Коли йдеться про використання нової, восьмої, платформи популярної облікової системи «1С», то чимало бухгалтерів роздратовано можуть подумати: «А навіщо мені це потрібно? Облік налагоджено. Добра добувши, кращого не шукають». Так, можна заспокоювати себе цим, не знаючи практичних переваг «1С:Бухгалтерії 8».
Конфігурація «1С:Бухгалтерії 8» для України», створена компанією «АБІ Україна», враховує всі національні особливості ведення бухгалтерського та податкового обліку. Давайте розглянемо їх на прикладі використання програми для обліку найпоширенішої облікової операції, що трапляється в діяльності будь-якого підприємства, — операції з продажу.
Навіть інтерфейс допомагає обліку
Почнемо з інтерфейсу. Навіть побіжний погляд на основне вікно програми «1С:Бухгалтерія 8» дає відчуття новизни і водночас впізнаваності всіх функцій. Наявність в основному вікні програми закладок дозволяє отримати швидкий доступ до багатьох функцій системи й оперативно контролювати обліковий процес.
Наприклад, закладка Продажи. Для початківця — це зручний візуальний спосіб швидко освоїти відображення операцій в обліку, а для просунутого користувача — зручний доступ до конкретної операції.
Переключившись на неї, ви відразу бачите весь ланцюжок документів, що стосуються оптових продажів. Ви можете пропустити частину документів, але якщо вони все ж таки вводяться, то треба це робити у зазначеній послідовності, при цьому можливі певні ланцюжки документів, наприклад:
Счет — Реализация товаров и услуг — Налоговая накладная
або Реализация товаров и услуг — Налоговая накладная.
Але у жодному разі не Налоговая накладная — Реализация товаров и услуг.
Здавалося б, такий простий доступ до функцій системи у «сімці», але вона менш орієнтована на користувача, ніж 8-ма версія. Так, у 7-й версії лише один набір меню, побудованого «від програміста», тобто пункти меню згруповані за видами об’єктів об’єктної моделі «1С:Підприємства 7.7». Усі види довідників незалежно від того, якої ділянки вони стосуються, згруповані у меню Справочники, всі види документів незалежно від того, якої ділянки вони стосуються, згруповані у меню Документы і так далі. При цьому якщо вам потрібно у меню добратися, наприклад, до партій куплених товарів, то слід точно знати, який вид об’єктів використано для зберігання партій (документи чи довідники).
На відміну від 7.7, у 8-й версії з’явилися два альтернативні варіанти звернення до функцій системи. По-перше, у «вісімці» є кілька наборів меню:
1) Адміністративний (тільки управління базою даних — робота з налаштуваннями користувачів, групова обробка довідників і документів тощо);
2) Повний (доступ до всіх пунктів меню);
3) Бухгалтерський (скорочений порівняно з повним, у ньому забрано технологічні пункти меню, не потрібні пересічному бухгалтеру).
По-друге, меню у 8-й версії згруповані за критерієм «від бухгалтера», тобто за ділянками обліку, що робить функції меню інтуїтивно зрозумілими бухгалтерові.
По-третє, створено Панель функций, аналога якої взагалі не було у 7.7. Ця нова можливість (панель функцій) справді забезпечує наочний доступ до необхідної ділянки обліку. Стає відразу зрозуміло, в якому порядку вводити документи для отримання правильного результату. Робота через Панель функций захищає бухгалтера від помилки при реєстрації документів. З її допомогою він оперативно контролює облікову роботу. Так, у розділі Журналы видно, що з’явилися нові можливості відстежування взаєморозрахунків: Корректировка долга, Акт сверки взаиморасчетов. Тобто бухгалтер відразу побачить документи, яких давно чекав.
Щоб оцінити переваги «вісімки», розглянемо приклад обліку операції продажу.
Подробиці взаєморозрахунків
Приклад. Відкриємо закладку Продажи на панелі функцій. Відкриємо довідник «Контрагенты», клацнувши мишкою по однойменному пункту в списку Справочники на цій закладці і створимо контрагента — ТзОВ «Добробут». Після цього система автоматично створює документ «Договор» і реєструє його як основний.
