Будь-яке підприємство, і мале, і велике, потребує ефективного управління. Інструментом такого управління є бюджет. З його допомогою можна не лише пильнувати фінансове здоров’я підприємства, а й прогнозувати його розвиток. Слід визнати, що інформація у тому вигляді, в якому ми отримуємо її з бухгалтерської облікової системи, далеко не повною мірою претендує на роль управлінського інструменту. Утім, бухгалтерський облік усе-таки є основною сполучною ланкою між бюджетним планом та бухгалтерським фактом.
Бюджетне управління потребує для своєї реалізації відповідного інструментарію, точніше кажучи — носія. Якщо структура бухгалтерського плану рахунків чітко регламентована нормативними документами, то управлінський план рахунків завжди будується виходячи з реальних бізнес-процесів, що відбуваються на підприємстві. Він повинен давати необхідну планову та фактичну інформацію у потрібних для аналізу розрізах і в зручній формі відображати специфіку діяльності підприємства.
За статтями шикуйсь!
Є два основні принципи відображення господарських операцій в управлінському обліку:
прибуток-видаток за статтями бюджетів;
проведення за рахунками.
Перший підхід полягає ось у чому. Господарські операції розподіляються за статтями, які групуються у бюджети залежно від галузі діяльності, що відображається. Кожна операція спричинює збільшення сум за визначеною для неї статтею або кількома статтями. Обороти за статтями за період розраховуються шляхом їх підсумовування, а підсумки формуються як різниця між протилежними статтями.
Суть другого принципу аналогічна відображенню господарських операцій у бухгалтерському обліку, а саме:
є управлінський план рахунків (УПР), який і є механізмом зберігання даних в обліковій програмі;
кожна господарська операція з введення планових або фактичних даних відображається у системі шляхом введення первинних документів. Вони, своєю чергою, створюють проведення суто за двома рахунками УПР: дебетом одного і кредитом іншого (принцип подвійного запису);
дані у бюджетах розраховуються як залишки або обороти за дебетом або за кредитом відповідного рахунка.
Основна перевага постатейного обліку — простота і наочність для працівника, який не є фахівцем з бухгалтерії. Перевага відображення господарських операцій на основі рахунків — у гарантованій коректності при відображенні кожної операції, що забезпечує цілісність і повноту внесеної інформації.
Ці дві системи не відкидають одна одну і, мало того, облік за рахунками включає постатейний облік як невід’ємну частину. При такому варіанті реалізації управлінські рахунки як одну зі своїх властивостей мають аналітику «Статья бюджета», через яку дані, що вводяться, відображаються не лише за рахунком, а й за статтею. Така, на перший погляд, складність на практиці вже добре відпрацьована методично і підтримується програмними засобами.
У кожного свій план рахунків
Якщо бухгалтерський план рахунків (БПР) єдиний для всіх підприємств, то УПР кожне підприємство розробляє для себе відповідно до своїх потреб. Залежно від мети бюджетування, традицій фінансового обліку на конкретному підприємстві, вимог власників і слід вибрати управлінський план рахунків. Ним може бути національний план рахунків, з певними доопрацюваннями й узагальненнями, або план рахунків західного формату (GAAP або IAS). Врешті-решт, можна розробити власний управлінський план рахунків.
Розроблення УПР — надзвичайно важлива і відповідальна робота для створення всієї системи бюджетування. Управлінський план рахунків — це фундамент для облікової політики й водночас регістр зберігання даних. Кодування рахунків та субрахунків має враховувати фінансову та бюджетну структуру підприємства, забезпечивши таким чином як внесення прогнозних і планових величин, так і отримання повністю порівнюваних фактичних даних для аналізу і коригування бюджетів. Те, з якою деталізацією, в якому групуванні і з якими аналітичними розрізами будуть виділені окремі рахунки, визначить можливість отримання та розшифрування даних в управлінських звітах.
Важливу роль у створенні управлінського плану рахунків повинні відіграти і бухгалтери.
По-перше, великий досвід роботи з бухгалтерським планом рахунків як сховищем інформації для бухгалтерського обліку дасть чітке розуміння того, яким повинен бути УПР, щоб відповідати всім вимогам до управлінського обліку. До того ж добре знання структури плану рахунків дозволить надалі якісно налаштувати звітність.
По-друге, загальновідомо, що постачальником фактичних даних для управлінського обліку найчастіше є саме бухгалтерський облік. Адже чим ближчим є УПР до бухгалтерського плану рахунків, тим простіше налаштувати картки перенесення для отримання цієї інформації. А відтак набагато легше відбувається звіряння правильності і повноти даних, отриманих в управлінському обліку.
