Минулого разу ми розглядали облік готівкових коштів. Проте готівкова форма є далеко не оптимальною для обігу грошей в економіці, і більшість розрахунків між юридичними особами в Україні здійснюється в безготівковій формі. У конфігурації «1С:Бухгалтерія 8.0» розроблено зручний механізм для обліку безготівкових коштів підприємства.
Облік залишків і руху безготівкових коштів
Кошти є обмеженим ресурсом, і успіх підприємства багато в чому визначається здатністю їх раціонально розподіляти і використовувати. Для цього потрібно мати можливість отримати інформацію про їх залишки, джерела, напрями використання.
Автоматизована форма обліку рівня «1С:Бухгалтерії 8.0» на ділянці обліку руху коштів і розрахунків дозволяє отримати:
оперативні дані про потік коштів;
інформацію про матеріальний потік, пов’язаний із фінансовим потоком, і навпаки;
зведену інформацію для аналізу за минулі періоди стандартними засобами;
зменшити витрати часу і праці на підтримку стандартного документообігу.
Все це, своєю чергою, дозволяє управляти фінансовим потоком (рухом коштів) і вийти на рівень балансування комерційних, виробничих і фінансових цілей підприємства з меншими технічними зусиллями з боку персоналу.
На малюнку 1 подано схему основного фінансового потоку підприємства (від операційної діяльності). Розглянемо організацію бухгалтерського обліку на цій ділянці (у просторіччі «облік Банку») в новій конфігурації.
Організація обліку залишків і руху безготівкових коштів
Теоретичних проблем ця ділянка не завдає, з оцінкою і визнанням цих активів все зрозуміло (неприємностей може завдати хіба що перерахунок валюти за курсом, і не сам собою, а у поєднанні бухгалтерського і податкового бачення процесу. Це ми розглянемо пізніше).
Бухгалтерський облік ведеться на рахунках 3-го класу «Грошові кошти, розрахунки та інші активи». Для обліку безготівкових коштів у національній валюті та їх руху використовуються субрахунки 311 «Поточні рахунки в національній валюті» та 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті». Аналітичний облік на цих рахунках організований за допомогою субконто «Банковские счета» (мал. 2) і «(об) Статьи движения денежных средств».1
Звернемося до Методичних рекомендацій щодо застосування регістрів бухгалтерського обліку від 29.12.2000 р. №356. Вони присвячені застосуванню журнально-ордерної системи, проте, крім форми, також містять збалансовані вимоги щодо аналітичного подання облікової інформації. Інформація про наявність і рух коштів і грошових документів у касах, на розрахункових, поточних та інших рахунках у банках узагальнюється на підставі грошових документів у хронологічному порядку окремо за кожною валютою. Таким чином, необхідно обліковувати рух коштів за різними рахунками підприємства окремо, що забезпечує перше субконто.
Другий аналітичний розріз отримують на підставі субконто «(об) Статьи движения денежных средств». З погляду звітності
П(С)БО 4 «Звіт про рух грошових коштів» передбачає розподілення потоку коштів за видами діяльності — операційною, інвестиційною і фінансовою. Але оскільки в Україні застосовується непрямий метод (як у МСФЗ) складання цього звіту (тобто метод корегування показників балансу для операційної діяльності), для складання звіту про рух коштів нам такий розріз не потрібен. Очевидно, у конфігурації цей розріз успадкований від російського обліку, де використовують прямий метод.
Щоб застосувати цей розріз з користю, можна основний потік коштів, що генерує операційна діяльність, додатково розкрити і виділити напрями надходження і вибуття (у розрізах, наведених на малюнку 1). Можна вигадати і додаткові розрізи. Наприклад, зазвичай виділяють надходження роздрібної торгової виручки тощо. Приклад довідника наведений на малюнку 3.
Документи і господарські операції
Господарські операції, пов’язані з банком і розрахунковими рахунками, в «1С:Бухгалтерії для України» подані документами, зібраними в меню Главное меню — Банк и касса (на малюнку 4 показано фрагмент меню).
1. Встановлення відомостей про рахунки підприємства
Облік починають зі встановлення відомостей про банківські рахунки своєї організації. Відомості про банківські рахунки знаходяться в меню Предприятие — Организации. В екранній формі вибраної організації (мал. 5) у полі Осн. банковский счет потрібно вказати банківський рахунок, який підставлятиметься в банківські документи за умовчанням. Зі списку можна вибрати і встановити інший рахунок за допомогою кнопки вибору в поле або кнопки Перейти (мал. 5). До списку можна додати відомості про інші рахунки підприємства (клавішею INS або кнопкою ). Відомості про банк, в якому відкрито рахунок, додають із довідника «Банки».
На малюнку 5 наведено послідовність дій. Рахунки контрагентів встановлюються аналогічно. Список контрагентів знаходиться в меню Основная деятельность — спр. Контрагенты.
У формі елемента довідника Контрагент на закладці Счета и договоры в розділі Банковские счета встановлюється необхідна інформація. Основний банківський рахунок виділяють кнопкою Основной в екранній формі. Основний рахунок (що підставляється в документи за умовчанням) буде виділений жирним шрифтом.