На відміну від версії 7.7, в «1С: Бухгалтерії 8» взаєморозрахунки ведуть не лише за договором загалом без урахування розрахункових документів чи за розрахунковими документами без можливості групування за договорами, а й за договором і розрахунковим документом водночас. У чому перевага для бухгалтера?
Насамперед велика гнучкість в управлінні ланцюжком взаєморозрахунків дозволяє у кожному конкретному випадку (для будь-якого договору) обрати оптимальний варіант деталізації відстежування стану взаєморозрахунків (подробиці введення даних). Вести взаєморозрахунки тільки з точністю до розрахункового документа не зручно, у разі коли багато відвантажень (або багато рахунків-фактур). Якщо провести одну оплату за них усіх, — довелося б перераховувати в оплаті всі відвантаження, оплачувані цим документом. Для такої ситуації краще вибрати подробицю взаєморозрахунків тільки до договора. В іншому випадку, навпаки, оплата відбувається окремо за кожне відвантаження й інформації тільки про суму заборгованості загалом за договором недостатньо. Тоді можна увімкнути подробицю до расчетного документа.
А в «сімці», якщо вже увімкнули облік з точністю до договора, то у жодному стандартному бухгалтерському звіті, крім картки рахунка, не побачите розрахункових документів — тільки договір. І навпаки, якщо вибрали подробицю до расчетного документа, — побачите лише документи, а договори — ні.
Подробиця бухгалтерських взаєморозрахунків у «вісімці» впливає тільки на те, як заповнювати документи (як було описано вище). А ось у стандартних бухгалтерських звітах за будь-якого способу ведення взаєморозрахунків можна вибрати будь-яке із групувань (договір, розрахунковий документ) або обидва разом.
Універсальний договір
Приклад. Тепер відкриємо діалог створеного договору і переконаємося, наскільки він інформативніший, ніж у «сімки».
У конфігурації «1С:Бухгалтерія 8» у договору з’явилося кілька додаткових реквізитів, що дозволяють робити додаткове групування у звітах. Якщо договорів багато, це вельми актуально. Наприклад, реквізит вид договора дозволяє згрупувати у звітах інформацію за цією ознакою.
На відміну від конфігурації «1С: Бухгалтерія 7.7», у «вісімці» з’явилася можливість прив’язки до договору певного типу відпускних цін, завдяки чому документи продажу автоматично заповнюються цінами, встановленими саме для конкретного договору. Крім того, можна вести договори комісії з вибором схеми розрахунку комісійної винагороди. Для звіту про рух грошових коштів є змога вибрати вид діяльності (операційна, інвестиційна, фінансова) для кожного договору з контрагентом.
Зверніть увагу: при налаштуванні рахунків обліку (тепер це можна зробити для кожного договору по-своєму) є можливість зазначити рахунок ПДВ-продажів (непідтверджений), що дозволяє надалі відстежувати правильність виписування податкових документів за допомогою спеціального звіту. В «1С:Бухгалтерії 7.7» подібний аналіз робився лише для вхідного ПДВ. Додано також можливість встановлювати параметри бухгалтерського та податкового обліку щодо тари.
При роботі у діалозі «Договір» кожен бухгалтер самостійно вирішує, які поля для нього важливі залежно від того, який аналіз він збирається проводити надалі. Мінімально необхідними для заповнення полями є:
валюта договору;
подробиця ведення взаєморозрахунків (за договором/за розрахунковими документами);
ознака складний/простий облік ПДВ;
схема податкового обліку;
рахунки обліку.
Усі ці реквізити система заповнює автоматично. Як бачите, бухгалтер майже не витрачає часу на фіксацію договору з контрагентом, якщо схема роботи з ним не відрізняється від звичайної (налаштування за умовчанням).
Гнучке налаштування рахунків
У версії 8 є можливість у режимі користувача гнучко налаштовувати рахунки, що беруть участь в автоматичних формуваннях проведень, або використовувати значення за умовчанням.
