Важко назвати розрахункову операцію, з якою не впоралися б електронні таблиці. Коли мова заходить про доступність, простоту і функціональність, — Microsoft Excel просто неперевершений. Але є в електронних таблицях, так би мовити, святая святих — зведені таблиці, зручний та ефективний інструмент для аналізу багатовимірних даних. Освойте їх — і для вас стануть доступними багато облікових завдань. А завдяки використанню потужних програмних засобів аналізу первинні дані перетворяться на цінні управлінські відомості.
Зведена таблиця — це зручний інтерактивний інструмент для підсумовування великих обсягів даних за допомогою різних методів обчислення. Її перевага — можливість швидко реорганізувати табличні дані, фокусуючи увагу користувача на різних аналітичних взаємозв’язках. Не заперечую, що, використовуючи сучасну облікову програму, можна зробити і певні вибірки з наявної інформації та підсумувати різні підсумкові показники. Але, без сумніву, жодна облікова програма не порівняється з аналітичними можливостями Microsoft Excel і не має такого унікального механізму, як зведені таблиці. Особливо ефективно застосовувати їх, коли за допомогою бухгалтерської програми не можна вирішити поставленого завдання. У багатьох випадках використання цього інструменту дозволяє отримати значний виграш у часі.
Що може зведена таблиця? Будь-яка бухгалтерська інформація може бути подана у вигляді стандартної таблиці, в якій дані згруповано за певними категоріями. На малюнку показано звичайну форму подання первинних облікових даних — результати продажів у торгових точках малого підприємства. Здавалося б, які додаткові відомості можна ще витягнути з наведеної інформації? Але якщо використовувати для перетворення цих даних інструментарій зведеної таблиці, перед вами — готова база для глибокої аналітичної роботи. Давайте переглянемо за допомогою цього механізму кілька категорій даних під різними точками зору.
Аналітичний калейдоскоп
Щоб привести в дію аналітичний механізм зведеної таблиці, запустимо Майстра. Для цього виділіть діапазон даних, обов’язково включаючи заголовки стовпчиків, і відкрийте вікно Майстра (меню Данные — Сводная таблица). При цьому вам достатньо буде лише вказати місце, де буде розміщена готова зведена таблиця (якщо вибрано существующий лист, вкажіть клітинку, в якій буде лівий верхній елемент зведеної таблиці). Залишиться тільки натиснути кнопку Готово. У результаті у вказаному вами місці з’являться заготовка зведеної таблиці зі структурованими ділянками, а також список доступних полів. При перетягуванні цих полів з вікна списку до структурованих ділянок автоматично виконуються підбиття підсумків, їх обчислення та побудова звіту.
Попри те, що структура зведеної таблиці набагато складніша за свою початкову попередницю, форми їхні подібні — у звіті зведеної таблиці кожен стовпчик або поле початкових даних стає полем зведеної таблиці, в якому підбиваються підсумки кількох рядків. Перетягніть з вікна списку елемент Продавец до ділянки рядків, елемент Товар — до ділянки стовпчиків, а елемент Сумма — до ділянки даних. Таблиця автоматично набере вигляду, показаного на малюнку. За умовчанням налаштування забезпечують автоматичне додавання рядків із загальними підсумками за рядками і стовпчиками. Так, у готовому звіті зведеної таблиці поле даних, наприклад поле сумарних обсягів продажів, містить підсумовані значення. Наприклад, клітинка H7 містить обсяги продажів товару «капуста» торговою точкою Іванчука, які підсумовані за стовпчиком Сумма початкової таблиці.
Інформативність створеної таблиці значно підвищиться, якщо використовувати елементи, що залишилися, у списку доступних полів. Можна, наприклад, створити поле сторінки, перетягнувши вільний елемент до ділянки сторінки у верхній частині звіту. Дуже зручно використовувати поле сторінок при перегляді даних для розподілу на кілька груп. (Якщо немає ділянки сторінки, тобто поля рядків або стовпчиків починаються на першій, виріжте зведену таблицю і вставте її на рядок нижче). Спробуйте перетягнути туди елемент Дата. Ви отримаєте нове поле зі списком, що відкривається. Дані цього поля теж безпосередньо впливатимуть на зміст зведеної таблиці. Якщо відкрити список поля Дата і вибрати в ньому замість рядка Все, наприклад, рядок 16.10.06, то зведена таблиця відобразить дані щодо продажів не за весь обліковий період, а тільки за один день — 16 жовтня 2006 р.
