Податкова інспекція хоче отримувати електронні звіти
Здавання податкової звітності електронними каналами зв’язку поступово входить у робочу практику бухгалтера. Віртуальне спілкування з податковою інспекцією, з одного боку, приваблює зручністю такої форми здачі звітності, а з іншого — трохи лякає необхідністю надсилати важливу конфіденційну інформацію загальнодоступним каналом зв’язку. Але тепер можна вже з певністю сказати, що ці побоювання марні.
Проблему захисту конфіденційної інформації при передачі її електронними каналами зв’язку успішно вирішено у програмному забезпеченні «Нотар», що безкоштовно надається податковими інспекціями. У програмі «Нотар» використовується система криптографії з відкритим і закритим ключами, які пов’язані між собою унікальними математичними перетвореннями, що на сьогодні не мають розв’язання. Це означає, що закритий ключ, за допомогою якого розшифровується надіслана інформація, неможливо підібрати. Зловмисники можуть і не старатися.
Можливість подавати податкові документи (податкову звітність, податкові накладні, реєстри податкових накладних) в електронному вигляді у бухгалтерів з’явилася завдяки наказу ДПАУ від 03.05.2006 р. №242 «Про затвердження формату (стандарту) електронного документа звітності платника податків». У ньому були затверджені XML-формат для таких документів, схеми їх контролю та розроблені для кожного податкового документа їхні електронні форми. Необхідна вимога — дотримання положень законів України «Про електронні документи й електронний документообіг» та «Про електронний цифровий підпис».
Отже, умовами використання методу електронної здачі податкової звітності є:
— наявність програмних засобів і доступ до Інтернету;
— включення суб’єкта підприємницької діяльності до системи здачі податкових документів в електронному вигляді;
— використання електронного цифрового підпису згідно з правилами, встановленими ДПАУ;
— підготовка податкової звітності у форматі, визначеному Наказом №242.
Основний інструмент для реалізації цього методу — програмне забезпечення «Нотар», що виконує такі функції:
— генерує особисті ключі платника податків (дві пари закритих і відкритих ключів — для директора і бухгалтера);
— формує електронний носій з відкритими ключами для надсилання його до податкової інспекції;
— створює електронний цифровий підпис (ЕЦП) і накладає його на електронний документ податкової звітності;
— шифрує електронний документ, що надсилається;
— розшифровує електронну відповідь від районної ДПІ про прийняття електронної звітності.
Електронні відносини
Процедуру здачі податкової звітності електронними каналами зв’язку легко подужає будь-який бухгалтер: і початківець, у якого тремтять коліна від самої лише думки про бесіду з податковим інспектором, і досвідчений фахівець, який не зовсім впевнено почувається при спілкуванні з новими комп’ютерними програмами.
Якщо ви вирішили перейти на новий рівень взаємин із податковою інспекцією, з’ясуйте, чи використовується у вашій районній інспекції програма «Нотар». Якщо використовується, то можете підключатися до системи подання податкових документів, виконавши певну процедуру. Для цього необхідно:
1) завантажити зі сайта органу податкової адміністрації (для Києва це www.kyivsta.gov.ua/zvit/zvit_email.htm) електронну версію Договору про забезпечення електронного документообігу і заповнити його у двох екземплярах (додаток 1 до Порядку подання електронної звітності1);
2) завантажити з цього ж сайта програмне забезпечення накладення електронного підпису і шифрування «Нотар». Його також можна безкоштовно отримати у податковій інспекції за місцем реєстрації;
3) завантажити відкриті ключі ДПІ, що використовуються для генерації особистих ключів директора та бухгалтера. Можна відразу завантажити програму «Нотар» із вбудованими відкритими ключами районної податкової інспекції. Обсяг такого архіву становить 595 КБ;
4) згенерувати ключі згідно з інструкцією користувача ВО «Нотар» (додаток 2 є на тому самому сайті);
5) подати до ДПІ два примірники Договору і магнітного носія з відкритими ключами підприємства.