Згадаймо, як у «сімці». Рахунки обліку задаються загалом для облікової політики (наприклад константа выделять авансы) або для елемента довідника (рахунок обліку ТМЦ), а частина рахунків (наприклад список монетарних рахунків, рахунки реалізації тощо) задаються у конфігураторі. Тобто вони абсолютно не доступні користувачеві. Для зміни схеми проведень, що стосуються рахунків, заданих у конфігураторі, треба було звертатися до програміста. Але будь-яка зміна конфігурації програмістом робить її «нетиповою», тобто завантаження свіжих оновлень ускладнюється.
А у «вісімці» ті самі значення можна зазначати безпосередньо у документах, що дозволяє реалізувати різні схеми формування проведень у конкретному випадку. Тут можливим є також налаштування рахунків (як значень за умовчанням) конкретно для кожного контрагента (або для всіх) і кожного договору (або для всіх), як значення за умовчанням для всієї організації або як облікової політики організації.
Фактично у 8-й версії жоден номер рахунка не задано безпосередньо у конфігураторі. Усі вони управляються в режимі користувача! Таким чином, використовуючи 8-у версію, бухгалтер більш незалежний від програміста, ніж у 7.7. А це здешевлює вартість володіння системою на суму оплати послуг програміста.
Схеми обліку ПДВ
Приклад. У документі «Договор» виберемо варіант, як система повинна формувати проведення з ПДВ, за валовими витратами і доходами (для податку на прибуток).
При цьому можливі два варіанти:
«проста» схема обліку ПДВ (аналог 7.7);
«складна» схема обліку ПДВ.
«Проста» схема обліку ПДВ проводить автоматичний розрахунок сум податкового кредиту (зобов’язання), обліку податку на прибуток (ВД, ВВ, амортизація, приріст/убуток), а також інших податків і зборів при проведенні документів. Один із недоліків схеми — необхідність зазначати всю додаткову інформацію з податкового обліку (податкове призначення, стаття ВД/ВВ тощо) у всіх документах (і відвантаження, і оплати). Інший важливий недолік «простої» схеми обліку ПДВ — велике завантаження обчислювальної потужності комп’ютера і, таким чином, повільніше проведення первинних документів.
«Складна» схема не залежить від проведення документів заднім числом і дозволяє для операцій, закритих у поточному місяці, зазначати інформацію з податкового обліку тільки у документах відвантаження. (Зазвичай така інформація щодо податкового обліку достовірно відома на момент відвантаження, а на момент оплати є передбачуваною.)
Щоб краще зрозуміти, у чому відмінності цих схем, треба виокремити дві нові можливості, що стосуються податкового обліку.
1. Користувач самостійно задає моменти визначення бази оподаткування з податку на прибуток і ПДВ. Такої можливості взагалі немає у 7.7. У «сімці» підтримується лише формування проведень з податкового обліку «за першою подією» і «схема формування проведень з податкового обліку при бартерних операціях», яка нині не дуже актуальна. А у 8-й версії момент визначення бази податку задається окремо для операції придбання і продажу і може бути вибраний з такого списку:
за першою подією;
за відвантаженням;
за оплатою (касовий метод);
не визначати.
2. Користувач самостійно обирає «просту» або «складну» схему розрахунку ПДВ. Фактично схема розрахунку ПДВ диктує, коли настає момент визначення бази податку — чи то при проведенні кожного документа, чи то один раз наприкінці місяця.
Приклад. У нашому випадку обираємо складну схему обліку ПДВ.
Якщо бухгалтер, припустімо, вибрав схему «за першою подією», то програма може під час проведення кожного документа аналізувати, чи відбулася вона, і якщо відбулася, формувати проведення з ПДВ і податку на прибуток (ВД/ВВ). У цьому разі інформація для оформлення цих проведень повинна бути зазначена у всіх документах (і оплати, і відвантаження) або можна робити це саме не за відвантаженням відразу, а за оплатою наприкінці місяця.
Знайомий новий рахунок
Приклад. Оформляємо рахунок на оплату. У схемі роботи він перший, але не обов’язковий. Якщо перша подія — відвантаження, на підставі договору можна відразу реєструвати документ «Реализация товаров и услуг». При виписуванні рахунка є змога вибирати товар як за всією номенклатурою, так і серед тих, що є на цей момент.
