Діловий тижневик "КОНТРАКТИ" №48/2008 Гроші:
Причини і наслідки інфляційних процесів в Україні :: Хто ще потрібен і вже не потрібен роботодавцям :: Чому різко дешевшає комерційна нерухомість...
Комплексна система управління підприємством «BS Integrator»
Останнім часом дедалі більше підприємств почали приділяти увагу управлінському обліку. Ну хто, наприклад, відповість директорові на запитання: «Який товар, що реалізовується зі складу підприємства, дає максимальний прибуток?» або «Коли витрати менші — при продажу продукції «з коліс» чи при «самовивезенні»?». Будь-яке з подібних запитань у своїй основі містить інформацію, яка здебільшого акумулюється у реєстрах бухгалтерського обліку. Проблема у тому, як «дістати» ці дані і трансформувати їх для потреб управління підприємством.
Можна реалізувати управлінський облік даних оперативного обліку, користуючись записами про рух ТМЦ, коштів, стан і рух взаємних розрахунків тощо. Можна реалізувати паралельний облік, проте здебільшого управлінський облік будується на даних оперативного обліку. Річ у тім, що у цьому обліку вже від початку міститься багато інформації, яка використовується для управління підприємством. Вона і дозволяє визначити валовий прибуток, стан дебіторської та кредиторської заборгованості, врешті-решт, скласти звіт про рух коштів. Але цього замало. Доводиться якось обліковувати інші витрати підприємства, заробітну плату, податки. Потім справа доходить до обліку витрат на виробництво продукції, позикових коштів, основних засобів та нематеріальних активів, бо хочеться визначити і ступінь капіталізації, і показники ліквідності, і багато чого, що потрібно для серйозного аналізу стану справ.
Чого бракує в обліку?
Управлінський облік потрібен як на великій фірмі, так і на малому підприємстві. Принципи ведення обліку — загальні, аналізується та сама первинна інформація, ті самі дані (продажу, оплати, акти виконаних робіт, накладні тощо). Основна різниця — у деталізації інформації. При розв’язанні таких завдань важко обійтися без автоматизованих систем обліку й управління.
Основні фінансові показники поступають до системи управлінського обліку, як правило, з бухгалтерії. Звичайно, для управлінського аналізу на базі бухгалтерського обліку потрібен доступ до даних, які зазвичай бухгалтерія не обліковує або обліковує інакше, ніж в управлінському обліку. Наприклад, при обліку товарів для мети управління здебільшого треба включати до собівартості не лише транспортні і митні витрати, а й витрати на зберігання — щоб знати повну рентабельність товарів і мати змогу швидко розрахувати максимальну знижку.
Для управлінського обліку бажана більша актуальність, ніж та, що надається традиційним бухгалтерським обліком. У ньому проведення робляться у міру надходження первинних документів, що призводить до запізнювання інформації, отриманої за даними бухгалтерського обліку. Це неприйнятно для мети управління підприємством. Щоб ефективно управляти, необхідно враховувати факти господарської діяльності у той момент, коли вони відбулися, а не чекати підтвердних документів, які можуть надійти через два-три тижні.
Комплексне розв’язання цих проблем реалізовано у системі управління підприємством «BS Integrator», розробленій консалтинговою компанією «Бізнес Сервіс» (м. Київ). «BS Integrator» належить до класу «бізнес-конструктор», що дозволяє налаштовувати облік під будь-який вид діяльності і тип виробництва. Причому робити це можна без підтримки виробника, силами фахівців підприємства, що значно заощаджує кошти як при впровадженні, так і подальшій підтримці системи. Універсальність системи забезпечується модульною структурою, що складається з кількох блоків: «Фінанси», «Персонал і структура», «Виробництво», «Логістика».