Мало того, деякі компанії з метою управлінського обліку використовують безпосередньо бухгалтерський план рахунків, додавши на деякі рахунки специфічні управлінські аналітики.
У повному обсязі всі принципи побудови УПР при введенні управлінського обліку реалізовано у програмі «ІНТАЛЕВ: Корпоративні фінанси 2005».
У зв’язку з тим, що УПР є сховищем даних, у програмі є багато посилань зі звітів проформ, схем перенесення фактичних даних на рахунки обліку. До того ж зміни в УПР потребують трудомістких змін у вже налаштованій моделі. Тому бажано спроектувати УПР так, щоб надалі вносити до нього якомога менше змін.
При створенні УПР слід керуватися такими принципами.
1. Якщо при встановленні бюджетного управління немає жорсткої вимоги використовувати план рахунків західного формату (GAAP або IAS), то краще взяти за основу типовий бухгалтерський план рахунків. Це значно спростить завдання отримання фактичних даних та їх звіряння з даними бухгалтерського обліку.
2. Нумерацію рахунків бажано залишати як у БПР, бо надалі буде простіше працювати з планом рахунків, структура якого є знайомою.
3. Якщо в БПР є група рахунків, що містить субрахунки, а в УПР така деталізація зайва, то всю цю групу рахунків в управлінському обліку замінюємо одним рахунком. Наприклад, усю групу рахунків 10 («Основні засоби»), що містить субрахунки 10.1 — 10.9, в УПР замінюємо рахунком 10 («Основні засоби»). А якщо виникне потреба згрупувати у звітності основні засоби за якимись іншими принципами, це можна буде зробити, створивши додаткову властивість «Группа ОС» для довідника «Основные средства».
60
Короткострокові позики
601
Короткострокові кредити банків у національній валюті
602
Короткострокові кредити банків в іноземній валюті
603
Відстрочені короткострокові кредити банків у національній валюті
604
Відстрочені короткострокові кредити банків в іноземній валюті
605
Прострочені позики у національній валюті
606
Прострочені позики в іноземній валюті
1
Основні засоби
101
Земельні ділянки
102
Капітальні витрати з поліпшення земель
105
Транспортні засоби
106
Інструменти, прилади й інвентар
107
Робоча і продуктивна худоба
108
Багаторічні насадження
109
Інші основні засоби
1091
Інші основні засоби
1092
Основні засоби, призначені для продажу
4. Бажано не виключати з УПР рахунки, які у цей момент не використовуються у зв’язку з особливостями діяльності конкретного підприємства. Краще їх залишити і включити до налаштування звітності та схем перенесення фактичних даних. Бо якщо надалі у зв’язку з розширенням або зміною напряму діяльності підприємства у бухгалтерському обліку вони почнуть використовуватися, то це не призведе до втрати фактичної інформації в управлінському обліку або до помилок у звітності, і треба буде тільки доналаштувати проформи для можливості планування. Візьмімо, наприклад, рах. 34 («Короткострокові векселі отримані»). Навіть якщо на цей момент компанія не приймає до обліку векселі, це не означає, що такий рахунок слід виключити з УПР.
5. Якщо є потреба відображати в управлінському обліку якісь специфічні операції, які не відображаються у бухгалтерському обліку, і відповідно у БПР немає рахунків для обліку таких операцій, то створюємо спеціальні рахунки в УПР, яким не буде аналога у БПР. Наприклад, у бухгалтерському обліку є група рахунків 60. При створенні УПР уся група буде трансформована у субрахунок 60.1 («Короткострокові позики фінансових установ») і буде додано субрахунок 60.2 для обліку позик нефінансових установ, які відображаються тільки в управлінському обліку.
60
Короткострокові позики
60.1
Короткострокові позики фінансових установ
60.2
Короткострокові позики нефінансових установ
Інструменти глибокого аналізу
Тепер поговоримо про аналітики (аналоги знайомих бухгалтерам субконто). Кожен рахунок управлінського плану рахунків має свій набір аналітик, що дозволяє проводити аналіз управлінських даних у певних розрізах.
Саме потреба в аналізі діяльності підприємства визначає кількість та вид аналітик. На практиці нерідко при створенні управлінського плану рахунків прагнуть на кожному рахунку відкрити якомога більше аналітик, щоб мати змогу деталізувати управлінську звітність. Проте щоб отримати докладну інформацію у звітах, треба буде і планові, і фактичні дані також внести з таким самим ступенем деталізації. А це вже досить складно, трудомістко, а подеколи і просто неможливо.
