Діловий тижневик "КОНТРАКТИ" №48/2008 Гроші:
Причини і наслідки інфляційних процесів в Україні :: Хто ще потрібен і вже не потрібен роботодавцям :: Чому різко дешевшає комерційна нерухомість...
Здавалося б, яка автоматизація може бути у кафе чи ресторані: головне — щоб кухня була добра та ціни прийнятні. Але чомусь до ваших конкурентів регулярно заходять клієнти, а у вас — постійні недостачі, у конкурентів — асортимент страв, який задовольнить найвимогливішого гурмана, а у вас — проблеми з доставкою продуктів. Уся причина в тому, що ця сфера послуг уже давно потребує сучасного підходу до обліку й управління. Інакше на цьому ринку, що швидко зростає, не втриматися.
На підприємствах громадського харчування вирішуються досить специфічні завдання. Так само як і в інших сферах бізнесу, є замовлення від клієнта, але виконати його треба в обмежений час. Так само можна змінювати умови договорів, але замовлення клієнтів можна не лише миттєво змінити, а й миттєво анулювати. З автоматизацією бізнес-процесів значно швидше аналізують перебування ресурсів на таких підприємствах і оперативно приймають необхідні управлінські рішення. Специфічність автоматизації громадського харчування полягає у тому, що в основному такі послуги надають підприємства малого і середнього бізнесу. Найбільший досвід розроблення автоматизованих систем для цього сегмента має корпорація «Парус».
Одним із підтверджень цього є її комплексне рішення «Парус-Ресторан», розроблене для автоматизації фінансово-господарського обліку на підприємствах, що належать до сфери ресторанного бізнесу. А в інтеграції з системою «Парус-Бухгалтерія» це рішення автоматизує також бухгалтерський, податковий та складський облік.
Замовлення на сенсорному рівні
Як правило, кожна подібна система має дві складові: фронт-офіс1 і бек-офіс2. Фронт-офіс дозволяє автоматизувати роботу офіціантів, забезпечуючи їм індивідуальний доступ до програмного комплексу. Тут офіціант може оперативно зареєструвати замовлення клієнта, роздрукувати це замовлення на кухонному принтері (з урахуванням індивідуальних смаків замовника). Після виконання також автоматично видрукувати для клієнта рахунок (чек) на оплату замовлення. Система дозволяє реєструвати повернення грошей.
Апаратна частина фронт-офісу системи «Парус-Ресторан» представлена ЕККА, фіскальними реєстраторами, сканерами штрих-кодів, електронними вагами, кухонними і чековими принтерами, POS-терміналами, сенсорними моніторами або кишеньковими комп’ютерами, що автоматизують облік і значно спрощують обслуговування клієнтів. Зручний та простий графічний інтерфейс системи «Парус-Ресторан» дозволяє працювати їй у комплексі з будь-якими типами сенсорних моніторів (TouchScreen) і КПК. При роботі з монітором Touch Screen істотно знижуються вимоги до рівня технічної підготовки користувачів — працівників підприємства, а також клієнтів — під час використання цієї системи у ресторанах самообслуговування. Робота з інтерфейсом системи зводиться до натиснення прямо на сенсорному моніторі TouchScreen або POS-терміналі відповідних кнопок.
1Фронт-офіс — одна з функціональних частин інформаційної системи, реалізується на програмному й апаратному рівні. Як правило, виконує функції реєстрації операцій.
2Бек-офіс — ця частина інформаційної системи виконує, як правило, функції обліку й аналізу.
Якщо на підприємстві громадського харчування з якихось причин не використовують сенсорні монітори, система «Парус-Ресторан» дозволяє організувати роботу з введення інформації за допомогою звичайної клавіатури. При цьому залишається можливість друкувати і документи, і звіти.
