В одному з минулих випусків ми показали, як підбити бухгалтерські підсумки, використовуючи систематизовані в таблиці Excel результати господарської діяльності фірми. Створена таким чином таблиця — динамічна, тобто автоматично перераховує підсумки при зміні початкових даних. Проте сама собою вона не дає змоги проаналізувати отримані підсумки.
З таким завданням впорається інтерактивна зведена таблиця Excel. Вона дозволяє встановити зв’язок з різними категоріями даних. Причому ці взаємозв’язки користувач легко змінює простим перетягуванням поля у потрібну ділянку таблиці.
Подивіться, як зручно подано у зведеній таблиці дані щодо обліку продажів. При створенні показаної на малюнку таблиці було поставлено завдання показати залежність підсумкових сум від різних категорій даних. Створена таблиця дозволила сфокусувати увагу на таких показниках:
— обсяг продажів від усіх продавців за один день (вертикальні стовпчики під датою);
— загальний обсяг продажів зі знижкою (графа «+Всього») і без знижки (графа «пусто»);
— загальний підсумок продажів.
Але це далеко не все, що може зведена таблиця. Кожна кнопка (сірого фону) містить оброблювані дані бази і має вкладені меню. Відкривши таке меню натисненням на стрілку, отримаєте доступ до вмісту категорії.
Наприклад, для того щоб отримати аналітичні дані за певний період часу, достатньо відкрити категорію Дата і вимкнути непотрібні дні (знявши «пташки»). У результаті інформація зведеної таблиці міститиме дані тільки за період, зазначений у категорії Дата. Аналогічні вибірки здійснюються і з іншими категоріями.
Попри те, що зведена таблиця при таких трансформаціях кардинально змінюється, ви можете бути спокійні за збереження початкових даних. У кеш-пам’яті завжди зберігається початкова база даних основного робочого аркуша.
Єдиний спосіб створити зведену таблицю — запустити «Мастер сводных таблиц» (меню Данные) і пройти запропоновані ним чотири кроки. Звичайно, перед цим треба мати готову базу даних. Це може бути робочий аркуш електронної таблиці Excel, імпортована у формат Excel база даних з бухгалтерської програми або з іншої зовнішньої бази даних.
Увага! Якщо ви використовуватимете зовнішню базу даних, на комп’ютері має бути встановлене настроювання MS Query.
При створенні зведена таблиця автоматично додає підсумки до кожної групи даних і загальні підсумки. Решта комбінацій і групувань даних забезпечуються або простим перетягуванням однієї категорії в іншу, або виконанням процедури за підказкою «Мастера сводных таблиц», якщо запустити його ще раз.
Зведена таблиця обчислює не тільки підсумки, а й різні статистичні функції (наприклад мінімум, максимум, середньозважений тощо).
Первинні документи факсом № 42 (20.10.2008) :: Прикладні програми Передача документів факсом — найпоширеніший спосіб підтвердження виконання зобов’язань за договором. Що може бути простішим — вклав платіжку у факс-апарат, і ваш контрагент через кілька секунд отримав її точну копію. Щоправда, за однієї умови: друга...
Як організувати важливих клієнтів № 32 (11.8.2008) :: Прикладні програми Інтернет дає не лише колосальні переваги для ведення бізнесу, а й може створювати чимало проблем. Хто не стикається зі спамом в електронних поштових скриньках? У його щоденному потоці нескладно загубити і важливі повідомлення. Як уникнути втрат...
