Усе під контролем за допомогою «ІНТАЛЕВ: Документообіг 2005»
Відома свого часу парадигма «Що робити? і «Хто винен?» тепер не така актуальна. Нині важливіше вирішити проблему «Як встигнути все зробити?». Сучасний бізнес не залишає багато часу на роздуми, а право на помилку зведено до мінімуму. Тільки автоматизація бізнес-процесів допоможе оптимально розподілити робочий час, проконтролювати своєчасне виконання обов’язків і забезпечити успіх підприємництва.
Ось ситуація, типова для багатьох підприємств, на яких ще не замислювалися про питання процесного управління.
А в результаті такого «типового», не процесного підходу:
— згаяно час керівника на з’ясування причин банальної неузгодженості дій виконавців;
— важливий клієнт вчасно не отримав замовлення.
Що вже говорити про велику компанію, для якої банальний прокол одного фахівця може обернутися значними фінансовими втратами. На жаль, такі приклади трапляються постійно, тож напрошується слушне запитання: «А як же організувати роботу так, щоб працівники своєчасно та якісно виконували свої обов’язки?».
Щоб знайти вирішення цього завдання, треба зрозуміти причини незадовільних результатів, до яких насамперед належать:
1) незнання керівником логіки поточного процесу;
2) неможливість виконувати груповий контроль процесів. Контроль виконується тільки «ручний», і тільки найважливіших процесів;
3) затримки у виконанні процесів через неузгодженість дій команди;
4) відсутність статистики виконання процесів для прийняття обгрунтованих управлінських рішень, орієнтованих на поліпшення якості виконання процесів.
Автоматизація бізнес-процесів — ключ до успіху
Уже загальновідомо, що вирішення більшості завдань можна прискорити за рахунок впровадження автоматизованих систем, які допомагають працівникам виконувати їхні обов’язки, а керівникам дають необхідну інформацію для прийняття рішень. Такий анонс читаємо у будь-якому описі сучасної інформаційної системи. Але чи стане у пригоді ця інформаційна система вашому підприємству? Щоб відповісти на запитання, треба більше дізнатися про запропоноване рішення. Програмний комплекс «ІНТАЛЕВ: Документообіг 2005» — це якраз той інструмент, який просто необхідний при описаних вище симптомах неблагополуччя на фірмі. Але інструмент без технології його використання — ніщо, тож розглянемо її.
Сьогодні часто чуєш: бізнес-процеси, бізнес-процеси... А ви їх бачили?
Але процеси ці існують і об’єднують діяльність усіх включених до них виконавців з метою отримання результату. Ви, певно, теж думаєте, що добре уявляєте собі процеси хай не у всій організації, але принаймні у своєму підрозділі. Але чи так це? Спробуйте намалювати хоч один бізнес-процес, не кажучи вже про те, щоб виконувати його за намальованою схемою, займатися його контролем та оптимізацією. Ідеально, коли в організації призначено відповідального за оптимізацію процесів, який і проектує їх.
Використовуючи інструментарій програмного комплексу «ІНТАЛЕВ: Документообіг 2005», такий працівник може за кілька хвилин намалювати бізнес-процес. Ось, наприклад, як виглядатиме «Виконання замовлення клієнта» (див. поруч). А ось і перша вигода використання процесів — прозорість процесної моделі організації.
Процес намальовано, його можна повісити на стіну і контролювати. На жаль, процеси у нашому житті не статичні, вони потребують постійних змін.
Як «розрулити» бізнес-процес
Процес готовий — але ж треба зрозуміти, яку інформацію виконавець повинен отримати для виконання свого завдання, а яку — надати як результат його виконання. Якщо процес уже виконується на підприємстві, то до проектування завдань залучаємо працівників, які вже сьогодні виконують їх.
Наприклад, розглянемо процес обслуговування клієнта. Виходячи з технології роботи підприємства, у цьому процесі бере участь бухгалтерська служба. Щоб чітко сформулювати завдання, які слід буде виконати і розподілити за фахівцями, як експерта залучаємо головного бухгалтера. Коли ми визначимося з необхідною інформацією, треба буде внести дані до інформаційної системи. Отримуємо другий результат — необхідність і достатність інформації, що отримується виконавцем.
