Простота й універсальність автоматизованої облікової системи «ЛІС»
Систему «ЛІС» досить складно порівняти з іншими системами бухгалтерського обліку: вона належить до «піонерів» автоматизації. Її ядро було розроблене ще в 1988 році, тобто до появи відомої системи «Фінанси без проблем». Не дивно, що «ЛІС», яка розвивається за методологічного сприяння фахівців «АФ Курсор-Аудит (м. Харків)», за своєю архітектурою докорінно відрізняється від усіх систем, що є на сьогодні. Проте це аніскільки не зменшує її унікальних можливостей і продуктивності.
Особливості обліку включено
«ЛІС» легко працює у будь-якій галузі і на будь-якому підприємстві, тож для неї поняття галузевих чи інших рішень немає через непотрібність (провівши паралель, наприклад, з продуктами «1С» — тут немає рішень, аналогічних «1С:Торгівля» або «1С:Склад»). У системі українського обліку є тільки дві підсистеми:
— для бюджетних організацій, зі своїм планом рахунків та з деякими відмінностями у методології відображення доходів і витрат;
— для решти організацій.
Тому при правильному налаштуванні аналітичних і синтетичних регістрів з’являється можливість використовувати саме бухгалтерську базу даних для відображення у ній інформації, що враховує особливості тих чи інших галузей, підприємств і навіть персональні завдання керівників, спрямовані на розширення аналітичних особливостей системи без шкоди для методології самого бухгалтерського обліку. У системі «ЛІС» можна необмежено розширювати ці особливості, причому без зміни програми і без втручання розробників. Ось чому в системі «ЛІС» немає галузевих та інших конфігурацій.
Інститутський курс бухгалтерського обліку предбачає 90% часу для вивчення самого бухгалтерського обліку і лише 10% часу займає розділ «Особливості обліку в різних галузях». При цьому його вивчення будується на базі попередніх знань. Під час встановлення системи «ЛІС» на будь-якому підприємстві розгортається вже налаштований План рахунків, який на 90% здатний задовольнити потреби будь-якого підприємства, і лише 10% рахунків доводиться добудовувати під час впровадження. Це і є організація «Особливостей обліку в різних галузях (на підприємствах і для окремих керівників)», що застосовується у системі.
Саме при реалізації такого підходу з’являється можливість використовувати «небухгалтерські» модулі, які насправді є не надбудовою над бухгалтерською базою, а її невід’ємною частиною, що приховує від користувача певні специфічні поняття (в основному «дебет-кредит»). Щоправда, при введенні даних у «модулі» до бухгалтерської бази вони все одно потрапляють як «проведення». Простіше кажучи, коли користувач системи вводить дані за якоюсь операцією, він робить бухгалтерське проведення, але не підозрює про це.
До речі, до системи включено так звані небухгалтерські модулі: склад, прилавок, менеджер тощо.
При використанні «модуля» обмежується доступ до повної бухгалтерської інформації і виокремлюються із загальної бази рахунки, до яких може мати доступ та чи інша служба, з використанням стандартних відомостей системи. Для кожної служби налаштовується меню даних, що вводяться за операціями, наприклад «Відвантаження товару оптовим покупцям». При вході до цієї опції з’являється екранна форма, що має обмежену кількість реквізитів: покупець, склад відвантаження, товар, кількість, ціна, сума тощо.
До їх обробки залучено систему пошуку: лише три клавіші, що дозволяють щось додати, видалити або виправити. Решта заблоковані. Тому працівник або працює, або ні. Через 10 хвилин проб і помилок процес починає йти як слід, щоправда, спочатку поволі.
Використання таких прилаштувань до основної системи введення даних дозволяє підприємству зменшувати залежність від неключових працівників, а також скорочувати термін їх навчання. Як показала практика, час навчання обчислюється хвилинами (від 10 до 30 хв.), залежно від особистих рис працівників.
Стислість — сестра таланту
Ще одна особливість системи «ЛІС» — її документація. На відміну, скажімо, від «1С», опис якої складається з чотирьох томів, повний опис «ЛІС» становить не більше 50 сторінок.
