З появою «1С:Підприємства 8.0» ситуація з вибором платформи трохи ускладнилася. У типових рішеннях для 8-ї версії використовується вдала система кадрового обліку та серйозно оновлені механізми розрахунку. Але версія 7.7 вже дуже добре знайома користувачам і менш вибаглива в апаратних засобах. Як бути?
Можна сміливо стверджувати, що найпоширеніша система для облікових завдань — програма «1С:Підприємство». Сьогодні використовуються дві версії системи «1С:Підприємство»: 7.7 та 8.0. Обидві є засобом розробки і кожна має свою мову програмування. За допомогою цих засобів розробляються прикладні рішення С конфігурації.
«Простеньке» завдання про зарплату
Нерідко бажання мати нову програму виникає через помилкове уявлення про те, що з придбанням «диво-системи» всі проблеми, що є в обліку та в розрахунку зарплати зокрема, почнуть вирішуватися самі собою.
Проте це не так. Щоб автоматизація зарплати стала успішною, насамперед слід встановити зрозумілі правила і створити посадові інструкції на всі випадки життя підприємства. А потім може відбутися приємний парадокс: виявляється, створивши чітку схему роботи, далі вже не доведеться нічого автоматизовувати.
Ось приклад: якщо на вашому підприємстві працюють директор, бухгалтер і 10 — 20 працівників, серйозні специалісти-впроваджувачі порекомендують взагалі не автоматизовувати зарплату. У крайньому разі, якщо облік вже ведеться у якійсь програмі, спробувати за допомогою MS Excel провести попередні обчислення і внести отримані сумарні проведення до облікової системи. Наприклад, у продукті «Бухгалтерський облік для України» для системи програм «1С:Підприємство 7.7» для цього є все необхідне.
Ті, у кого на порядку денному справді стоять проблеми розрахунку й обліку зарплати, які неминуче виникатимуть через постійні зміни у законодавстві, можуть вирішити їх за допомогою чудової компоненти середовища програм «1С:Підприємство» версії 7.7 — «1С:Розрахунок». У чому її унікальність?
По-перше, впродовж усього періоду користувачі вносять дані, які реєструються у спеціальному журналі розрахунків. Під час їх введення нічого не аналізується, не виконується непотрібна робота з розрахунку неповних даних. Тобто основний час з погляду зарплати система просто накопичує (реєструє) інформацію, не роблячи жодних висновків. Це ефективно позначається на швидкості її роботи.
По-друге, повний процес аналізу і розрахунку з урахуванням нескінченної кількості варіацій введених параметрів починається тільки тоді, коли треба розрахувати зарплату. Якщо після розрахунку виявляються не повністю або неправильно введені дані, то вони додатково вводяться або виправляються, і розрахунок виконується заново.
По-третє, повна відкритість системи з погляду підтримки. Замовник не потрапляє у гостру залежність від фірми-впроваджувача. Попри наявність тільки у Києві десятків компаній, що обслуговують програми замовників на платформі «1С», ніхто не заважає підприємству самому підготувати власних фахівців.
Слід відзначити дивовижну живучість та стабільність платформи «1С:Підприємство 7.7» при вирішенні завдань з розрахунку зарплати. Швидкість роботи майже не залежить від обсягу вже накопиченої інформації. Фахівці стверджують, що система з року в рік зберігає високі показники швидкості. Про зручність і простоту роботи з конфігурацією свідчить той факт, що резервне копіювання і відновлення системи з копії спроможний виконати бухгалтер із зарплати. Причому на повне відновлення бази даних з копії йому знадобиться менше години.
Стара конфігурація баланс не зіпсує
Є типові конфігурації, які поставляються та підтримуються фірмою «1С», крім того, конфігурації розробляються франчайзі — партнерами фірми «1С». Добре відомі і поширені типові конфігурації для системи програм «1С:Підприємство» версії 7.7, такі як «Бухгалтерський облік для України», «Зарплата і кадри для України». Безумовним успіхом на підприємствах, де важливе значення має автоматизація розрахунку і обліку зарплати, користується конфігурація «А4:Зарплата і кадри» впроваджувальної компанії А4.
Її користувачі отримали інструмент, за допомогою якого можна складати власні алгоритми розрахунку з базових алгоритмів, жорстко створених у системі. Така можливість істотно скорочує необхідність втручання у систему програмістів та підвищує ефективність її використання при вирішенні управлінських завдань. Важлива особливість конфігурації «А4:Зарплата і кадри» полягає у тому, що вона поєднує у собі можливості налаштування ведення обліку під вимоги замовників та водночас повністю відповідає вимогам законодавства.
Що насамперед привертає до себе увагу при користуванні програмою «А4:Зарплата і кадри»?
Розвинена функціональність. Конфігурація дозволяє проводити всі різноманітні форми і методи нарахування зарплати: відрядну, погодинну та відрядно-погодинну, як за окладом, так і за тарифом. Можливе ведення обліку як за штатними працівниками, так і за сумісниками, передбачено ведення трудових договорів та угод.
Робочий час для нарахування зарплати може враховуватися як за календарем, так і за графіком, з урахуванням роботи у вихідні і святкові дні, нічні зміни, наднормові роботи. При цьому програма автоматично відстежує доплати за перепрацьований час.