Для ефективного й оперативного проходження всіх стадій процесу призначаємо відповідальних за це. Кожен із них повинен знати, коли він мусить виконати те чи інше завдання, щоб планувати свій час, при цьому не зриваючи своєчасне виконання завдань у процесах організації. Мало того, кожному з виконавців буде виділено певний запланований час на виконання його завдання, який і визначатиме термін, до якого це завдання слід буде виконати. Третім результатом буде скорочення «людських» помилок через незнання або порушення логіки виконання процесу.
Робота без авралу
Поглянемо, як це буде працювати. Отже, початок робочого дня. Менеджер приймає замовлення від клієнта і починає виконання однієї з сесій бізнес-процесу. Процес виконується за наведеною схемою, а саме: після старту процесу менеджеру ставиться завдання «Приймання замовлення». (Він завжди зможе побачити поставлені йому завдання у журналі завдань, крім того, система повідомлятиме виконавця про них.) Менеджер повинен виконати все викладене в описі завдання, а потім встановити прапорець Задача выполнена і провести документ. Після цієї дії система автоматично передає естафету виконання наступному виконавцеві. При виконанні поточного завдання система автоматично поставить наступне завдання за схемою бізнес-процесу. Так, наступним завданням може бути завдання бухгалтерії сформувати документацію за замовленням.
Якщо процес налаштовано правильно, то у кожному завданні ви як виконавець завжди зможете уточнити, що саме треба виконати в рамках цього завдання, побачити розрахунковий час його виконання і фактичний час, якщо його вже виконано. Серед реквізитів є інформація, з якою можна ознайомитися (наприклад, реквізит Номер заказа), й інформація, яку треба заповнити (Договор, Заказ, Срок исполнения, Стоимость тощо).
Зверніть увагу на важливу особливість системи: як реквізити використовуємо всі дані інформаційної системи підприємства1, такі як, наприклад, контрагенти, рахунки контрагентів та іншу інформацію. Наприклад, прийняте від контрагента замовлення у форматі Excel може бути збережене в «ІНТАЛЕВ: Документообіг 2005» завдяки функції «Электронного архива документов». Він може зберігати довільні електронні документи всього підприємства, а також виконувати типові операції з ними: зберігання історії зміни, авторів змін, пошуку документів, а також низку сервісних функцій.
Наступне завдання після прийняття замовлення згідно зі схемою — «Передоплата». Воно буде автоматично поставлене виконавцеві, щойно буде виконане попереднє.
Далі всі завдання процесу виконуються згідно з описом бізнес-процесу і за умовами на переходи. Так, наприклад, завдання «Розміщення замовлення на фабриці» буде поставлено її виконавцеві тільки якщо виконується умова «Сума передоплати задовольняє умовам договору».
Зазначимо дуже важливу особливість системи: попередження виконавців про необхідність виконати поставлене завдання, про закінчення терміну виконання завдання, а також нагадування про наявність завдань, які потребують виконання. Повідомлення проходить як в інформаційній системі, так і на електронну пошту, що гарантує інформованість виконавця про завдання.
Аналогічно буде виконано весь процес. Поспостерігавши за ним, виокремимо кілька результатів:
— позбавлення від рутинних операцій передачі даних;
— контроль термінів виконання будь-яких завдань і доручень;
— контроль дисципліни виконання завдань і процесів;
— внесення змін до бізнес-процесів організації.
А що я отримаю?
Автоматизація будь-якого бізнес-процесу дає такі можливості:
1. У будь-який момент з’ясувати стан процесу. На моніторі завжди побачимо, які завдання виконані (або були прострочені), які не виконані, а які зараз у роботі. Можна визначити завдання, виконання якого у цей момент зупинило процес, тощо. Достатньо лише клацнути на будь-яке завдання — і система покаже більш розгорнену інформацію про нього (виконавець, термін виконання тощо).
