Облік касових операцій, витрата, касова книга у конфігурації «1С:Бухгалтерія 8.0 для України». Частина 2
При здійсненні касових операцій треба виконати два завдання: дотриматися вимог до порядку здійснення і документального оформлення та відобразити їх у бухгалтерському обліку. У разі обліку операцій з готівкою основну увагу приділяють першому завданню, адже відображення в обліку не є складним. Сьогодні розглянемо другу групу операцій — видаткові касові операції.
Основний нормативний документ щодо проведення касових операцій — Положення №6371. Порядок оформлення касових операцій викладено у п. 3, порядок ведення касової книги й обов’язки касира — у четвертому пункті цього положення. Касові операції оформляють документами, типові форми яких затверджено Наказом №512. Загальний алгоритм проведення операцій відповідно до викладених у положенні вимог зображено на малюнку 1.
1 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. №637.
2 Наказ Держкомстату України від 15.02.96 р. №51 «Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій».
При автоматизованому обліку є певні відмінності (дозволені Порядком №637), які ми розглянемо нижче. Видача коштів з каси здійснюється за належно оформленими касовими ордерами (платіжними, розрахунково-платіжними відомостями).
Бухгалтер оформляє та друкує касові ордери, реєструє їх в інформаційній базі, передає на підпис керівникові (головному бухгалтеру або особі, яка, відповідно до п. 3.4 Положення №637, наказом по підприємству уповноважена підписувати такі документи) для передачі касирові для виконання. Винятки — розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості, що реєструються після видачі грошей.
Касир перевіряє правильність заповнення документів, наявність дозвільних підписів (на видаткових ордерах передбачено три підписи: керівника, головного бухгалтера та касира, але якщо на доданих до ордера дозвільних документах вже є підпис керівника, на касовому ордері його може не бути). Відтак записує реквізити паспорта (або документа, що його замінює) у касовому ордері та видає готівку. Одержувач особисто літерами заповнює отриману суму в графі «Одержав» і засвідчує отримання своїм підписом. Касир підписує ордер після видачі грошей. Якщо виплата відбувається за дорученням, — у графі «Видати» після прізвища одержувача зазначається прізвище довіреного одержувача і належно оформлена довіреність додається до решти супровідних документів ордера.
Відповідно до п. 4.3, записи до касової книги (у конфігурації цьому відповідає проведення документа, документи з таким статусом потраплять до звіту «Кассовая книга») за операціями отримання/видачі готівки касир вносить до настання наступного робочого дня.
Наприкінці дня він зводить усі касові документи, у разі автоматизованого обліку друкує вкладний лист касової книги (у двох примірниках — перший зберігається у касовій книзі, другий — «Звіт касира» — зшивається з касами та додатками) і передає звіт касира з документами за день до бухгалтерії під розпис у касовій книзі.
Готівка, яка видається за відомостями на оплату праці, відображається у касовій книзі після закінчення терміну виплат за відомістю (п. 2.19 Положення №637). Закриття документів і видачу видаткових ордерів на депоновані суми здійснюють згідно з п. 3.9 Положення №637.
Робота з документом «Расходный кассовый ордер»
Операція «Видача грошових коштів під звіт»
Готівка видається з каси за видатковими касовими ордерами (екранну форму документа (Банк — Касса — Расходный кассовый ордер) наведено на малюнку 2. До документа підключено список операцій, вибір яких впливає на зовнішній вигляд екранної форми і схему проведення документа (операції, крім перерахованих, проводяться за схемою «Прочий расход денежных средств»). Частину необхідних при друкуванні даних заповнюють вручну (на мал. 2 наведено закладку Печать).
Автоматично підставляється тільки прізвище працівника у гр. «Видати», причому відмінюванням прізвищ доведеться у будь-якому разі займатися самостійно. Крім того, якщо ви помилилися і змінили прізвище працівника на основній закладці, на закладці Печать обов’язково треба змінити його вручну1 (такі запитання користувачів уже були). Значення реквізиту Назначение ДС береться з довідника «Назначения наличных денежных средств» і використовується для формування звіту «Журнал регистрации расходных кассовых ордеров» (розглянуто нижче). Після формування ордера перевірте, як виглядає його друкована форма (кнопка Расходный кассовый ордер), і за потреби виправте. На малюнку 3 подано друковану форму ордера.
1 Закон України від 06.07.95 р. №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування і послуг».
Кореспондуючі рахунки бухгалтер може проставити від руки. У графі «одержав» суму літерами ставить своєю рукою одержувач готівки. Документ, який буде пред’явлено, може заповнити касир під час видачі готівки. Нагадаємо, що виправлення у касових документах не допускаються. У такому вигляді ордер можна друкувати і підписувати у головного бухгалтера та керівника і передавати касирові для виконання (на руки одержувачу готівки касовий ордер не видається). До речі, при видачі готівки під звіт, відповідно до п. 2.11 Положення №637, обмежено терміни подання звіту про витрачені суми:
• на закупівлю сільськогосподарської продукції і вторсировини — не більше 10 днів з дня видачі;
• на решту господарських потреб — 2 дні, включаючи день видачі;
• якщо суми видаються одночасно з грошима на відрядження для розв’язання питань у відрядженні, термін звітування може бути подовжено до закінчення відрядження.
