Облік касових операцій. Витрата, касова книга у конфігурації «1С Бухгалтерія 8.0 для України». Частина 3
Початок теми див. у №10 і №12 «Автоматично»
Журнал реєстрації касових документів
Касові ордери бухгалтер повинен реєструвати у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів типової форми №КО-3 до передачі до каси (п. 3.11 Положення №6371). Тільки видаткові ордери, оформлені на підставі відомостей на виплату заробітної плати, реєструються після здійснення виплат (мал. 1). Прибуткові та видаткові касові документи реєструють окремо. Наступний абзац цього самого пункту Положення дозволяє проводити реєстрацію за допомогою технічних засобів. При цьому документ «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров» повинен складатися і друкуватися за відповідний день, а також забезпечувати формування даних для обліку коштів за цільовим призначенням. Найважливіше при традиційному, «паперовому», веденні книг — ордеру при записі до журналу присвоюють номер у хронологічному порядку (також зазначають дату, призначення коштів і суму прибуткового касового ордера).
При записі касового ордера до інформаційної бази робляться записи у регістрах, за якими можна побудувати звіт форми №КО-3. Щоб виконати вимоги Положення, звіт слід друкувати кожного дня, за який здійснювалися операції. В екранній формі кожного ордера (див. мал. 2, мал. 4 у статті «Кеш у касі підприємства» ч. 2 «Автоматично» №12) спеціально зазначається реквізит Назначение ДС, який відповідає графам журналу КО-3, вибирається з однойменного довідника. Відтак листки треба пронумерувати, підписати, зшити і зберігати з касовими документами. Хоча саме призначення додаткового контролю (розподіл функцій працівників), для якого створювався паперовий варіант журналу, при такій реєстрації не виконується. Побудувати звіт можна з підменю Банк — Касса — Кассовая книга. І зробити це за будь-який вибраний період (мал. 2).
Звіт «Касова книга»
Усі первинні документи, якими оформляються надходження та видача готівки, касир записує до касової книги підприємства (форми №КО-4) до початку наступного робочого дня. На підприємстві ведеться одна касова книга. Проте відокремлені підрозділи, що мають касу, ведуть окрему книгу, яку оформляє підприємство, до складу якого вони входять. Касова книга є регістром аналітичного обліку за рахунком «Каса», проте в умовах автоматизованого обліку у такий спосіб використовується рідко, бо стандартні звіти для перегляду інформації є зручнішими.
Аркуші касової книги нумерують, прошнуровують та скріплюють печаткою. Аркуш касової книги має дві частини. При традиційному заповненні він складається так, щоб відривна частина опинилася під основною, і між ними кладеться аркуш копіювального паперу так, що основна частина, яка залишається у книзі, та відривна — «звіт касира» — заповнюються одночасно. Як вчинити у разі ведення книги за допомогою технічних засобів, визначено у п. 4.4 Положення №637.
Записи у касовій книзі повинні бути зроблені на підставі касових документів до початку наступного робочого дня, а також містити всі реквізити, передбачені формою касової книги. Вигляд книги наведено на мал. 2. Програмне забезпечення передбачає автоматичну нумерацію сторінок (у порядку зростання з початку року), друкування загальної кількості аркушів на останньому аркуші касової книги за місяць і загальної кількості за рік — на останньому аркуші у році.
Касир під час здійснення операції надходження грошей до каси виконує всі передбачені порядком дії: перевіряє документи, печатки, підписи, купюри, погашає документи, що додаються, написом «Сплачено», видає квитанцію. Після цього знаходить на комп’ютері у журналі «Каса» потрібний прибутковий ордер і проводить його. Ця дія відповідає запису до касової книги, яку касир у цей момент робить при «ручному» обліку. Ті прибуткові ордери, за якими не було прийнято готівки до кінця робочого дня, так і залишаться не проведеними. Вони будуть відображені у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів, але до звіту «Кассовая книга» потраплять лише проведені документи. Касові документи, за якими не здійснено операції, перекреслюються, погашаються написом «Анульовано», передаються до бухгалтерії з рештою документів, підшиваються та зберігаються протягом 36 місяців у журналі анульованих документів.
Після завершення всіх операцій за день касир друкує форму «Вкладной лист кассовой книги» у двох примірниках, перший з яких буде вкладним аркушем касової книги (відповідає невідривній частині книги при ручному обліку), другий — «Отчетом кассира». Положення вимагає перевіряти правильність цих документів після друку, проте правильність складання звіту зручно перевіряти, поки друкована форма є в електронному вигляді. Використовуючи можливість деталізації, переглянете і відредагуєте будь-яку операцію, що увійшла до звіту.
Після перевірки правильності складання і друку цих документів касир підписує їх та здає «Отчет кассира» разом із прибутковими та видатковими документами до бухгалтерії під розпис у вкладному аркуші, який йому і повертається. Згідно з Положенням №637, вкладні аркуші касової книги підшивають окремо за кожен місяць і зшивають за рік (або у міру потреби) у хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів засвідчується підписами керівника та головного бухгалтера підприємства, підшивки формуються у книгу, яка скріплюється відбитком печатки підприємства (юридичної особи). Після закінчення календарного року книгу треба зберігати на електронних носіях в архіві підприємства 36 місяців (відповідно до вимог зберігання касових документів). Для «1С:Бухгалтерії» це означає зберігати копію всієї бази (вона неподільна) за цей термін. Також ніщо не заважає вести книгу в традиційному, «паперовому», варіанті (просто переносячи записи вручну).
1 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. №637.
З турботою про користувача Вікно у світ «1С» Нова версія 8.1 платформи «1С:Підприємство» Система «1С:Підприємство 8.0» впевнено завойовує позиції на ринку автоматизованого програмного забезпечення. Аналіз досвіду використання цієї платформи зумовив необхідність розроблення нової версії —...
Автоматично з "Дт-Кт" № 39 (29.9.2008) :: Вікно у світ «1С» Тематичний посторінковий перелік публікацій випусків поліграфічного видання бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит" (розділ "Автоматично з "Дт-Кт"") за 3-й квартал 2008-го року...