Розробляючи набір аналітик, ви повинні керуватися двома принципами.
1. З одного боку, кількість і набір аналітик повинні бути такими, щоб була змога отримати всю необхідну управлінську звітність з достатнім ступенем деталізації та розшифрування. Якщо, борючись за простоту системи, ви відмовитеся від основних управлінських аналітик, то ваші звіти виявляться неінформативними і вся система бюджетного управління просто втратить сенс.
2. З іншого боку, кількість аналітичних розрізів не повинна бути дуже велика, бо таку систему дуже складно налаштовувати, а відтак незручно з нею працювати. Користувачам буде складно заповнювати планові документи, що містять чимало реквізитів, і в кінцевому підсумку частина аналітичних розрізів так і не наповниться інформацією, а лише захаращуватиме систему. На обробку фактичної інформації, відповідно, витрачатиметься багато часу, а коли йдеться про «факт», оперативність має велике значення. Нарешті, слід пам’ятати, що чим більше аналітик, тим повільніше працює програмне забезпечення.
Обмірковуючи необхідність кожної аналітики, треба поставити собі такі запитання:
чи зможете ви при плануванні заповнювати дані за цією аналітикою;
чи зможете ви фактичні дані рознести з урахуванням цієї аналітики;
чи справді вам необхідно саме в управлінському обліку деталізувати інформацію таким чином, чи за потреби таку докладну інформацію ви отримаєте зі системи оперативного обліку.
Приховані можливості системи
Розглянемо, як реалізовано розробку аналітик УПР у програмі «Корпоративні фінанси 2005».
Якщо в УПР передбачається використовувати таку саму аналітику, як і в бухгалтерському плані рахунків, то немає сенсу створювати спеціально для управлінського обліку довідник, аналогічний бухгалтерському. Логічно скористатися тим самим довідником. Наприклад, і в бухгалтерському, і в управлінському обліку як аналітиками зручно користуватися одними і тими самими довідниками: «Номенклатура», «Контрагенты», «Места хранения», «Основные средства» тощо. І якщо з метою управлінського обліку вас не влаштовує групування елементів у цих довідниках або їх ієрархія, то скористайся механізмом «Дополнительных свойств». Кожному елементу довідника поставте у відповідність певні додаткові властивості, що дозволить у звітах згрупувати дані відповідно до значень цих додаткових властивостей.
Для однотипної за своєю суттю інформації використовуйте один довідник та одну аналітику, а не створюйте кілька різних. Наприклад, на рах. 40 («Статутний капітал») і на рах. 41 («Пайовий капітал») вам потрібна аналітика «Учредители». Замість того щоб створювати спеціальний довідник для використання у вигляді аналітики на цих рахунках, краще скористатися довідником «Контрагенты», створити у ньому групу «Учредители» і помістити до неї перелік засновників.
У програмі при розшифруванні показників звіту є можливість розгортати дані не тільки за аналітиками, створеними на відповідному рахунку УПР, а й за будь-яким реквізитом або додатковою властивістю аналітик. За рахунок цієї функціональної можливості істотно скорочується їх кількість. Наприклад, ви хочете аналізувати дебіторську заборгованість не лише за контрагентами, а й за регіонами. Завдяки вищеописаній можливості немає потреби додавати аналітику «Регионы» на рах. 36 — достатньо використовувати аналітику «Контрагенты». Треба завести у довіднику «Контрагенты» реквізит «Регион», заповнити його для кожного контрагента, і це дозволить вам розв’язувати поставлене завдання.
Не перестарайтеся
І наостанку підкреслимо ось що. Витрати на розроблення та подальшу експлуатацію облікової системи не повинні перевищувати ефект від неї. Знане Правило Парето (відоме ще також як «Правило 20 на 80») говорить, що 20% статей обліку дають 80% корисної інформації. Тому головне завдання розробника облікової системи — не закласти в неї все, що тільки можна, а описати насамперед ключові показники.
Хто краще рахує зарплату? Не «1С»-ОМ єдиним Автоматизація процесу нарахування системою «Парус-Заробітна плата» для великих та малих Напевно, можна сказати: «Скільки фірм — стільки варіантів розрахунку зарплати». А враховуючи трудомісткість цієї роботи й оперативність, з якою її треба виконувати,...
