Кошти, товари і послуги: обліковувати чи управляти?
Чим би не займалося підприємство, воно завжди матиме справу з клієнтами, документами, грошима. Без урахування ресурсів не вдасться спланувати свій бізнес, без контролю над ними не забезпечити ефективне управління. Можна, звичайно, покластися у цій справі на досвідченість працівників, але все-таки надійніший шлях — використовувати безвідмовний інструментарій: автоматизовану систему.
Сучасна автоматизована облікова система стала візитною карткою бухгалтерії будь-якого підприємства. Ну який бухгалтер відмовиться від зручної роботи з «електронним» складом, від можливості миттєво знайти потрібний договір, скласти платіжний документ або, врешті-решт, швидко підготувати звітність до податкової інспекції. Але такі системи не вирішують головного завдання — тримати під контролем весь процес. Хто повинен вчасно помітити, підказати, проконтролювати? Підготували документи до відвантаження — а на складі не та номенклатура і не зроблено замовлення на додаткову поставку, настав час платити за договором — виявляється, на рахунку бракує грошей, бо інший контрагент не розрахувався за попереднє відвантаження. Ось і виходить, що запорука успішного бізнесу — контроль виконання на кожному етапі і чітка організація всього процесу. Хочеш уникнути управлінських проблем — не обійдешся без системи управління.
Ми вже розповідали про те, як за допомогою системи Terrasoft CRM роботу з клієнтами, рекламою, маркетингом зробити зрозумілою та керованою. Але Terrasoft CRM може значно більше — вести складський облік, обліковувати кошти, аналізувати результати, робити звіти і давати прогнози. Усі ці можливості зосереджені в легко впізнаваних розділах системи.
CRM-ні хитрощі складського обліку
Що може бути хитрого на складі? Скажете: ну, хіба що «чорна» бухгалтерія. Ні, ми не про це. Система Terrasoft CRM пропонує унікальний інструмент обліку та контролю за складом, який ідеально вбудовується у цілісну систему управління підприємством. З її допомогою ви створите централізовану базу даних усієї номенклатури товарів і послуг підприємства, виконаєте класифікацію продуктів, сформуєте комплект товарів, встановите індивідуальні ціни на товари і послуги, зарезервуєте товари на складі і багато іншого. Робота у розділі Склад системи Terrasoft CRM значно прискорить проходження документів щодо руху товарів, автоматизує облік руху товарів і послуг, дозволить друкувати накладні та виводити спеціальні звіти щодо руху товарів.
Для зберігання повної інформації про продукт у системі використовується картка об’єкта обліку. Здавалося б, що особливого — стандартна форма обліку. Але тут, крім звичних для бухгалтера характеристик, ви також отримуєте інформацію про наявність продукту на складі (скільки доступно для відвантаження і скільки зарезервовано за укладеними контрактами). Усі ці дані заповнюються автоматично: поле доступно — відповідно до складських документів руху товарів, поле зарезервирован — за інформацією у договорах, складських та платіжних документах. Майте на увазі: ви швидко отримуєте не лише облікову інформацію — «коли», «скільки», а й управлінську — «чому», «хто винен» і навіть посилання на опис продукту в Інтернеті.
В одному вікні системи Terrasoft CRM ви відразу отримуєте доступ до всіх даних конкретного напряму. Візьмімо склад, продажі. Використовуючи «Менеджер деталей», ви легко підлаштуєте програму під свою облікову специфіку й отримаєте необхідний ступінь деталізації даних. Наприклад, додавши деталь «Ціни», побачите, як вони використовуються при формуванні рахунків, контрактів, документів. Тут же встановіть знижки або спеціальні ціни для партнерів.
Або, наприклад, надійшов запит на поставку товару, якого у цей момент немає на складі. Що запропонувати клієнтові на заміну? Достатньо відкрити закладку Аналоги, вибрати необхідний товар і вставити його у накладну. А якщо треба вказати перелік продуктів, що входять до складу поставки, достатньо відкрити вкладку Комплектация. Це дозволить вам миттєво визначити, наприклад, ціну складного комплекту.
Закладка Накладные збере докупи документи щодо руху товару (послуги) і створить динамічний зв’язок з розділом Склад. Так, при створенні прибуткової накладної залишки на складі автоматично збільшуються, що і відображається на відповідній закладці.
Усі операції у межах облікової політики
Прибуток, отримання якого прагне будь-яке підприємство, важливо не лише облікувати, а й правильно підрахувати й проаналізувати. На кожному підприємстві діє своя облікова політика, що відображає специфіку господарської діяльності. Terrasoft CRM дозволяє автоматизувати облік коштів точно у межах прийнятої у вас облікової політики.
