Як уникнути проблем під час впровадження системи автоматизованого обліку
Типова ситуація: програмні продукти, покликані автоматизувати бухгалтерський облік, виявляються не повністю впровадженими. При цьому певна частина інформації зібрана й оброблена в електронній формі, а решта — у традиційному, «паперовому» вигляді. Вихід один — «стикування» комп’ютерних даних з матеріалами, обробленими вручну. Трудомісткість та неефективність подібної роботи часто зводять нанівець усі переваги проведеної автоматизації. Як уникнути цього?
Будь-які контролери, у т. ч. аудитори, при виявленні на підприємстві подібної ситуації можуть зробити неприємний висновок: тут слід також чекати виявлення невідповідностей, що більшою чи меншою мірою впливають на бухгалтерську і податкову звітність. Відсутність повністю і коректно впровадженого автоматизованого обліку значно ускладнює роботу аудитора та знижує її ефективність. При використанні такої системи чималі проблеми підстерігатимуть і бухгалтера. Так, під час перевірки пошук помилок в обліку та їх виправлення стане для нього складним завданням:
— треба знову перерахувати загальні суми за пачками документів;
— перерозподілити операції між підрозділами;
— ввести підсумки до програми обліку;
— перевірити ще раз результат.
Безумовно, це підвищує вірогідність появи нових помилок.
Зазвичай до такого становища призводить необдумане і неретельно сплановане впровадження тієї чи іншої автоматичної системи. Впровадження, як і будь-яка інша професійна й інтелектуальна діяльність, приховує в собі чимало нюансів, деякі з яких розглянемо нижче.
Попри те, що впровадженням повинні займатися тільки фахівці, підприємство повинне мати змогу самостійно оцінити кваліфікацію впроваджувача з погляду методології, проведень, документообігу й оформлення тієї чи іншої операції.
Весь процес впровадження можна умовно поділити на 4 кроки. Щоб ви могли його ефективно проконтролювати, наведемо контрольний список запитань, давши відповідь на які, можна зрозуміти, наскільки коректно впроваджується система. Проте спочатку проведемо попередній аналіз.
Крок 1. Оцінка наявної системи обліку і необхідності змін
На цьому етапі треба звернути увагу на такі можливі проблеми:
– Дані до програми обліку вносяться загальними підсумками за пачками документів?
Якщо це так, то у цьому випадку при пошуку помилок відбувається значна втрата часу при перерахунку підсумків за документами у пачці. Альтернатива — інший підхід:«документ — проведення». Це означає, що кожному первинному документу відповідатиме запис у базі даних бухгалтерського обліку.
– Немає повної відповідності між записами у бухгалтерській базі даних і первинними документами за кількістю, ціною, сумою, номенклатурою?
Окремий випадок попереднього факту. Це призводить до того, що на підприємстві з’являються первинні документи з однаковими номерами від одного і того самого числа, але які містять різні дані.
– Регулярно переносяться дані з однієї підсистеми до іншої?
Нерідко трапляється ситуація, коли в автоматизованій системі є дві або більше незалежних підсистем, що охоплюють, на перший погляд, незалежні ділянки обліку: «виробництво», «склад», «зарплата», «основна бухгалтерія». Проте у результаті ця незалежність обертається обліковими проблемами. Це відбувається тому, що дані у таких підсистемах також незалежні, і, перебуваючи в одній підсистемі, не можна отримати інформацію з іншої — залишки на відповідних рахунках не збігаються. До того ж важко забезпечити взаємозв’язок між підсистемами при виникненні подій, для відображення яких у бухгалтерському обліку треба використовувати дві або більше підсистем обліку. Ось типовий приклад такої події — розкрадання у супермаркеті.
Приклад. 31 червня після закінчення робочого дня служба охорони супермаркету вилучила у працівника товар, на винесення якого не було документів. Було складено акт і, у зв’язку з тим, що всі приміщення, де традиційно зберігається товар, були закриті, товар був поміщений до сейфа охоронного приміщення. 1-го липня товар був зданий на склад з оформленням відповідних документів. Вирішено оштрафувати працівника і штраф утримати із заробітної плати.
