Автоматизація обліку на підприємстві, незалежно від напряму його діяльності, — складний і, як правило, тривалий процес. Успіх запуску автоматизованої облікової системи залежить від багатьох чинників, як з боку фірми-клієнта, так і з боку виконавців.
Автоматизація обліку й управління на підприємстві — завдання, без розв’язання якого не досягти успіху в умовах сучасного ринку. Рано чи пізно цей процес проходить кожне підприємство. І багато з них, зіткнувшись з певними проблемами впровадження, виявилися не готовими до них. Як уникнути непередбачених труднощів, зробити процес впровадження безпроблемним, а роботу з новою автоматизованою системою — ефективною?
Візьми відповідальність на себе
Проблема автоматизації виникає не тільки у тих, хто вирішив уперше долучитися до сучасних технологій, а й у тих, хто, оцінивши роботу з автоматизованою системою, все-таки відчуває її недостатню ефективність. Тут важливо прийняти принципове рішення про встановлення конкретної програми. Хто це повинен зробити? Ось тут і виникає проблема: директор киває на штатного комп’ютерника, той, своєю чергою, не розуміючи, які облікові та виробничі завдання має вирішувати нова програма, переводить стрілки на фахівців, а ті відхрещуються від зайвої проблеми відсутністю повноважень. Як бути? У цьому разі ініціативу повинен узяти на себе фахівець того напряму, який потребує автоматизації. Якщо встановлюється сучасна бухгалтерська облікова система, то, звичайно, в її запровадженні зацікавлені насамперед працівники бухгалтерії. Саме вони повинні допомогти переконати керівництво у необхідності нової системи, у тому, що нова програма, хоч сама собою й не збільшить автоматично прибутку підприємства, але з її допомогою цього можна буде домогтися.
Мета визначає засоби
Не секрет, що на багатьох підприємствах експлуатуються програмні комплекси системи «1С:Підприємство». Попри зручність типової конфігурації, вона нерідко не спроможна розв’язати всього комплексу специфічних облікових і управлінських завдань. Та й прикладні конфігурації, розроблені раніше на перших програмних платформах, не завжди відповідають зростаючим вимогам підприємства.
Ось приклад. На одному з виробничих підприємств зі солідним штатом працівників, де випускається широкий асортимент товарів, що реалізовуються через широку дилерську мережу, вирішили модернізувати вже експлуатовану конфігурацію «Інфорс: Виробництво» на базі програмного комплексу «1С:Підприємство 7.7». Було прийнято рішення не змінювати продукт 1С, і перед фірмою «Інфорс» поставили завдання створити на базі «1С: Підприємство 8.0.Управління виробничим підприємством для України»» сучасну, масштабовану корпоративну автоматизовану систему, що відповідає всім потребам виробничої компанії, яка динамічно розвивається.
Чому логічно було вчинити саме так? Які відмінності у підходах до автоматизації для підприємств, на яких вже використовується конкретна система і здійснюється перехід на інші програми? Річ у тім, що автоматизація підприємств, працівники яких уже працювали з попередніми версіями «1С: Підприємство» або «1С:Бухгалтерія», поза сумнівом, відбувається менш проблемно. Це зумовлено, передусім, тим, що:
— зберігається спадкоємність принципів побудови системи.
Аналогічні об’єкти функціонують і візуально представлені подібним чином, що істотно прискорює освоєння і, найголовніше, розуміння користувачами системи;
— є багато засобів перенесення облікових даних між різними версіями «1С:Підприємство».
Нерідко в інших системах для експорту даних таких засобів немає взагалі.
Вибір саме такого рішення був визначений поставленою метою — отримання вичерпної інформації для ухвалення рішень, комплексного обліку і планування діяльності основних структурних підрозділів підприємства. Найважливішими складовими були також оптимізація документообігу і планування, оперативне складання планів виробництва, автоматизація відділів збуту і постачання і, нарешті, відображення всіх господарських операцій у бухгалтерському обліку.