Після підписання договору з податковою інспекцією про подання звітності в електронній формі можна починати безпосередню роботу з програмою. Після розпаковування завантаженого на комп’ютер архіву в папці Notar з’являться п’ять файлів, зокрема два програмні: genkeys.exe і ZPltCrypt.exe.
Насамперед треба згенерувати ключі для директора, головного бухгалтера та сформувати відкриті ключі для податкової інспекції. Для цього запустіть на виконання файл genkeys.exe. У вікні, що з’явилося, Генератор ключів введіть код вашого підприємства в ЄДРПОУ, його назву і вкажіть електронну адресу, з якої надсилатиметься звітність. Виберіть також папку, в якій зберігатимуться файли податкової інспекції, і натисніть ОК. Після цього програма попросить вставити дискети, на яких будуть сформовані особисті ключі директора, головного бухгалтера та відкриті ключі вашого підприємства. Спочатку встановіть дискету, на яку будуть записані особисті ключі електронного цифрового підпису директора, і натисніть ОК. Потім повторіть цю процедуру з другою дискетою, на якій будуть записані особисті ключі ЕЦП головбуха (можна записати на дискету з ключами керівника і ключі головбуха). На третю дискету будуть записані відкриті ключі ЕЦП директора і головбуха.
Не забудьте після закінчення процедури генерації зробити резервні копії дискет з особистими (закритими) ключами директора та головного бухгалтера.
Щоб після генерації ключів почати користуватися системою шифрування, слід обмінятися відкритими ключами з податковою інспекцією. Для цього треба передати до податкової інспекції третю дискету разом із підписаним договором. Ваші відкриті ключі реєструються в АРМ збору й обробки звітності ДПІ, а ви отримуєте її відкриті ключі.
Тепер безпосередньо починайте підготовку електронної звітності. На цьому етапі слід створити XML-файл звітного документа, накласти на нього ЕЦП і зашифрувати.
Генерація xml-файла. Оскільки для надіслання потрібен електронний документ, використовуйте готову регламентовану звітність бухгалтерської програми (у прикладі показано інтерфейс програми «1С:Бухгалтерія 8.0 для України»).
У папці зі звітністю виберіть, наприклад, Декларацію ПДВ, заповніть усі необхідні поля і натисніть кнопку Выгрузить в формат ГНАУ (в файл *.xml). У вікні, що з’явилося, Выгрузка отчета в XML виберіть ті звіти, які будуть експортовані у формат xml. Встановіть дату заповнення і виберіть каталог експорту файлів, в якому буде збережено звіт у новому форматі.
Тепер натискайте кнопку ОК — і вибрані звіти будуть збережені у вказаному каталозі.
Накладення електронного підпису директора і головного бухгалтера — завершальний етап підготовки електронних звітів для податкової інспекції.
Для накладення ЕЦП і шифрування запустіть файл ZPltCrypt.exe і виберіть необхідний XML-файл. У полі Зберегти зашифрований файл як вікна Електронний підпис буде автоматично вписано ім’я вибраного XML-файлу. Натисніть кнопку Зашифрувати, після чого програма попросить вставити дискету з ключем бухгалтера. Зробіть, що просять, і вставте дискету з ключем директора. Після цих дій буде виведено повідомлення Файл успешно зашифрован. Аналогічну процедуру шифрування і накладення електронних підписів слід провести зі всіма XML-файлами, вибраними для надсилання до податкової інспекції. Таким чином, уся звітність готова для надсилання електронною поштою.
Надсилання податкової звітності електронною поштою здійснюється за допомогою будь-якого клієнта. Для цього створюється електронний лист, в якому зазначається електронна адреса вашої податкової інспекції, вказана у договорі, у темі листа — найменування вкладення і прикріплюються зашифровані XML-файли. Можна натискати кнопку Отправить — ваша декларація «полетіла» до податкової інспекції без вас. Погодьтеся, все досить просто.
