Діловий тижневик "КОНТРАКТИ" №48/2008 Гроші:
Причини і наслідки інфляційних процесів в Україні :: Хто ще потрібен і вже не потрібен роботодавцям :: Чому різко дешевшає комерційна нерухомість...
Попри те, що облікові програми стали обов’язковим інструментом у більшості фахівців, пристрасть бухгалтерів до електронних таблиць Excel не вщухає.
Інтерес до Excel у багатьох фахівців зберігається не тільки і не стільки завдяки вкоріненій звичці працювати з універсальною програмою. Говорити про переваги електронних таблиць як найпотужнішого розрахункового інструменту з широкими аналітичними можливостями немає сенсу: вони загальновідомі. Набагато цікавіше розглянути здатність Excel обробляти дані, створені в інших програмах. Саме аналіз інформації, імпортованої з інших баз даних, програм, ресурсів (наприклад Інтернету) робить цю програму незамінною для багатьох фахівців. І бухгалтер — не виняток.
Бухгалтерові завжди чогось не вистачає
Здавалося б, що ще потрібно йому, озброєному найсучаснішою обліковою програмою, — багато розрахунків автоматизовано, до системи за умовчанням закладено десятки звітних форм. Якщо треба врахувати особливості обліку на підприємстві, — прошу дуже, будь-яка з цих форм може бути спеціально налаштована під запити користувача. Щоб зробити максимально зручною підготовку звітів, до послуг бухгалтера різні регламентовані звіти. Але, як мовиться, завжди чогось не бракує. Насамперед це стосується нерегламентованих звітів. Налаштовуючи облікову програму, не можна відразу передбачити потребу у такій аналітичній інформації. Тільки під час роботи стає зрозуміло, які знадобляться дані і в якій формі. Ось тут і може проявити себе Excel як зручний систематизатор табличних даних і гнучкий їх аналізатор. Для цього достатньо лише імпортувати дані у відповідний формат і завантажити їх в електронні таблиці.
В облікових автоматизованих програмах чимало даних подано у табличній формі — саме в тому вигляді, в якому зручно обробляти в електронних таблицях. Візьміть, наприклад, розрахунок заробітної плати. Ще не бачив такої програми, яка б відповідала потребам користувача. Ось де повною мірою проявляють свої значні здібності електронні таблиці Excel. Досить імпортувати таблицю основних даних, а далі можна додавати необхідні графи, записувати до них розрахункові формули й отримувати необмежені облікові та управлінські можливості. І що найголовніше — дані у таблиці Excel завжди підтримуються в актуальному стані з першоджерелом.
Не менш зручно перенести до електронних таблиць, наприклад, дані з довідників (клієнтів, товарів тощо). Це дозволить не лише роздруковувати їх, а й розширити додатковими функціями з можливістю аналізу вхідних даних.
Нарешті, імпорт даних дозволяє уникнути повторного їх введення для аналізу в електронних таблицях Excel. Само собою зрозуміло, що дані, імпортовані в електронні таблиці, можна підтримувати в актуальному стані — при кожному занесенні до бази даних нової інформації вони автоматично оновлюватимуться у таблиці. В Excel для цього вбудовано функцію Обновление данных. Є кілька способів оновлення імпортованих даних, наприклад при кожному відкритті книги або автоматичне оновлення через задані інтервали часу. Причому під час актуалізації даних можна продовжувати роботу в Excel.
Отже, висновок один: імпорт в Excel даних, створених в інших програмах, — добра можливість розширити функціонал спеціалізованої бухгалтерської програми, обробити імпортовані дані потужним обчислювальним інструментарієм і провести комплексний аналіз даних, отриманих із зовнішніх джерел1. Як її реалізувати?
Швидка дорога в Excel
Є два основні способи створення файлів Excel із даних зовнішніх додатків:
— використання технологій Microsoft (DDE, OLE тощо);
— використання файла у форматі, зрозумілому Excel (xla, xls, xml, html, csv тощо).
Залежно від того, дані з якого зовнішнього джерела буде імпортовано в Excel, використовується один із цих способів. Так, наприклад, якщо вам треба буде мати у себе на комп’ютері постійно оновлювану таблицю біржових котирувань, яку ви отримуєте з Інтернету, використовується стандартна технологія Microsoft. Якщо виникне потреба перенести дані з бухгалтерської облікової програми, використовується файл у форматі, зрозумілому Excel.
Сучасні бухгалтерські програми містять функцію експорту даних. Найпросунутіші з них здійснюють експорт безпосередньо у формат даних Excel. Збережений таким чином файл можна відкривати в Excel і обробляти його.
У інших шлях дещо довший. Спочатку вибираються документи, які будуть конвертовані в інший файл, потім слід вибрати його ім’я — як правило, експорт даних відбувається у звичайний текстовий файл (найпоширеніше розширення *.txt, хоча трапляються й інші). Після цієї процедури файл уже імпортується в електронні таблиці.
Щоб пройти процедуру імпорту в Excel, достатньо зробити лише три кроки. Спочатку створіть нову книгу Excel. Потім через меню Данные — Импорт внешних данных — Импортировать відкрийте діалог для вибору імпортованого файла, внаслідок чого автоматично запуститься «Мастер импорта». Залишиться зробити три кроки, щоб дані потрапили до електронної таблиці.
