Для створення первинних документів не завжди використовується інструментарій автоматизованої облікової системи. Та її може просто не бути. Натомість під рукою завжди є текстовий редактор, як правило, це Microsoft Word, за допомогою якого можна створити практично будь-який документ.
Багато документів, що створюються бухгалтером у процесі роботи, мають табличну частину, в якій дані групуються за певною ознакою. Найбільш типові у цьому відношенні — розрахункові бухгалтерські документи (наприклад рахунок, накладна, товарний чек тощо), в яких основним елементом є таблиці з числовими даними. При заповненні таких документів потрібні математичні обчислення, іноді за багатьма десятками позицій. У цьому випадку без калькулятора не обійтися. А якщо для розрахунків потрібні посилання на інші місця у документі, важко не припуститися помилок при заповненні.
Звичайно, є різні програми, що автоматизують створення таких документів, починаючи від порожніх бланків, які можна роздрукувати і заповнити вручну, до складних систем, в яких підготовка документів є завершальним етапом всієї облікової процедури. Для малих підприємств та приватних підприємців економічно не вигідно придбавати такі програми. Простіше створювати необхідні документи у текстовому редакторі, скориставшись стандартним набором інструментів MS Word популярного офісного пакета MS Office. Це особливо зручно, коли текстова частина документа доповнена табличною частиною з розрахунковими величинами.
Візьмемо, приміром, типовий у цьому відношенні документ Рахунок-фактура, в якому обов’язково є таблиця з кількома позиціями відвантажуваних товарів. Остання колонка таблиці містить розрахункові величини, що залежать від кількості товару за конкретною позицією, його ціни, ставки податку тощо. Під час підготовки такого документа дані, що входять до його таблиці, можуть змінюватися, внаслідок чого сумарні значення доводиться перераховувати. Щоб цього не робити, можна ввести в останню колонку формули, які автоматизують цей процес і гарантують безпомилкове заповнення таблиці.
Обійдемося без калькулятора
Подивіться на приклад, наведений на малюнку. Вартість кожної позиції відвантажуваних товарів обчислюється множенням кількості одиниць товару на його ціну і записується у стовпчик «Сума». Щоб комірка отримала здатність автоматично виконати цю операцію, в неї можна вставити формулу.
Так само як і в Excel, комірки в таблиці MS Word мають свою адресу, що складається з буквеного позначення стовпчика та номера рядка. Наприклад, комірка зі словом «Папір» має позначення А6, а комірка, в якій записано число «33», — С2.
Щоб вставити формулу, встановіть курсор у комірку Е2 (остання комірка рядка «Олівець кольор.») і відкрийте вікно Формула (меню Таблица — Формула). У полі Формула введіть математичний вираз — для розрахунку нашого прикладу (потрібний атрибут = виводиться автоматично) має бути =C2*D2. Додатково встановіть формат розрахованого числа — 0,00 і натисніть ОК. У комірці з’явиться сума першої товарної позиції — 25,41.
Такі самі дії проведіть для 2-ї товарної позиції, ввівши в комірку Е3 формулу =C3*D3 і відповідно для решти комірок. У такий спосіб ви автоматизуєте розрахунок сумарних величин за кожною товарною позицією.
Для підрахунку всієї суми відвантаження (рядок «Всього») виділіть комірку B81 і відкрийте вікно Формула. У вікні, що відкрилося, автоматично буде записана формула
=SUM(ABOVE), що підсумовує всі числові значення над цією коміркою в стовпчику «Сума».
За допомогою формули можна обчислити і вставити в таблицю значення ПДВ. Таким самим способом вставте у комірку В9 (рядок «ПДВ, грн, коп.») формулу =В8*0,2.
І, нарешті, обчисліть загальну суму за рахунком. Для цього в комірку В10 слід вставити формулу =B8+В9.
Тепер при зміні кількості або ціни товарної позиції в таблиці можна буде швидко перерахувати результати у графі «Сума». Проте на відміну від електронних таблиць Excel, де значення комірки автоматично перераховується при зміні значень, на які вона посилається, в документі MS Word актуалізація результатів обчислень відбувається інакше.
Актуалізація за командою
У документі MS Word використовується спеціальний елемент — поле, за допомогою якого можна автоматично вставити дату, текст, малюнки, номер сторінок, інші дані, а також формулу в таблицю. Проте дані, які вводяться у документ полем, актуальні лише на момент вставки. Якщо ви у документі відредагували дані, що використовуються в будь-якому розрахунку, то результуюче значення треба актуалізувати. Наприклад, вирішено у підготовленому рахунку змінити кількість відвантажуваного паперу — попередньо вказані 8 пачок замінено на 12. Після коригування значення в комірці С6 вам не доведеться перераховувати суму за цим рядком, досить просто актуалізувати значення в комірці Е6 (стовпчик «Сума»). Клацніть на цій комірці правою кнопкою миші і в контекстному меню виберіть команду Обновить поле. Результат буде автоматично перераховано з урахуванням нових значень.
Оскільки загальні суми за рахунком і величина ПДВ залежать від суми кожної товарної позиції, то процедуру Обновить поле треба повторити і для комірок В8, В9 і В10.
Можна автоматизувати вставку дати створення документа. Встановіть курсор на комірку D4 верхньої таблиці рахунка і відкрийте вікно Поле (меню Вставка). Виберіть у меню поле DATE, а в додатковому вікні — формат дати і натисніть ОК. У вказаному місці з’явиться дата.
1 У таблиці MS Word при об’єднанні кількох комірок в одну їх адресою буде адреса 1-ї комірки в цій групі. Сусідня комірка має наступний порядковий номер (на відміну від таблиці Excel).
Інформація для бухгалтера Інтернет для бухгалтера Усе можна знайти в інтернеті, знати б де Якісна робота бухгалтера залежить не лише від його кваліфікації. Величезну роль відіграє також використовувана інформація, важливим джерелом якої є Інтернет. Усю інформацію, потрібну будь-якому бухгалтеру, мо...
Жодні втрати не страшні № 42 (20.10.2008) :: Корисні поради Кожен з вас може уявити, який шок відчує користувач, у якого втрачено дані на комп’ютері. Це і ретельно дібрані налаштування, і численні прикладні програми, і база даних. Втрачено час, гроші, нерви. Як обійтися без таких потрясінь? Звичайно, робочі...
Де зберігається ваше листування? № 37 (15.9.2008) :: Корисні поради Електронна пошта стала незамінним інструментом для контактів із зовнішнім світом. Але поряд зі зручностями, які вона вносить до роботи, електронна пошта може стати об’єктом серйозних неприємностей у комп’ютері. Що й казати, електронне листування стає.....