Підкреслимо: використовуючи систему «Нотар», ви можете надсилати до ДПІ податкову звітність у будь-який зручний для вас час, навіть уночі.
Є ще одна важлива перевага цієї програми. Наприклад, ви надіслали на електронну адресу своєї податкової інспекції податкові накладні. Система «Нотар» автоматично перешле їх на електронну адресу вашого контрагента (за умови, що він теж включений до системи електронної здачі податкової звітності). Після отримання вами підтвердження від контрагента ці податкові накладні можна заносити до реєстру і подавати його.
Отримання файлу-підтвердження від податкової інспекції і його розшифрування. Невдовзі після відправлення податкової звітності на вашу електронну адресу має прийти підтвердження. Отриманий файл треба зберегти на диску і розшифрувати за допомогою програми «Нотар».
Для цього слід запустити файл ZPltCrypt.exe і у вікні Електронний підпис відкрити закладку Дешифрування повідомлень. Виберіть файл для дешифрування (за допомогою кнопки Розшифрувати). У результаті програма попросить вставити дискету з ключами директора, і відтак у нижньому куті вікна з’явиться повідомлення про отримання податковою інспекцією пакета звітної документації. Якщо у підтвердженні буде сказано, що Документ імпортовано успішно, можна вважати, що податкова інспекція прийняла вашу декларацію.
Отримання файлу-підтвердження дуже важливе для платника податків при виникненні проблеми зі здаванням електронної звітності. Розглянемо типову ситуацію. Електронна звітність була вчасно передана до податкової. Проте у районній ДПІ стверджують, що нічого не отримували. Щоб довести свою правоту, треба подати до податкової електронний документ, що підтверджує доставку електронної звітності, де буде перевірена його автентичність. Таким документом є електронна квитанція про те, що документи платника податків сформовані коректно і збережені у базі державної податкової служби. Ця квитанція надсилається на вашу електронну адресу. Якщо ви не отримали таке повідомлення, електронні документи вважаються ненадісланими.
При позитивному результаті перевірки конфлікт буде вирішено на вашу користь.
Якщо у вас виникли сумніви у тому, що у податковій інспекції не зареєстрована ваш електронна звітність, або ж ви скоригували звітність, можна повторно надіслати податковий документ (навіть кілька його варіантів). При цьому оригіналом вважатиметься електронний документ, надісланий до ДПІ останнім, але за виконання чотирьох умов:
1) документ надіслано до закінчення граничного терміну подання податкової звітності;
2) складено правильно;
3) прийнято до бази даних державної податкової служби;
4) платник податків отримав від ДПІ відповідне повідомлення.
І це ще не все. Треба враховувати обставини, які можуть перешкодити ДПІ вчасно отримати електронну звітність (наприклад пошкодження телефонної лінії і, як наслідок, неможливість вийти в Інтернет). Такі причини не беруться до відома. Головне — щоб ваша звітність (електронна або паперова) була зафіксована у податковій інспекції до граничного терміну.
На закінчення зазначимо, що ДПАУ, пропонуючи платникам податків програму «Нотар», надала їм унікальну можливість зробити відносини бухгалтера і податкової інспекції комфортнішими. Проте ця інновація податкової адміністрації не зобов’язує вас надсилати звітну документацію в електронному вигляді. Якщо ви такого бажання не маєте або просто не можете скористатися подібним засобом, ви з повним правом можете подавати звітність, як і раніше — у паперовому вигляді. Вибір за вами.
1 Порядок подання, приймання і комп’ютерної обробки податкової звітності, податкових накладних та реєстрів податкових накладних платників податків в електронному вигляді.
Чудова «вісімка» Прикладні програми Доступне навчання «1С:Бухгалтерії 8 для України» на ПК Ведення бухгалтерського обліку на комп’ютері стало необхідним атрибутом будь-якого підприємства. З одного боку, автоматизація обліку дає незрівнянну ефективність у роботі, з іншого — висуває...
