Аптека — не тільки установа охорони здоров’я, що забезпечує медикаментами, а й комерційне підприємство зі складною структурою звітності, яке підтримує контакти з багатьма постачальниками, контролює різні аспекти такого специфічного товару, як лікарські засоби.
Давно відійшли у минуле часи, коли комп’ютер був дивиною і замінював декому друкарську машинку. Проте ще далеко не всі гідно оцінили той обсяг можливостей, що їх надають сучасні інформаційні технології, зокрема для аптечних установ.
Виявлення дефектури, вибір постачальника, формування замовлення, надходження та передпродажна підготовка товару, ведення серійного обліку, управління запасами, оптимальне переміщення товару в межах однієї аптечної мережі, відпуск препаратів споживачам — кожна з цих дій є досить складним бізнес-процесом. Крім того, ці процеси в аптеці тісно взаємозв’язані і відбуваються майже одночасно. Комп’ютерні програми, що дозволяють їх автоматизувати, надають аптечним установам низку переваг.
Система «АНР-аптека» (Асоціація незалежних розробників, м. Київ) призначена для автоматизації обліку товарообігу на підприємствах роздрібної торгівлі медичними препаратами (в аптеках, аптечних пунктах, аптечних кіосках) як в окремо взятій аптеці, так і в мережі аптек.
Обіговість товару — запорука прибутковості
Основні облікові операції для будь-якого комерційного підприємства — надходження та витрата товарів. Для аптечного бізнесу головна умова успішної автоматизації — підтримка єдиного обліку за партіями у межах всієї торгової мережі. Саме це дозволяє забезпечити гнучке ціноутворення та знижки (враховуючи постачальників, умови постачання, групи товарів, сезонність тощо), контроль бракованих серій, облік сертифікатів якості та безліч інших не менш значущих функцій.
Основне бізнес-завдання для аптеки, як і для будь-якого торговельного підприємства, — отримання прибутку та збільшення обіговості товару. Як вирішено ці завдання у конфігурації? Процес реалізації товару починається з його надходження на склад торговельного підприємства. Програма «АНР-аптека» дозволяє швидко здійснити це. Коли товар надходить, електронна накладна, що надходить до бази програми, оприбутковується і розцінюється майже миттєво, за кілька секунд. І це при тому, що прибуткова накладна може містити сотні товарних позицій.
Успішно вирішено у програмному продукті і проблему ціноутворення, особливо враховуючи наявність тисяч товарних позицій, що реалізуються в аптеці. Для цього він має спеціальний модуль, що забезпечує автоматичне ціноутворення. Попередньо до довідників вноситься інформація про постачальників, місцезнаходження аптеки, групи товарів та цінові групи, прайс-листи виробників товарів, умови постачання (передоплата, відстрочення тощо), акційність товарів. Відтак при формуванні видаткової накладної ціна на будь-який вид товару формується автоматично. До речі, видаткові накладні з центрального складу на аптеки теж створюються автоматично. Аптеці достатньо скинути заявку, і на центральному складі вона буде отримана натисненням однієї клавіші.
Для забезпечення торгівлі за дисконтними картками разом із модулем «Роздрібна торгівля» з конфігурацією «АНР-аптека» можна встановити модуль «Дисконт». Він дозволить вести облік категорій покупців, які користуються накопичувальними знижками за допомогою дисконтної картки. Система зберігає всю облікову інформацію за кожною виданою дисконтною карткою, кількість звернень і загальну суму покупок за нею. Номер дисконтної картки зберігається разом з інформацією про покупку. Передбачено отримання різноманітних звітів про продажі за дисконтними картками. Програма дозволяє встановлювати відсоток знижки не тільки від суми покупок і категорії картки, а й від того, який відсоток торгової націнки сформовано на товар.
