Облік зарплати і кадрів у конфігурації «1С:Бухгалтерія 8.0» (частина 1)
Типова конфігурація «1С: Бухгалтерія 8.0 для України» містить окрему та досить розгалужену систему обліку зарплати і кадрів підприємства.
В окрему предметну галузь для автоматизації кадровий облік почав виокремлюватися не так давно (у 80-ті роки). Приблизно 5 років тому в багатьох системах автоматизації обліку (навіть у тих, які ставлять за мету автоматизацію тільки бухобліку) з’явилися підсистеми обліку кадрів і обліку розрахунків з персоналом. Доступ до підсистеми обліку кадрів у конфігурації можна отримати з меню Зарплата (мал. 1). Як основні функції, що виконуються підсистемою, виокремимо чотири:
— облік даних про фізичних осіб кадрової системи та рух кадрів (традиційний кадровий облік);
— розрахунок оплати праці працівникам відповідно до кількості відпрацьованого часу, виконаних робіт, прийнятої системи тарифів і посадових окладів (зокрема зі складним розрахунком преміальної частини);
— нарахування, утримання і сплата до бюджету податку на доходи фізосіб (з урахуванням пільг), а також усіх обов’язкових страхових внесків з цих доходів;
— підготовка регламентованої законодавством (а також внутрішніми регламентами) персоніфікованої інформації про персонал підприємства.
Підсистема зарплати і кадрів у типовій конфігурації «1С:Бухгалтерія 8.0» включає необхідну для розрахунків інформацію. Вона зберігається у різних об’єктах конфігурації: особисті дані — у довіднику «Физические лица», дані про нарахування, а також податки і внески, що розраховуються, — у регістрах відомостей «Работники» і «Плановые начисления работников организаций». Для обліку нарахування та виплати зарплати підсистема включає відповідні документи. Так, для відображення даних про нараховану зарплату в податковому і бухгалтерському обліку предбачено окремий документ «Отражение зарплаты в учете». Крім того, стандартною стала можливість виплачувати зарплату за зарплатними картками. До підсистеми входить облік кадрів, за допомогою документів якого фіксують прийняття, звільнення, перехід, а також зміну зарплат працівникам. Вона містить регламентовані законодавством розрахунки і звіти, пов’язані з персоналом, а також низку інших зручних звітів.
У процесі вивчення ми розглянемо всі наявні підсистеми. Проте почнемо з організації розрахунку оплати праці, адже у типовій бухгалтерській конфігурації для платформи 7.7 сам розрахунок оплати праці (нарахування «чистої» зарплати) практично представлений не був. Усе розраховувалося на основі погодинного місячного посадового окладу, що, поза сумнівом, є можливим, якщо найпопулярнішим способом оплати є «конверт» із договірною сумою.
З піднесенням економіки та приходом західних компаній почало змінюватися й уявлення про управління персоналом та створення прозорої системи оплати праці, яку останнім часом виокремлюють у самостійний розділ забезпечення ефективності організації.
Системи й форми оплати праці
Потенційно до конфігурації закладено серйозний механізм розрахунку. Він базується на новому понятті видів розрахунків, що призначаються кожному працівникові, кількість яких може бути довільною. Ці розрахунки можуть бути як первинними, так і похідними від них до третього рівня (що дозволяє будувати і преміальні, і опосередковано преміальні системи оплати праці). Проте на сьогодні реалізовано лише два види розрахунку: погодинну систему за окладом та погодинну тарифну систему.
Системи оплати праці працівників в основі своїй поділяються на дві форми: погодинну та відрядну. При використанні першої форми оплачується фактичний час роботи (незалежно від результату), при другій — оплачується час, необхідний на виробництво певного обсягу робіт (вироблення). Так чи інакше, в основі цих систем лежить один показник — час роботи — і оцінюється одиниця часу роботи (тарифікація одиниці часу). Образно кажучи, тариф — це коефіцієнт переведення «час — гроші».
Основа тарифікації — система тарифної оплати праці, що включає:
— тарифні сітки;
— тарифно-кваліфікаційні характеристики;
— тарифні ставки;
— схеми посадових окладів.
(Три перші в основному належать до відрядної оплати праці, решта — до погодинної). Остаточна сума розраховується виходячи з відпрацьованого часу або виконаного обсягу робіт (залежно від прийнятої системи).
Встановлення тарифів у конфігурації
Під час реєстрації прийняття на роботу працівника вводяться дані про оплату його праці. Йому вказуються ті види розрахунків, які нараховуватимуться. Це може бути оплата за окладом, персональна надбавка, премія тощо (на мал. 2 показано наказ, в якому зібрано дані про оплату праці кількох працівників, тут же вводиться тариф за одиницю відпрацьованого часу).
Тепер у конфігурації чотири такі види розрахунків оплати праці (мал. 4), які насправді представляють дві системи оплати праці (про них сказано нижче). Вид розрахунку — це спосіб відображення в обліку нарахованих працівникові сум із зазначенням способів обкладення їх податками та зборами.
Розглянемо, як будується вид розрахунку «Оклад по дням» (види розрахунків доступні через меню Зарплата — Начисления организации (мал. 1), оскільки як мінімум кілька видів розрахунків, на зразок лікарняних, відпускних, матеріальної допомоги й інших, вам доведеться додати вже перед початком роботи, вже тому що у відпустку працівників треба відправляти згідно із законом, а хтось може захворіти.