Для зручності обслуговування система «Парус-Ресторан» не лише забезпечує оформлення замовлення, що називається, одним пальцем, а й відтворює на сенсорному моніторі реальне розташування столиків у ресторані, вказуючи, який з них зайнятий або треба обслужити. Система автоматизує робоче місце адміністратора залу, з якого можна виконувати всі дії, передбачені для офіціантів та касирів, реєструвати у системі заміну столу, офіціанта, який обслуговує клієнта, а також видаляти зі системи замовлення або позиції замовлень з реєстрацією причин видалення.
Бек-офіс на передньому краї обліку
Бухгалтер у харчовій галузі має особливий статус. До його обов’язків входить калькуляція страв та продукції, розрахунок та списання собівартості, проведення інвентаризації, виявлення надлишків та недостач, на його плечі покладено повний документооборот виробничого обліку. Ось чому професія бухгалтера у цій галузі називається «бухгалтером-калькулятором». На багатьох підприємствах цієї сфери послуг один бухгалтер виконує як специфічні «калькуляційні», так і стандартні облікові обов’язки. Використовуючи бек-офіс програмного комплексу «Парус-Ресторан», він веде довідник продуктів та журнал приготовлених страв, формує калькуляційні карти, списує страви з урахуванням розкладення на продукти, формує типові меню та попередні замовлення на бенкети.
«Парус-Ресторан» дозволяє бухгалтеру легко підготувати і видрукувати у встановленій формі калькуляційні карти, словник продуктів та ціни на продукти харчування. А ще можна друкувати меню на поточний та будь-який інший день, типові меню і замовлення, рахунки клієнтів та замовлення на виготовлення, а також меню-вимоги й акти реалізації.
Крім оплати з друкуванням фіскального чека, «Парус-Ресторан» уможливлює оплату за безготівковим розрахунком, за кредитною або клубною карткою клієнта, а також у кредит або у кредит на співробітника. Якщо система використовується разом із програмним комплексом «Парус-Готель», рахунок закривається на номер, в якому мешкає гість, із включенням до сплати рахунка за номер суми за харчування у ресторані.
За допомогою потужного інструментарію «Парус-ресторана» бухгалтер оперативно аналізує такі звіти:
за рахунками клієнтів за різними критеріями обслуговування і з друкуванням підсумків;
про реалізацію готових страв з підсумками за місцями реалізації;
про типи оплати з підсумками за місцями реалізації;
про відмови від замовлень з переліком причин.
Унікальні функціональні можливості системи «Парус-Ресторан» забезпечують самостійну роботу бек-офісу взагалі без фронт-офісу, якщо господар закладу ресторанного типу з якихось міркувань не може або не бажає використовувати сенсорні монітори. При цьому страви реєструються або автоматизовано, або повністю автоматично, через імпорт безпосередньо з касового апарата.
Бек-офісний компонент системи «Парус-Ресторан» працює спільно з модулем «Парус-Бухгалтерія» та «Парус-Реалізація і Склад». Це дозволяє, крім усіх специфічних «ресторанних» документів та звітів, вести повномасштабний облік і опрацювання первинних бухгалтерських документів, реєструвати рух за всіма рахунками бухгалтерського та податкового обліку. Взаємодія з модулем «Парус-Бухгалтерія» дасть підприємству всю стандартну бухгалтерську та податкову звітність.
Попри те що системи «Парус-Ресторан», «Парус-Реалізація і Склад» та «Парус-Бухгалтерія» працюють і як самостійні модулі, максимальний рівень автоматизації ресторанного бізнесу досягається при спільному їх використанні. Такий обліковий «тріумвірат» створює єдиний інформаційний простір для всіх працівників (директора, бухгалтера, адміністратора, офіціантів та ін.) і єдину базу даних. У результаті інформація, що заноситься до одного модуля, автоматично доступна в іншому.
