У попередній статті ми навели приклад розрахунку зарплати у конфігурації «ДС:Бухгалтерія + податки», написаній на компоненті «Бухгалтерський облік». Прийнятий у ній підхід наближає конфігурацію до можливостей «Зарплати і кадрів». Ми описали процес відрядних нарахувань та нарахувань, що залежать від виробітку. Продовжимо розглядати вибірково ті особливості, які вигідно відрізняють її від типової конфігурації. Цікаво також те, що цю ділянку обліку можна вбудувати у типову конфігурацію для України.
У цій статті виокремимо два нарахування (структурну схему документів та довідників наведено на мал. 1), конче необхідні у практиці кожного бухгалтера, — допомоги з тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми (лікарняних) і відпускних. У типовій конфігурації для України передбачається нараховувати їх вручну (дані розрахунку підставляються у документ розрахунку заробітної плати й утримання виводяться автоматично). Звичайно, це багатьох не влаштовує — обчислюється ця допомога виходячи зі середньої заробітної плати (причому різної), процес нескладний, але трудомісткий. Нічого приховувати, невеликі підприємства взагалі не розраховують лікарняні у межах 5 днів (тобто ті, які все одно оплачує працедавець), а відпустки нараховують усьому підприємству одночасно, прагнучи уникнути спірних моментів, адже отримані суми потім потраплять до бази для розрахунку ПДФО. Автоматизація цієї ділянки дозволить уникнути подібних проблем. Погляньмо, як це зроблено у конфігурації «ДС:Бухгалтерія + податки».
Допомога з тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві
Підставою для цієї виплати є належним чином оформлений у медустанові листок непрацездатності — лікарняний (відповідно, вкорінена назва виплат — лікарняні). Для розрахунку важливі такі моменти:
1) термін хвороби (перші 5 днів оплачуються за рахунок працедавця — крім випадків, що не дозволяють виплачувати допомогу, ст. 36 Закону №2240), усі подальші дні — за рахунок коштів соцстрахування з тимчасової втрати працездатності);
2) розрахунок середньої зарплати, яка визначається у цьому випадку відповідно до Порядку №1266).
Щоб розрахувати середній заробіток, треба визначити період розрахунку та склад виплат, що беруть участь у розрахунку.
З періодами розрахунку нескладно, їх розрізняють три: для працівників, які відпрацювали понад 6 календарних місяців, — середній заробіток за останні повні 6 місяців, що передують розрахунковому; менше шести, але більше 1 місяця — за фактично відпрацьовані календарні місяці; менше 1 місяця — фактично відпрацьований до хвороби час.
Наведемо приклад введення нового документа «Расчет больничного» (Документы — Зарплата, мал. 2). Фактично слід вказати лише працівника і терміни лікарняного. Термін розрахункового періоду підставляється за умовчанням, можливим є коригування. Таблиця заповнюється за кнопкою Заполнить. Суми у таблиці можна відредагувати (береться вся сума кредитового обороту, припустімо, треба виключити неоподатковувану матеріальну допомогу тощо). Коректно автоматично розраховуються лікарняні тривалістю до 2-х календарних місяців. Документ формує проведення за позабалансовими рахунками згідно з джерелами виплат — БП (до 5 днів) і БС (понад 5 днів), що використовуються при автоматичному формуванні табличної частини документа «Ведомость начисления заработной платы».
Розрахункові формули відомі: якщо сумарний облік робочого часу не застосовується (для посадових окладів, відрядної оплати праці), — використовується середньоденна зарплата; якщо ведеться сумарний облік робочого часу (почасова оплата праці тощо), — розраховується середньогодинна зарплата відповідно до п. 13 Порядку №1266.
Після визначення середньої денної (погодинної) зарплати вона перемножується на кількість днів (годин), що підлягають оплаті згідно з графіком роботи. Таким чином визначається сума. Підрахувати суми — це технічне питання. Вони відразу відображаються в екранній формі документа і змінюються при редагуванні місячної плати.
Склад виплат регулюється Законом про оплату праці і «страховим» Законом №2240, які розглядають виплати у світлі Інструкції зі статистики зарплати №5. А саме: основна та додаткова зарплата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати за умови, що вони входять до фонду оплати праці, підлягають обкладенню ПДФО, з них сплачувалися страхові внески до Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (у межах максимальної величини, з якої сплачуються внески до фонду). Слід пам’ятати, що у розрахунку беруть участь робочі дні (дні відпустки не беруть участі — як неробочі). Ось саме тут і криється основна причина трудомісткості розрахунків. Якщо замислитися, на яких рахунках перебуває ця сума? Та ні на яких, її слід додатково «сортувати». А якщо все додатково сортувати, тоді навіщо автоматизація? Або суми треба зберігати спеціально (як у конфігурації «ДС:Бухгалтерія + податки»), або якось із цим впоратися самостійно у типовій конфігурації. У принципі, це не проблема — можна вивантажити в Excel і зберігай, користуйся.
Для вирішення таких питань розглянемо внутрішню організацію розрахунку. У довіднику «Виды расчетов» знайдемо відповідний рядок (мал. 3) і викличемо екранну форму редагування (подвійним клацанням або Enter, мал. 4). Зверніть увагу на реквізит База — за умовчанням передбачається, що до бази включається весь кредит рахунка 66.1.