Хто і як визначає мету проекту автоматизації? Її завжди повинен визначати замовник конкретного рішення. І робити це треба до придбання автоматизованої програми, у тому числі і комп’ютерної техніки, на якій функціонуватиме система автоматизації. Мета автоматизації не завжди постає у вигляді якихось тверджень (наприклад, «нам треба автоматизувати бухгалтерський облік і складання регламентованої звітності»). Звичайно, важливо чітко сформулювати поставлену мету. Але для кваліфікованого впроваджувача часто може бути достатньо, якщо замовник лише вкаже на ті проблеми, які він хотів би розв’язати за допомогою автоматизації. Прикладом такої формалізації мети автоматизації може бути завдання:
— усунути «непрозорість» обліку на підприємстві для власника;
— скоротити час на підготовку аналітичних звітів;
— привести облік підприємства у відповідність до національних та (або) корпоративних стандартів.
Поза сумнівом, при такій постановці питання фірма-виконавець мусить мати кваліфікованих фахівців. Тільки тоді навіть такого узагальненого формулювання мети автоматизації буде достатньо, щоб визначити необхідний набір заходів, який приведе до досягнення поставленого завдання.
Вибираємо програму
Від того, яка мета поставлена, багато в чому залежатиме підбір програмного продукту, що допоможе досягти її. Наприклад, якщо мета — тільки автоматизація бухгалтерського і податкового обліку (до речі, це найпростіший випадок), то для підприємства цілком може вистачити і тривіальних «1С:Бухгалтерія 7.7» або «1С: Бухгалтерія 8.0». Якщо ж до мети проекту входить автоматизація, наприклад, планування виробництва або бюджетування, тоді вибір систем автоматизації істотно розширюється. Він визначатиметься залежно від різноманітних додаткових чинників, таких як:
— глибина деталізації аналітичної інформації;
— кількість робочих місць у системі;
— бюджет проекту тощо.
Підбір системи автоматизації під мету проекту називається IT-консалтингом, який останнім часом розглядається як окремий напрям діяльності організацій з впровадження.
Отже, можна говорити про те, що під час вибору програмного продукту слід чітко уявляти собі:
— функціональну відповідність меті автоматизації;
— масштабованість програмного продукту, тобто здатність:
а) працювати на необхідній кількості робочих місць без істотного зниження продуктивності;
б) функціонально покривати не лише сьогоднішні потреби підприємства, а й потреби найближчої, а в ідеалі — і віддаленої перспективи;
— відповідність бюджету, виділеному на автоматизацію, сукупній вартості володіння програмним продуктом, тобто:
а) вартості, що складається з ціни придбання;
б) вартості адаптації, необхідної для досягнення мети проекту;
в) вартості навчання персоналу;
г) вартості регулярного інформаційно-технологічного супроводу системи.
Всупереч поширеній думці, специфіка підприємства не диктує істотних обмежень на вибір програмного продукту, за винятком випадків, коли до безпосередньої мети проекту входить тільки автоматизація ділянок, специфічних для цього підприємства.
Здебільшого сучасні системи автоматизації мають у своєму розпорядженні універсальний набір засобів і модулів для покриття, у тому числі й ділянок, характерних для підприємств конкретної галузі чи виду діяльності.
Підготовка впровадження
Отже, мету автоматизації визначено. Але оскільки у більшості випадків фахівці підприємства формалізують її тільки у загальних рисах, процес впровадження повинен пройти ще одну стадію. Тоді зазвичай обстежується підприємство загалом або окремі підрозділи, які передбачається автоматизувати. Після чого не тільки обирається програмний продукт, а й розробляється план спільних дій для отримання необхідного результату.
До речі, часта причина неуспішної автоматизації — неготовність керівництва або фахівців підприємства до дій, що є необхідною умовою для досягнення мети проекту:
— небажання перебудовувати документообіг або бізнес-процеси, які вже склалися на підприємстві;
— невміння постановників завдання, виділених від підприємства, виразно сформулювати будь-які побажання тощо;
— небажання освоювати програмний продукт.
Тож успіх автоматизації залежить від кваліфікації спеціалістів з впровадження.
Довір фахівцю
За якими критеріями треба обирати впроваджувальну фірму? Насамперед, така організація повинна володіти достатніми для досягнення мети проекту досвідом і кваліфікацією фахівців. Підтвердження такого досвіду може виражатися у наявності відгуків від підприємств, раніше автоматизованих цією компанією, сертифікатів, що їх мають фахівці підприємства.