Модуль «Фінанси» — основний блок у системі, що включає кілька пов’язаних між собою підсистем: «Бюджетування», «Управлінський облік», «Бухгалтерський облік», «Податковий облік», «Управління платежами», «Необоротні активи». Завдяки цьому в одному модулі виконуються функції обліку й аналізу, бюджетування і планування, контролю й управління фінансовими потоками. Така інтеграція якраз і дозволяє відображати поточний стан підприємства у режимі реального часу.
Бюджет: облік за статтями, контроль за часом
Для ефективного управління підприємством украй важливо оцінювати рівень очікуваних витрат і надходжень матеріальних засобів та фінансових ресурсів як в оперативному, так і в перспективному плані. У підсистемі «Бюджетування» підтримуються сценарії і версійність, розвинений функціонал для складання, розрахунку бюджетів, контролю їх виконання й аналізу відхилень. Бюджетні статті поділяються на 2 види: операційні (збір інформації про заплановані та фактичні операції) і результуючі (описують правила побудови результуючої, звітної інформації).
У системі «BS Integrator» для перетворення даних операційних бюджетів на результуючі бюджети використовуються «правила операцій». Вони описують, до яких статей результуючих бюджетів будуть записані дебетова і кредитова сторона операції. При цьому можна зазначити, наприклад, через яку статтю проводитиметься інкасація (коли дебетова і кредитова частина операції не збігаються в часі) і в якій статті акумулюватиметься плановий ПДВ за цією операцією.
Особливість функціонала підсистеми «Бюджетування» — можливість виконувати розподіл у режимі реального часу. Так, наприклад, зарплата адміністрації фірми бюджетується на рівні відділів. Якщо треба проаналізувати бюджет за рентабельністю продукції, що випускається на підприємстві, ця сума може автоматично розподілитися пропорційно до запланованого обсягу продажу. Використовуючи зручний функціонал підсистеми, користувач легко самостійно опише такі розподіли і потім виконає всі необхідні розрахунки безпосередньо у момент підготовки інформації, без зміни первинних операцій.
У бюджеті, створеному в системі «BS Integrator», завжди є стаття (де використовуються такі виміри, як центр відповідальності, номенклатура, працівники тощо) і час (бюджетні періоди). Причому для будь-якої статті можна вказати формулу, за допомогою якої буде розраховано значення статті.
Різні властивості одного документа
Процесно-орієнтований підхід системи «BS Integrator» дозволяє відстежувати поточний стан документа. Це дає змогу оперативно отримувати управлінську інформацію на будь-якому етапі здійснення господарської операції.
Уявіть таку ситуацію. Торговельна фірма замовляє у постачальника товар. У програмі є можливість створити замовлення на поставку на підставі даних про залишки товарів на складі і прийнятих замовлень від покупців. На цьому етапі документ «Замовлення на поставку» не бере участі ні в бухгалтерському, ні в складському обліку, а є лише інформаційним документом. Далі після підтвердження номенклатурного списку заявки у постачальника документ «Замовлення на поставку» змінює свій стан і стає вже замовленням на поставку. Тепер і терміни підтвердженого документа «Замовлення на поставку» вже беруть участь в обліку і на їх підставі можуть бути виписані рахунки для покупців.
Саме за таким принципом — у вигляді бізнес-процесу — реалізовано підготовку й облік первинних документів у підсистемі «Управління платежами». Весь процес побудований так, що інформація доповнюється поетапно і документ подається на наступний рівень лише після дозволу відповідального працівника. Отже, можна у будь-який момент проконтролювати стан документа, що значно зменшує ймовірність помилки.