Цей документ за призначенням аналогічний до документа «Счет» версії 7.7, проте є низка нових можливостей. Так, за допомогою одного натиснення спеціальної кнопки у діалозі документа відкриваємо елементи довідників для редагування. Поля, обов’язкові для заповнення, виділяються червоним підкресленням.
Налаштовуємо порядок колонок табличної частини, просто перетягуючи їх мишкою, — втручання програміста не потрібне. Крім того, за бажання приховуємо не використовувані колонки за допомогою функції настройка списка.
Тепер у документа з’явилося кілька табличних частин. Можна, наприклад, виписати рахунок на товарні позиції й одночасно включити до нього надання послуг з доставки. Інформація про товари і послуги зберігається на окремих закладках, що дозволяє легше аналізувати документ. В екранній формі документа є навіть закладка Тара.
У режимі підбору з’явилася можливість вносити до табличної частини позиції ТМЦ шляхом набору кількох перших символів найменування. Завдяки цьому значно прискорюється введення інформації порівняно зі «сімкою».
Помітно розширено можливості роботи з товарним складом рахунка. Якщо у «сімці» можна було працювати лише зі знижкою, то тепер додаємо позиції з інших документів, розподіляємо суму за сумою або за кількістю, встановлюємо відпускні ціни за одним із типів цін, зазначаємо точність округлення і так далі як для всіх позицій, так і для кількох обраних.
Податкова накладна реєструє проведення
Приклад. У нашому випадку першою подією є часткова передоплата рахунка. У момент надходження коштів система покаже проведення без додаткових дій користувача.
Нагадаємо, що в «1С:Бухгалтерії 7.7» для відображення проведень треба вибрати відповідний пункт меню.
У нашому випадку проведень з ПДВ не було. Якби ситуація була такою самою до кінця місяця, то наприкінці місяця документ «Регистрация авансов в налоговом учете» сформував би забраклі проведення. Проте у нашому прикладі цей документ не вводимо. У будь-якому разі після проведення оплати ми повинні сформувати податкову накладну. Інформацію про те, за якими документами час виписувати податкові накладні, дає новий звіт «Ожидаемый и подтвержденный НДС продаж».
Сформована податкова накладна автоматично реєструє проведення у системі. Подібної можливості версія 7.7 не має. Податкові накладні не формують проведень, і перевірити правильність їх оформлення складніше — через підпорядковані документи для кожного рахунка окремо.
Перевірити поточний стан взаєморозрахунків в «1С:Бухгалтерії 8» дуже просто — достатньо відкрити акт звіряння взаєморозрахунків. У «сімці» подібного механізму немає. У версії 7.7 стан взаєморозрахунків можна побачити, побудувавши або оборотно-сальдову відомість за рахунком взаєморозрахунків, або звіт «Аналіз субконто», якщо рахунки взаєморозрахунків різні (наприклад контрагент водночас і постачальник, і покупець).
Далі відбувається відвантаження всіх товарів рахунка введенням на підставі рахунка-фактури, як і в 7.7, який сформує всі проведення як з бухгалтерського обліку, так і з податкового. Звіт «Ожидаемый и подтвержденный НДС продаж» покаже, що сума першої події становить 90 грн +18 грн ПДВ, а підтверджений становить 50 грн + 10 грн ПДВ. Проаналізувавши ці дані, розуміємо, що ще треба виписати податкову накладну на суму 40 грн + 8 грн ПДВ.
Структура підпорядкованості покаже, які документи ми вже зареєстрували.
З питань впровадження продуктів системи «1С:Підприємство 8», зокрема «1С:Бухгалтерія для України», звертайтеся до центру впровадження «Конто» (www.conto.com.ua), який успішно пройшов ресертифікаційний аудит за міжнародним стандартом ISO 9001:2000.
Автоматично з "Дт-Кт" № 39 (29.9.2008) :: Вікно у світ «1С» Тематичний посторінковий перелік публікацій випусків поліграфічного видання бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит" (розділ "Автоматично з "Дт-Кт"") за 3-й квартал 2008-го року...
