Оптимізація виробництва й управління підприємством за допомогою електронних таблиць Excel
Для бухгалтера початок нового року завжди пов’язаний з підбиттям підсумків, коли на передній план виходить складання фінансової і податкової звітності. Саме цей період можна використовувати не лише для аналізу діяльності підприємства за минулий період, а й накреслити шляхи для підвищення ефективності роботи у майбутньому.
Складений баланс і звіт про фінансові результати містять цінну інформацію про ресурси підприємства та його потенціал. Ви, певно, аналізуючи ці звіти, ловили себе на думці, що кількість показників, наведених у них, набагато більша, ніж потрібно для самого підприємства. Багато які з них необхідні лише для статистичних органів, тому важливо визначити, які з фінансових показників найбільш значущі для підприємства.
Турботою будь-якого керівника повинне стати забезпечення прибутковості. Тож головне завдання фахівця, відповідального за фінансовий менеджмент (на невеликих підприємствах ця функція лягає на плечі бухгалтера), — контролювати рівень дохідності, використовуючи аналіз точок беззбитковості1. Загальновідомо, що основні показники ефективності роботи — це дохід і собівартість виробництва. На їх підставі можна приймати рішення про ступінь рентабельності, про можливість скорочення витрат і збільшення доходів. Щоб знайти найоптимальніші варіанти рішення, потрібен точний аналіз економічних показників підприємства і їх взаємозв’язків. Такі завдання найкраще вирішувати за допомогою електронних таблиць Excel.
Отримання прибутку як основної мети діяльності пов’язане з контролем і аналізом витрат виробництва. Щоб бути прибутковим, треба їх покривати, інакше підприємство рано чи пізно розориться. Бухгалтер, дивлячись на звіт про фінансові результати, скаже, що в його розділах все розкладено мало не по поличках — інформація про доходи і витрати класифікована за групами так, щоб можна було визначити фінансовий результат, як за окремими видами діяльності, так і загалом по підприємству. Але, попри те, що у звіті досить докладно розкривається інформація про витрати, їх підрахунок залишається найскладнішим економічним завданням. Є кілька видів витрат.
Постійні витрати — витрати підприємства, що не залежать від обсягу продукції, яка випускається. До їх складу входять витрати на оренду, погашення кредитів, амортизація, адміністративні витрати, зарплата управлінського персоналу тощо.
Змінні витрати — витрати підприємства, що змінюються при зростанні або зниженні обсягу виробництва. До них належать, наприклад, вартість сировини, зарплата працівникам підприємства.
Є особливі види витрат, такі як змішані витрати, які рівною мірою можна віднести і до змінних, і до постійних витрат (наприклад витрати на ремонт), середні постійні витрати (витрати на одиницю продукції).
Усі підприємства несуть витрати незалежно від того, чи виробляють вони товари, чи надають послуги. Найважливіший інструмент для управління цими витратами — аналіз граничних витрат і граничного доходу.
Для кращого розуміння аналізу ефективності роботи використовуватимемо стандартну фінансову звітність підприємства, що займається виробництвом товарів однієї номенклатури (наприклад складанням комп’ютерів).
Межа погашення постійних витрат (МППВ) визначається відніманням від доходу від реалізації продукції (рядок 010 або 035 «Звіту про фінансові результати») змінних витрат виробництва. Тобто на практиці це різниця між доходами і витратами, які можна зафіксувати. Спрощено приймаємо, що МППВ = ряд. 035 - ряд. 280.
Граничний дохід (ГД) — це різниця між собівартістю і продажною ціною кожного проданого виробу. Спрощено можна прийняти, що ГД = (ряд. 035 - ряд. 040) : n, де n — кількість одиниць виробу.
Точка беззбитковості (ТБ) — момент у процесі продажів, коли дохід дорівнює собівартості. Спрощено можна прийняти, що ТБ - ряд. 035 = ряд. 040.
Проаналізувавши такі дані, отримаємо відповіді на запитання, як скоротити витрати і збільшити доходи, оптимізувати збут продукції і збільшити рентабельність виробництва. Як правило, для вирішення такого завдання треба насамперед оцінити вплив цих параметрів на такі показники, як межа погашення постійних витрат або граничний дохід.
Електронні таблиці Excel допоможуть у зручній формі розглянути, які чинники зумовлюють збільшення витрат і зниження доходів. За допомогою Excel можна змінювати початкові дані, що дозволить наочно визначити, які треба змінити витрати, як скоригувати ціни чи обсяги виробництва, щоб досягти головної мети будь-якого підприємства — збільшити прибуток і підвищити рентабельність.
Розглянемо на прикладі, як провести аналіз виробничої ситуації й обчислити ці показники. Отже, підприємство складає і реалізує персональні комп’ютери. Вартість комплектуючих, що використовуються при складанні одного ПК, — 1500 грн, додаткові витрати (програмне забезпечення, пакування) — 100 грн, зарплата фахівців-складальників — 200 грн (на 1 ПК). Усі виробничі витрати на 1 ПК становлять 1800 грн. Вартість реалізації 1 ПК дорівнює 2000 грн. Отже, обчислимо межу погашення постійних витрат (див. мал.).