У цьому прикладі відбувається перехрещення облікових функцій кількох підсистем. Це означає, що ланцюжок операцій і проведень, які описують цю подію у бухгалтерському обліку, буде розірвано. У результаті, перебуваючи у рамках однієї з підсистем, буде неможливо автоматично простежити всю операцію цілком.
Ще один типовий приклад, коли виникає необхідність переносити інформацію з однієї бази до іншої. Кожен менеджер має свою базу клієнтів в Excel, а бухгалтери створюють для себе допоміжні таблиці, з яких видно те, що не може показати автоматична система.
– Система не має традиційних форм регістрів обліку: журнал-ордер, головна книга, реєстр документів тощо?
Чому треба на це звертати увагу? Річ у тім, що на сьогодні методика навчання облікових працівників у навчальних закладах орієнтована на роботу з традиційними формами регістрів обліку. Їх відсутність у деяких програмах створює труднощі не тільки користувачеві, а й персоналу, запрошеним фахівцям, аудиторам. Важливо звернути увагу на можливість відображати у сформованих регістрах всієї необхідної інформації: дату операції, контрагента, ступінь деталізації даних тощо.
– При найманні на роботу облікового персоналу перевага віддається знанню конкретної системи обліку, чи професійним даним кандидата?
Така практика не спричинить об’єктивної оцінки ні фахівця-кандидата, ні використовуваної автоматизованої системи. Адже регістри обліку, що формуються системою, можуть не повністю задовольняти потреби користувача: не відображати суті операції, не показувати повного обсягу документів, не містити періоду проведення операцій і дати роздруку документа.
Цей оцінний список не повний. Позитивна відповідь на більшість з наведених запитань означає необхідність перебудовувати систему бухгалтерського обліку або впроваджувати нову автоматизовану програму.
Крок 2. Вибір системи і проваджувача
Як вибрати систему обліку, яка найповніше охопить усі ділянки бухгалтерського, податкового й управлінського обліку? Як оцінити кваліфікацію впроваджувачів, а також можливості фірми методологічно і технічно вирішити нестандартні питання?
Попри те, що авторитет фірми, яка впроваджує облікову систему, може бути досить високий, на практиці доводиться мати справу з реальним колективом, що впроваджує систему на конкретному підприємстві. Наприклад, у відповідь на ваше бажання автоматизувати облік на підприємстві вони можуть просто сказати:
– «Зробимо те, що скажете»
Таких людей і фірм краще уникати, адже провина за будь-яке потрапляння у тупикову ситуацію при використанні програми, за нестикування даних згодом лежатиме на вас. Типові відповіді при цьому: «Ви такого не говорили», «Завдання так не стояло».
Фірма-впроваджувач повинна брати на себе істотну частину роботи з комплексного аналізу діяльності вашого підприємства. Підприємство, зі свого боку, зобов’язане взаємодіяти з впроваджувачами й вказувати їм на проблемні ділянки в обліку. Колектив, що впроваджує облікову програму, повинен володіти знаннями бухгалтерського обліку на рівні висококваліфікованого головного бухгалтера, тобто знати методологію, систему документообігу, проведень, відносин відділів і ділянок та одночасно розуміти логіку комп’ютерної обробки інформації.
– Запропонуйте контрольний приклад
Було б цікаво запропонувати цьому колективу низку тестових завдань, які періодично виникають під час роботи підприємства, але які не охоплені конкретним програмним продуктом. Колектив, що приступає до впровадження системи, повинен запропонувати комплекс проведень, що забезпечують це переміщення товару, і продемонструвати, як ці операції реалізуються у пропонованій програмі.
