Вулкан облікових можливостей автоматизація дистрибуторської компанії на базі програмного комплексу «Універсал»
Успішно провадити бізнес, контролювати ситуацію, миттєво реагувати на виклики ринку можливо тільки в єдиному інформаційному просторі. Щоб це стало реальним та ефективно працювало, потрібні сучасні програмні інструменти.
Одна з найдовершеніших розробок у галузі автоматизації обліку — програмний комплекс (ПК) «Універсал» (компанія «Софтвер Про»), що є цілим набором готових галузевих рішень. Усі вони реалізовані на базі стандартного комплексу і легко адаптуються під будь-які особливості виробничого процесу. Адаптація комплексу для дистрибуторської компанії повною мірою враховує особливості цієї сфери діяльності.
У руках фахівців дистрибуторської компанії комплекс стане зручним, повнофункціональним рішенням для автоматизації ключових бізнес-процесів підприємства, організації обліку на ньому, аналізу та планування його діяльності.
Робота зі швидкістю звуку
Характерною особливістю діяльності дистрибуторської компанії є обробка великих обсягів інформації. Обсяг бази даних такого підприємства нерідко сягає багатьох гігабайт, а кількість записів вимірюється десятками мільйонів. Ось чому швидкодія системи, що автоматизує облік на такому підприємстві, ставиться на перше місце. У комплексі «Універсал» це завдання успішно розв’язано. Уявіть собі, на підприємстві, де потік документів може становити сотні і тисячі на день, система вільно дає собі раду з товарною номенклатурою, що вимірюється десятками і сотнями тисяч записів. Тут і розгорнений сальдовий облік за контрагентами, підрозділами підприємства, матеріально-відповідальними особами, договорами, й автоматичне ведення обліку ТМЦ за партіями, з побудовою схем FIFO, LIFO та інша найрізноманітніша облікова інформація. При цьому будь-яка цифра дебіторської або кредиторської заборгованості може бути розгорнена за датами її утворення.
За лічені секунди користувач програми може отримати абсолютно повну картину щодо будь-якого об’єкта обліку (товару, контрагента і т. д.): сальдо і залишки (для кількісних об’єктів), усі документи всіх типів операцій, в яких вони брали участь.
Швидкодію цієї системи та деталізацію зберігання інформації можна охарактеризувати ще й так. За кілька секунд оператор може отримати часову розгортку за днями залишків товарів і їніх партій стосовно будь-якого складу. А за потреби — і перейти до первинних документів, що зумовили конкретну зміну залишку товару. Справді унікальна швидкодія!
Один документ — два обліки
Комплексне рішення облікових завдань у єдиному інформаційному просторі — необхідна умова автоматизації обліку в такій специфічній діяльності, як дистрибуція. Комплекс «Універсал» дозволяє об’єднати в єдиному інформаційному просторі будь-які облікові завдання (бухгалтерський, податковий, оперативний, виробничий види обліку).
Робота різних служб дистрибуторської компанії будується на єдиному документообігу. У процесі можуть брати участь відділи постачання, збуту, складське господарство, бухгалтерія. Наприклад, у програмному комплексі є можливим такий ланцюжок документообігу:
• розрахунок потреби у товарах з урахуванням: рейтингу товарів, незнижуваних складських запасів, сезонної складової, товарів у дорозі, незадоволеного попиту тощо (відділ постачання);
• формування заявок постачальникам (відділ постачання);
• прибуткування товару на підставі заявок (відділ постачання, склад, бухгалтерія);
• приймання заявок від покупців, фіксація незадоволеного попиту (відділ збуту);
• резервування товару до відвантаження (відділ збуту);
• облік і контроль повернень (відділ збуту, бухгалтерія, склад).
Система може охоплювати діяльність майже необмеженої кількості господарюючих суб’єктів (до 99). Ними можуть бути юридичні особи і приватні підприємці, що входять до корпорації. Для кожного з них може вестися як стандартний бухгалтерський облік, так і оперативний облік, що повністю відображає реальну картину господарської діяльності компанії.
Дані оперативного обліку, як правило, мають набагато вищий ступінь деталізації і враховуються обов’язково у режимі практично реального часу, тимчасом як бухгалтерський облік може вестися постфактум і не потребує такої деталізації. Так, робота відділів постачання, збуту, складу відображається у площині оперативного обліку і ведеться з максимальним ступенем деталізації інформації. Для бухгалтерського обліку така деталізація, як правило, надмірна. Проте при цьому паралельне ведення бухгалтерського й оперативного обліку не породжує суперечності між ними, адже вони будуються на єдиному потоці первинної документації. У системі це вирішено шляхом ведення двох великих довідників товарів:
• товари бухгалтерські;
• товари оперативні.
Наприклад, у торгівлі парфумерною продукцією треба вести облік кожної одиниці із зазначенням усіх її споживчих характеристик (кольору, виду упаковки тощо). Своєю чергою, бухгалтерський облік допускає ігнорування цих характеристик. Тому завдання, що виникає у зв’язку з цим: як однією прибутковою накладною організувати облік різних об’єктів у різних площинах (оперативний облік та бухгалтерський облік), — була вирішена у комплексі «Універсал».
До цього додамо, що облік може вестися ще й за кількома юридичними особами з різними схемами оподаткування, що входять до корпорації (товариства з обмеженою відповідальністю, приватні підприємства тощо). При цьому кожна юридична особа повинна мати власний бухгалтерський облік і, можливо, консолідований оперативний облік.
