Ніхто не ставить під сумнів важливість бухгалтерського обліку. Але наскільки використовувана на підприємстві система обліку допомагає вирішувати найважливіші завдання, серед яких сплата податків далеко не єдина?
Сучасна система управління передбачає диференціацію об-ліку на оперативний, бухгалтерський та статистичний. У цій тріаді бухгалтерський облік відіграє важливу роль, охоплюючи всі процеси діяльності підприємства. У міру розвитку підприємства для його управління потрібно дедалі більше інформації, попит на яку, проте, не може бути задоволений тільки можливостями бухгалтерського обліку.
Важливість управлінської інформації
Оперативний облік застосовується для контролю й управління господарськими процесами безпосередньо під час їх здійснення. Інформація оперативного обліку, зафіксована у первинних документах, використовується для управління конкретним комплексом виробничо-господарських операцій. За допомогою такої інформації користувач отримує численні кількісні та якісні характеристики цього комплексу. Але такі дані можуть бути неістотними для інших напрямів діяльності підприємства, оскільки мають виборчий характер. Виконавши своє призначення, докладна оперативна інформація частково може втратити свою значущість для подальших економічних узагальнень.
Журнально-ордерна форма рахівництва, що домінувала у 80-ті роки, грунтувалася на ручних методах обробки інформації, які порівняно з комп’ютерними методами були трудомісткими і малоефективними. Реально вся технологія обробки аналітичної інформації зводилася до формування регістрів синтетичного обліку (головної книги, оборотно-сальдового балансу), що були основним документом для складання регламентованих звітних таблиць. Технологічно бухгалтер дотримувався простого алгоритму: створював у «пустографках» шахові групувальні відомості і з їх допомогою складав журнали-ордери для отримання головної книги. Головна книга, своєю чергою, складалася за синтетичними рахунками і була головним регістром синтетичного обліку.
Автоматизація обліку позбавила бухгалтерів складання групувальних відомостей, журналів-ордерів і реалізувала прямий перехід: первинний документ — головна книга — баланс. З погляду синтетичного обліку програмісти зробили для бухгалтерів усе, що могли, підвищивши швидкість обробки інформації, при якій складання регістрів у реальному режимі часу обмежується лише часом отримання оперативної інформації, основного джерела бухгалтерського обліку.
Подвійне рознесення
Але у бухгалтерському обліку, крім синтетичних рахунків, одночасно застосовують і аналітичні. Ще у докомп’ютерній бухгалтерії за аналітичними рахунками складалися стандартні оборотні відомості, в яких за кожною аналітичною позицією відображалися залишок на початок періоду у вартісному і, якщо треба, в натуральному вимірі, обороти за період і виводився новий залишок. Оборотні відомості складалися на підставі регістрів аналітичного обліку (в основному картки), які заповнювалися на підставі задокументованих даних оперативного обліку.
Регістри аналітичного обліку потрібні були в основному для взаємного контролю за правильністю ведення обліку. Помилки виявлялися шляхом звіряння даних аналітичного і синтетичного обліку за допомогою перевірки записів у рахунках на підставі первинних документів. Фактично мало місце подвійне рознесення за аналітичними і синтетичними рахунками.
Комп’ютеризувавши і цю частину обліку, програмісти добротно виконали своє завдання.
У більшості програмних продуктів здійснено «механічне» переведення системи бухгалтерського обліку зразка минулого століття на нові технічні засоби. Але проблему до кінця не вирішено — бухгалтерський облік залишається, як і при ручних системах рахівництва, дуже важливою, але тільки складовою частиною управлінського обліку.
Чому відстає бухгалтерський облік
Одна з причин того, що навіть при інтенсивній автоматизації не вдається повною мірою ввести у бухгалтерський облік дані оперативного обліку, — глобальне відставання теорії бухгалтерського обліку від нових технічних можливостей обробки інформації.
Друга причина, яка гальмує якісні зміни у бухгалтерському обліку, полягає у тому, що автоматизовані облікові програми, які базуються на патріархальних системах обліку, утримують головних бухгалтерів від реалізації ними будь-яких вимог з удосконалення самого обліку. Це, до речі, пояснює упередженість користувачів до певних програм, що забезпечують тихе і спокійне існування бухгалтера хоч би з цього боку. При всьому розумінні завантаженості бухгалтерів частими перевірками і перманентними звітами (достатньо подивитися бухгалтерський календар і побачити, що звіт у бухгалтерів «завжди») такий підхід — тупиковий, бо управлінським обліком як системою більше зайнятися на підприємстві нікому.
У міру стирання межі між оперативним і бухгалтерським обліком господарський облік стає єдиною системою, здатною дати повну інформацію і для бухгалтерської сфери, і для управлінських узагальнень. Як результат, зростає роль бухгалтерії як найважливішого постачальника систематизованої інформації для управлінського аналізу.
Подвійний запис — єдина система обліку
Проте постає запитання: чи не перешкодить стандартизована бухгалтерська методологія (документація господарських операцій, грошова оцінка, система рахунків, подвійний запис, баланс) отриманню даних? В основному, це стосується подвійного запису і системи рахунків.
Подвійний запис — метод реалізації балансу. Баланс ніколи не був монополією тільки бухгалтерського обліку. Балансова статистика широко використовує метод рахунків і подвійного запису для характеристики економічних процесів. Наприклад, баланси продажів і закупівель товарів широко застосовуються у торгівлі, баланс випуску продукції і наявності комплектуючих — у виробництві. Крім того, будь-який елемент взаємодії має свій «вхід» і свій «вихід», тобто двоадресний код у системі координат, і може бути відображений подвійним записом. Сам собою подвійний запис і метод балансового узагальнення — позитивний чинник створення єдиної системи управлінського обліку. Залишається тільки поєднати ці баланси в автоматизованій обліковій системі спеціальним запитом, і користувач отримає найважливішу інформацію для економічного аналізу.