Крім основних нарахувань, тут передбачаються усілякі доплати, премії, компенсації. Це можуть бути різні види доплат, у т. ч. накази на доплату тривалої дії, наприклад за кваліфікацію. Доплати можуть враховуватися як у вигляді фіксованої суми, так і відсотком. Аналогічно ведеться облік усіх відхилень: лікарняних, відпусток, невиходів на роботу. Підтримуються різні утримання, як фіксованою сумою, так і відсотком. Автоматично відстежуються утримання за тривалий період, наприклад, аліменти, виконавчі листи.
Конфігурація «А4:Зарплата і кадри» широко використовує вбудовані засоби компоненти «1С:Розрахунок». Для кожного документа — свій період дії та період реєстрації, використовуються механізми витіснення одних розрахунків іншими.
Тут важливо ще раз зазначити, що сама конфігурація містить певний «стандартний» набір видів розрахунків. Розширення функціональних можливостей, введення правил проведення розрахунків, визначення послідовності їх виконання задаються для конкретного підприємства налаштуваннями системи без додаткових програмних робіт.
Додаткова аналітика. Крім звичайних функцій обліку — нарахування зарплати, розрахунку податків і виплат, — конфігурація «А4:Зарплата і кадри» дозволяє вести окремий облік за підрозділами. Так, витрати із зарплати і податків можуть відноситися до різних статей і обліковуватися за підрозділами як центри витрат.
Унікальність вирішуваних завдань. Конфігурація дозволяє гнучко реагувати на особливості обліку, що визначаються вимогами користувача. Як одну таку особливість можна навести захопливе завдання з нарахування зарплати методом від зворотного. Наприклад, у штаті є працівник, якому треба виплачувати на руки певну суму «чистими». Природно, у типовій конфігурації така проблема не вирішується. Звичайно, якщо таких працівників у штаті один-два, то простіше скористатися можливостями електронних таблиць Excel, а якщо таких працівників багато, краще вести розрахунки в «А4:Зарплата і кадри».
Контроль введення даних. Уявіть собі ситуацію: на підприємстві кілька табельників подають інформацію до бухгалтерії обліковцям. Нерідко вона містить багато помилок (наприклад, таких як накладення графіків виходів, тобто коли працівник працює більше 24 годин на добу, виходи на роботу після звільнення або до прийняття до штату, робота під час відпустки або лікарняного). Усе це треба виявляти і коригувати. механізм витіснення компоненти «1С:Розрахунок», що використовується у конфігурації, дозволяє автоматично виключити 90% таких помилок. Це досягається завдяки тому, що кожна подія має свій пріоритет. І якщо до системи за певний період вноситься лікарняний листок, то він анулює дні, відпрацьовані за табелем у цей період, або дні відпустки. По суті, робота бухгалтерії полягає у своєчасному отриманні документів і внесенні їх до системи.
Бухгалтерські проведення. Взаємодія розрахункового відділу і загальної бухгалтерії після виконання розрахунку максимально спрощена. У «А4:Зарплата і кадри» створюється результуючий документ, який:
• по-перше, закриває розрахований період;
• по-друге, формує зведені рахунки з нарахувань, відрахувань та утримань щодо підрозділів.
Часто немає жодної потреби навантажувати загальну бухгалтерську систему докладною інформацією щодо кожного працівника, адже все одно, крім бухгалтерів із зарплати, у цьому мало хто взагалі щось тямить.
Алгоритми проведень прив’язуються до видів розрахунків і є довідником, в якому обліковець накреслює шаблони майбутніх проведень. Зазвичай цю процедуру виконують фахівці «Впроваджувального центру А4» на етапі первинної конфігурації системи.
Інтеграція з іншими системами. «А4:Зарплата і кадри» досить легко інтегрується з іншими системами. Наприклад, є рішення, коли табелювання здійснюється через турнікети — за часом входу і виходу працівників.
Є рішення з інтеграції зі системою SAP/R31. Використовується односторонній зв’язок 1С — SAP/R3. Розраховані проведення із зарплати передаються до SAP у вигляді окремого файла. Одне з впроваджених рішень використовує двосторонній зв’язок. Дані кадрового обліку, введені до SAP, надходять до конфігурації «А4:Зарплата і кадри», потім розраховується зарплата, а розраховані проведення із зарплати передаються до SAP.
Ось «звичайне» для конфігурації завдання автоматизації зарплати:
• штат працівників підприємства — від 200 до 4000 осіб;
• плинність кадрів — приблизно 10 відсотків;
• кількість реєстрованих подій у системі обліку — від 50 до 300 щодня;
• кількість комбінацій пільг, утримань, заохочень — необмежене;
• історія розрахунку зарплати — величезна, накопичена за багато років, яку треба зберегти;
• реальний термін для запуску системи (з моменту зупинення старої до виплати зарплати у новій системі) — 1 місяць.
А4:Зарплата і кадри
• конфігурація розроблена у 1999 р. компанією «Впроваджувальний центр А4»;
• реалізована за допомогою компоненти «Розрахунок»;
• у 2000 р. отримала сертифікат «1С:Сумісно».
Це важливо!
Фірма А4 вирішила всі нові проекти виконувати на новій, 8-й платформі, а чинні рішення для версії 7.7 продовжувати підтримувати у повному обсязі.
1 Система R/3 (розроблена німецькою компанією SAP AG) — популярна платформа для автоматизації, вирізняється високою інтегрованістю та масштабованістю.
Автоматично з "Дт-Кт" № 39 (29.9.2008) :: Вікно у світ «1С» Тематичний посторінковий перелік публікацій випусків поліграфічного видання бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит" (розділ "Автоматично з "Дт-Кт"") за 3-й квартал 2008-го року...
