Автоматично з Дт-Кт № 15 (14.4.2008)
Вікно у світ «1С»

Програма, яка все вміє

1С конфігурація

Конфігурація «1С:Управління Виробничим Підприємством 8» (УВП) — це флагманський продукт фірми «1С», що істотно відрізняється від тих рішень, з якими зазвичай асоціюються продукти «1С». УВП — програма класу управління підприємством (для характеристики таких програм часто застосовується західний термін ERP).

УВП має найширшу функціональність серед усіх конфігурацій «1С». Програмний комплекс дозволяє організувати єдину інформаційну систему для управління різними аспектами діяльності підприємства:

• управління фінансами (бухгалтерський та податковий облік, облік за МСФЗ, консолідована звітність, бюджетування);
• управління складом (запасами);
• управління закупівлями і продажами;
• управління відносинами з покупцями та постачальниками;
• управління персоналом та розрахунок зарплати;
• управління виробництвом (планування, управління витратами і даними про вироби, розрахунок собівартості);
• управління основними засобами та планування ремонтів;
• моніторинг та аналіз показників діяльності підприємства.

У цьому продукті є все! До того ж він розрахований на підприємства з кількістю працюючих від кількох десятків до кількох тисяч осіб.

Стрижень, навколо якого побудовано все рішення, — підсистема бухгалтерського обліку, що охоплює абсолютно всю діяльність компанії.

Кілька іпостасей одного об’єкта

У комплексі УВП реалізована універсальна модель підприємства, яка відобразить будь-яку виробничу специфіку та структуру.

Так, для відображення господарських операцій в управлінському і регламентованому обліку треба зазначити:

• юридичну особу, на балансі якої відображається операція і виписується первинний документ;
• підрозділ, на який списуються витрати виробництва;
• працівника підприємства, який бере участь в оформленні операції тощо.

Для коректного вибору об’єктів обліку важливо розрізняти, які об’єкти у системі призначено для ведення управлінського обліку і планування, а які — для ведення регламентованого обліку. В УВП такий розподіл нескладно забезпечити.

З погляду структури підприємство складається з організацій. Кожна організація є окремою юридичною особою. Управлінський облік і планування ведуться для підприємства загалом, без розподілу на юридичні особи, а регламентований облік — щодо кожної його організації. Якщо господарська операція може бути відображена у регламентованому обліку, в документі треба зазначити організацію. Якщо господарська операція відображається лише в управлінському обліку або в документах планування, — може бути обрано одну з організацій або це може бути назва групи компаній.

Або ще. Одні і ті самі об’єкти можуть мати різне призначення і спосіб обліку в різних видах обліку. Наприклад, у кадровому обліку поняття «працівник» має різну суть залежно від того, ведеться регламентований чи управлінський облік. Для кадрового управлінського обліку працівників підприємства називатимемо працівниками підприємства, а для регламентованого — працівниками організації. Таким чином, в управлінському обліку УВП ведеться кадровий облік працівників усього підприємства, а в регламентованому — працівників його підрозділів. Перелік посад в організаціях може відрізнятися від списку посад управлінського кадрового обліку. Конфігурація дозволяє вести два незалежні списки посад.

Аналогічна ситуація з розділом підприємства і організацій на підрозділи. Для підприємства можна вказати список підрозділів згідно з вимогами управлінського обліку, а в системі бюджетування у прив’язці до його підрозділів здійснюється розбивка на центри фінансової відповідальності (ЦФВ може бути підрозділ). Підрозділи для кожної організації зазначаються за даними її штатного розпису і затвердженої структури. Таким чином, для підприємства ведеться один список підрозділів, а для кожної організації — свій список. При цьому для ведення управлінського та регламентованого обліку склади підприємства єдині. Структура складів матеріалів і готової продукції не прив’язана до організацій підприємства.

Іноді при аналізі даних взаєморозрахунків організації з контрагентами виникає завдання визначити, чи є контрагент зовнішнім, чи організацією підприємства. У ролі контрагента може виступити працівник підприємства, наприклад при купівлі його продукції. Таке порівняння дозволяє виявити внутрішні фінансові обороти між організаціями підприємства.