Підручник з бухгалтерського обліку вміщується на 500 сторінках. Звичайно, можна поставити риторичне запитання: як вдалося створити такий бухгалтерський інструмент — «1С», — опис якого разів у два більший, ніж сам предмет, до якого застосовується цей інструмент? Навряд чи можна оспорити і твердження, що чим складніша система, тим більше зусиль застосовується для забезпечення її роботоздатності і сталості.
А у випадку зі системою «ЛІС» ситуація інша. Для всіх ділянок бухгалтерії застосовано універсальну систему введення даних, що дозволило зробити загальну описову частину введення і коригування. Система поповнення словників (довідників) є частиною системи введення. Хоча є можливість і автономної роботи з ними, але комбінації клавіш у ній введено такі самі, як і на введенні даних. Для налаштування нового балансового рахунка з практично необмеженою аналітикою потрібно 15— 20 секунд при обмеженій кількості клавіш.
Для всіх ділянок системи «ЛІС» застосовано єдині початкові форми з єдиною комбінацією клавіш для їх отримання, до того ж склад цих форм при універсальній методиці їх отримання прив’язаний до конкретних балансових рахунків. Можна сказати, що програма сама визначає максимально можливу аналітичність початкових даних за кожним рахунком. Ось чому система має лише невелику описову частину, позбавляючи користувача від непотрібної у цей момент інформації.
Витрата без надходження
У системі «ЛІС» використано нормальну логіку прийняття управлінських рішень та відповідальності посадових осіб, тому в ній немає обмежень, що заважають нормальній роботі підприємства. У систему «ЛІС» закладено основний принцип: людина за допомогою програми здійснює управління, а не програма управляє людиною та виробництвом.
Велика свобода дій у налаштуванні автоматизованої системи, що відображає виробничі й економічні процеси підприємства, передбачає наявність фахівців, компетентних у цих процесах. Їх завдання — використовуючи цю свободу, не налашувати «криве дзеркало», яке замість достовірної інформації дає «напівдостовірні» дані. Наприклад, система видає достовірну інформацію про собівартість кінцевої продукції, але якщо підприємство продає напівфабрикати, спотворені дані їх собівартості можуть призвести до певних втрат.
«ЛІС» поглиблює можливості обліку й управління для компетентних фахівців. Наприклад, можна здійснювати витрату товарно-матеріальних цінностей, не маючи надходження і залишків, а можна отримувати регістри, що дозволяють проаналізувати дефіцит товарно-матеріальних цінностей, з їх подальшим оприбуткуванням та автоматичною розцінкою витрати.
Можливі й інші операції, адже у системі немає обмежень щодо складання бухгалтерських проведень, а отже, їх коректність залишається справою кваліфікації бухгалтера та організації методології обліку.
У «ЛІСі» використано принцип балансу для планування й економічного аналізу. Це означає, що в системі, яка дозволяє здійснювати операції на зразок «витрата без надходження», можна створювати бухгалтерські записи майбутнього звітного періоду, тобто про запас. Що в цьому цінного?
Припустімо, на підприємстві застосовують нормативний метод обліку. При цьому, як правило, використовують 8-й клас рахунків, зокрема 80 «Матеріальні витрати». До цього рахунка, крім переліку матеріальних цінностей, у системі підключається перелік готових виробів. При оприбуткуванні готової продукції на склад (Д-т 260 — К-т 230) запускається програма, що здійснює проведення Д-т 230 — К-т 80 за нормами витрати. Норми витрати закладають проведенням на парі «технічних рахунків», яких немає у балансі за дебетом рахунка «Перелік готової продукції» і кредитом рахунка «Перелік ТМЦ». Фактичну витрату матеріалів відображають проведенням Д-т 80 — К-т 20, за первинними документами. Наприкінці місяця запускається програма, яка робить додаткове проведення Д-т 230 — К-т 80, закриваючи плюсом (мінусом) рахунок 80 і тим самим відображаючи відхилення від планових витрат на виробництво продукції. Одночасно вона за тією самою методикою робить проведення Д-т 260 — К-т 230, калькулюючи фактичну собівартість за матеріалами, або з розподілом на види продукції, або без розподілу (залежить від підприємства).
