Як довго триває впровадження й у що воно виливається? Це запитання цікавить усіх користувачів, які вирішили йти в ногу з часом. Можна відразу сказати: не так дешево і швидко, як багато хто чекає.
Можна стверджувати, що процесу впровадження автоматизованої системи не уникнути. І це незалежно від того, наскільки точно її характеристики відповідають особливостям обліку на підприємстві. Якою б суперсучасною не була програма, очікуваний результат залежатиме не від популярності бренду, а від того, як вона впроваджувалася і як буде використовуватися.
Звіт у всьому винен
У середньому впровадження триває два повні квартали.
Перший квартал система готується до запуску. Спочатку створюється докладна специфікація:
— перелік робочих місць;
— вхідні і вихідні форми;
— форми звітів.
Далі налаштовуються довідники-описувачі алгоритмів, за потреби вносяться програмні модифікації під специфічні потреби користувача, готується спеціалізована документація для користувачів (посадові інструкції у термінах нової системи). Відтак у новій системі формується структура підприємства, наповнюються облікові довідники, завантажується історія і проводиться функціональне навчання користувачів.
Нарешті, настає дуже короткий і нервовий період впровадження. Якщо за договором із впроваджувачами аванс не виплачувався або він розраховується фіксованим відсотком від зарплати фахівців, які встановлюють програму, то цей період становитиме один місяць. Якщо ж аванс розраховується як повноцінна зарплата, то 2 тижні. У цей період усе те, що так довго готувалося і перевірялося, мусить успішно запрацювати. Другої спроби, найімовірніше, не буде. Навряд чи працівники підприємства захочуть продовжувати впровадження після того, як їм доведеться розрахувати все вручну, та ще й після того, як вони мучилися два тижні, забиваючи кудись цифри.
Як би не була виконана підготовка до запуску, перший розрахунок залишає після себе багато запитань. Одні дані чомусь не потрапили до специфікації, другі — були неправильно інтерпретовані, про треті — просто забули. На усунення, зміну і розв’язання всіх цих проблем буде витрачено другий місяць кварталу. Повноцінно все перевірити можна, лише склавши баланс або розрахувавши зарплату.
І ось, коли все начебто вже вирішено, користувачі задоволені, час підводити риску під впровадженням, — виявляється, що треба здавати один із квартальних звітів. Але біда у тім, що звіт формується накопичувально за рік, і в ньому змішуються дані, отримані зі старої облікової програми та розраховані у щойно впровадженій системі. Тут виявляється, що звіт ніяк не відповідає методам накопичення інформації, що застосовуються статистичними і податковими службами. На розв’язання проблем такого роду при налаштуванні системи витрачається ще один місяць.
Тепер, здається, все. Уже є працююча система, далі — простіше. Треба лише встигати за нашим законодавством у його прагненні «поліпшити» життя бухгалтеру.
Порахуємо витрати
Вартість впровадження автоматизованої системи залежить від використовуваного програмного забезпечення та кількості зайнятих на впровадженні працівників.
Давайте рахувати. Вартість програмного забезпечення «1С: Підприємство» версії 7.7. — від 2600 до 10260 грн. Вона залежить від кількості робочих місць та варіанта використовуваної системи зберігання даних (стандартної dbf чи SQL). Так, наприклад, «1С:Підприємство. Розрахунок. Конфігурація Зарплата і Кадри 7.7», мережна версія на необмежену кількість користувачів, коштує близько 5200 грн.
Вартість програмного забезпечення «1С:Підприємство» версії 8.0 — «1С:Зарплата і Управління Персоналом 8.0» — сягає близько 2500 грн. Для цієї версії ліцензується кожне робоче місце. Додаткова ліцензія на 1 робоче місце коштує 810 гривень, але вартість одного робочого місця зменшується при купівлі більшої кількості ліцензій — 5, 10 тощо.
Для виконання робіт з впровадження, залежно від обсягу, потрібні від двох до чотирьох фахівців, які добре знаються і на обліку, і на налаштуванні системи. Ризикнемо припустити, що зарплата такого фахівця буде не меншою 3000 гривень на місяць. У середньому на проект, залежно від кількості працівників підприємства, що автоматизується, таких фахівців потрібно троє. Помножимо на 6 місяців їх роботи — отримаємо 24000 гривень.
Разом, якщо впровадження виконується власними силами підприємства, це виллється у суму близько 30000 гривень. Щоправда, потім слід буде терміново думати, що робити з групою впроваджувачів у штаті.
Якщо впровадження виконується сертифікованим фірмою «1С» франчайзі-партнером, то суму сміливо множимо на 2 або 3 залежно від вибраної фірми. Усі розрахунки вельми приблизні, але дозволяють оцінити витрати.
Надійна підтримка
Щоб гарантувати надійність роботи автоматизованої системи, впроваджене рішення має постійно підтримуватися компанією-розробником. Тоді всі зміни, пов’язані з нововведеннями у законодавстві, будуть своєчасно відображені у використовуваному рішенні. Крім того, працівники компанії регулярно надаватимуть методичну допомогу клієнтам.
Окреме питання — регламентована звітність. Не можна сказати, що тут усе дуже добре. Швидкість виходу і модифікації форм звітності, а також інструкцій з її складання, на жаль, ще не дозволяють упевнено сказати, що вся звітність у порядку. Треба визнати, підтримання в актуальному стані всього переліку звітності для підприємства — непросте завдання.
Щоправда, є одне «але»: завжди актуальні щомісячні звіти. А ті, що формуються рідше, частіше потребують узгодження саме у момент формування. Саме тому після закінчення впровадження системи, як правило, укладається договір абонентського обслуговування, що передбачає постійне оновлення звітності у міру її відозміни.
Редакція вдячна фахівцям фірми «А4» за інформацію, надану під час підготовки статті.
Гросбух готує звіти в Excel Не «1С»-ОМ єдиним Не всі фірми використовують автоматизовані облікові системи. Для мікропідприємств та приватних підприємців це мало виправдано й у фінансовому відношенні. Проте готувати звіти треба всім, і робити це слід правильно та за встановленим...
Автоматично з "Дт-Кт" № 39 (29.9.2008) :: Вікно у світ «1С» Тематичний посторінковий перелік публікацій випусків поліграфічного видання бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит" (розділ "Автоматично з "Дт-Кт"") за 3-й квартал 2008-го року...