2. Груповий контроль виконання процесів у будь-яких напрямах (за будь-якими процесами, реквізитами процесів, станами процесів, завдань тощо) за допомогою звітності. При цьому видно, як виконуються процеси/завдання. Широкі можливості також нададуть різні групування (за ступенем виконання завдань, їх простроченістю, виконавцями, процесами тощо). Також буде можливість довільної фільтрації даних, що потрапляють до звіту.
3. Аналіз виконання процесів в організації. За допомогою цього звіту ви отримаєте відповіді на запитання, як і наскільки вчасно виконуються завдання, хто вкладається у виділений час, а хто ні. Отримавши цю інформацію і відповіді на запитання, легко прийняти правильні управлінські рішення.
І це ще не все
У системі є багато інших можливостей, таких як архів документів, формування посадових інструкцій, регламентів бізнес-процесів, симуляція бізнес-процесів тощо.
Продукт «ІНТАЛЕВ: Документообіг 2005» розроблено на платформі «1С:Підприємство 8.0» і через це має низку переваг:
— відкритість коду дозволяє за потреби самостійно модифікувати продукт під потреби підприємства;
— проста інтеграція в облікову систему підприємства на базі платформи «1С:Підприємство 8.0»;
— велика кількість фахівців, сертифікованих за платформою «1С:Підприємство 8.0», здатних підтримувати цей продукт;
— можливість побудови розподілених систем, якщо підприємство має філіальну структуру (філії/склади тощо територіально віддалені одне від одного) — це просто незамінний засіб;
— можливість виконувати поставлені завдання й ініціювати виконання бізнес-процесів з будь-якої точки світу через Інтернет.
1 «ІНТАЛЕВ: Документообіг 2005» — продукт, який написаний на платформі «1С:Підприємство 8.0» і відповідно отримує всі можливості цієї платформи, зокрема таку як, наприклад, повна інтеграція з інформаційною системою підприємства.
Нижче викладено короткий перелік функціональних можливостей продукту.
Зберігання документів у довільних форматах в електронному архіві (документи MS Office, зображення тощо).
Історія зміни документа, з важливими відмітками в історії життя документа.
Широкі можливості з класифікації документів і пошуку їх в архіві.
Гнучка система прав доступу до інформації архіву.
Створення і візуальне редагування процесів.
Моделювання виконання процесів для накопичення статистики. Цей інструмент потрібен для розрахунку завантаження виконавців.
Зберігання даних процесів з можливістю використання всіх даних системи, а також створення нових типів (класифікаторів).
Повідомлення виконавців про завдання, а також контроль термінів виконання.
Групове і динамічне призначення виконавців.
Автоматизація рутинних дій з використанням макросів. Наприклад, після підготовки пакета документів для клієнта система автоматично відправить ці документи електронною поштою.
Створення друкованих форм і друкування завдань та процесів.
Інструменти аналізу — гнучка звітність за динамікою і статистикою процесів.
Формування посадових інструкцій у системі. Коли бізнес-процеси, до яких залучено виконавця, досить добре описані, система сформує перелік процесів і завдань, які повинен виконувати працівник. До кожного із завдань прикріплюється пояснення. Таким чином, сформований документ описуватиме все, що повинен робити працівник на підприємстві.
ЛІС, у якому не заблукаєш Не «1С»-ОМ єдиним Простота й універсальність автоматизованої облікової системи «ЛІС» Систему «ЛІС» досить складно порівняти з іншими системами бухгалтерського обліку: вона належить до «піонерів» автоматизації. Її ядро було розроблене ще в 1988 році, тобто до появи...
Автоматично з "Дт-Кт" № 39 (29.9.2008) :: Вікно у світ «1С» Тематичний посторінковий перелік публікацій випусків поліграфічного видання бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит" (розділ "Автоматично з "Дт-Кт"") за 3-й квартал 2008-го року...
Ось ситуація, типова для багатьох підприємств, на яких ще не замислювалися про питання процесного управління.