Тому для впроваджувальної компанії, що добре зарекомендувала себе, специфіка підприємства-замовника не відіграє істотної ролі. Це й зрозуміло, адже кваліфіковані фахівці — не ті фахівці, які все знають, а ті, які спроможні проаналізувати і вирішити будь-яке, у тому числі й нове специфічне завдання.
Де шукати кваліфікованого спеціаліста з впровадження? Один зі способів — рекомендація осіб, які заслуговують довіри. Але найвдаліший спосіб вибору — звернення до авторитету фірми-розробника програмного продукту, за допомогою якого буде автоматизовано підприємство.
Наприклад, якщо вибирати продукти системи «1С:Підприємство», то найкраще звернутися на сайт фірми «1С» до розділу «Де купити?». Цей розділ сайту найповніше описує компетенцію та успіхи фахівців кожної відповідної організації. При цьому класичним є пошук спеціаліста з впровадження за вертикаллю «населений пункт — обласний центр — столиця країни». Для територіально розподілених підприємств найбільше відповідає робота з організацією, яка має досвід впровадження у різних містах або, що ще краще, стаціонарні підрозділи у різних містах.
Швидке впровадження можливе
Так стверджувати можна при виконанні певних умов.
1. Працівники підприємства повинні бути досвідченими користувачами. Виходячи з цього прикладу впровадження, проведеного фірмою «Інфорс», фахівці підприємства, на якому встановлювалася нова система автоматизації, чудово знали програми родини 1С.
А оскільки встановлена програма «1С:Підприємство 8.0 Управління виробничим підприємством для України» зберігає спадкоємність принципів побудови системи, освоїти її нескладно. У ній аналогічні об’єкти функціонують і візуально подані подібним чином, що істотно прискорило освоєння і, найголовніше, розуміння користувачами системи.
2. Повне розуміння та лояльне ставлення з боку керівництва підприємства, що автоматизується, повинні супроводжувати процес впровадження зі всіма труднощами, які неминуче виникають при цьому. При переході з системи, що вже працює, на нову, яка має забезпечити кращі експлуатаційні характеристики, замовник обов’язково переживає перехідний період.
Часом потрібна одночасна робота у старій і новій програмі на період остаточного запуску нового програмного забезпечення, або ж у старій програмі робота вже припинена, а в новій ще належним чином не налагоджена. Найбільше від такої ситуації потерпають користувачі. Вони скаржаться керівникам, а ті, своєю чергою, повинні виявити належне розуміння ситуації, не робити поспішних висновків та відстежувати виконання заздалегідь накресленого плану робіт. Без труднощів на перехідному етапі не обходиться ніколи.
3. Професіоналізм і досвід спеціалістів з впровадження дозволить уникнути багатьох проблем і в найкоротші терміни налагодити систему та навчити користувачів. Проблема загалом одна — максимально продумати всі настроювання системи до того, як у ній почнуть працювати користувачі, коли будь-що змінювати і переналагоджувати у програмі буде складніше.
Чим вищий професіоналізм спеціаліста з впровадження, тим більша кількість необхідних підготовчих заходів у програмі буде проведена до початку експлуатації, тим безболісніше пройде запуск системи, і менше незадоволення з боку користувачів виявлятиметься на перехідному етапі.
Важливо також навчити користувачів роботи з їхніми ділянками у програмі до початку її експлуатації. Курси, звичайно, добра річ, але вони дають лише загальне розуміння концепції. Індивідуальна робота з кожним користувачем, навчання його роботи з потрібними саме йому довідниками, документами, звітами — ось що скоротить запуск системи в експлуатацію і зменшить відсоток помилок при введенні інформації.
Фірмі «Інфорс» для вирішення завдання автоматизації великого підприємства знадобилося лише 3 місяці.
Автоматично з "Дт-Кт" № 39 (29.9.2008) :: Вікно у світ «1С» Тематичний посторінковий перелік публікацій випусків поліграфічного видання бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит" (розділ "Автоматично з "Дт-Кт"") за 3-й квартал 2008-го року...
