Як використовувати бухгалтерські документи для побудови управлінського обліку
Був час, коли бухгалтерський облік сприймався як інструмент для підготовки звітів про роботу підприємства для директора і, зрозуміло, для податкової інспекції. Облік, що дозволяв керувати, планувати, прогнозувати, вели, так би мовити, по-чорному. Сучасний бізнес потребує нового ставлення до управлінського обліку, наріжними камінчиками якого є бухгалтерські документи.
Планування будь-якої діяльності, чи то у масштабах країни, чи то невеликого підприємства, починається з бюджету. Ну а потім вже для правильної оцінки фінансового становища підприємства, точного розподілу доходів і витрат, контролю за виконанням певних фінансових показників використовується спеціальний механізм управлінського обліку — бюджетне управління.
Будучи складовою частиною бухгалтерського обліку, управлінський облік стоїть дещо відокремлено від нього. Проте він тісно пов’язаний з бухгалтерським обліком, а в їхній структурі багато спільного. Так, стандарти управлінського обліку, прийняті на підприємстві, можуть істотно відрізнятися від стандартів бухгалтерського обліку. Але основне джерело інформації як для бухгалтерського, так і для управлінського обліку — первинні господарські операції. Точніше, можна сказати, що інформація про фактичну діяльність підприємства міститься у першоджерелі інформації — документі, за допомогою якого дані і заносяться до автоматизованої облікової системи. Документи відображаються як у бухгалтерському обліку (при їх проведенні створюються бухгалтерські проведення), так і в оперативному обліку — у вигляді рухів регістрів оперативного обліку. Для отримання управлінських даних користувачі, як правило, використовують бухгалтерську інформацію, пристосовуючи її під прийняті на підприємстві правила ведення управлінського обліку.
Кожен, хто стикався з веденням на підприємстві не тільки бухгалтерського, а й управлінського обліку, знає, як багато часу, зусиль, а отже, і фінансових ресурсів витрачається на паралельне введення фактичних даних до двох облікових систем. Оскільки на сьогодні бухгалтерський облік автоматизовано майже на будь-якому підприємстві, логічно автоматизувати перенесення інформації з первинних документів в управлінський облік.
Визначаємо правила
Ні для кого не секрет, що найпопулярніші програми для автоматизації бухгалтерського обліку — це різноманітні конфігурації на платформі «1С». Автоматизована система «Інталев: Корпоративні фінанси», розроблена для спільного використання з обліковими системами на платформі «1С:Підприємство 7.7», має у своєму розпорядженні всі необхідні механізми для такого перенесення.
Основне сховище інформації у ній — «Управлінський план рахунків», аналог бухгалтерського «Плану рахунків». Усі операції з внесення планових або фактичних даних відображаються в управлінському плані рахунків. При внесенні інформації в ньому так само, як і в бухгалтерському обліку, використовується принцип подвійного запису. Алгоритм формування бюджетної операції1 у системі «Інталев: Корпоративні фінанси» грунтується на бухгалтерських проведеннях і документах — при їх створенні і формується цей управлінський документ.
Таким чином, щоб найповніше відобразити у системі управлінські дані, треба лише налаштувати правила, за якими інформація з бухгалтерських проведень або документів буде перетворена на бюджетні операції. У програмі є кілька механізмів, що гнучко налаштовуються, для отримання фактичних управлінських даних на підставі бухгалтерських, а саме:
— формування від відповідності рахунків;
— формування від бухгалтерських проведень;
— формування від документів.
Налаштування «Формування від відповідності рахунків» — найпростіший спосіб перенесення бухгалтерських даних для отримання управлінської інформації. Суть способу полягає у тому, що кожному рахунку з бухгалтерського плану рахунків ставиться у відповідність рахунок з управлінського плану рахунків, причому плани рахунків можуть бути у різних стандартах (наприклад, український бухгалтерський план рахунків — управлінський план рахунків за міжнародними стандартами фінансової звітності). Функціональність програмного забезпечення системи «Інталев: Корпоративні фінанси» дозволяє налаштувати такі відповідності у таких ситуаціях:
— «Рахунок у рахунок» — тобто одному управлінському рахунку відповідає один бухгалтерський рахунок;
— «Один до багатьох» — одному управлінському рахунку відповідає більш ніж один бухгалтерський рахунок;
— «Багато до одного» — одному бухгалтерському рахунку відповідає більш ніж один управлінський рахунок.
Така гнучкість налаштування досягається за рахунок того, що є можливість для кожної відповідності задавати до чотирьох умов. Проте цей спосіб має істотний недолік — його не можна застосовувати, якщо схеми проведень в управлінському обліку принципово відрізняються від бухгалтерських проведень. Наприклад: конвертація валюти у бухгалтерському обліку відображається проведеннями за рахунками «Дохід від реалізації іноземної валюти» і «Собівартість реалізованої іноземної валюти», а в управлінському обліку це може бути реалізовано проведеннями за рахунком «Грошові кошти у дорозі».