Реалізація без пересортиці
Нерідко у програмі, що автоматизує облік в аптеці, пошук проводиться тільки за найменуванням або штрих-кодом виробника. Користувачам таких програм не вдасться вести серійний облік медикаментів. Це відбувається з тієї причини, що у реальному житті продавець в аптеці, взявши упаковку товару, зверне увагу тільки на найменування і ціну, але не на серію. Як відомо, це призводить до пересортиці зі всіма наслідками — неможливість контролю терміну придатності, бракованих серій тощо.
В аптеці не можна проконтролювати термін придатності препаратів і виявити браковані серії1. Проблема пересортиці для цих закладів дуже важлива, й особливо актуальною є пересортиця товарів за серіями. Це зумовлено тим, що обробка у програмі штрих-коду виробника проблему не вирішує, адже в ньому серія не зазначається. У програмі «АНР-аптека» є можливість використовувати так зване внутрішнє штрих-кодування — автоматичне генерування унікального коду для кожної партії товару. Це дозволяє уникнути пересортиці не тільки за найменуванням товару, а й за серією. Таким чином, при використанні програми можна у принципі ліквідовувати проблему пересортиці в аптеці.
Автоматизація обліку в аптеці допомагає зробити обслуговування клієнтів швидким та якісним. Цьому сприяє використання у програмі спеціальних штрих-кодів та можливість швидкого пошуку аналога-замінника медикаменту. Використовується зручний інтерфейс, що дозволяє натисненням однієї кнопки «Аналог» миттєво знайти замінник медикаменту, якого немає у цей момент або показання до застосування якого не підходять. Мало того, щодо конкретного препарату можна швидко знайти протипоказання до його застосування, а також інструкцію, яка виводиться на екран монітора і за потреби роздруковується.
Але й це ще не все. У «АНР-аптека» дано оперативну відповідь новим тенденціям у торгівлі, зокрема через Інтернет. Тут реалізовано систему автоматизованої доставки товару. Заявка, сформована в інтернет-аптеці або за телефоном, оформляється у програмі, де автоматично формуються супровідні документи для кур’єра. Після виконання послуги з доставки облік таких продажів ведеться у програмі із зазначенням особливого статусу конкретного продажу. Це забезпечить подальшу аналітику в управлінському обліку.
Ще одна корисна особливість «АНР-аптека» — взаємодія зі страховими компаніями, які надають своїм клієнтам право купувати препарати в аптеці на підставі поліса. Як це відбувається? Страхова компанія надсилає аптеці електронну вимогу на медикаменти, які потрібні для лікування її клієнта і які вона готова сплатити. При оформленні чека продавець аптеки у програмі вказує, якої страхової компанії стосується чек, і розцінка медикаментів здійснюється вже з урахуванням домовленостей з цією страховою компанією, зафіксованих у програмі. Залишається тільки виставити консолідований рахунок страховій компанії щодо всіх її клієнтів за певний період часу (як правило, раз на місяць) і надіслати його електронною поштою.
Точка замовлення
Облік запасів у діяльності аптеки набуває особливого значення. Нині вже недостатньо тільки знати свої залишки. Треба якісно управляти товарними запасами, тобто визначати затовареність, оптимальне замовлення, контроль наявності обов’язкового асортименту тощо. Нестача товарів на складі або їх повна відсутність позначається не тільки на фінансових показниках, а й може стати негативним соціальним чинником. Саме тому ця проблема була уважно вивчена й успішно вирішена у цій конфігурації.
Потреба аптеки формується у програмі виходячи з поточних залишків за період. Для цього у ній використовується АВС-аналіз, XYZ-аналіз, а також враховуються зовнішні чинники (реклама медикаментів, небезпека епідемії тощо). Усі товари поділено на групи за критеріями реалізації (А, В, З, D) і за ступенем прогнозованості (X, Y, Z). Для кожної групи зазначається у днях точка замовлення (момент, починаючи з якого виникає потреба замовити товар). Програма автоматично відстежує залишки на складі і видає рекомендацію, коли слід замовити товар і в якій кількості.
