Діловий тижневик "КОНТРАКТИ" №48/2008 Гроші:
Причини і наслідки інфляційних процесів в Україні :: Хто ще потрібен і вже не потрібен роботодавцям :: Чому різко дешевшає комерційна нерухомість...
Оформлення розрахунків із підзвітними особами при використанні платіжних карток у конфігурації «1С:Бухгалтерія 7.7».
Далеко не всі питання, пов’язані з діяльністю підприємства, можна вирішити не виходячи з офісу. Ось чому відрядження — звичайна річ у практиці бізнесу, а для бухгалтера оформлення операцій за розрахунками з підзвітними особами — одна з поширених операцій.
Завдання та хід службових відряджень є різними. Оформлення відряджень теж має безліч варіантів, за яких виникають різні операції — з готівковими і безготівковими коштами у національній та іноземній валюті, оплата послуг і розрахунки за товарно-матеріальні цінності. Треба не тільки правильно відобразити їх у бухгалтерському та податковому обліку, а й украй важливо врахувати вимоги, що висуваються до касової дисципліни.
Ось чому ця тема не втрачає актуальності. Проте при її розгляді (особливо якщо йдеться про автоматизований облік) найчастіше описують максимально традиційний варіант з використанням розрахунків через касу підприємства. Зростаюча популярність безготівкових розрахунків спричинює те, що дедалі частіше у відрядженнях для розрахунків використовують безготівкові гроші на картрахунках, які мають низку переваг.
Підприємство доручає своєму працівникові виконати певне завдання (укласти договори, сплатити послуги, придбати товарно-матеріальні цінності тощо). У цьому разі працівник отримує певні повноваження діяти від імені та за кошт підприємства. Для цього воно забезпечує працівника грошима (авансом), про використання яких він повинен відзвітувати (тобто документально підтвердити витрачання виділених йому коштів). Якщо ж у відрядженні працівник витрачає особисті кошти, то після затвердження авансового звіту йому, як підзвітній особі, відшкодовують суму понесених та документально підтверджених витрат.
Як правило, працівник, який скеровується у відрядження, отримує готівку. Проте останнім часом дедалі частіше використовується безготівкова форма — коли гроші перераховують на корпоративну або його особисту картку. Основний нормативний документ, що регулює обіг платіжних карток, — Положення №1371.
1 Постанова Правління НБУ від 19.04.05 р. №137 «Про порядок емісії платіжних карток та здійснення операцій з їх застосуванням».
Розглянемо у програмі «1С:Бухгалтерія 7.7», як відображати у бухгалтерському обліку операції, пов’язані з використанням корпоративної картки у відрядженні.
Перерахування коштів на платіжну картку
На підставі розпорядження керівника (завізована службова записка, наказ про відрядження) і відповідно до попереднього розрахунку авансу підприємство забезпечує працівника коштами (авансом), необхідними для виконання завдання.
Перше запитання, що виникає при цьому: на яку платіжну картку зарахувати аванс? Положення №137 дозволяє зараховувати кошти і на корпоративну картку підприємства (це регламентується п. 3.10), і на особисту картку працівника (п. 3.5). Обидва варіанти мають свої переваги та недоліки як при використанні коштів, так і при відображенні в обліку.
Розглянемо варіант використання корпоративної картки підприємства. Картковий рахунок за режимом функціонування належить до поточних рахунків, тож на підприємстві слід вести облік руху коштів за ним. Треба контролювати використання цих коштів відповідно до п. 3.10 (стосується лише отримання готівки та безготівкового розрахунку з оплати витрат на відрядження). У бухгалтерському обліку залишки та рух коштів обліковують на рахунку 313 (314 використовується для обліку коштів у валюті) у складі інших грошових рахунків. Самі картки додатково обліковують на забалансовому рахунку 08 за вартістю емісії.
Приклад 1. Підприємство перерахувало аванс 1000 грн з основного рахунка на корпоративний картрахунок (мал. 1).
Для перерахування на картрахунок підприємства використовується документ «Банковская выписка» (меню Банк — Документы, бухгалтерський рахунок 311). Документ наведено на малюнку 1. Витрати з обслуговування, відсотки за використання кредитних коштів тощо, як правило, сплачуються з основного рахунка (друга операція у виписці, наведеній на малюнку 1). Витрати з обслуговування входять до складу валових витрат підприємства (однією з переваг використання корпоративних карток якраз і є відсутність проблем з віднесенням цих витрат до валових).
Додатково зазначимо, що розпоряджатися коштами, перерахованими на картку, може лише її утримувач — фізична особа, що є довіреною особою підприємства, на якого емітована картка. Як правило, підприємства використовують можливість, передбачену п. 2.10 Положень №137, і відкривають кілька карток (на різних працівників, переважно з різними режимами) на одному картрахунку. Хоча така можливість залежить від конкретного банку.
Оформлення коштів у підзвіт
Перераховані на картрахунок кошти рано розглядати як видані у підзвіт. При використанні корпоративних платіжних карток виданими у підзвіт вважаються списані з картрахунка кошти за операціями, здійсненими з використанням карток. (Кошти у підзвіт можна перерахувати на особисту картку працівника. У такому разі датою видачі у підзвіт є дата зарахування коштів на картрахунок працівника — п. 3.13 Положення №137). При використанні платіжних систем спочатку відбувається блокування, а потім фактичне списання суми. Якщо йдеться про відрядженнях по Україні, практично цим можна знехтувати. Проте для закордонних відряджень це важливо, оскільки, поки сума заблокована (а не списана), вона не вважається виданою під звіт.