Використовуючи електронну таблицю, можна легко проаналізувати вплив, обсяг виробництва і змінні витрати на той максимальний обсяг коштів, які будуть витрачені на забезпечення роботи підприємства, тобто постійні витрати (орендна плата, ліцензії, страхування тощо).
Проблеми зі «змінними» витратами
Проте далеко не завжди постійні витрати настільки явно відрізняються від змінних витрат, щоб з’ясувати їх взаємовплив. Узяти хоча б зарплату спеціалістів-складальників у наведеному прикладі. Річ у тім, що на будь-якій подібній комп’ютерній фірмі можуть використовувати різні системи оплати праці, що ускладнить визначення величини постійних і змінних витрат. Так, складальник комп’ютерів може отримувати:
— фіксовану заробітну плату. При цьому на підставі умов трудового договору її розмір може не залежати від кількості виготовлених комп’ютерів. Витрати на таку зарплату відносять до постійних витрат, тому їх не можна буде врахувати при аналізі межі погашення постійних витрат;
— диференційовану зарплату, що залежить від кількості складених складальником ПК. Але при цьому, на підставі умов трудового договору, на її розмір не впливатиме загальна кількість виготовлених комп’ютерів. Витрати на таку зарплату відносять до змінних витрат (більше склав — більше отримав);
— умовно-диференційовану зарплату, що залежить не тільки від кількості складених складальником ПК, а й від загальної кількості виготовлених комп’ютерів. Такі витрати називають умовно-змінними і відносять до так званих середніх витрат.
Щоб зрозуміти суть середніх витрат, розглянемо їхню динаміку на прикладі. Специфіка середніх витрат, як ступінчастої функції, така, що її величина різко змінюється при досягненні змінної величини (у цьому разі — кількість складених ПК) певного значення. Проілюструємо це в електронній таблиці.
На нашому підприємстві прийнято такі умови оплати, за яких зарплата складальника обчислюється за такими критеріями: якщо він складає менше ніж 10 ПК, то витрати на зарплату становлять 150 грн за 1 складений ПК, якщо більше ніж 10 ПК, то витрати на зарплату за кожен ПК — 160 грн тощо. Тобто для кожного діапазону рівня виробництва (тобто кількості складених ПК) встановлюється ступінчаста залежність зарплати від обсягу складання. Але тут не буде прямої залежності. При досягненні певного співвідношення обсягу випуску й обсягу реалізації відбувається кількісний стрибок у витратах на зарплату.
У таблиці «Розрахунок умовно-змінних витрат» для підрахунку витрат на зарплату застосовується формула =ЕСЛИ(В$1>B12;МИН(10;(В$1-В12))*С12;0), введена у комірку В12.
У цій таблиці для кожного рівня обсягу виробництва у графі «Зарплата сборщиков в себестоимости ПК» встановіть відповідний йому рівень витрат на зарплату (на підставі прийнятих у цьому прикладі умов).
Ми вже знаємо, що обсяг реалізації ПК у звітному періоді становить 45 комп’ютерів (див. комірку В1). Змінні витрати пропорційно змінюються від обсягу виробництва. Щоб підрахувати загальний обсяг змінних витрат з урахуванням середніх витрат на зарплату, треба розрахувати умовно-змінні витрати (у нашому прикладі до такого виду витрат належать витрати на зарплату). Якщо у звітному періоді було складено 26 комп’ютерів, то витрати на оплату праці складальників — 1760 грн на кожні 10 зібраних ПК. Проте ситуація різко змінилася б, якби у звітному періоді було складено, наприклад, 40 комп’ютерів. Оскільки на підставі прийнятих на підприємстві умов розрахунку максимальною кількістю складених ПК у формулі розрахунку є 10 шт., то при подальшому збільшенні обсягів складання знижуватимуться витрати на оплату праці.
За допомогою електронної таблиці ви зможете тепер проаналізувати вплив різних параметрів виробництва і структури змінних витрат на межу погашення постійних витрат. Це дозволить спрогнозувати, який максимальний дохід отримає підприємство при використанні різних схем оплати праці.
У наступному номері ми розповімо, як ще можна оцінити вплив витрат на доходи, використовуючи за допомогою електронної таблиці Excel аналіз граничного доходу.
1 Точка беззбитковості, яка характеризує процес продажу і в якій дохід дорівнює собівартості виробництва.
Кермо влади — бухгалтерії Не «1С»-ОМ єдиним Про єдність синтетичного й аналітичного обліку Ніхто не ставить під сумнів важливість бухгалтерського обліку. Але наскільки використовувана на підприємстві система обліку допомагає вирішувати найважливіші завдання, серед яких сплата податків далеко не....