Якщо програма потребує доопрацювання, бажано визначити, скільки це коштуватиме. Що дозволить спрогнозувати суму фінансових втрат підприємства у майбутньому і приблизно оцінити вартісний коефіцієнт автономності системи (пригадайте приклад з крадіжкою у супермаркеті).
До речі, у складанні переліку таких тестів та доборі нестандартних завдань, які виникали і можуть виникати на підприємстві, може взяти участь аудиторська фірма.
– Вартість майбутніх доопрацювань
В ідеальному випадку автоматична система обліку повинна бути впроваджена один раз і, при зміні зовнішніх чинників, легко та швидко переналаштовуватися. Проте у деяких випадках потрібні значні доопрацювання.
Усі бухгалтерські програми поділяються на дві категорії:
— грунтуються на методології обліку;
— грунтуються на операціях (подіях).
У першому випадку вартість і трудомісткість опису, налаштування та впровадження нової ділянки обліку значно нижчі, ніж у другому.
– Швидкість впровадження
Попередній аналіз стану справ на підприємстві може тривати будь-який час. А ось безпосереднє впровадження всіх розділів бухгалтерського обліку тою чи іншою мірою має бути завершене протягом одного кварталу (максимум двох). У ті самі терміни повинні бути отримані:
— баланс і головні книги за всіма рахунками;
— усі облікові регістри (журнали-ордери, оборотні відомості, в яких відображаються грошові суми і даються відповіді на запитання, звідки отримано певні кошти і де вони є);
— зведені аналітичні таблиці, що характеризують рух коштів, натуральних показників за кожною позицією та їх перетворення з одного стану в інший у згрупованому та узагальненому вигляді, в яких наочно відображено: «що», «звідки», «куди», «навіщо». Це найголовніше.
Якщо неможливо отримати дані про виконання вищеперелічених дій, слід утриматися від попередніх оплат.
Якщо колектив, який впроваджує облікову систему, намагається переконати вас у тому, що за такий короткий термін усе вищевказане є нездійсненним, не вірте. Інакше, якщо погодитися з тривалішим терміном, впровадження системи ускладниться. До того ж на працівників протягом невизначено довгого часу ляже подвійне навантаження, пов’язане як з тривалим впровадженням, так і з необхідністю зводити автоматизовані дані з тими, що були зафіксовані традиційним способом.
Крок 3. Контроль діяльності впроваджувача і своєчасність змін
На цьому етапі треба зробити ось що:
– Призначити керівника
Найкраще, якщо керівником впровадження буде зацікавлена особа, наприклад, яка володіє пакетом акцій підприємства або є безпосереднім заступником керівника з фінансових питань.
– Забезпечити взаєморозуміння
Важливо, щоб у колективі, який працює над створенням облікової системи, — а це працівники підприємства, аудитори, методисти, програмісти, — було забезпечено повне взаєморозуміння. Слід виправити ситуацію, коли колектив, що впроваджує, не має уявлення про діяльність підприємства, а підприємство і персонал бухгалтерії нічого не знають про можливості програмного продукту.
– Контролювати зміну наявного стану справ (реінжиніринг)
На жаль, бухгалтерський облік, у класичному вигляді, завжди з певною затримкою надає дані, необхідні для прийняття управлінських рішень. Це відбувається тому, що первинні документи надходять до бухгалтерії тільки після оперативно-технічної обробки у службах і відділах підприємств. Тому повинні бути розроблені методи зворотної взаємодії: від складання або обробки первинних документів у відділах та службах до програмної трансформації цих даних у бухгалтерські проведення та занесення їх до єдиної інформаційної бази.
У кожному конкретному випадку комплекс заходів трансформації може відрізнятися. Виокремимо три аспекти:
— методологічний — якщо треба вводити документ і розробляти механізм документообігу;
— технічний — заблокувати виправлення у вже роздрукованому первинному документі.
Кожну таку зміну слід розглядати з позиції вигідності й ефективності.
