Облік готівки підприємства у конфігурації «1С:Бухгалтерія 8.0 для України». Частина 1
За часів гасла «Соціалізм — це облік» з особливим пієтетом ставилися до обліку готівкових коштів. Ні розширення електронних розрахунків (і, між нами, перенесення багатьох шахрайських операцій до сфери електронних грошей), ні національні стандарти (що ніяк ці кошти з-поміж інших грошових не виокремлюють) нічого не змінили. З одного боку, операції, як і раніше, докладно регламентовані, з іншого — залишається чимало обмежень, за порушення яких передбачено жорсткі фінансові санкції.
Розглянемо, як організовано облік готівкових коштів у новій конфігурації «1С:Бухгалтерія 8.0 для України». В обліку готівки на підприємстві можна виокремити три моменти:
— дотримання різних законодавчих обмежень у сфері готівкового обігу (на жаль, тут автоматизація не завжди може допомогти);
— оформлення руху коштів належними документами й обліковими регістрами та звітами;
— відображення в обліку.
Перші два з них потребують надзвичайно уважного до себе ставлення, адже порушення тут відчутно штрафуються.
Автоматизація згідно із законом
Ведення обліку в електронній формі регламентується таким чином. Типові форми документів, якими оформляють касові операції, затверджені наказом Міністерства статистики України від 15.02.96 р. №51 «Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій», що дозволяє ведення первинних касових документів за допомогою комп’ютера. Пункт 3.11 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою НБУ від 15.12.2004 р. №637, також допускає реєстрацію касових ордерів і видаткових відомостей за допомогою комп’ютера. При цьому треба забезпечити можливість надрукувати необхідні документи і «Вкладной лист журнала регистрации кассовых ордеров» за день, який повинен давати змогу формувати дані для обліку коштів за цільовим призначенням. Пункт 4.4 цієї постанови визначає вимоги до автоматизованого ведення касової книги, електронного подання документів, порядку формування друкованих документів — «Отчет кассира», «Вкладной лист кассовой книги», а також до підпису і зберігання друкованих форм. Усі ці вимоги враховані у конфігурації «1С:Бухгалтерія 8.0 для України».
Організація обліку готівки
Для узагальнення інформації про наявність і рух коштів використовується активний рахунок 30 «Каса» (мал. 1) з двома субрахунками рахунка 301 «Каса у національній валюті» та 302 «Каса в іноземній валюті».
Операції і розрахунки з готівкою в іноземній валюті відображаються у валюті розрахунків і паралельно у гривнях з урахуванням вимог П(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів». При цьому сума автоматично перераховується (з урахуванням вказаних у довіднику «Валюты» програми курсів валют) у гривні за валютним курсом на день здійснення операції і на дату балансу з відображенням курсових різниць. Основна валюта встановлюється у меню Предприятие — Настройка параметров учета (мал. 2).
У методологічному відношенні облік каси не викликає запитань. Здається, що тут важко вигадати щось нове. Проте користувачі попередньої версії програми «1С:Бухгалтерія 7.7» звернуть увагу, що організація аналітичного обліку кас повністю змінилася.
Якщо звернутися до Інструкції №291, то побачимо, що рахунок 30 «Каса» кореспондує з великою кількістю рахунків (28 рахунками за дебетом і 37 — за кредитом). Звичайно, якісь кореспонденції трапляються дуже часто, а якісь — украй рідко. Тому ці кошти можуть надходити за одними статтями руху, а витрачатися — за іншими, а щоб не зависали залишки за аналітичними об’єктами, використовують оборотні субконто.
У довіднику «Статьи движения денежных средств» у демоверсії конфігурації «1С:Бухгалтерія 8.0 для України» подано лише перелік аналітичних об’єктів (треба розуміти так, що заповнювати довідник пропонується користувачам за їхніми потребами). З нормативних документів тільки у П(С)БО 4, що регламентує складання Звіту про рух грошових коштів, йдеться про те, що рух коштів повинен бути представлений за видами діяльності (операційною, інвестиційною та фінансовою). Це — як мінімум. Для внутрішнього користування можна організувати і глибший розподіл у цих межах.
Відразу представимо довідник «Назначение наличных денежных средств» (мал. 3), що використовується у програмі для складання «Вкладного листа журнала регистрации кассовых ордеров». У ньому регламентовано подання інформації про цільове призначення коштів. Наперед визначені елементи довідника використовуються для заповнення відповідного реквізиту касових ордерів.
З погляду звітності, користувачів цікавить тільки розподіл коштів за видами (у національній та іноземній валюті). Ні форма (готівкова, безготівкова), ні тим більше місця зберігання (операційні каси, каси відокремлених підрозділів) їх не цікавлять. Проте підприємства у деяких випадках зобов’язані мати кілька кас. Наприклад, у відокремлених підрозділах, що здійснюють операції з готівкою з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів та розташовані окремо від юридичної особи, доведеться організовувати додаткові субрахунки. Може виявитися так, що доцільно буде на рахунку 302 ввести субрахунки третього порядку («Каса в USD», «Каса у RUR», «Каса в EUR»).
Облік операцій з готівкою підприємства
Касові операції поділяються на дві групи:
1) прибуткові — надходження грошей до каси;
2) видаткові — операції видачі грошей.
Рух за рахунком «Каса» відповідає фізичному руху грошей (крім єдиного випадку — уцінки/дооцінки валюти у результаті перерахунку за валютним курсом).
