Програмних продуктів з автоматизації обліку на підприємстві на ринку України не бракує. Проблема в іншому — як з цього розмаїття вибрати програму, що відповідає специфіці вашої фірми. Чим складніші вимоги до такого продукту, тим досконалішим та універсальнішим він повинен бути.
Уже минули ті часи, коли керівникові підприємства було достатньо лише автоматизації облікових функцій. Управління складним господарським механізмом тепер неможливе без комплексної автоматизації всіх бізнес-процесів компанії. Саме це дозволить скоротити рутинну працю багатьох фахівців, прискорити обробку інформації, підвищити ефективність прийняття рішень, надійність усієї системи управління. Небагато знайдеться підприємств, для автоматизації обліку яких достатньо буде придбати поширену типову програму та задовольнятися результатами роботи з нею — підготовленою бухгалтерською і податковою звітністю.
Багатоконтурність системи дозволяє налаштувати у рамках однієї програми кілька облікових моделей з можливістю їх об’єднання.
Такі програми не розв’яжуть проблем складу і постачання, не врахують кадрових і зарплатних нюансів, управлінських завдань і, нарешті, бухгалтерської специфіки компанії зі складною структурою. Якщо рішення облікових та управлінських завдань на вашому підприємстві потребує особливого, індивідуального підходу, варто звернути увагу на передову розробку компанії SoftIrbis (м. Київ) — «SIReD Підприємство»1.
Ця розробка є комплексом готових технологічних рішень, що дозволяють швидко й ефективно нарощувати функціональність систем автоматизації всього підприємства. До його складу входять 13 модулів, що охоплюють основні бізнес-процеси компанії (основні засоби, постачання і логістику, складське зберігання і ціноутворення, збут і рух грошей, кадри, зарплата і бухгалтерський облік, імпорт і юридичне забезпечення).
Режим Обліковий період автоматизує контроль коректності обліку операцій. Тут можна перевірити стан документів і при виявленні помилки перепровести.
Користувач системи, ставлячи завдання автоматизувати певні бізнес-процеси, може вибрати набір модулів, що містить необхідний інструментарій для відображення господарської діяльності, її обліку та контролю.
Модуль на замовлення
Бухгалтерський облік — це головна складова бізнесу. Вона повинна бути грамотно побудована і зрозуміла для користувача. Саме такий підхід до проблеми автоматизації бухобліку реалізовано у концепції програми «SIReD Підприємство» і її модуля «Бухгалтерський облік». Модуль «Бухгалтерський облік» використовується для відображення фактів господарської діяльності підприємства на рахунках бухгалтерського обліку, автоматизуючи процес ведення синтетичного й аналітичного обліку та формування всіх необхідних регістрів бухгалтерського обліку. Забезпечує підготовку бухгалтерської звітності від оборотно-сальдових відомостей та журналів-ордерів до Головної книги та Звіту про фінансові результати. Може застосовуватися на підприємствах будь-якої форми власності, незалежно від виду діяльності.
Помилка у звітності не пройде — достатньо звірити формули розрахунку статей балансу і за потреби відредагувати їх.
Уся бухгалтерська інформація, зокрема проведення за господарськими операціями і внутрішня звітність, формується автоматично на підставі первинних документів. Внутрішня архітектура модуля дозволяє створити план рахунків та визначити правила генерації проведень за ним відповідно до особливостей ведення бухгалтерського обліку на підприємстві. Модуль повністю орієнтований на українське законодавство, до нього інтегровані спеціальні механізми управління звітними періодами, а також механізми контролю оперативного обліку і всіх бухгалтерських операцій.
Характерна особливість «Бухгалтерського обліку» — можливість адаптувати його до різних видів діяльності підприємства. Цьому сприяє принцип побудови модулів, що використовується у системі. «SIReD Підприємство» складається з певного набору функціоналу: автоматизованих елементів різних бізнес-процесів (наприклад, оформлення прибуткової накладної, списання за актом тощо). Так ось, щоб забезпечити належний рівень автоматизації, за бажанням замовника до конкретного модуля може бути включено цілком певний набір функцій. Залежно від потреб його функціональний склад можна змінювати, додаючи необхідні інструменти обліку або видаляючи непотрібний функціонал.
Правильно налаштуєш — безпомилково облікуєш
Перефразовуючи відомий слоган, про бухгалтерську програму можна сказати: як її налаштуєш, так вона й облікує. Це повною мірою стосується модуля «Бухгалтерський облік». Основний принцип, закладений у ньому, — побудова всіх видів обліку на основі документообігу. Для правильного відображення інформації, що вводиться через первинні документи, треба налаштувати політику обліку підприємства. Це до снаги будь-якому бухгалтеру — користувачу системи завдяки зручному і зрозумілому інтерфейсу програми, яка дозволяє переглядати історії зміни інформації за будь-яким рядком даних. Будова модулів дозволяє без проблем отримати різні підсумкові суми за будь-якими колонками або одночасно відфільтрувати дані на нижчому рівні, що належать до різних верхніх рівнів. Важлива особливість програми полягає у тому, що вся інформація, введена до системи, ніколи не видаляється «назавжди» й у будь-який момент може бути відновлена з можливістю перегляду: хто, коли і що видаляв або змінював.
Налаштування здійснюється у певній послідовності: спочатку створюються і налаштовуються контури обліку, аналітичні довідники, плани рахунків та їхні параметри, потім — облікові періоди. Після цього відбувається опис налаштування проведень за первинними документами. І, нарешті, налаштовуються докладна політика обліку за контурами обліку, баланс, звіт про фінансові результати і шаблони аналізів.