Легкий тягар корпоративних зв’язків
Широко розгалужена мережа дистрибуторської компанії вимагає, щоб робота її підрозділів здійснювалася в єдиному інформаційному просторі із загальною інформацією про матеріальні та фінансові ресурси, загальними правилами резервування та бронювання товарів тощо. Універсал пропонує як off-line, так і on-line1 рішення цієї проблеми.
При відносинах з контрагентами (зокрема з покупцями) теж виникає питання обліку корпоративного. Наприклад, ви працюєте з юридичною особою — фірмою «Альфа». Уся бухгалтерська звітність оформлена на неї. Проте фірма «Альфа», своєю чергою, має кілька власних торгових точок. Щоб ефективно працювати й управляти такою розгалуженою структурою, треба, щоб завдання транспортної логістики, мерчендайзингу, аналізу вирішувалися для кожної такої точки індивідуально. Водночас фірма «Альфа» — один із суб’єктів корпорації «Омега», до якої також входять фірми «Бета», «Гамма» і «Дельта». Тут уже не обійтися без комплексного вирішення питань фінансового управління, мінімізації ризиків, ціноутворення тощо для всіх організацій, що входять до корпорації «Омега». Програмний комплекс «Універсал» успішно дає собі раду з таким складним завданням.
Для вирішення корпоративних управлінських завдань комплекс має потужний аналітичний інструментарій у вигляді розрахункових документів, багатьох десятків призначених для користувача звітів та зведень, а також модуля багатовимірного аналізу за технологією OLAP.
Відстрочення оплати дозволити!
Будь-який бізнес передбачає наявність фінансових ризиків. Повністю виключити їх не можна, мінімізувати — можливо. Ця ідея якраз і реалізована у комплексі за допомогою так званої системи блокувань — правил, що обмежують відпуск товарів без передоплати. Перевірка актуальності договору та його умов при оформленні замовлення, таких як «дата закінчення», «статус» тощо, обмежують такі характеристики, як кількість днів відстрочення, умова доставки тощо. При цьому може бути заблоковано відвантаження при порушенні цих правил для договорів певного типу. Система має кілька умов, що визначають вид блокування.
1. Можна заблокувати створення документа на певного клієнта. Якщо встановлено тип блокування «Разрешение на создание заказа», то після вибору клієнта у вікні створення замовлення програма покаже застережне повідомлення: «Создание документов на этого клиента заблокировано таким-то менеджером».
Встановлення для параметра контрагента Разрешенное превышение сроков оплаты значення більше нуля запустить процес аналізу несплачених (у т. ч. частково) накладних контрагента, які виписувалися за договорами («Відстрочення платежу», «Відстрочення каси», «Відстрочення з ризиком повернення» і «Договір доручення»). І якщо з моменту відвантаження до поточного дня минуло більше днів, ніж сума кількості днів відстрочення договору та кількості «дозволених днів перевищення термінів оплати», увімкнеться блокування.
Можна заблокувати оформлення замовлення параметром контрагента Коэффициент превышения среднемесячного запаса. При увімкненні цього типу блокування при наборі замовлення програма автоматично перевірить суму поточної заборгованості контрагента і розрахує показник, який не можна перевищувати. Інакше буде включено блокування.
Контролюючи параметр контрагента Товарный кредит при отгрузке, програма автоматично заблокує виписування замовлення, якщо сума поточної заборгованості контрагента разом зі сумою замовлення перевищить зазначений параметр.
Сама система блокування теж захищена. Зняти її може тільки відповідальний менеджер, але й у цьому разі інформація про блокування все одно залишиться. Причому менеджер може зняти блокування тільки свого контрагента. Замовлення, які були заблоковані, але з них знято блокування, позначаються. Перегляд причин блокування та візуалізація всієї історії блокувань дає інформацію для додаткового аналізу.
Спеціальна ціна
Комплекс «Універсал» дозволяє налаштовувати і підтримувати найскладніші схеми ціноутворення залежно від різних параметрів номенклатурних позицій. При цьому ціноутворення відбувається за основними правилами, описаними у налаштуванні прейскурантів (прейскурант «Общий»). Система містить складні, але такі, що легко налаштовуються, формули перерахунків цін, стосовно основної базової ціни як для різних груп товарів, так і різних параметрів самого товару (наприклад, його параметр Фиксированная цена). До того ж кожен контрагент має налаштування на ту чи іншу колонку в прейскуранті. Плюс до цього він може за деякими групами товарів мати так звану спецціну із зазначенням специфічних типів цін для окремих брендів.
Автоматизація основних бізнес-процесів дистрибуторської компанії робить їх ефективнішими. При використанні цієї програми формування заявки, наприклад, на постачання товарів, потребує кілька хвилин і відбудеться у повністю керованому та прозорому режимі.
1 Off-line — система транспортування даних (експорт/імпорт інформації, контроль її цілісності, підтвердження доставки пакета тощо). Економічне вирішення проблеми синхронізації територіально розподілених баз даних комплексу «Універсал».
On-line — прямий доступ віддалених користувачів до бази даних комплексу в режимі реального часу.
Документи без приписок Корисні поради Електронний документообіг на підприємствах стає звичайною справою. При всіх його перевагах є проблема, яку треба вирішувати, — це незмінність інформації, що зберігається. Якщо для паперового документа цілком актуальною є приказка «Що написано пером —...
