Діловий тижневик "КОНТРАКТИ" №38/2008 Гроші:
30 найнадійніших українських банків :: Чому вигідно вкладати в аграрні активи :: Чому автомобілі дешевшвтимуть і далі ...
«1С:Підприємство» забезпечує бухгалтера надійним інструментом ведення обліку, підготовки звітності й аналізу діяльності підприємства. Проте облікові помилки все ж таки трапляються, і основна їх причина — користувач не знає необхідних регламентних дій. Але ж вони завжди у вас під рукою.
Управляємо бухгалтерськими підсумками
Почався новий квартал, і в програмі «1С:Бухгалтерія 7.7» перестали проводитися документи. Річ у тім, що підбиття підсумків господарської діяльності підприємства за звітний квартал не означає, що підбито бухгалтерські підсумки в автоматизованій обліковій системі. Так, у програмі автоматично формуються звіти і виконуються розрахунки. Але якщо у ній була неправильно встановлена межа розрахунку підсумків, то можливість проводити документи буде заблоковано. Щоб цього уникнути, слід встановити розрахунок на новий період. Якщо ви працюєте з мережною версією програми, зробити це можна тільки у монопольному режимі запуску!
Під час роботи постійно виникає потреба переглядати бухгалтерські підсумки. Проте період, за який це можна робити, обмежений датою, встановленою у режимі Управление итогами. Для зручності роботи з програмою рекомендується встановлювати період, що відповідає поточному кварталу. Проте можна вводити операції, які стосуються і наступного звітного періоду (вони будуть враховані системою при його настанні).
Отже, відкрийте діалог Управление итогами (меню Операции). Зверніть увагу на поле Расчет итогов установлен по:. У ньому зазначено квартал, до якого включно підтримуються бухгалтерські підсумки. Наприклад, якщо у вас у цьому полі встановлено період 1 квартал 2008, це означає, що зараз ви можете формувати звіти, автоматично виконувати розрахунки за операціями, проведеними до 31 березня 2008 року включно. Уся інформація, яка введена у цей період, але стосується наступних періодів (наприклад ІІ кварталу), не враховуватиметься при формуванні бухгалтерських підсумків.
Якщо у вас встановлено у полі Расчет итогов установлен по:, наприклад, 4 квартал 2007, треба пересунути межу періоду підтримки підсумків. Для цього у полі, розташованому поряд із кнопкою Установить расчет, виберіть кнопками квартал, до якого бухгалтерські підсумки повинні підтримуватися в актуальному стані (у нашому прикладі це 2 квартал 2008). Тільки тепер натискайте кнопку Установить расчет.
Чим більшим є обсяг проведених операцій у періодах або залишків у бухгалтерському обліку, тим тривалішою буде процедура встановлення розрахунку.
У деяких випадках доводиться повністю перераховувати бухгалтерські підсумки починаючи з найперших операцій. Запускати цю процедуру (кнопка Полный пересчет итогов) треба у двох випадках:
коригування плану рахунків (зміна налаштувань валютного, аналітичного, кількісного обліку). Тут програма автоматично захоче запустити цю процедуру;
зависання комп’ютера при роботі з програмою «1С», що призвело до порушення коректності бухгалтерських підсумків.
Відновлення послідовностей
У реальному бізнесі все далеко не так, як вимагають стандарти ведення бухгалтерського обліку. На початку місяця було проведено прибуткову накладну з певною кількістю товару. Протягом місяця цей товар відвантажували покупцям. Списувався він за одним із методів, що аналізує залишки товарів на складі. Проте наприкінці місяця з’ясовується, що у прибутковій накладній була допущена помилка у кількості товарів. Зрозуміло, цей документ у виправленому вигляді треба заново перепровести. Те саме доведеться зробити з документами (видатковими накладними), які проведені після «помилкової» накладної і в яких аналізувалися залишки відвантаженого товару.
Як бачите, для правильного обліку вкрай важливо, щоб документи, введені до системи, розташовувалися у точній послідовності. У програмі реалізовано механізм, що дозволяє створювати єдину хронологічну послідовність документів.
Мало того, можна відновлювати цю послідовність при її порушенні (як у наведеному прикладі). Процедуру відновлення послідовності слід також проводити перед аналізом діяльності за минулий період. При цьому перепроводяться документи, що впливають на визначення першої події, для правильного відображення в обліку валових витрат, валових доходів, ПДВ, також відновлюється черговість списання партій ТМЦ. Як це зробити?
У монопольному режимі «1С:Підприємства 7.7» відкрийте діалог Проведение документов (меню Операции) і в ньому перейдіть на закладку Последовательности. Встановіть дату, до якої включно буде виконано перепроведення документів.
Увага! Для компоненти «Оперативний облік» (на ній, наприклад, побудована конфігурація «1С:Торгівля і склад») буде коректнішим відновлювати послідовність не на певну дату (як у компоненті «Бухгалтерський облік»), а до певної точки актуальності.
За умовчанням у системі для контролю необхідності перепроведення документів використовується одна «Основная последовательность». Але якщо цього потребує специфіка обліку на підприємстві, створюємо кілька послідовностей документів певного виду.
Отже, позначте значком послідовність, яку слід відновити (у прикладі показано лише одну наявну послідовність), і натискайте кнопку Выполнить. Буде перепроведено всі документи обраної послідовності, і якщо процедура пройде успішно, на екрані з’явиться повідомлення Восстановление последовательности документов завершено!. Натисніть кнопку Закрыть, щоб вийти з цього режиму.
Тепер, незалежно від порядку введення документів, усі вони розташовані у порядку, який відповідає реаліям господарського життя вашого підприємства.
Почався новий квартал, і в програмі «1С:Бухгалтерія 7.7» перестали проводитися документи. Річ у тім, що підбиття підсумків господарської діяльності підприємства за звітний квартал не означає, що підбито бухгалтерські підсумки в автоматизованій обліковій системі. Так, у програмі автоматично формуються звіти і виконуються розрахунки. Але якщо у ній була неправильно встановлена межа розрахунку підсумків, то можливість проводити документи буде заблоковано. Щоб цього уникнути, слід встановити розрахунок на новий період. Якщо ви працюєте з мережною версією програми, зробити це можна тільки у монопольному режимі запуску! 
У реальному бізнесі все далеко не так, як вимагають стандарти ведення бухгалтерського обліку. На початку місяця було проведено прибуткову накладну з певною кількістю товару. Протягом місяця цей товар відвантажували покупцям. Списувався він за одним із методів, що аналізує залишки товарів на складі. Проте наприкінці місяця з’ясовується, що у прибутковій накладній була допущена помилка у кількості товарів. Зрозуміло, цей документ у виправленому вигляді треба заново перепровести. Те саме доведеться зробити з документами (видатковими накладними), які проведені після «помилкової» накладної і в яких аналізувалися залишки відвантаженого товару. 