Перший крок — вибирається формат початкових даних і формат файла, тобто вирішуємо, як буде подано інформацію в таблиці. Тут можна також вказати програмі, щоб імпорт даних відбувався не з першого рядка, і попередньо переглянути файл.
Другий крок — встановлюються роздільники для текстових даних. Оскільки імпортується текстовий файл, то в ньому роздільники даних (кома, крапка з комою, табулятор тощо) будуть «мітками» для формування рядків і стовпчиків таблиці. Якщо ви неправильно вибрали тип даних, і вони неправильно розбиті за стовпчиками (результат буде видно у вікні), можна повернутися на крок назад.
Третій крок — встановлює для кожного стовпчика формат даних. На цьому етапі можна вибрати групу даних (стовпчик) і виключити його з процесу імпорту. Для цього слід виділити його і встановити опцію Пропустить столбец. Якщо представлений у вікні зразок розбору даних підходить вам, можна закінчувати імпорт — натисніть кнопку Готово. Залишиться лише визначити, де будуть збережені дані — на тому самому аркуші чи окремому.
Можна також встановити додаткові налаштування (кнопка Свойства). Якщо ви хочете заборонити оновлення даних у створеній таблиці, зніміть прапорець Сохранить определение запроса. Тут можна також вказати інтервал, через який автоматично оновлюватимуться імпортовані дані.
Якщо створена таблиця додатково відформатована (див. мал.), то можна примусити програму зберігати призначений для користувача формат після оновлення зовнішніх даних (встановіть прапорець Автоформат данных). Може статися так, що кількість рядків у джерелі даних зміниться (збільшиться або скоротиться), — цю дію можна врахувати під час імпорту, встановивши відповідний параметр. Для цього у вікні Свойства внешнего источника умімкніть опцію Автоформат данных. І, нарешті, можна копіювати формули з джерела зовнішніх даних, якщо встановити прапорець Заполнить формулами соседние столбцы.
Встановивши всі налаштування, натискаємо у вікні Импорт данных кнопку ОК — і електронну таблицю створено.
Цінність імпорту даних в Excel полягає у тому, що можна періодично оновлювати таблицю, отримуючи свіжі дані з програми-першоджерела. Примусово підтримувати таблицю в актуальному стані із зовнішнім джерелом просто — досить натиснути Обновить данные (меню Данные). З’явиться діалогове вікно, в якому вибирається файл — джерело зовнішніх даних. Натискаєте кнопку Импорт — і дані автоматично будуть актуалізовані. Тепер можна обробляти дані інструментарієм Excel.
На що важливо ще звернути увагу? Імпортувавши дані до таблиці Excel, користувач, звичайно ж, доповнить її графами і розширить її можливості, записавши необхідні формули. Але майте на увазі, що при кожному подальшому оновленні оновлені дані розміщуватимуться у тих самих стовпчиках, що й до оновлення. Тому всі призначені для користувача нововведення проводіть лише у додаткових стовпчиках праворуч від основних.
Стрибок з Інтернету
Імпортуються дані не тільки зі свого комп’ютера. Таким джерелом може бути інший комп’ютер або Інтернет. У першому випадку, зрозуміло, потрібне право доступу до такого персонального комп’ютера. Алгоритм імпорту аналогічний до наведеного вище.
Дещо відрізняється порядок імпорту інформації з Інтернету. Для цього, як завжди, відкрийте книгу Excel і створіть веб-запит (меню Данные — Импорт внешних данных). Відкриється однойменне вікно, в якому до відповідного поля введіть адресу веб-сторінки, що містить імпортовані дані, і натисніть кнопку Пуск. У вікні з’явиться потрібна сторінка (якщо у вас, звичайно, встановлено з’єднання з Інтернетом). Таблиці, які можна імпортувати в Excel, будуть позначені значками . Клацніть на тому значку, який розташований біля потрібних вам даних. Ця таблиця буде виділена рамкою, а значок зміниться на такий . (Якщо значків у вікні не видно, поклацайте на значку ). Тепер можна натискати на кнопку Импорт, і дані автоматично будуть перенесені до електронної таблиці на вашому ПК.
1 Дані, що зберігаються поза MS Excel (наприклад, бази даних бухгалтерської програми, MS Access, бази даних, що зберігаються в Інтернеті).
Вимоги до даних, що імпортуються в Excel:
— кожен стовпчик даних повинен мати заголовок у першому рядку;
— кожен стовпчик повинен містити тільки однотипні дані (тільки цифри, тільки текст);
— між стовпчиками не має бути пропусків або стовпчиків без даних.
Довідка завжди під рукою Корисні поради Операційна система Windows містить багато утиліт, що розширюють функціональні можливості системи. Переважна їх більшість є не в меню Программы, а схована у системній папці у файловому поданні. «Сховано» —не означає, що користуватися ними небажано. Просто....
Первинні документи факсом № 42 (20.10.2008) :: Прикладні програми Передача документів факсом — найпоширеніший спосіб підтвердження виконання зобов’язань за договором. Що може бути простішим — вклав платіжку у факс-апарат, і ваш контрагент через кілька секунд отримав її точну копію. Щоправда, за однієї умови: друга...
Як організувати важливих клієнтів № 32 (11.8.2008) :: Прикладні програми Інтернет дає не лише колосальні переваги для ведення бізнесу, а й може створювати чимало проблем. Хто не стикається зі спамом в електронних поштових скриньках? У його щоденному потоці нескладно загубити і важливі повідомлення. Як уникнути втрат...