Якщо використовувати елемент Продавец як поле сторінки, то ви зможете переглядати підсумкові дані про кожну торгову точку окремо від підсумкових даних усього підприємства.
Поглянемо на торгівлю з іншого боку
Після створення зведеної таблиці з її допомогою можна легко управляти даними, отримуючи різні підсумки за початковими даними або показуючи докладніші дані щодо потрібних ділянок. Це досягається зміною місця розташування рядків і стовпчиків. Так, для відділу планування буде цікавим інший зріз аналітичних даних — обсяги реалізації окремих груп товару за днями.
Перетягніть поле Товар до ділянки рядків замість поля Продавец (його перемістіть у полі сторінки, перетягніть його до ділянки сторінки у верхній частині звіту — позатабличну зону, там, де є Дата), а поле Дата перемістіть до ділянки стовпчиків. У результаті отримаєте інформацію про сумарні продажі щодо підприємства кожної групи товару за кожним днем облікового періоду. Якщо вам треба деталізувати підсумки у такому розрізі щодо конкретної торгової точки, достатньо скористатися списком поля Продавец, який розкривається, і вибрати потрібний рядок.
Завдяки інтерактивності звіту зведеної таблиці можна не тільки змінювати подання даних для перегляду додаткових подробиць, а й обчислювати інші підсумки, такі як кількість або середнє значення.
Аналіз у картинках
Ще одна особливість зведених таблиць — їх можна відображати у графічному вигляді за допомогою зведеної діаграми. Так само як і таблиця, зведена діаграма дозволяє змінювати і макет, і дані, що відображаються у її звіті. Звіт зведеної діаграми завжди перебуває в інтерактивному зв’язку зі звітом зведеної таблиці. Якщо змінити положення поля в одному зі звітів, автоматично відбудеться зміна в іншому звіті. Докорінна відмінність зведеної діаграми від звичайної у тому, що достатньо створити одну-єдину зведену діаграму і переглядати дані різними способами, змінюючи тільки початкові дані або макет.
Аналітичні можливості зведеної таблиці застосовуються не лише на даних, введених в Excel. Звіт зведеної таблиці може грунтуватися на зовнішніх джерелах даних (базі даних MS Access, веб-запиті — даних, що отримуються з Інтернету, інших запитах тощо). Достатньо лише відправити ці дані до книги Excel, а потім можна будувати звіт на основі діапазону робочого листа, що містить добуті дані.
Сподіваємося, ви ще раз переконалися, що зведені таблиці — надзвичайно потужний аналітичний інструмент, доступний будь-якому користувачеві. Навіть пересічний бухгалтер за допомогою зведених таблиць зможе не лише побачити шляхи підвищення ефективності бізнесу, а й самостійно автоматизувати деякі операції (наприклад налагодити складський облік).
А чи знаєте ви, що...
... більшість бухгалтерських програм працюють на основі механізму зведених таблиць. Саме він значно прискорює підрахунок оборотів за рахунками, контрагентами, періодами.
...OLAP (Online Analytical Processing) — інша назва зведених таблиць. За допомогою цього інструменту створюються багатовимірні звіти, в яких економічні показники аналізуються одночасно за 3 і більше напрямами.
Увага!
Дані у багатьох об’єктах електронних таблиць Excel автоматично оновлюються, щойно вносяться зміни до первинного джерела.
У зведених таблицях оновлення здійснюється лише за командою користувача, якщо вибрати Обновить данные (меню Данные).
Веб-сторінка на вічну пам’ять Корисні поради Ми вже розповідали вам, як забезпечити доступ до потрібної веб-сторінки, не підключаючись до Інтернету. Для цього треба забезпечити автономний доступ до цього ресурсу: у меню Избранное виберемо команду Добавить в избранное і встановимо прапорець Сделать.....
Первинні документи факсом № 42 (20.10.2008) :: Прикладні програми Передача документів факсом — найпоширеніший спосіб підтвердження виконання зобов’язань за договором. Що може бути простішим — вклав платіжку у факс-апарат, і ваш контрагент через кілька секунд отримав її точну копію. Щоправда, за однієї умови: друга...
Як організувати важливих клієнтів № 32 (11.8.2008) :: Прикладні програми Інтернет дає не лише колосальні переваги для ведення бізнесу, а й може створювати чимало проблем. Хто не стикається зі спамом в електронних поштових скриньках? У його щоденному потоці нескладно загубити і важливі повідомлення. Як уникнути втрат...