Операції оформляють прибутковим касовим ордером. Реєструють їх у журналі реєстрації прибуткових ордерів або видатковим ордером (платіжною відомістю) у журналі витратних ордерів. Формують звіти касира, вкладні аркуші касової книги, які за формою і змістом повторюють форму і зміст документів у паперовій формі.
У конфігурації кожна операція оформляється окремим документом, завжди контролюється залишок коштів, а документи мають кілька схем операцій. Готівка, що надходить до каси, повинна бути оприбуткована «Приходным кассовым ордером» (підменю Банк — Касса). Екранна форма документа й основні операції наведено на мал. 4.
Вибір операції впливає на зовнішній вигляд екранної форми і схему проведення документа. Решта операцій (а ми пам’ятаємо, що з рахунком 30 за дебетом кореспондують 28 рахунків) проводяться за схемою «інше надходження грошових коштів». Значення реквізиту Назначение ДС береться з довідника (мал. 3) для формування касової книги — «Статья движения денежных средств».
Приймання роздрібної торгової виручки. На малюнку 4 представлено операцію приймання виручки зі складу виду «Неавтоматизированная торговая точка» (НТТ). Оформлення залежить від налаштувань облікової політики по підприємству (у цьому випадку облік товарів у роздробі за цінами продажу). Така схема передбачає сумовий облік. Звіт про продаж за номенклатурою не ведеться. Продажі реєструються тільки прибутковим касовим ордером. У табличній частині екранної форми регламентовано схему реалізації, рахунок ПДВ, податкове призначення (проведення показано на мал. 5).
При прийманні виручки зі складу типу Розничный (або Автоматизированная торговая точка-АТТ) зміниться форма таблиці (мал. 6, форма таблиці і друкована форма ПКО).
Схема обліку передбачає щоденне внесення звіту про продаж за номенклатурою, який і формує проведення (з дебетом 301). Касовий ордер створюється тільки для реєстрації, проведень він не формує.
Нагадаємо, що при отриманні друкованої форми бухгалтер зобов’язаний перевірити правильність заповнення форми, наявність підпису касира і перерахованих у формі додатків. Квитанція про прийняття грошей має бути завірена підписами головного бухгалтера і касира та печаткою підприємства.
Оплата від покупця. Підсистема обліку коштів у системі пов’язана з підсистемою розрахунків із контрагентами. Тому при отриманні оплати потрібна деталізація за договорами, при цьому можна зазначити їх список (кнопка Список на верхній панелі документа, мал. 4). У разі оплати за кількома договорами і суму платежу можна розбити за ними (розрахунковими документами). Для формування журналу реєстрації ордерів використовується реквізит Назначение ДС. Екранна форма і проведення документа показані на мал. 7.
Повернення грошей від підзвітної особи. Призначене для оформлення повернення залишку невитрачених підзвітних коштів до каси підприємства. Зазначаються тільки прізвище працівника і сума.
Інше надходження коштів. При оформленні іншого грошового надходження кореспондуючий рахунок зазначається вручну (на мал. 8 показано приклад оформлення надходження до каси інвестора дивідендів від об’єкта інвестування). Так само вноситься початковий залишок за касою.
На закладці Печать зазначаються додаткові реквізити для формування друкованої форми (КО №1, за наказом №51) — від кого прийнято і список доданих документів.
У податковому обліку при проведенні формуються рухи у регістрах «Приобретения (налоговый учет)», «Продажи (налоговый учет)», при прийманні торгової виручки — «Ожидаемый и подтвержденный НДС продаж».
Журнал реєстрації прибуткових касових ордерів формується (через підменю Банк — Касса, звіт «Кассовая книга», вид звіту — «Журнал регистрации приходных ордеров», мал. 9) окремо за організаціями, за вказаний період, тільки за проведеними документами. У кожного з касових документів свій порядковий номер (за прибутковими і видатковими ордерами нумерація окрема). Реєстрація здійснюється у журналі реєстрації, який відповідає формі №КО 3.
Як було в «1С:Бухгалтерії 7.7 для України»
Аналітичний облік вівся за допомогою довідника «Счета нашей фирмы», готівкові рахунки в якому представляли каси підприємства. Фактично елементів у ньому було стільки, скільки на підприємстві касових книг, — можна було ввести операційні каси, каси відокремлених підрозділів, каси за кожною валютою. У кожному з цих випадків передбачено окрему касову книгу й аналітичні облікові регістри. На прикладі показано організацію кас із попередньої версії конфігурації.
Як є в «1С:Бухгалтерії 8.0 для України»
Розподіл на кілька кас (у т. ч. і РРО) у програмі не передбачено. Рахунок 30 «Каса» має єдине оборотне субконто «Статьи движения денежных средств», за яким зберігаються тільки обороти за місяць, але не залишки. Заповнювати довідник пропонується користувачам за їхніми потребами.
Потрібен електронний підпис Не «1С»-ОМ єдиним Набрання чинності законами України про електронний цифровий підпис, електронні документи й електронний документообіг дало платникам податків не тільки можливість подавати електронну звітність. Це стане добрим стимулом для значного зростання ділової...
Автоматично з "Дт-Кт" № 39 (29.9.2008) :: Вікно у світ «1С» Тематичний посторінковий перелік публікацій випусків поліграфічного видання бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит" (розділ "Автоматично з "Дт-Кт"") за 3-й квартал 2008-го року...