Система дозволяє використовувати кілька контурів (сукупності первинних документів й інформації в облікових регістрах, що використовують єдині довідкові дані — покупці, постачальники, товари та ін.). Завдяки цьому у рамках єдиної системи ведеться облік кількох юридичних осіб. Причому облікові моделі (проведення, методи оцінки запасів, методи списання тощо) для кожної з цих юридичних осіб можуть відрізнятися і налаштуватися окремо одна від одної. Мало того, облікова модель контуру, що об’єднує всіх юридичних осіб, також може бути настроєна окремо. Це дозволяє гнучко і незалежно від облікових моделей юридичних осіб формувати консолідовану звітність.
У єдиному вікні роботи з контуром вибираються політика обліку (методи оцінки і списання ТМЦ, розподіли витрат, облікова валюта), тип контуру (для якого підприємства облік), план рахунків та облікова політика. У цьому режимі для кожного контуру обліку можна вказати перелік видів витрат, що відносяться на собівартість товару. Наприклад, якщо до прибуткового документа прив’язано акт виконаних робіт або авансовий звіт, то у собівартості товару будуть враховані тільки ті види витрат, які вказані у цьому режимі.
У системі «SIReD Підприємство» підтримуються кілька регістрів обліку, основні з яких — регістр бухгалтерських рахунків та регістр складських партій. Записи у них виконуються на підставі первинних документів. Для кожного з типів документів (таких як прибуткова накладна, касовий ордер, платіжне доручення тощо) налаштовується список операцій, доступних за цим документом. Своєю чергою, на кожен вид операції налаштовується група проведень, які формуватимуться при проведенні документа з цим видом операції, що вибирається у момент введення документа. При налаштуванні проведень за операцією визначається, звідки будуть братися значення рахунків, сум, аналітик рахунків тощо. Це простий механізм, доступний бухгалтерові.
Після проведення документа створюються проведення у відповідному регістрі обліку. Будь-який документ (у незакритому обліковому періоді) можна «відкотити», при цьому проведення і записи, що змінюють сальдо на рахунках, видаляються. Після необхідних змін документ можна провести знову, і сформуються нові проведення відповідно до змін документа.
Ведення облікових періодів — важливий розділ модуля, що дозволяє автоматизувати контроль правильності проведення господарських операцій та їх запису в бухгалтерських регістрах. У програмі можна відкривати (і закривати) облікові періоди будь-якої тривалості (не тільки місяць, квартал, рік, а й декада, кілька днів тощо) залежно від потреб. При закритті періоду програма автоматично виконує певні дії з перевірки правильності та цілісності облікових даних. Для збереження цілісності облікових даних після закриття облікового періоду блокуються введення і видалення документів. Якщо треба виправити документ у закритому обліковому періоді, який не підлягає правці, то період відкривається, документ виправляється і період знову закривається. При цьому можна налаштувати перелік документів, які заборонено чи дозволено правити у закритому обліковому періоді.
У цьому режимі можна перевірити стан документів і, що ще важливіше, необхідність перепроведення деяких із них. Наприклад, при виявленні помилки у вже проведеному прибутковому документі для її виправлення документ можна «відкотити». Щоб не було порушено коректність в обліку, програма автоматично позначає всі документи, на яких могла позначитися ця помилка, як такі, що потребують перепроведення. Ця інформація наочно і негайно буде подана у вікні Работа с учетными периодами у колонці Перепровести. Бухгалтеру залишиться тільки скористатися командою Перепровести документы по БУ.
Тестуємо звітність
На підставі облікових регістрів у програмі «SIReD Підприємство» можна створювати практично будь-яку звітність підприємства. Для цього використовують спеціальні шаблони, до полів яких вносять необхідні показники та їх розрахункові значення у вигляді простих формул (наприклад ОК(63), що означає кредитовий оборот за період за рахунком 63). Звітні форми заповнюються у зручному для бухгалтера вигляді — табличному. Відтак на підставі заповнених таким чином шаблонів формується звітність підприємства, яку за потреби виводять на друк у затвердженому контролюючим органом вигляді.
Щоб правильно налаштувати, наприклад, баланс підприємства, до верхньої таблиці вводиться план рахунків, за яким він будується. У нижній таблиці автоматично з’являться рядки балансу згідно з П(С)БО 2 і формули розрахунку статей балансу за умовчанням. Налаштовування полягатиме у редагуванні змісту колонок На начало периода і На конец периода. За потреби після редагування можна перевірити правильність заповнення формул розрахунку рядків балансу, для чого достатньо скористатися командою Тестировать шаблон. Програма автоматично перевірить правильність заповнення балансової відомості.
1 SIReD (SoftIrbis Real Decision) — реальне рішення від компанії SoftIrbis.
Модуль «Бухгалтерський облік» у системі «SIReD Підприємство» — це:
1) оперативна і повна інформація про діяльність підприємства;
2) надійний інструмент для опису господарських операцій і настроювання їх відображення у регістрах бухгалтерського обліку;
3) автоматичне формування бухгалтерських проведень і накопичувальних регістрів;
4) широкі можливості налаштування ведення облікової політики;
5) автоматизована побудова фінансової звітності підприємства за допомогою вбудованих інструментів;
6) здійснення контрольно-ревізійних функцій управління підприємством;
7) можливість відображення діяльності підприємства одночасно у кількох контурах обліку;
Просяться до вас на службу безкоштовні веб-сервіси «Пролінг офіс» Прикладні програми Переважна більшість комп’ютерів оснащена багатофункціональними програмами компанії Microsoft. Найпопулярніші з них включено до офісного програмного пакета MS Office. Найбільші функціональні можливості для ефективної та зручної роботи реалізовано у новій....