2. Реєстрація надходження і грошових коштів
У новій конфігурації змінився порядок реєстрації надходження/списання коштів. Раніше в «1С:Бухгалтерії 7.7» всі операції за розрахунковим рахунком в обліку відображалися документом «Банковская выписка». Тепер операції надходження і списання коштів реєструються під час проведення документів «Платежное поручение входящее», «Платежное поручение исходящее» (а також «Платежный ордер входящий», «Платежный ордер исходящий»). У новій конфігурації «Банковская выписка» тепер є обробкою, що збирає всі форми, які належать до конкретного банківського рахунка.
Розглянемо формування документа «Платежное поручение исходящее». У конфігурації платіжне доручення від платіжного ордера відрізняється тим, що останній не має друкованої форми, ним оформляють платежі, що здійснюються банком згідно з наявними договорами тощо, послуги, розрахунково-касове обслуговування та інше.
Платіж оформляється в два етапи. На першому оформляється сам документ на оплату податку. Введемо новий документ «Платежное поручение». Програма автоматично підставляє номер документа і дату, основний розрахунковий рахунок і обчислює новий номер платіжного доручення для цього рахунка.
Екранна форма документа змінюється залежно від вибраної операції. Якщо платіж належить до розрахунків з контрагентами, з’являється таблична частина, в якій вказується замовлення, що оплачується, ПДВ, вид податкової діяльності і т.д. Оскільки сплачується податок, вибираємо казначейський рахунок, на який він надходить.
Для зручності заповнення призначення платежу можна скористатися кнопкою Заполнить. При цьому автоматично підставляється інформація, введена при заповненні до форми рахунка з короткою назвою «Налог на прибыль», — бюджетний код платежу і зміст, який підставлятиметься у платіжне доручення.
Кодовий рядок для бюджетного платежу буде виведений на закладці Печать (мал. 6). Залишиться доповнити її відповідно до вимог банку і одержувача.
Кнопка Печать дозволяє сформувати і роздрукувати у потрібній кількості примірників форму платіжного доручення. Кнопка Записать потрібна для збереження в базі неоплачених документів, прапорець Оплачено ставиться після отримання із банку виписки, що підтверджує проходження платежу. Дати формування доручення та його оплати можуть відрізнятися. Документ можна заповнити, скориставшись механізмом «введення на підставі» за документами «Поступление товаров и услуг», «Поступление доп. расходов», «Отчет комитента о продажах», «Возврат товаров от покупателя».
Аналогічно заповнюються вхідні платіжні доручення. В екранній формі цих документів ставиться вхідний номер вихідних документів і дата (заповнюються за випискою банку). Крім того, вхідні платіжні доручення можна заповнити на підставі документів «Счет на оплату покупателю», «Отчет комиссионера», «Реализация товаров и услуг» і т.д.
Виписка банку
Після отримання з банку виписки за розрахунковим рахунком за день платежі реєструють у програмі. Для групової реєстрації відомостей використовується обробка Выписка банка, що вводиться датою паперового документа.
Документ вводиться для кожного розрахункового рахунку окремо. Кожен рядок табличної частини відповідає одному платіжному дорученню. За допомогою кнопки Заполнить у виписку підставляються платіжні доручення за вказану дату. А наявні несплачені, ті, що сплачені за даними виписки, зазначаються прапорцем. Сюди ж додають документи, проведені згідно з випискою (паперовим документом), відомості про які ще не реєструвалися в базі. Виписку проводять. Всі платіжні доручення отримують статус Оплачено. Сформовані проведення пов’язуються лише зі своїм документом «Платежное поручение». Документ також використовується для перевірки раніше зареєстрованих виписок.
Аналіз руху коштів
Дані про залишки коштів на рахунках у розрізі окремих грошових документів у хронологічному порядку подає звітна картка рахунка. На закладці Настройка можна задати відбір даних щодо конкретного рахунка організації (мал. 7).
Зведені дані про рух коштів за банківськими рахунками подає звіт «Анализ субконто по виду субконто банковские счета» (мал. 8а). Але важливіші дані про джерела і напрями руху коштів можна отримати у разі належної організації другого субконто, аналогічно аналізуючи субконто «Статьи движения денежных средств» (мал. 8б).
1 На прикладі коштів покажемо застосування оборотних субконто — гроші надходять за одними аналітичними статтями, а вибувають за іншими. Наприклад, стосовно домашнього бюджету статті надходження — зарплата, доходи від оренди, додаткові заробітки тощо, а статті витрат — продукти, одяг, витрати на відпустку тощо. Якщо немає завдання сумістити джерела надходження з витрачанням (наприклад, оплачувати відпустку тільки з додаткового заробітку), залишки не зберігають (інакше потрібно буде постійно вирішувати проблему «зависання» аналітичних залишків).
Кому потрібний цей CRM? Не «1С»-ОМ єдиним Правило, що клієнт завжди має рацію, ми знаємо з незапам’ятних часів. Раніше воно викликало у покупця даремне бажання відстоювати свої права, а у продавця — іронічну посмішку. Проте ринок все розставив на свої місця, і за клієнта почали боротися. Тепер...
Автоматично з "Дт-Кт" № 39 (29.9.2008) :: Вікно у світ «1С» Тематичний посторінковий перелік публікацій випусків поліграфічного видання бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит" (розділ "Автоматично з "Дт-Кт"") за 3-й квартал 2008-го року...