Ця функція реалізується і для корпоративного обліку. Потреба у товарах для кожної окремої аптеки може консолідуватися у центральному офісі. При цьому нестача товарів на периферійних точках почасти покривається залишками на центральному складі. Якщо і цих ресурсів недостатньо, програма дасть рекомендацію оформити замовлення на забраклі товари від постачальників. Кількість товару, що замовляється, автоматично визначається виходячи з планованого обороту товару. Для кожної групи товару цей показник зазначається у певному полі довідника.
Програма дозволяє автоматизувати корпоративні мережі з розподіленими центрами відповідальності. Тобто будь-яка аптека, перебуваючи у складі більшої структури, може формувати будь-які документи і проводити будь-які господарські операції, не порушуючи цілісності інформаційної бази об’єднання. Це забезпечує простоту консолідації даних за будь-якої структурної будови (об’єднання, холдинг тощо).
Робота з інформацією від постачальників теж максимально автоматизована. Зокрема, є змога імпортувати їхні прайс-листи. Важливо підкреслити, що при цьому враховуються додаткові умови постачання. Внаслідок чого формується реальний прайс-лист з індивідуальними умовами для конкретної аптеки з перерахованими цінами на товари, що поставляються.
У програмі реалізовано також функцію автозамовлення, що забезпечує автоматизований вибір найкращої пропозиції постачальників. Для цього аналізуються рентабельність підприємства-постачальника, його рейтинг для конкретної аптеки, ціна на пропоновані товари, мінімальна сума замовлення тощо.
У результаті програма автоматично генерує чернетку замовлення щодо конкретного постачальника, яка й надсилається йому для узгодження. Отримана від постачальника інформація про відмову фіксується у програмі, і відкоригована чернетка замовлення переводиться у статус «чистовика», на підставі якого і здійснюється контроль виконання замовлення. Залишається лише надіслати автоматично створену електронну прибуткову накладну.
Облік та звітність
В «АНР-аптека», крім базового комплекту регламентованих звітів, які є обов’язковими для всіх аптек, є широкий вибір звітів, що настроюються, дозволяють робити аналітичні зрізи за різними критеріями. Для комунальних аптек програма дозволяє отримувати звіти, необхідні для здачі до АТ «Фармація» (реєстр пільгових та безкоштовних рецептів — форма №4, звіт за групами населення і категоріями захворювань — форма №6, звіт за відпущеними медпрепаратами за пільговими і безкоштовними рецептами — форма №2 і форма №3). Усі звіти формуються за будь-який період з можливістю експорту в MS Excel. Усі друковані форми звітів представлені українською мовою.
Вивантажуються дані у будь-яку бухгалтерську програму за умови підтримки цієї функції бухпрограмою. Для цього в «АНР-аптека» є функція «Экспорт данных», що забезпечує їх вивантаження за певний період часу. Достатньо натиснути одну кнопку, щоб усі необхідні для обліку дані були вивантажені. У результаті бухгалтер отримає готові первинні документи з уже сформованими бухгалтерськими проведеннями, що виключає необхідність окремо проводити їх у бухгалтерській програмі.
В «АНР-аптека» автоматизовано і процес поповнення бази даних відомої всім довідкової служби «067», яка отримує інформацію з аптек про наявність медикаментів у торговельній мережі. Настроюваннями можна встановити періодичність надсилання даних про наявність в аптеці медикаментів (наприклад, один раз на день), і програма надішле Excel-файл з прейскурантом цін.
1 Браковані серії — препарати, які вилучаються з реалізації або реалізація яких припиняється за вказівкою спеціального органу контролю якості препаратів при МОЗ.
Автоматично з "Дт-Кт" № 39 (29.9.2008) :: Вікно у світ «1С» Тематичний посторінковий перелік публікацій випусків поліграфічного видання бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит" (розділ "Автоматично з "Дт-Кт"") за 3-й квартал 2008-го року...