При заповненні виберіть спосіб розрахунку та категорію (мал. 3 — Первичное означає, що при розрахунку величини не використовуються вже розраховані дані). Наприклад, розрахунок «Индексация» є «залежним першого рівня», тобто спочатку проводяться розрахунки за окладом (та інші першого рівня, якщо такі є), а отримані суми індексуються. Стандартно залежні величини вибираються до третього рівня. На закладках вибираються такі дані: 01 — код доходу для ф. №1-ДФ — належить до категорії працездатних (щодо ставок внесків), зазначається розрахунок, яким індексується, вказується, що належить до основної зарплати і фонду оплати праці (зверніть увагу, що прямо зазначається належність до видів доходів і до фонду оплати праці), тепер дохід для ПДФО не визначається за ФОП, що виключає частину помилок. На наступній закладці слід вказати, до бази яких розрахунків входить отримана у результаті розрахунку сума (у цьому випадку це ФОП й основна зарплата, що є базою для всіх зборів, тому вказано всі нарахування й утримання).
Тепер розглянемо, яку систему оплати праці можна побудувати, використовуючи наявні у конфігурації види розрахунків.
Погодинна оплата праці за посадовими окладами
Нагадаємо, що це найпоширеніша система оплати праці адміністративних працівників, спеціалістів, службовців, за якої працівникові встановлюється посадовий оклад, що його він повинен отримати за повністю відпрацьований місяць.
Оклад може встановлюватися як норма за відпрацьовану кількість як днів, так і годинника. Особливість такої системи оплати у тому, що кількість відпрацьованих днів (годин) нормується за стандартною кількістю робочих днів (годин) у місяці. Таким чином нівелюється вплив різної кількості робочих днів у місяці, і за повністю відпрацьований місяць працівник отримує повний посадовий оклад.
Погляньмо, як такий розрахунок застосовується у конфігурації (мал. 6). Головний бухгалтер Новінський Н. А. — посадовий «оклад за годинами», директор Кошелевич В. В. — «оклад за днями». Ви бачите, що сума оплати праці у першому випадку нарахована для середньогодинного заробітку (1800 - 160 : 168 = 1714,29 грн), у другому — для середньоденного (2000 - 20 : 21 = 1904,76 грн).
І перша, і друга тарифікація є однією і тією самою системою. Між ними майже немає різниці, але тарифікація за годинами застосовується рідше — в основному, коли йдеться про змішані системи оплати. Раніше вона застосовувалася для робітників, які частину часу працювали на підготовці виробництва або обслуговуванні машин і механізмів. Тоді частина відпрацьованого часу оцінювалася за окладно-погодинною системою, а для іншої частини застосовувалася відрядна система.
Погодинна система оплати праці за тарифними ставками
Така система передбачає оплату фактично відпрацьованого часу, незалежно від обсягу фактично виконаних робіт.
Тарифна ставка може встановлюватися як за відпрацьований день, так і за годину (частіше застосовується за годину). На відміну від окладної системи, вона не прив’язується до днів місяця, година (або день) оплачується завжди однаково. Раніше використовувалася в основному для робітників з обслуговування устаткування (наладчиків, ремонтників). Тепер часто використовується і для спеціалістів та службовців. Так оцінюється праця технічних фахівців, коли вони обслуговують клієнтів (часто бухгалтерів-сумісників, які працюють неповний день).
Відрядна оплата праці за тарифами
У конфігурації також легко моделюється пряма тарифна відрядна оплата праці. Для цього треба лише скопіювати запис погодинної відрядної за годинним тарифом і змінити назву (зрозуміло, використовувати при цьому інші тарифні ставки). Нагадаємо, що відрядна система оплати праці також грунтується на нормуванні часу, і розрахункова формула оплати матиме такий вигляд, як показано на малюнку.
Тарифікується час, необхідний на виготовлення виробу, таким чином.
Для виготовлення стільниці з плити ДСП потрібно 36 хв., тоді норма виробітку становитиме 36 : 60 = 0,51 н-год. Для виготовлення ніжки — 72 хв., або 72 : 60 = 1,2 н-год.
Робітник виготовив: стільниці — 3, ніжки — 14.
Разом виробіток за нормами:
3 - 0,51 + 14 - 1,2 = 18,33 н-год.
Відповідно у таблиці нарахування зарплати підставляємо у відпрацьований час виробіток у нормо-годинах, що становитиме:
11 - 18,33 = 201,63 грн.
Тарифна відрядна система, хоч і відображає чіткий зв’язок між виробітком та зарплатою, вважається застарілою через працемістке нормування. Прості почасові системи також вважаються дещо застарілими, оскільки не передбачають зв’язку з результатами праці. Тому актуальними є складні системи оплати праці з розрахунком преміальної частини, а також участі у виручці, приклади побудови яких ми розглянемо наступного разу.
Уперед від облікових проблем Не «1С»-ОМ єдиним Був час, коли проект «1C» щойно розроблявся, а програма «Фінанси без проблем» вже здобула популярність і сильно впливала на розробників. ФБП і сьогодні, через 15 років, виокремлюється своєю унікальністю та простотою на тлі супермодних облікових...
Автоматично з "Дт-Кт" № 39 (29.9.2008) :: Вікно у світ «1С» Тематичний посторінковий перелік публікацій випусків поліграфічного видання бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит" (розділ "Автоматично з "Дт-Кт"") за 3-й квартал 2008-го року...
