Первинка. Без цієї паперової мороки не обходиться жоден бухгалтер. Що з нею робити, як не потонути у масі платіжок, рахунків-фактур, накладних, не загубити жодної з них, як їх зберігати? Відповідь загалом лежить на поверхні — тримати її всю в одному місці.
Чітка організація роботи з первинною документацією — не тільки необхідна умова для ефективної роботи бухгалтерської служби підприємства, а й можливість контролю з боку керівництва і швидкого доступу при перевірці відповідних органів.
Кожен з вас, хто щодня стикається з безліччю операцій, оцінить, наскільки зручно мати завжди під рукою всю первинну документацію, систематизовану в базі, що дозволяє створювати, зберігати і контролювати первинку. Досягти такого порядку до снаги лише автоматизованим системам. Серед безлічі подібних програмних продуктів виокремимо комплексну програму «АС Первичка», створену фірмою «альфа-софт» (м. Київ). Ця програма зручна для підготовки, зберігання і друкування первинної бухгалтерської документації (рахунків-фактур, податкових і витратних накладних, платіжних доручень) відповідно до українського законодавства. До складу комплекту входять програми «Первичка» і «Платежки» (для підготовки платіжних доручень).
Усе в одному вікні
Програма «Первичка» — зручний інструмент для створення і зберігання основних бухгалтерських документів. Її інтерфейс дозволяє швидко знайти або створити потрібний документ.
У програмі є три основні розділи:
— Документы;
— Клиенты;
— Владелец.
Розділ Документы — основне вікно програми, що містить повну інформацію про те, хто ваші контрагенти і які первинні документи є у базі. Він використовується для підготовки, зберігання, друкування рахунків-фактур, витратних і податкових накладних, а також для контролю за платежами (надходженням грошей, яким не передувало виписування рахунка-фактури, але на які треба оформити відповідні накладні).
У розділі Клиенты ведеться база контрагентів, яким виписуються документи. База поповнюється за допомогою зручної форми, завдяки якій легко відредагувати дані або видалити їх з бази.
Незалежно від кількості ваших клієнтів, пошук потрібного контрагента не буде складним.. У програмі використано багатофункціональну систему пошуку за вісьмома критеріями. Це саме стосується і пошуку документів, що зберігаються у базі. Меню Поиск розширює ці можливості — можна також відкривати документи, використовуючи тільки їхні номери. Причому як за окремим клієнтом, так і за всією базою документів, — достатньо ввести будь-які 3 — 4 символи. Програма також дозволяє вибрати відповідні документи за встановлений користувачем період.
У розділі Владелец ви повинні заповнити дані про свою фірму і необхідні для заповнення документів реквізити. При цьому зміна реквізитів можлива тільки за наявності реєстрації програми у її розробника. Ця процедура обов’язкова на початку роботи з програмою. Бажано заповнити всі передбачені у формі поля, адже це дасть змогу надалі автоматично заповнювати ваші реквізити у всіх створюваних документах. Після цього збережіть внесені до бази дані, натиснувши кнопку Сохранить изменения в данных.
У розділі Владелец є кнопка Очистить базу документов, натиснення на яку спричинить видалення з робочої бази даних всіх раніше внесених документів. Щоб випадково не позбутися всієї первинної документації в електронному вигляді, краще регулярно копіювати базу даних. Для цього у розділі є кнопка Создание резервной копии базы, що дозволяє скопіювати наявну базу даних у каталог DatabaseBackup у головному каталозі програми.
Для початку роботи з програмою заздалегідь заповніть базу клієнтів. Для підготовки документа виберіть контрагента зі списку клієнтів (подвійним клацанням по лівій клавіші миші). У результаті в правому верхньому полі розділу Документы мають з’явитися його реквізити, а в нижніх таблицях розділу відобразяться списки всіх виписаних документів цьому клієнтові. Для роботи з документами (рахунками або накладними) використовуйте і контекстні меню.
Для підготовки накладної потрібен відповідний рахунок або платіж грошей на рахунок. Нова накладна виписується на рахунок або платіж, вказаний у відповідних таблицях. Програма не допустить повторної підготовки накладного на один і той самий номер рахунка або платіж. Проте можна виписати одну накладну на кілька рахунків-фактур одного клієнта. Для цього достатньо виділити потрібні рахунки-фактури у списку, при цьому вибрані номери з’являться у рядку С/ф для новой накладной.
Налаштування програми просте, але з корисними опціями. Наприклад, можна встановити величину ПДВ у відсотках, формат ціни у документах або у рядку суми гривні замінити доларами. До рахунка — включити банківські реквізити клієнта або, якщо позиції у документі заповнені російською мовою, то й підсумкову суму вивести російською мовою.
Безкоштовна спроба
Щоб встановити програму на комп’ютер, треба стягнути її дистрибутив зі сайта розробника (обсяг архіву — 2,48 МБ). Для встановлення достатньо запустити файл setup.exe, після чого у переліку програм з’явиться рядок АС Первичка з програмами Первичка і Платежки.
Ви можете попрацювати з демоверсією програми, використовуючи всі її функції без обмежень. Одне «але» — при цьому не можна буде змінити дані власника програми, а отже, реквізити, які автоматично використовуються при заповненні первинних документів, не відповідатимуть реквізитам вашого підприємства. Щоб змінити дані власника програми, вам доведеться реєструватися (реєстрація платна — близько 100 грн). Під час реєстрації буде згенеровано код вашого комп’ютера, і ви отримаєте у відповідь код для доступу до всіх функцій. Тож майте на увазі: при зміні параметрів комп’ютера або встановленні нової операційної системи вам доведеться перереєструвати програму.
Первинні документи факсом № 42 (20.10.2008) :: Прикладні програми Передача документів факсом — найпоширеніший спосіб підтвердження виконання зобов’язань за договором. Що може бути простішим — вклав платіжку у факс-апарат, і ваш контрагент через кілька секунд отримав її точну копію. Щоправда, за однієї умови: друга...
Як організувати важливих клієнтів № 32 (11.8.2008) :: Прикладні програми Інтернет дає не лише колосальні переваги для ведення бізнесу, а й може створювати чимало проблем. Хто не стикається зі спамом в електронних поштових скриньках? У його щоденному потоці нескладно загубити і важливі повідомлення. Як уникнути втрат...
