Результати діяльності будь-якого підприємства відображаються у звітах. Усім відомі бухгалтерські звіти: статистичні, податкові. Вони мають встановлену форму і подаються до відповідних органів з однією лише метою — надати зручну форму для контролю за підприємницькою діяльністю з боку держави. Для ефективного управління фірмою використовуються інші звіти.
Звіт, який складає бухгалтер до податкової інспекції, хоча й містить корисну інформацію про підсумки діяльності підприємства, але не дає вичерпної інформації про стан справ на фірмі. Можна, звичайно, роздрукувати звіт за певним параметром з автоматизованої облікової системи. Але такою інформацією незручно користуватися працівникові, який приймає рішення. А ось використання спеціального інструменту з програм MS Office — «пов’язаний об’єкт» — зробить інформацію зручною для обробки, наочною для використання й оперативною для прийняття управлінського рішення.
Як оживити звіт
На багатьох фірмах використовується практика складання звітів для керівників, інвесторів, власників про підсумки діяльності фірми. Як правило, формується він у вигляді документа MS Word із включеними до нього таблицями, графіками, діаграмами.
Завдання. Бухгалтерія повинна регулярно складати для дирекції місячний звіт про діяльність підприємства. Незалежно від звітного періоду його форма залишається незмінною. В основному змінюється лише інформація, подана у вигляді таблиць. Слід забезпечити актуальність даних, наведених у звіті.
Для складання звіту використовуються дані, які накопичуються та зберігаються в електронній таблиці MS Excel. Щоб використовувати їх у звіті, треба вставити таблицю Excel у документ Word і створити зв’язок між ними. Як це зробити?
Відкрийте документ MS Word (у ньому міститься звіт, що готується) і таблицю MS Excel, що має необхідні для звіту дані.
Важливо! У процесі пов’язування об’єктів обидва ці файли повинні бути відкриті.
Тепер перейдіть у вікно MS Excel і на аркуш, на якому є потрібна для звіту таблиця. Виділіть ту її частину, яка повинна бути вставлена у звіт, і скопіюйте у Буфер обміну (меню Правка).
Скопійовану таблицю треба вставити у звіт. Для цього перейдіть у документ MS Word, встановіть курсор там, де має бути таблиця, і натисніть кнопку Вставить (меню Правка). У результаті у звіті з’явиться таблиця зі скопійованими даними. Зверніть увагу на кнопку, що з’явилася у правому нижньому куті вставленої таблиці. Наведіть на неї курсор і клацніть на стрілці праворуч. Відкриється список параметрів вставки, в якому виберіть один із варіантів пов’язування даних.
Якщо вибрати параметр Сохранить исходное форматирование и связать с Excel, то до звіту буде вставлено таблицю в тому вигляді, в якому вона зберігається у первісному файлі MS Excel. До того ж між вставленою таблицею і таблицею-джерелом підтримуватиметься зв’язок — таблиця може бути оновлена при оновленні файла-джерела.
Якщо вибрати параметр Сохранить стиль конечной таблицы и связать с Excel, то до даних буде застосовано стиль таблиці Word, що використовується за умовчанням.
Менеджер із зв’язків
Завдання виконано! Звіт став «живим». Тепер немає потреби кожного звітного періоду створювати його заново. Усі дані, які використовуються у ньому з інших документів, можна швидко актуалізувати. Достатньо лише відновити зв’язок — і дані, які були внесені до таблиці-джерела іншим спеціалістом на його ПК, будуть негайно перенесені до звіту.
Зробити це просто. Клацніть правою кнопкою миші по таблиці і в контекстному меню виберіть команду Обновить связь.
Важливо! Відновити зв’язок можна навіть при закритому документі-джерелі, розташованому на іншому комп’ютері, за умови що ПК підключено до локальної мережі і в цей момент увімкнено.
Якщо у контекстному меню вибрати команду Связанный объект..., ви отримаєте доступ до «центру управління» зв’язками, де можна гнучко налаштувати оновлення.
Уявіть: менеджер з продажів веде облік реалізації продукції, який систематизовано у таблиці Excel. Якщо відкрити файл з аналітичним звітом про діяльність фірми, в якому встановлено зв’язок з даними про продажі, то відбудеться автоматичне оновлення даних. У звіті з’явиться свіжа інформація з іншого комп’ютера. Це можливо, якщо встановити спосіб оновлення зв’язку автоматически (вікно Связи).
Щоправда, не завжди слід довірятися автоматичному оновленню зв’язків у документі. Якщо ви регулярно працюєте з таким документом, то краще оновлення виділеного зв’язку робити лише при натисненні кнопки Обновить або клавіші F9. Тоді у вікні Связи увімкніть спосіб оновлення По запросу.
Важливо! Не грайтеся з кнопкою Разорвать связь (вікно Связи). Втрачений зв’язок доведеться відновлювати від самого початку.
У документі можна не лише пов’язати об’єкти, а й ввести їх. Проте є різниця. У разі створення зв’язку звіту з електронною таблицею інформація у звіті оновлюватиметься щоразу при оновленні даних у первісному файлі. У разі введення таблиці до звіту у кінцевому файлі створюється незалежна копія. При редагуванні такої таблиці можна користуватися всім інструментарієм програми, з якої введено об’єкт.
Перевірте свої зв’язки
Щоб перевірити, чи пов’язаний відкритий документ з яким-небудь файлом, відкрийте меню Правка. Якщо у ньому доступний рядок Связи, то отже, у цьому документі використовуються дані з іншого джерела.
Труднощі обліку зарплати Вікно у світ «1С» Розрахунок допомоги з тимчасової непрацездатності й оплата відпустки за допомогою конфігурації «ДС:Бухгалтерія + податки»...
Жодні втрати не страшні № 42 (20.10.2008) :: Корисні поради Кожен з вас може уявити, який шок відчує користувач, у якого втрачено дані на комп’ютері. Це і ретельно дібрані налаштування, і численні прикладні програми, і база даних. Втрачено час, гроші, нерви. Як обійтися без таких потрясінь? Звичайно, робочі...
Де зберігається ваше листування? № 37 (15.9.2008) :: Корисні поради Електронна пошта стала незамінним інструментом для контактів із зовнішнім світом. Але поряд зі зручностями, які вона вносить до роботи, електронна пошта може стати об’єктом серйозних неприємностей у комп’ютері. Що й казати, електронне листування стає.....