Припустімо, бухгалтерські рахунки нас влаштовують, до ф. №1ДФ розрахунок включається, натомість маємо категоричні заперечення проти включення до розрахунку неоподатковуваної матеріальної допомоги. Тоді у довіднику «Группы расчетов» (мал. 5) створюємо новий розрахунок і зазначаємо види розрахунку, що входять до нової групи. Нехай це буде розрахунок БольнДо5Дней. Визначаємо нарахування, що входять до нової групи (кожен вид розрахунку є посиланням на елемент довідника «Группы расчетов»). Нову групу встановлюємо в екранній формі елемента довідника — лікарняні до 5 днів. Тепер встановимо нову групу як базу для розрахунку (мал. 5, фрагмент аналогічної до мал. 3 форми).
Така організація дозволяє користувачам вводити нові розрахунки. Проте слід пам’ятати, що тут краще обійтися без надмірного завзяття. Має бути мінімально необхідна кількість груп розрахунків (вони не повинні дублюватися): «промовиста» назва, щоденник користувацьких змін (у ньому описують і датують зміни й обов’язково документи, яких зміни стосуються, про що користувачі забувають, як правило), обов’язкове тестування всього ланцюжка документів (у цьому випадку і з документом розрахунку зарплати за формою №1ДФ).
Розрахунок відпускних
Гарантії надання відпусток, умови і тривалість регулюються КЗпП та Законом про відпустки. Передбачені щорічна (основна, додаткова), відпустка у зв’язку з навчанням, творча, соціальна і відпустка без збереження зарплати. Найчастіше бухгалтери мають справу з першими двома видами (і щорічна, і навчальна відпустка оплачуються). Середня зарплата розраховується згідно з Порядком розрахунку середньої зарплати №100. У конфігурації «ДС: Бухгалтерія + податки» для коректного нарахування виду оплати передбачено нарахування: відпустка поточна, компенсація відпустки та відпустка перехідна (мал. 3, елементи Н7, Н8, Н9).
Для автоматичного нарахування відпускних призначено документ «Расчет отпускных». При введенні нового розрахунку (мал. 7) треба вказати працівника та вид розрахунку (відпускні або компенсація відпустки), кількість днів та кількість місяців для розрахунку середньої зарплати. Можливим є редагування значень у табличній частині документа. Коректно розраховуються відпустки загальною тривалістю не більше двох місяців.
Для будь-якого розрахунку, що здійснюється на основі середньої зарплати, істотними є такі моменти: період розрахунку, за який обчислюється середня зарплата, і склад виплат, який включається до бази розрахунку. Періодом вважаються 12 місяців, що передують розрахунковому, але якщо працівник пропрацював менше 12 місяців, розрахунковим періодом вважається фактично відпрацьований час, з 1-го числа місяця після оформлення на роботу до 1-го числа місяця, в якому надається відпустка.
Щодо сум, то вони прямо перераховані у Порядку №100, який містить перелік виплат (п. 3), які включаються, і вичерпний перелік тих, що не включаються (п. 4). Але навіть у цьому разі можуть виникати спірні суми, наприклад суми індексації (на сьогодні їх включають до розрахунку, проте це визначається не Порядком №100, не Законом про відпустки, а листами — роз’ясненнями Мінпраці). У програмі організація цього розрахунку аналогічна до розрахунку відпускних, показаного на мал. 3, 4, 5.
При розрахунку середньоденний заробіток визначається як сумарний заробіток за минулі 12 календарних місяців (фактично відпрацьований період), що діляться на кількість календарних днів року (або у фактично відпрацьованому періоді) без урахування неробочих і святкових днів. В екранній формі при редагуванні сум відразу змінюється сума середньоденного заробітку (мал. 6). Під час проведення документ формує проведення (мал. 7) за позабалансовими рахунками — за рахунком От.О проводиться стільки проведень, скільки місяців потрапляє у відпустку з розподілом сум пропорційно до кількості днів відпустки, що припадають на ці місяці. У разі розрахунку компенсації використовується рахунок ОТ.К.
Сума «перехідної» відпустки окремо відображається у документі «Ведомость начисления зарплаты», тому що чимало проблем при розрахунку ПДФО пов’язано саме з цими сумами. ПДФО утримується зі всієї суми нарахувань за місяць, і до неї ж застосовується право на соціальну пільгу. Для обчислення страхових внесків потрібне розбиття за місяцями, а якщо пригадати про рекурсивний зв’язок (при розрахунку ПДФО з бази виключається сума страхових внесків), то завдання має кілька рішень. На думку багатьох фахівців, з повної суми виключаються страхові внески (у т. ч. і до Пенсійного фонду України) лише за поточний місяць. Проте це знову-таки тлумачення закону (п. 3.5 Закону про доходи), можливе й інше його прочитання. Звернімо увагу також, що документ містить і друковану форму наказу про надання відпустки з розрахунком сум відпускних.
Автоматично з "Дт-Кт" № 39 (29.9.2008) :: Вікно у світ «1С» Тематичний посторінковий перелік публікацій випусків поліграфічного видання бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит" (розділ "Автоматично з "Дт-Кт"") за 3-й квартал 2008-го року...