Механізм «Формування від бухгалтерських проведень» складніший порівняно з попереднім способом, адже при його налаштуванні треба дуже добре знати схему бухгалтерських і управлінських проведень, що використовуються на вашому підприємстві. Проте цей спосіб дозволяє реалізувати такі механізми, наприклад:
— поставити у відповідність одному проведенню у бухгалтерському обліку кілька проведень в управлінському обліку;
— інтерпретувати сторнувальне проведення у бухгалтерському обліку як звичайне в управлінському обліку.
При використанні налаштування «Формування від відповідності рахунків» наведені схеми реалізувати неможливо.
Третій спосіб — «формування від документів» — є сенс використовувати тоді, коли плани рахунків, аналітичні розрізи та схеми проведень бухгалтерського й управлінського обліку істотно відрізняються одні від одних і перші два способи взагалі непридатні. У цьому випадку для бухгалтерського документа задається відповідно до стандартів необхідна кількість управлінських проведень, що відображають факт здійснення господарської операції в управлінському обліку. Перевага методу — також те, що документи містять більше аналітичної інформації, ніж формовані ними бухгалтерські проведення.
Автоматичний стрілочник
Наступне завдання, яке треба вирішити при трансляції фактичних даних в управлінський контур, — це заповнення аналітики управлінського рахунка. Найчастіше на практиці трапляється ситуація, коли основний склад аналітики управлінського і бухгалтерського обліку майже повністю збігається. Із трансляцією такого роду даних не виникає жодних проблем. Дані безпосередньо беруться з бухгалтерської аналітики.
Також при налаштуванні схем трансляції можна вказати фіксоване значення аналітики залежно від певних умов.
Проте є аналітика, характерна саме для бюджетування. Наприклад, «Центри фінансової відповідальності» (ЦФВ), «Статті Бюджету доходів витрат» (ст. БДВ), «Статті Бюджету руху грошових коштів» (ст. БРГК). Для заповнення такої аналітики можна використовувати механізм задавання «Додаткових властивостей». Тобто є змога пов’язати аналітику управлінського обліку з однією або кількома аналітиками бухгалтерського обліку. Наприклад, у бухгалтерському обліку є довідник «Виды затрат». Якщо кожній статті витрат поставити у відповідність ст. БДВ, то при трансляції даних ст. БДВ визначатиметься автоматично.
Така прив’язка аналітики для мети управлінського обліку особливо актуальна. Адже що ми маємо? Якщо у бухгалтерському обліку для відображення господарської операції достатньо проведення оформлених первинних документів, то для управлінського обліку важливо прив’язати факт здійснення операції до певного підрозділу підприємства. Тобто слід точно вказати центр фінансової відповідальності, чий фінансовий результат буде змінено у результаті проведеної операції. Цю найважливішу процедуру система «Інталев: Корпоративні фінанси» виконує автоматично.
Можливі варіанти, коли управлінський контур містить специфічні аналітичні розрізи, які не можуть опосередковано визначатися від бухгалтерської аналітики. У такому разі потрібне внесення змін до бухгалтерських документів і до плану рахунків. При введенні до програми первинних документів слід заповнювати додаткові реквізити для отримання аналітичних розрізів, характерних тільки для управлінського контуру.
Комбінуючи всі вищеописані функціональні можливості, практично для будь-якого підприємства налаштовуємо схему трансляції фактичних даних з бухгалтерського обліку в управлінський. Механізм налаштування схем перенесення даних, що використовується у системі «Інталев: Корпоративні фінанси», дозволяє істотно оптимізувати процес отримання фактичних даних для управлінського обліку, виключаючи необхідність повторного ручного введення інформації.
Редакція вдячна компанії «Інталев Україна» за надану інформацію.
1 «Бюджетна операція» — документ, що фіксує операцію планування або факту. Зовні і порядком заповнення він схожий на операцію, що вводиться вручну, в типовій конфігурації «1С:Бухгалтерський облік».
Новини-новости-news Вікно у світ «1С» Революція триває Кардинальні зміни у світі персональних комп’ютерів очікуються найближчими місяцями, стверджують аналітики дослідницької компанії Gartner. Так, у галузі операційних систем революційною подією стане поява у продажу Windows Vista —...
Автоматично з "Дт-Кт" № 39 (29.9.2008) :: Вікно у світ «1С» Тематичний посторінковий перелік публікацій випусків поліграфічного видання бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит" (розділ "Автоматично з "Дт-Кт"") за 3-й квартал 2008-го року...