Операція «Повернення грошових коштів покупцю»
Згідно з п. 9 Закону про РРО1, проводити розрахунки з покупцями через каси підприємства з оформленням прибутково-видаткових касових документів (без РРО) можуть підприємства, які не є підприємствами торгівлі і громадського харчування та продають продукцію або послуги власного виробництва чи сплачують єдиний податок (фізичні особи — підприємці касову книгу не ведуть і відповідно касових ордерів не виписують).
Стосовно конфігурації, на жаль, зазначимо, що вона передбачає тільки одну касу підприємства. Але ж підприємства часто торгують не з офісу, а з територіально віддаленого складу або фірмового магазину і повинні б мати, згідно з п. 1.2 Положення №637, для цього окрему касу й окрему касову книгу.
Особливість самої операції — те, що у цьому разі дозвільний підпис керівника на ордері (або на доданих документах) є обов’язковим.
У разі проведення розрахунків (мал. 4) з контрагентами за касовими ордерами документ містить усі реквізити розрахунків з контрагентами, необхідні для формування проведень (для друку форм вони не потрібні, закладка Печать заповнюється аналогічно до вже розглянутого випадку). При проведенні документа за операціями з контрагентами формуються записи у податкових регістрах накопичення «Продажи, налоговый учет» і «Приобретения, налоговый учет».
Нагадаємо: при заповненні слід пам’ятати про обмеження на суму готівки у розрахунках з одним контрагентом (відповідно до п. 2.3 Положення №637 встановлюється окремим положенням НБУ, нині — 10000 грн).
Операція виплати зарплати (працівникові або за відомістю)
Виплата грошей із каси може здійснюватися за платіжною відомістю. У цьому разі виписується один прибутковий ордер на всю суму виплат. Тоді у програмі треба послатися на платіжну відомість, що вже є в інформаційній базі (мал. 5). Нагадаємо: ордер виписується і реєструється після закінчення терміну виплат за цією відомістю. Якщо в організації прийнято виплачувати заробітну плату кожному працівникові окремим ордером, а не за відомістю, то сформувати відразу всі ордери з видом операції Выплата заработной платы работнику можна автоматично за допомогою обробки Выплата заработной платы кассовыми ордерами.
У результаті буде сформовано весь пакет документів «Расходный кассовый ордер». Проте для цього у базі теж повинен бути сформований документ «Зарплата к выплате организаций» (мал. 6).
Кнопка Перейти спричинює обробку, що формує касові ордери, номери яких відобразяться в інформаційному рядку в екранній формі документа. При обробці відомості за допомогою кнопки Заменить отметку можна внести значення Выплачено і Задепонировано. Програма перевіряє, чи сформовані вже за цією відомістю ордери, і якщо такі є, вони автоматично відображаються в інформаційному рядку.
Операції «Внесок готівкою до банку», «Інкасація грошових коштів»
Пунктами з 2.8 до 2.10 Положення №637 визначено випадки, за яких готівка понад ліміт каси здається до банку. Здача готівки оформляється окремим видатковим касовим ордером. У такому разі в ордері у графі «Видати» пишемо «Здано до банку через» і зазначаємо прізвище особи, яка здаватиме гроші. Якщо готівка здається до банку через службу інкасації, оформлення здійснюється так само, але вказується рахунок 333 «Грошові кошти у дорозі» (334 — для валюти). Підтвердженням здачі готівки до банку є квитанція до оголошення на внесок готівкою до банку.
Оформлені касові ордери реєструємо у журналі до операції і записуємо до касової книги після операції.
Закінчення теми — у наступному випуску «Автоматично».
1 У «вісімці» закладено таблицю кодування Unicode, і під час презентацій говорилося про вирішення проблеми двомовності. Справді, внутрішньо побудова є такою, що додати українське представлення прізвищ працівників для тих, хто вважає за краще користуватися російським варіантом, не повинно бути проблемою.
Контролюємо прибуток Не «1С»-ОМ єдиним Оптимізація виробництва й управління підприємством за допомогою електронних таблиць Excel. Частина 2 У першій статті ми показали, як за допомогою Excel проаналізувати вплив різних параметрів виробництва і структури змінних витрат на межу погашення...
Автоматично з "Дт-Кт" № 39 (29.9.2008) :: Вікно у світ «1С» Тематичний посторінковий перелік публікацій випусків поліграфічного видання бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит" (розділ "Автоматично з "Дт-Кт"") за 3-й квартал 2008-го року...