Платіжний документ у системі «BS Integrator» проходить кілька встановлених стадій: від заявки на оплату до бухгалтерських проведень, які, своєю чергою, генеруються на підставі виписки банку (якщо це готівковий платіж, то він закінчується авансовим звітом). У процесі просування по стадіях до платіжного документа вноситься різна інформація, його просування контролюють певні відповідальні особи, на різних стадіях з ним може бути виконано різні дії. Наприклад, ви створили «прообраз» платіжного доручення, воно готове до відправлення й обліковується в управлінському обліку як майбутній платіж. Переходити в іншу якість йому ще рано, бо ви бачите за інформацією зі системи, що коштів недостатньо для цього платежу, але водночас очікуються надходження від контрагентів (режим «платіжний календар»). Щойно буде достатньо коштів, документ буде акцептовано і відправлено до клієнт-банку.
Зміна статусів платіжного документа у системі може супроводжуватися відправленням повідомлень електронною поштою, що прискорює процес акцептації, робить його прозорішим та зручнішим у роботі. Крім того, у системі зберігається історія змін платіжних документів, що дозволяє у будь-який момент відстежити — хто, коли і чому перевів документ у який стан.
У процесі підготовки заявок на оплату може складатися платіжний календар підприємства. Присвоєння певного пріоритету заявці на оплату дозволяє гнучко регулювати виконання витратної частини бюджету. Реєстрація у системі планових надходжень дозволяє скласти план-графік вхідних платежів і відтак автоматично контролювати їх виконання. У системі можна налагоджувати сигнальні звіти, тим самим прогнозуючи проблеми, пов’язані з управлінням грошовими потоками, і запобігаючи їм.
Неважко бачити, що відстежування станів документів дозволяє в управлінському обліку оцінити витрати майбутніх періодів, перспективи наповнення складу, періодичність замовлення товарів та матеріалів.
Дані для управління може давати бухгалтерія
У системі BS Integrator чітко реалізовано логічну послідовність виконання кожної облікової операції. Відображається дебетова та кредитова частина проведення окремими записами, завдяки чому обмежується доступ до різних частин проведення. Облік у підсистемі «Бухгалтерський облік» здійснюється з автоматичним контролем коректності, яка визначається правилами внесення даних на бухгалтерські рахунки. Тому підсистема ефективно виконує не лише основне завдання бухгалтерії — формування офіційної звітності, а й акумулює дані для управлінського обліку.
При підготовці документів враховується аналітика статей доходів і витрат, статей руху коштів, контрагентів, центри відповідальності. Так, наприклад, до всіх документів (операцій) прикріплено ознаку центру відповідальності. Ця ознака може проставлятися як вручну, так і генеруватися автоматично, відповідно до розроблених і внесених до схеми правил. Усе залежить від облікових правил. У простому проведенні можна вручну заповнити поле «стаття витрат» або «стаття бюджету». При підготовці заявки на оплату достатньо вибрати тип витрат (наприклад добові), а система автоматично заповнить статтю бюджету, бухгалтерський рахунок, за одержувачем визначить центр відповідальності тощо.
Аналітичні дані, отримані у результаті накопичення відомостей за витратами, будуть ефективно використані як засіб контролю за виконанням бюджету. Причому контроль здійснюється як на етапі підготовки документа (платежі), так і на основі аналізу відхилень. Наприклад, для аналізу ефективності роботи і якості планування призначена велика кількість звітів і OLAP-запитів, що легко налаштовуються. Для отримання звітності використовуються вбудовані майстри звітності і запитів.
Усі бізнес-процеси генерують проведення до підсистеми «Бухгалтерський облік», що дозволяє організувати ефективний документообіг у компанії, що зменшує навантаження на бухгалтерію.
Зазначаючи широкі можливості підсистеми «Управлінський облік», особливо підкреслимо реалізований у ньому механізм розподілу різних видів накладних або кумулятивних витрат, який максимально враховує всі чинники, що впливають на їх виникнення.
Як повернути у щасливе минуле свій комп’ютер Корисні поради Кожен із користувачів переживав відчуття легкості у роботі, коли щойно встановлено операційно систему і необхідні програми, а комп’ютер ще не засмічений тисячами непотрібних файлів. Та ось вам довелося інсталювати ще одну корисну програму, яку ви...
