При всіх перевагах використання в обліку автоматизованих систем електронні таблиці Excel залишаються неперевершеним засобом обробки табличних даних. Адже саме така форма подання інформації є традиційною і найзручнішою для бухгалтерського обліку.
Широка функціональність Excel дозволяє використовувати його можливості для облікових та аналітичних операцій як приватними підприємцями, так і бухгалтерськими службами великих підприємств.
Ось приклади.
Приватне підприємство має кілька торгових точок, веде облік їх діяльності і звітність в Excel. Для цього використовуються електронні таблиці, до яких заносяться різні дані.
Завдання 1. Автоматизувати таблицю так, щоб торгові точки, які не мають прибутку в якийсь день (коли, наприклад, не працювали), були відсутні у таблиці цього дня, а з’являлися в інші дні.
Таке завдання (або подібне до нього) найпростіше вирішити, використовуючи функцію Фильтр. Оскільки основною умовою представлення даних є наявність прибутку, то фільтрувати їх треба за графою «Прибуток». Для цього виділіть цей стовпчик і в меню Данные — Фильтр клацніть на рядку Автофильтр. У правому нижньому куточку заголовка стовпчика з’явиться знак автофільтра . Відкрийте список умов фільтрації, клацнувши по значку. Щоб виконати поставлене завдання, виберіть у цьому списку рядок Непустые. У таблиці автоматично залишаться дані щодо тих торгових точок, які у цей період мали виручку.
Завдання 2. Показати у таблиці тільки ті торгові точки, які мали виручку не менше планових показників (тобто 200 грн).
Можливості Автофільтра можна використовувати у ширшому діапазоні, якщо привести в дію Пользовательский автофильтр. Для цього у списку фільтра, що відкривається, виберіть рядок Условие, внаслідок чого відкриється вікно користувацького фільтра. У групі параметрів зліва виберіть операцію фільтрації (нам потрібно больше или равно), а відтак у полі справа введіть значення планового показника для торгової точки (тобто 200) і натисніть ОК. У таблиці будуть автоматично сховані дані за всіма торговими точками, які не виконали план.
Якщо слід буде, навпаки, виявити відстаючих, введіть іншу умову — меньше. Для включення іншого набору умов фільтрації виберіть потрібне положення перемикача «И» — «Или». Наприклад, щоб забрати зі списку відстаючих ті торгові точки, які взагалі не дали виручки, встановіть перемикач у положення И, а потім у розташованих нижче полях виберіть додатково не равно і значення 0.
Завдання 3. Отримати аналітичні дані за торговими точками, які відповідають кільком умовам. Припустімо, вам треба виявити у звітному періоді всі дані, що стосуються торгових точок Іванчука і Петренка у дні, коли їх виручка становила не менше 300 грн.
Вирішити таке завдання найзручніше за допомогою функції Расширенный фильтр (меню Данные — Фильтр). Для ілюстрації використовуємо ту саму таблицю, проте її слід буде дещо доповнити. Щоб ввести в дію механізм Расширенный фильтр, над таблицею вставте кілька порожніх табличних рядків, залишивши між ними та основною таблицею порожній рядок. До цих рядків вноситимуться умови фільтрації даних, а сама таблиця буде діапазоном умов для фільтрації.
Зверніть увагу, щоб стовпчики додаткових рядків мали такі самі заголовки, як і в основній таблиці!
Тепер введіть до рядків під заголовками стовпчиків необхідні критерії фільтрації. До стовпчика Продавець внесіть текст Іванчук і Петренко, до стовпчика Прибуток — >300 (символ > доступний тільки на англійській розкладці клавіатури). Умови відбору для кожного стовпчика треба вводити безпосередньо одну під одною в окремі рядки.
Тепер відкрийте вікно Расширенный фильтр (меню Данные — Фильтр). Якщо ви не хочете змінювати вигляд облікової таблиці після фільтрації, а маєте намір перенести відфільтровані рядки до іншої ділянки листка, встановіть перемикач Обработка у положення Скопировать результаты в другое место. Відтак у полі Поместить результат в диапазон вкажіть верхню ліву комірку ділянки вставки. Щоправда, при цьому перенесені рядки включатимуть тільки стовпчики, заголовки яких були скопійовані.
Наочнішим результат фільтрації буде, якщо просто приховати непотрібні рядки. Для цього встановіть перемикач Обработка у положення фильтровать список на месте.
Вкажіть початковий діапазон, тобто ділянку фільтрації даних у таблиці, включаючи заголовки стовпчиків (виділено червоною рамкою). Потім у полі Диапазон условий введіть посилання на ділянку умов відбору, що теж включає заголовки стовпчиків (виділено синьою рамкою).
Щоб автоматизувати введення діапазонів, скористайтеся діалоговими вікнами, значки яких розташовані праворуч від полів введення . (При відкритому діалоговому вікні виділіть мишкою потрібний діапазон і згорніть вікно. Посилання з’явиться у полі).
Для закінчення фільтрації натисніть ОК. У результаті таблиця скоротиться і міститиме тільки дані, які відповідають умовам відбору.
Використовуючи верхні додаткові рядки, ви можете тепер змінювати спосіб фільтрації даних, змінюючи значення у діапазоні умов відбору. Фільтрацію в цьому випадку доведеться виконати ще раз.
Як прочитати незнайомий файл Прикладні програми Користувачі електронної пошти іноді виявляють поштові повідомлення з дивним прикріпленим файлом, що має назву winmail.dat. При спробі відкрити його він або взагалі не відкривається, або містить інформаційне «сміття». Проблема полягає у тому, що для...
Первинні документи факсом № 42 (20.10.2008) :: Прикладні програми Передача документів факсом — найпоширеніший спосіб підтвердження виконання зобов’язань за договором. Що може бути простішим — вклав платіжку у факс-апарат, і ваш контрагент через кілька секунд отримав її точну копію. Щоправда, за однієї умови: друга...
Як організувати важливих клієнтів № 32 (11.8.2008) :: Прикладні програми Інтернет дає не лише колосальні переваги для ведення бізнесу, а й може створювати чимало проблем. Хто не стикається зі спамом в електронних поштових скриньках? У його щоденному потоці нескладно загубити і важливі повідомлення. Як уникнути втрат...