Навіщо потрібен склад у ресторані
Модуль «Парус-Реалізація і Склад» забезпечує автоматизацію таких процесів, як облік та опрацювання вхідних і вихідних первинних складських документів, облік ТМЦ з точністю до партій, упаковок, термінів придатності, формування аналітичних звітів щодо продажів, заборгованості, прибутковості та рентабельності з побудовою графіка. Крім того, у цьому модулі реалізовано формування понад 15 видів товарних звітів (кожен у розрізі кількох параметрів), автоматичного розрахунку податків і розрахунку ціни списання за методами FIFO, LIFO, облікові ціни, середні ціни. Також «Парус-Реалізація і Склад» дозволяє формувати вихідні податкові накладні, здійснювати зв’язок з ЕККА, контроль оплати товарів і послуг, ведення взаєморозрахунків з постачальниками та клієнтами шляхом створення відомості взаєморозрахунків з кредиторами та дебіторами. Такі процеси, як облік ліміту кредитування при відвантаженні, автоматичне і ручне резервування товару, в т. ч. на конкретну партію, підтримка багатьох прайс-листів і облік комплектування та розукомплектування цін реалізації, що різняться за тарифами, видами оплати, видами відвантаження, теж автоматизуються за допомогою модуля «Парус-Реалізація і Склад». Саме у цьому модулі найповніше відображаються всі «товарорухи» ресторану, від надходження на склад до обліку залишків.
Система дозволяє на підставі тарифів розраховувати ціни реалізації. Для цього використовується словник (аналог довідника) «Тарифи», в якому можна як задавати базовий тариф, так і встановлювати похідні тарифи (наприклад різні види оплати, відвантаження товарів і пільг).
За допомогою системи бухгалтер опрацьовує в обліку товарні документи, сплачені рахунки, накладні на відпуск, акти виконаних робіт. Так, інформація, що зберігається у розділі «Ціни реалізації», визначає перелік товарів, які можуть бути включені до специфікацій документів «Исходящие счета на оплату», «Накладные на отпуск» та «Исходящие налоговые накладные» і використовуються системою при розрахунку сум цих документів.
При реєстрації господарських операцій у системі використовуються формули. З їхньою допомогою бухгалтер обчислює суми проведень залежно від оборотів і залишків на рахунках (субрахунках), а також проводить попередні обчислення на підставі вже наявних облікових даних. Цей механізм використовується також при реєстрації операції з використанням зразка, де система автоматично спочатку обчислить значення всіх функцій, а відтак підставить їх у формули і знайде суми проведень операцій. Механізм автоматичного обчислення вихідних залишків за рахунками за звітний період запускається перед формуванням і оборотного балансу, і Головної книги.
При закритті облікового періоду в системі передбачено можливість перенесення на початок наступного місяця залишків трьох видів: залишків коштів за рахунками; залишків щодо матеріальних цінностей і залишків дебіторсько-кредиторської заборгованості. За потреби бухгалтер повертається до будь-якого місяця і вносить виправлення до обліку. Система автоматично контролює відсутність розбіжностей в оборотах і залишках, а при виявленні такої ситуації попередить бухгалтера та запропонує йому або продовжити, або скасувати формування звіту. Після підготовки потрібних звітних документів і перенесення залишків на початок наступного місяця бухгалтер убезпечить від випадкових змін дані, що належать до закритого облікового періоду, закривши доступ для зміни з модуля «Адміністратор».
Естафету приймає ресторанна бухгалтерія
Дані, що заносяться до програми «Парус-Реалізація і Склад», бухгалтер відпрацьовує у модулі «Парус-Бухгалтерія». Своєю чергою, інформація, сформована у модулі «Парус-Ресторан», відображається у програмі «Парус-Бухгалтерія» і навпаки. Наприклад, надходження товару на склад заноситься до програми «Парус-Реалізація і Склад», із зазначенням кількості та ціни; після цього прибутковий документ опрацьовується у бухгалтерському обліку. Відтак у модулі «Парус-Ресторан» за даними бухгалтерського обліку формується відпускна ціна страв. І, нарешті, відбувається реалізація готової продукції та списання продуктів шляхом опрацювання документів в обліку господарських операцій у модулі «Парус-Бухгалтерія».