Дата визначається на підставі первинних документів, що підтверджують здійснення операції (чек банкомата, квитанція платіжного термінала).
Приклад 2. 17.04.2007 р. працівник Коваленко А. Н. заплатив 1000 грн за безготівковим розрахунком за проживання у готелі.
Фактично при використанні корпоративної картки на підприємстві ведеться подвійний облік — руху коштів за рахунком (за виписками банку за картрахунком) і витрачання (за авансовими звітами). Операція безготівкового платежу оформляється банківською випискою за бухгалтерським рахунком 313 (аналітичним рахунком «Корпоративна картка», мал. 2).
Приклад 3. 15.04.2007 р. працівник Коваленко А. Н. отримав у банкоматі 9600 грн готівкою, яку згодом використовував на оплату необхідних для підприємства матеріальних цінностей.
Якщо підзвітна особа отримує готівку в установі банку (через банкомат) з використанням корпоративної картки на витрати на відрядження і на господарські потреби, то ці кошти вважаються виданими у підзвіт. Кошти використовуються за цільовим призначенням, але така готівка не підлягає оприбутковуванню у касі підприємства (п. 2.12 Положення №6371).
Проте при отриманні готівки слід пам’ятати про обмеження для готівкових розрахунків п. 2.3 Положення №637 (згідно з Положенням №322, нині ця сума становить 10 тис. грн), яке діє у цьому випадку. Суми понад цю межу будуть додані при визначенні понадлімітної готівки, і до підприємства можуть бути застосовані санкції, які діють у такому разі.
1 Положення про проведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою правління НБУ від 15.12.2004 р. №637.
2 Постанова Правління НБУ від 09.02.2005 р. №32 «Про встановлення граничної суми готівкового розрахунку».
В обліку підприємства цю операцію оформляють аналогічно до попередньої, за допомогою документа «Банковская выписка» (Банк — Документы) за картрахунком (на мал. 3 показано тільки проведення).
Для звіту про використання коштів у цьому випадку подають такі документи:
авансовий звіт;
документи про отримання готівки:
1) чек банкомата;
2) копія видаткового ордера;
3) довідки форми 337/337а, що підтверджують операцію обміну валюти;
4) квитанції торгових терміналів;
5) залишок готівки, якщо такий є.
При придбанні матеріальних цінностей за готівку супровідні документи повинні бути оформлені на підприємство, від імені якого виступає працівник.
Договором про використання картрахунка може бути обумовлене виникнення овердрафту1. Іноді у користувачів «1С:Бухгалтерії 7.7» виникають запитання, як діяти у такому разі. Для цього використовується режим ручних операцій, тобто випискою оформляється списання у підзвіт фактичної суми (на рахунку 313), на решту суми кредитується рахунок короткострокових кредитів (Д-т 372 К-т 601). Погашення овердрафту не стосується підзвітних рахунків та оформляється банківською випискою у загальному порядку (Д-т 601 К-т 311).
Оформлення звіту
Звіт про суми, витрачені за корпоративними2 платіжними картками, подається до закінчення третього банківського дня, якщо за допомогою картки у відрядженні було отримано готівку, або протягом 10 банківських днів (а в окремих випадках — 20 банківських днів), якщо здійснювалися безготівкові розрахунки (пп. 9.10.4 Закону про доходи»).
Якщо працівник, що відряджається, купував матеріальні цінності, то він подає два авансові звіти:
авансовий звіт про витрати на відрядження;
авансовий звіт про придбання матеріальних цінностей.
Авансовий звіт про придбання матеріальних цінностей оформляють документом «Приходная накладная».
Для оприбуткування матеріальних цінностей, що надходять через підзвітних осіб, на вкладці Дополнительные треба позначити прапорець Закрыть подотчет на сумму. За умовчанням сума дорівнює підсумковій сумі за прибутковою накладною (мал. 4), проте поле може бути відредаговане. Підзвітну особу вибираємо з довідника «Сотрудники». Найчастіше така накладна сама є замовленням. При заповненні табличної частини до довідника «Номенклатура» вносимо дані про оприбутковані матеріальні цінності.
Прибутковою накладною оформляють закриття розрахунків з постачальниками за рахунок підзвітних сум і списання підзвітної суми (мал. 5). Цей документ є підставою для включення до собівартості додаткових витрат на придбання.
Авансовий звіт про витрати на відрядження оформляють однойменним документом «Авансовый отчет» (Прочие — Документы). Документ (мал. 6) має друковану форму авансового звіту (ф. №807). При його оформленні слід пам’ятати про підтвердження права на податковий кредит з ПДВ.
Для аналізу інформації зручно користуватися документом «Анализ счета» (мал. 7). Рух коштів добре перевіряється за допомогою звіту «Карточка счета».
1 Овердрафт (від англ. overdraft — понад план) — видача банком кредиту на суму, що перевищує залишок коштів капіталу. Надається найнадійнішим клієнтам банку.
2 При використанні особистої картки терміни такі самі, як і при отриманні готівки через касу підприємства, — дата надання авансу, перерахування коштів на картку працівника.
Контролюємо прибуток Не «1С»-ОМ єдиним Оптимізація виробництва й управління підприємством за допомогою електронних таблиць EXCEL. Частина 4 При аналізі беззбитковості за бухгалтерською моделлю поряд із графічним варіантом відображення інформації про витрати і результати діяльності...