Таким чином, якщо протягом місяця відображати фактичний випуск без фактичного списання матеріалів, за кредитом рахунка 230 відобразиться планова собівартість. За кредитом рахунка 80 накопичується планова потреба у матеріалах щодо продукції та найменувань ТМЦ. Далі досить прозоро проглядає система планування потреби «про запас», з виходом на «касовий план» з придбання ТМЦ. Висновок: «ЛІС» дозволяє створювати бухгалтерські записи майбутнього звітного періоду з метою виявлення планової витрати ресурсів (з урахуванням поточних залишків) у майбутньому періоді і з виходом на касовий план з придбання цих ресурсів.
Помилку виправить аудитор
Один примірник системи, встановлений на підприємстві, дозволяє вести необмежену кількість бухгалтерій у рамках однієї комп’ютерної мережі, завдяки чому можна використовувати її для аудиторських перевірок без додаткових вкладень коштів.
Звичайна ситуація: при візуальній перевірці аудитор виявляє істотні методологічні помилки ведення бухгалтерського обліку в системі підприємства. У системі «ЛІС» легко організувати ведення паралельного обліку, для того щоб оперативно скоригувати бухгалтерський облік у необхідному обсязі. При інсталяції «ЛІСу» в окрему директорію встановлюється «болванка» з базовими параметрами. Для створення нової бухгалтерії достатньо скопіювати цю директорію, налаштувати шляхи, доналаштувати план рахунків і працювати. Потім у результаті правильного аудиторського обліку — перенести в основну програму.
Те, що потрібно для роботи
При всіх своїх чималих функціональних можливостях система «ЛІС» досить оптимізована за пам’яттю, яку займає на жорсткому диску при встановленні, — близько 8 МБ. Приріст системи при додаванні, наприклад, одного рядка до довідника становить 66 байт, але після року роботи довідники практично не приростають. Або, наприклад, один документо-рядок займає 140 байт, але при цьому є система розподілу бази після закриття облікового періоду на поточний і минулі періоди. Тому для введення і коригування даних у роботі перебувають дані за 2-3 місяці. Проте для відомостей можна брати інформацію за будь-який період, при цьому користувач навіть може не знати, що база розподілена.
Навіть для досить великого підприємства (1500 працівників, 6 цехів, свої ЖКГ, їдальня), що використовує «ЛІС», приріст пам’яті на місяць становить 20 МБ. А це означає, що є можливість застосовувати флеш-карти для працівників бухгалтерії, дані яких мають особливий статус, або для роботи з базою даних удома. Це дуже зручно, адже швидкість роботи з флеш-карти порівнянна зі швидкістю роботи з вінчестера ПК.
Для системи не потрібні так звані конфігуратори: вона розгортається і налаштовується до рівня первинної роботоздатності за 30-40 хвилин.
Перевага «ЛІСу» також у тому, що майже всю необхідну для обліку й управління інформацію можна легко отримати з монітора. Там, де працює «ЛІС», друкуються тільки ті форми, які регламентовані законодавством як обов’язкові паперові носії інформації як для підприємства, так і для зовнішніх користувачів.
Найважливіша перевага системи — можливість без втручання програмістів та розробників у режимі реального часу реагувати не тільки на зміни законодавства, а й на зміни у виробничих та управлінських процесах підприємства, аж до створення нових виробництв, технологій і методик управління, аналізу, планування, контролю.
Гарантоване впровадження
Впровадження автоматизованої системи на підприємстві завжди викликає труднощі перехідного періоду (від використання старої системи до нової). А у випадку зі системою «ЛІС» подібних проблем майже немає. Її впровадження з навчанням користувачів займає від 2-х тижнів до 2-х місяців.
Оскільки для «ЛІСу» поняття «кінцевий продукт» — це повністю впроваджена система, то не буває розбіжності між задекларованими і реалізованими її можливостями. Виходячи з того, що система впроваджується майже блискавично, можна дозволити собі відмовитися від поетапних оплат і перейти до оплати кінцевого результату. Якщо бажаного результату для підприємства не досягнуто, то підприємство має право не платити. У певних випадках навіть договір оформляється вже після остаточного впровадження системи або коли для самого замовника стає зрозумілою неминучість досягнення кінцевого результату. Погодьтеся, унікальні умови.
Бухгалтер — юрист за сумісництвом Прикладні програми Для кваліфікованого виконання своїх обов’язків бухгалтер мусить добре знатися не лише на тонкощах обліку. Договірні відносини, проблеми з контролюючими органами потребують додаткових знань — і в юридичній галузі зокрема. Зрозуміло, велике підприємство....