Таким чином, можна зробити однозначний висновок, що правильно налаштований бухгалтерський облік міститиме необхідні дані для отримання управлінської інформації. Реалізація концепції взаємозв’язку синтетичного й аналітичного обліку з багатьма системами аналітичних рахунків на практиці дозволить запровадити автоматизацію бухобліку, яка за наявності об’єктивних передумов плавно перейде в автоматизацію управлінського обліку. Треба сказати, що бухгалтери дуже часто сприймають цей перехід як об’єктивну реальність, яка раптом виникла з «нізвідки» і вже існує як реальний факт.
Візьмемо підприємство, що реалізовує продукцію. Контроль за виконанням виробничо-господарських операцій здійснює бухгалтерський облік. Оперативний облік, не призначений для розрахунку величини податків та інших платежів, постачає важливу інформацію для аналізу ситуації всередині підприємства. Проте отримати швидку інформацію про цілісну картину бізнес процесу все-таки складно.
У традиційному розумінні оперативного обліку менеджеру достатньо знати, скільки на складі конкретних упаковок продукції і чи достатньо їх для виписування накладної. При цьому бажано мати не тільки інформацію про фактичну її кількість на описаному складі, а й на сусідніх складах, з урахуванням зобов’язань за зарезервованими купівлями.
Якщо ставитися до бухгалтерського обліку лише як синтетичного за своєю природою, неминуче виникає спокуса винести аналітичний облік товару або готової продукції в окрему підсистему і вести подвійний облік, як у частині бухгалтерського обліку, так і в частині оперативного обліку, проводячи періодично звіряння залишків і вручну виявляючи причини розбіжностей. Разом із тим, аналітичний облік на підприємстві, зокрема субрахунки другого, третього й інших порядків згідно з Планом рахунків і Інструкції до нього, затвердженої наказом №291, може вестися виходячи з виробничої необхідності на розсуд самого підприємства. І найважливіше те, що така додаткова інформація може виступати як параметр проведення. Це дозволяє використовувати такий запис при створенні звітів, які неможливо сформувати, користуючись виключно рекомендаціями Плану рахунків.
Є два підходи до опису записів в автоматизованому бухгалтерському обліку: за документом, від рядка у документі. Перший спосіб застосовується дуже широко. А другий дозволяє гнучкіше описувати операції і проводити документи у бухгалтерському обліку. Так, наприклад, з’являється можливість віднесення частини великої накладної на придбання ТМЦ на один рахунок, а частини — на інший.
Наприклад, якщо ми до 70-х рахунків додамо в аналітичному обліку місця зберігання товару і готової продукції, їх найменування, згруповані за однорідними групами, тобто цей облік буде аналогічний до аналітичного обліку 20, 26 і 28 рахунків, то у бухгалтерському, оперативному й управлінському обліку отримуємо додаткові можливості мати інформацію про реалізацію груп і найменувань товару та продукції. Якщо параметром запиту виступатиме покупець, а його назва є у кожному первинному документі, пов’язаному з відпуском ТМЦ, то за ним отримаємо інформацію про обсяги поставок щодо покупців. Якщо параметром виступатиме дата відвантаження, то, аналізуючи взаємозв’язок усіх зазначених параметрів і надаючи щодо них відповідні дані і графіки, отримаємо інформацію про ритмічність і обсяги відвантаження продукції за найменуваннями як загалом по підприємству щодо торгових точок, так і ці самі дані щодо споживачів продукції.
Якщо на рахунках 20, 26, 28 використовується аналогічна до рахунка 70 аналітика, а відповідні 90-і рахунки налаштувати особливим способом, то, використовуючи вищезгаданий принцип роботи з економічною інформацією, отримаємо дані про рентабельність, норму прибутку, масу прибутку як за кожним товаром, так і за його групами і чимало інших даних, необхідних для різних сфер управління, без шкоди безпосередньо для бухгалтерського обліку.
Як випливає зі всього сказаного, використовуючи єдину базу господарських операцій, при якій розрахунки з постачальниками, покупцями й іншими дебіторами та кредиторами аналізуються і заносяться до бази даних у повному обсязі, з урахуванням усіх передбачених параметрів, менеджер отримає по-справжньому правдиву інформацію про борги покупців.
Наступний аргумент ведення єдиної бази господарських операцій у сфері обліку ТМЦ — те, що рух цих цінностей має, певно, найрізноманітніший характер на будь-якому солідному підприємстві. Тож лише обліковець, до якого стікається повна, а не уривчаста інформація про цей рух, може її правильно класифікувати й узагальнити, надавши менеджерові реальний, а не очікуваний залишок на певний момент. Це дозволить підвищити ефективність і точність роботи працівників, які займаються збутом, вивільняючи їх від не властивої їм роботи, одночасно підвищуючи контрольну роль бухгалтерії як матеріально незалежної служби за рухом грошових потоків у сфері обліку ТМЦ.
Збій у програмі — ще не крах Корисні поради Не в одного користувача опускалися руки, коли програма «зависала», не реагуючи на жодні дії. У результаті нерідко безповоротно пропадали результати роботи з документом, який не був вчасно збережений. Користувачі Windows XP мають надійний захист своїх...