Облік руху коштів у системі Terrasoft CRM здійснюється у розділі Операции. Тут можна отримувати зведення про поточний фінансовий баланс вашого підприємства, відображати переміщення коштів між касами різних підрозділів, з каси до банку і навпаки, враховувати відвантаження товарів з оплатою через касу або банк тощо. Загалом контролювати рухи всіх ресурсів, у т. ч. і грошових, своєчасність виконання всіх господарських операцій та оперативно оцінювати їх ефективність.
Прибуткові та витратні операції у системі Terrasoft CRM обліковуються абсолютно однаково — достатньо на панелі інструментів вибрати тип операції та відкрити картку запису. Сюди вносяться всі дані, що характеризують суть операції. Тут же відображатиметься також управлінська інформація: заплановані та фактичні дати оплати, взаємозв’язки з іншими об’єктами обліку (рахунками, договорами, проектами тощо). У системі оформляються надходження коштів, як методом нарахування, так і за касовим методом. Усі ці можливості реалізовано в одній картці.
Така уніфікована схема робить систему обліку фінансових транзакцій гнучкою й оперативною. Зведення про поточний фінансовий баланс підприємства стають доступними у будь-який момент.
Ви також можете планувати надходження і витрати на певний період, наприклад місяць. Достатньо у полі Состояние зазначити статус В планах — і плануйте надходження та витрати коштів на майбутній місяць. При надходженні або витраті коштів залишається тільки змінити статус операції на Выполнено.
Швидко отримувати зведену інформацію про фінансові операції, причому в будь-яких часових межах, ви можете за допомогою спеціалізованих звітів.
Управлінням займеться Менеджер
Підготовка необхідних звітів, як правило, займає багато часу (тут ідеться не про регламентовані, а про управлінські звіти, що відіграють значну роль в організації бізнесу). Але у Terrasoft CRM цю проблему вирішено і підготувати звіт можна безпосередньо з будь-якого вибраного розділу. Всі звіти системи й інструменти управління ними зібрано у розділі Отчеты, де є бланки звітів зі змінними та незмінними параметрами вибірки, відповідно до яких генерується кожен конкретний звіт.
Уявіть ситуацію. Клієнт робить терміновий запит на купівлю кількох одиниць товару. Як надати йому актуальну інформацію, скільки він може замовити товару зараз? Допоможе звіт щодо складу. Створюється він швидко і просто: відкриваєте розділ Склад, у меню Отчеты вибираєте команду Остатки по складам, а у формі генерації звіту — потрібний продукт. Відповідь для клієнта готова. Готовий звіт відображається в Excel, а подальше управління ним здійснює «Менеджер звітів».
Перетворити дані систем оперативного, управлінського, бухгалтерського обліку на бізнес-звіти з продажів, маркетингу, бази даних клієнтів і карток з метою управління й аналізу інформації можна у розділі OLAP. Отримані результати дозволяють приймати бізнес-рішення щодо оптимізації роботи системи продажів на підприємстві, контролювати ефективність маркетингових дій.
Документообіг без турбот
Використовуючи Terrasoft CRM, ви отримуєте можливість розробити і запровадити у систему бізнес-процес щодо документообігу. Це означає, що договір, документ або рахунок створюватиметься автоматично на певному вибраному вами етапі бізнес-процесу. До того ж автоматично зазначається відповідальний за виконання доручення працівник. Наприклад «оплатити рахунок»: ви можете вказати час, протягом якого повинен бути виписаний цей рахунок.
У системі Terrasoft CRM передбачено також можливість створення «ланцюжка документів». Вам уже не доведеться витрачати час на пошуки потрібної інформації і рутинне заповнення одних і тих самих документів. Ви один раз створюєте договір, а потім за допомогою дії Создать счет на основании договора автоматично будете формувати потрібну кількість рахунків.
У системі реалізовано універсальний механізм для налаштування будь-якої схеми документообігу. Для друкування рахунка можна застосувати звіт «Счет-фактура», який використовує дані з картки рахунка, а для автоматичної генерації зовнішнього виду рахунка — інформацію з деталі Продукты. Така схема підготовки документів значно спрощує процес підготовки стандартних документів і зводить до мінімуму кількість помилок під час розрахунків.
Неможливо у кількох статтях описати все, що вміє ця система. Але висновок зробити можна вже: хочете, щоб вашим підприємством управляв висококласний топ-менеджер, прагнете зробити свою працю комфортною і все встигати — довіртеся Terrasoft CRM.