Модуль «Бухгалтерський облік» побудований на перевіреній часом і тисячами користувачів концепції роботи автоматизованої бухгалтерії. Він реалізує набір необхідних функцій для ефективної роботи бухгалтерії ресторанного комплексу і дозволяє вести повну бухгалтерську звітність, облік для потреб управління підприємством та надавати дані у вищі організації для консолідованого обліку.
Попри те що ресторанна бухгалтерія — це специфічний вид діяльності, модуль «Парус-Бухгалтерія» найповніше вирішує завдання бухгалтера підприємства такої спрямованості. Цей модуль для ресторанного комплексу забезпечує такі функції, як формування оборотних відомостей, облік господарських операцій, облік та контроль руху ТМЦ. Крім того, «Парус-Бухгалтерія» підтримує облік банку і каси, основних засобів, МНА, МШП і податковий облік, а саме: облік вхідних та вихідних податкових накладних, реєстр отриманих та виданих податкових накладних, облік податкового кредиту і податкових зобов’язань, валових доходів та валових витрат. Також у модулі «Парус-Бухгалтерія» реалізовано формування Головної книги різних відомостей (рух коштів за рахунками, аналітичними та кореспондуючими рахунками, рух матеріальних цінностей). Бухгалтерові не буде важко за допомогою модуля створити практично будь-який звіт, у т. ч. затверджені форми стандартної бухгалтерської, податкової, статистичної звітності та здати їх у форматі *.xml.
Працюючи у програмі, бухгалтер контролює всі рахунки клієнтів, рахунки на оплату за безготівковим розрахунком, які були виставлені адміністратором у системі «Парус-Ресторан». З цього модуля береться інформація про списання продуктів, на основі якої бухгалтер складає товарні звіти.
Використовуючи бек-офіс системи «Парус-Ресторан», бухгалтер формує калькуляційні карти з урахуванням взаємозамінності продуктів. Для цього використовується розділ «Список взаємозамінних продуктів» (у словнику «Продукти харчування»), в якому зазначаються пріоритети замінюваних продуктів. У разі відсутності того чи іншого продукту для приготування страви до калькуляційної карти автоматично вноситься взаємозамінний продукт вищого пріоритету, який автоматично списується. Такий механізм забезпечує автоматичне формування залишків на початок наступного місяця, що дозволяє бухгалтеру оперативно контролювати рух товару і в підрозділах ресторану, і на складі.
Бухгалтер може самостійно ініціювати проведення операцій в обліку. Для цього використовується інструментарій «Опрацювання». З його допомогою списуються раніше використані продукти, проводиться в обліку реалізація готових страв, враховуються інші господарські операції.
Система «Парус-Бухгалтерія» дозволяє бухгалтеру ефективно контролювати всі облікові дані. При роботі з розділом внутрішніх документів він формує звіти про виписані документи (повний та підсумковий), створює внутрішні документи на підставі вхідної податкової накладної, оборотні відомості МЦ і друкує звіти. Працюючи з картотекою малоцінних необоротних активів, друкує такі документи: «Опись инвентарных карточек», «Инвентарный список», «Инвентарная карточка».
Формуючи оборотну відомість руху за ТМЦ, можна автоматично роздрукувати її, а також звіт про надходження (витрату) ТМЦ і зведену оборотну відомість. За допомогою відомості розрахунків з дебіторами (кредиторами) бухгалтер має змогу погашати дебіторську (кредиторську) заборгованість шляхом створення як господарських операцій, так і платіжного документа. При цьому система дозволяє переглянути документи, які стали підставою для виникнення дебіторсько-кредиторської заборгованості (договори, акти).
Парус-Підприємство 7.40 — це:
комплексна система, яка включає низку модулів, що автоматизують актуальні завдання для будь-якого підприємства (бухгалтерський облік, управління персоналом, розрахунок зарплати, управління відносинами з клієнтами тощо). Корпорація «Парус» випускає також галузеві рішення: «Парус-Турагентство», «Парус-Готель», «Парус-Пропускний режим».