У системі реалізовано механізм обліку таких ситуацій. Можна зафіксувати список контрагентів, які є або працівниками підприємства, або організаціями, що входять до його складу. Можна конкретизувати зв’язки між організаціями: дочірня організація, залежна, спільно контрольована, материнська, контролююча організація. Аналіз такого зв’язку між організаціями використовується, наприклад, для консолідації даних за МСФЗ.

Усе, що потрібно для обліку у виробництві

УВП — це рішення для комплексної автоматизації виробничих підприємств, що мають складну організацію виробничих процесів. У інформаційній базі забезпечується реєстрація всіх етапів проходження матеріальних потоків між підрозділами підприємства. Завдання обліку виробничої діяльності у таких підприємствах можна розподілити на три процеси:

1) облік і накопичення протягом місяця всіх виробничих витрат (як прямих, так і непрямих);

2) облік випуску продукції (напівфабрикатів, виробничих послуг) протягом місяця;

3) розрахунок фактичної собівартості випущеної продукції та інші регламентні процедури наприкінці місяця.

Облік витрат, пов’язаних з виробництвом, охоплює майже всі розділи обліку:

• матеріальні витрати (облік матеріально-виробничих запасів);
• трудові витрати (облік зарплати);
• використання технічних ресурсів (облік необоротних активів, МШП);
• отримання послуг виробничого характеру, в т. ч. з переробки сировини і матеріалів (облік послуг);
• податковий облік (податки на зарплату, комунальний податок, приріст-убуток запасів і незавершеного виробництва) тощо.

Для точного розрахунку собівартості тієї чи іншої продукції треба якомога точніше визначити суму витрат саме на виробництво цієї конкретної продукції (мал. 1). Але собівартість обліку витрат не повинна перевищувати ефективність цього обліку.

Облік випуску продукції також ведеться протягом місяця і в загальному випадку він може абсолютно не залежати від обліку витрат. Мало того, цим можуть займатися абсолютно різні люди або навіть підрозділи. Фактично облік витрат і облік випуску продукції — це два паралельні процеси, які протягом місяця можуть бути не пов’язані між собою.

До завдань цього процесу виробничого обліку можна віднести:

• оперативне відображення в обліку оприбуткування на склад продукції і напівфабрикатів;
• визначення способу розрахунку собівартості випуску протягом місяця (до визначення фактичної собівартості).

Розрахунок фактичної собівартості випущеної продукції є завершальним процесом у виробничому обліку. Цей процес регламентний, тому повинен виконуватися наприкінці місяця після того, як закінчено всі операції, що належать до перших двох процесів. Його основні завдання:

• визначення собівартості допоміжних виробництв та віднесення цих витрат на витрати основного виробництва;
• облік витрат, розподіл прямих і непрямих витрат між об’єктами;
• визначення собівартості браку;
• оцінка зворотних відходів та незавершеного виробництва;
• розподіл витрат між продукцією та незавершеним виробництвом;
• розрахунок фактичної собівартості кожного об’єкта калькуляції.

Дамо бухгалтерії більше контролю!

УВП — це система управління підприємством, до роботи з якою залучено всіх працівників. Одна з прикметних особливостей системи УВП, що відрізняє її від системи обліку, полягає у перенесенні введення документів безпосередньо до підрозділів, що беруть участь у бізнес-процесах.

Справді, на практиці виробничі підрозділи, що відповідають за випуск продукції, можуть оперативніше відображати події у системі. Оскільки вони — безпосередні учасники процесів, їм простіше перевірити облікові дані і підтримати необхідну деталізацію. А ось відділ бухгалтерії, своєю чергою, з використанням УВП може виконувати аналітичну роботу, набуваючи більше контролюючих функцій. За рахунок такого розподілу обов’язків і досягаються необхідна оперативність та точність обліку. При цьому завдяки перерозподілу навантаження на працівників, яке збільшується з підвищенням вимог до обліку, вдається зберегти вартість облікових витрат на колишньому рівні, а подекуди навіть скоротити їх.

Облік без бухгалтерської підготовки

УВП — гнучка система, що дозволяє реалізувати різні варіанти облікової політики. Оскільки у системі управління підприємством первинні документи часто вводять користувачі, які мають «поверхове» уявлення про бухгалтерський облік, то в конфігурації УВП реалізовано широкі можливості автоматичного внесення бухгалтерських даних до первинних документів.

