуються на цю різницю. Дані статей бюджету зберігаються та візуалізуються щомісяця, на рік наперед, з автоматичним розрахунком квартальних підсумків.
Весь цей механізм дозволяє зручно управляти доходами та витратами підприємства за всією його ієрархією.
Одним із важливих завдань, реалізованих у рамках цього рішення, стала можливість організовувати роботу філій компанії в єдиному з нею інформаційному просторі. Територіально віддалені користувачі (працівники філій, страхові агенти) за допомогою комплексу мають доступ до корпоративної інформації.
Через Інтернет, користуючись тільки веб-оглядачем, вони отримують повнофункціональний доступ до документів системи. Ця сама технологія дозволяє створювати інформаційні портали для клієнтів або партнерів компанії.
Документи для ощадливого бухгалтера Прикладні програми Ви заповнюєте десятки платіжок, накладних, рахунків, але вважаєте, що специфіка вашої діяльності не потребує всеосяжного ведення бухгалтерського обліку? Вам достатньо швидко готувати необхідні документи, знати, що робиться на складі? А може, ви просто ще....