Приклад. На одному з підприємств Харкова склалася така ситуація. У певний момент відбулися зміни у характері роботи з клієнтами під час реалізації продукції і поряд з великими торговими підприємствами з’явилися дрібні. Один автомобіль комплектувався продукцією на кілька торгових точок (до 15) дрібними партіями.
За наявної методики роздруковувалися 15 накладних, за якими завантажувався автомобіль. Якщо продукції не було на складі, до накладних вносилися виправлення і накладні передруковувалися, проте старі документи не завжди знищувалися, тож виникала ситуація, коли траплялися два документи з однаковими реквізитами і різним змістом.
Під час впровадження автоматизованої системи було розроблено документ під назвою «Проект завантаження автомобіля», що об’єднував безліч накладних у зведену. У цьому документі вперше було введено графу «відмітка про відхилення», в якій вказувалася кількість недовантаження того чи іншого виду продукції. Тепер водій починав завантаження автомобіля не з 15-ма документами, а тільки з одним.
Після закінчення вантаження водій-експедитор повертався до диспетчерської, де диспетчер вирішував, за якою накладною здійснити недопоставку товару. Після цього роздруковувалися чистовий варіант зведеного пропуску на виїзд і чистові накладні на відвантаження продукції. Тепер залишалося вирішити технічне питання блокування зміни накладних після їх роздруковування. Тому всі коригування щодо додаткового завантаження автомобіля проводилися тільки додатковими документами, зміни до вже видрукованого первинного документа вносити було не можна. Цей комплекс організаційних заходів забезпечив 100% відповідність первинних документів комп’ютерній базі даних, тобто інформація, описана у первинних документах, з погляду бухгалтерського обліку, стала достовірною.
– Слухайте своїх співробітників
Якщо персонал підприємства до впровадження автоматизованої системи забезпечував бухгалтерський облік у необхідному обсязі, а при впровадженні ви отримали інформацію, що кваліфікація персоналу недостатня, трудомісткість не знижено і суміжні з бухгалтерією структури відчувають брак облікової інформації для прийняття рішень, то можна зробити висновок, що робота з впровадження зайшла у безвихідь.
Крок 4. Отримуємо результат
Впроваджений програмний продукт повинен відповідати таким вимогам:
– Взаємопов’язаність
Кількість підсистем обліку, які ведуться у різних автоматичних системах, має бути зведена до мінімуму. Різні операції на підприємстві повинні «замкнутися» одні на одних, тобто бути взаємозв’язаними і прозорими.
Один з істотних показників успішності впровадження — відповідність оперативного обліку бухгалтерському обліку. Це означає, наприклад, що на основі бухгалтерських даних менеджер з продажів повинен мати змогу робити висновки про наявність того чи іншого товару на складі.
– Простота і легкість навчання
Система повинна була бути простою в експлуатації і не повинна потребувати тривалої перепідготовки кадрів та спеціальних знань комп’ютерної техніки. Це важлива умова для збереження складу управлінського персоналу, а також обліковців та економістів.
– Подальша підтримка
Втручання технічних спеціалістів у впровадження й експлуатацію системи має бути мінімальним. Ступінь можливого втручання програмістів у вже впроваджену систему, наприклад з метою оцінки її автономності або можливих грошових витрат на її супровід (якщо такий супровід потрібен), повинна бути обумовлена заздалегідь.
– Доступність даних і їх повнота
Якщо тепер до вашої бухгалтерії йдуть натовпом за інформацією, це означає, що мети впровадження автоматичної системи досягнуто і воно проведене чудово.
Редакція дякує аудиторській фірмі «АФ Курсор-Аудит» (м. Харків) за надану інформацію при підготовці статті.
Баланс в ідеальному офісі Твої електронні обладунки Завдяки різноманітним бухгалтерським програмам та додаткам робота сучасних обліковців значно спростилася. Найбільш комфортною її робить правильно дібрана офісна техніка. В умовах автоматизації бухгалтерського обліку офісна техніка стала життєво...