Система розрахована на те, що з документами, які відображають рух коштів і матеріального потоку, випуск продукції, переробку давальницької сировини, взаєморозрахунки з контрагентами, можуть працювати працівники, які не мають жодної бухгалтерської підготовки(!). Фахівці відділу бухгалтерії відповідно до облікової політики компанії налаштовують автоматичне заповнення бухгалтерських та податкових рахунків і схеми оподаткування, а користувачі вводять лише ту ділянку інформації, якою володіють.

Для прикладу візьмімо документи з обліку взаєморозрахунків з контрагентами. Бухгалтер проводить первинне налаштування схеми відображення взаєморозрахунків з контрагентами у спеціалізованому реєстрі «Контрагенты организаций» (мал. 2). Реквізити обліку задаються щодо організацій, контрагентів, договорів з контрагентами і видів розрахунків. Це означає, що для кожного контрагента і навіть для окремого договору можна задати набір своїх реквізитів обліку розрахунків. У полі Контрагент зазначаємо безпосередньо контрагента або групу довідника «Контрагенты». Тоді правила підставляння реквізитів поширюються на всіх контрагентів, що входять до групи, крім тих, для яких задано свої реквізити обліку. Якщо у заданому правилі обліку (записи реєстра «Контрагенты организаций») контрагента не зазначено, то ці реквізити обліку підставлятимуться для всіх контрагентів, що не мають індивідуальних правил обліку або заданих реквізитів обліку для груп довідника, до яких вони входять.

Гнучке налаштування різних видів обліку

У конфігурації УВП використовуються механізми ведення різних видів обліку:

• регламентованого обліку (бухгалтерського, податкового, МСФЗ);
• управлінського обліку та планування.

Регламентований облік, принципи його ведення визначено зовнішніми законами. Правила ведення такого обліку, вимоги до структури даних, до правил формування звітності, до змісту і формату звітності єдині для всіх підприємств. У обліковій політиці підприємства можна задавати лише варіант використання правил. За даними обліку подається звітність контролюючим органам. Регламентований облік ведеться окремо для кожної організації, що входить до підприємства.

Управлінський облік ведеться у рамках усього підприємства загалом. Це система інформаційної підтримки управління підприємством. Він ведеться за самостійно розробленими правилами і надає інформацію, необхідну для управління бізнес-процесами. Ця інформація призначена лише для внутрішнього використання. Основна мета управлінського обліку — допомогти керівникові оперативно приймати рішення. Дані управлінського обліку документально підтверджуються тими самими первинними документами, які лежать в основі регламентованого обліку. Управлінською звітністю також можуть користуватися зовнішні зацікавлені сторони: партнери по бізнесу, інвестори.

Усі механізми автоматизації УВП поділяються на два великі класи:

• механізми підтримки операційної діяльності підприємства;
• механізми ведення неоперативного обліку.

Щодо кожної господарської операції механізмами підтримки операційної діяльності фіксуються лише відомі на момент здійснення дані. Такі оперативні дані реєструються у системі первинними обліковими документами. Іноді операції оперативного контуру не мають документального підтвердження паперового варіанта документа-підстави. Наприклад, у системі можна враховувати невідфактуровані поставки, аналізувати залишок коштів з урахуванням непідтверджених надходжень та непідтверджених витрат коштів.

Вимога до оперативності висувається з боку всіх видів обліку. У режимі реального часу треба враховувати й аналізувати коректність обліку ПДВ у податковому обліку. У бухгалтерському обліку потрібна оперативна інформація щодо заборгованості, залишків та оборотів коштів. В управлінському обліку актуальним є стан взаєморозрахунків, залишків ТМЦ на складах, у плануванні — оперативне складання змінно-добових завдань. Тому в кожному виді обліку можна виокремити блок, що належить до контуру операційної діяльності.

До контуру операційної діяльності висуваються вимоги оперативного контролю. Під час запису операцій аналізуються коректність і правильність оформлення даних у первинних облікових документах. Так, під час реєстрації операцій надходження готівки до каси система УВП уміє перевіряти наявність цих сум у заявках на витрачання коштів. Причому в документах, що реєструють операцію, як за управлінським обліком, так і за регламентованим, є реквізити і для зазначення підрозділу і підприємства, і організації.

Для зазначення видів обліку, в яких відображаються операції, у формі документа передбачено прапорці належності до видів обліку (управлінського, бухгалтерського, податкового). Встановлення прапорця означає, що документ при проведенні відображає господарські операції у відповідному виді обліку.

Бухгалтерські проведення формуються:

• автоматично щодо документа, в якому має бути встановлена ознака відображення господарської операції в бухобліку;
• вручну (допускається безпосереднє введення окремих бухгалтерських проведень за допомогою спеціального документа особливого виду «Операция»).

Бухгалтерський облік у системі УВП ведеться для кількох юридичних осіб в єдиній інформаційній базі. Це зручно за ситуації, коли господарська діяльність різних організацій тісно пов’язана між собою. При цьому в поточній роботі можна використовувати загальні списки товарів, контрагентів, фізичних осіб, власних складів тощо, а обов’язкову звітність формувати окремо. Така організація обліку дозволяє автоматизувати підприємства з досить складною організаційною структурою. Забезпечується високий ступінь автоматизації формування бухгалтерської звітності.

Податковий облік у конфігурації ведеться незалежно від бухгалтерського обліку згідно з принципами податкового законодавства. Документи конфігурації, за допомогою яких господарські операції реєструються на рахунках податкового обліку, — це, як правило, ті самі документи, якими операція відображається у бухгалтерському обліку. Записи на рахунках податкового обліку формуються за прапорцем Отразить в налоговом учете на підставі даних, внесених до відповідних полів діалогу форми (мал. 3).

У конфігурації реалізовано можливість ведення обліку основних податків (ПДВ, податок на прибуток, єдиний податок з юридичних осіб і ФОСПД). Їх коректному розрахунку допомагає не лише складання податкової декларації наприкінці періоду, а й детальний облік господарських операцій. Для цих податків застосовуються особливі аналітичні ознаки відображення господарських операцій і власна оцінка активів та зобов’язань, не залежна від бухгалтерського обліку.

Серед параметрів податкового обліку є такі, які жорстко регламентовані нормативними документами і поширюються на всі підприємства. Наприклад, який відсоток збільшення балансової вартості груп основних засобів, унаслідок їх поліпшення, можна віднести на валові витрати. Змінюватися ці параметри можуть лише при зміні нормативної бази податкового обліку, наприклад при зміні законів, що регламентують податковий облік, або форм і порядків заповнення податкових декларацій. Система УВП дозволяє вести відокремлений податковий облік у розрізі кількох видів податкової діяльності з різними ставками оподаткування прибутку. Також в УВП ведеться відокремлений облік активів, що використовуються для оподатковуваної і неоподатковуваної діяльності стосовно ПДВ.

Незалежна оцінка активів і зобов’язань з метою бухгалтерського та податкового обліку дозволяє відобразити витрати з податку на прибуток відповідно до Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 17 «Податок на прибуток». Завдяки порівнянню даних податкового та бухгалтерського обліків можна виявити постійні різниці — витрати, не прийняті до податкового обліку.

Редакція «Автоматично» вдячна компанії «Центр Бізнес-технологій» за надану допомогу при підготовці статті.

Компанія «Центр Бізнес-технологій» спеціалізується на розробленні та впровадженні систем управління підприємством. Має статуси «1С:Франчайзі», «Центр компетенції з виробництва», є учасником проекту «1С:Консалтинг».

У штаті компанії працюють понад 30 фахівців. За 3 роки компанія виконала 7 великих проектів й автоматизувала понад 500 робочих місць. Клієнтами компанії є корпорація «ОЛІМП», ЗАТ «KGS&Co», корпорація «БІОСФЕРА», ЗАТ «Славолія», компанія «Майпак», ін. Додаткова інформація про компанію: www.cbt.com.ua

Майстерний звіт і документообіг
Прикладні програми
Електронні документи, підписані ЕЦП від «MasterKey»...

В рубриці:

Автоматично з "Дт-Кт"
№ 26 (30.6.2008) :: Вікно у світ «1С»
Тематичний посторінковий перелік публікацій випусків поліграфічного видання бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит" (розділ "Автоматично з "Дт-Кт"") за 2-й квартал 2008-го року...

Що об’єднує всі види обліку?
№ 25 (23.6.2008) :: Вікно у світ «1С»
«1C:Управління виробничим підприємством 8»...