Автоматично з Дт-Кт № 20 (19.5.2008)
Прикладні програми

Клонування документів

За допомогою програми зчитування текстової інформації

На будь-якому підприємстві первинна документація обов’язково повинна зберігатися. Більшість бухгалтерської документації зберігається три роки. Є документація, наприклад, кадрова, яку слід зберігати десятки років. А враховуючи, що паперові документи руйнуються, часом навіть губляться, вкрай важливо забезпечити збереження якщо не оригіналів, то хоча б їхніх копій.

Пропажа первинних документів або іншої облікової чи звітної документації завжди загрожує наслідками — адміністративними, а то й кримінальними. Втрата податкових документів може обернутися серйозними неприємностями, якщо не вжити відповідних заходів для їх відновлення. Проведений аудит навряд чи убезпечить від претензій під час інспекторської перевірки, якщо виявиться недостача документів. Проблеми, пов’язані з втратою документів, виникають і при вирішенні кадрових питань (нарахування пенсії, підтвердження стажу тощо). А перевірки з вилученням оригіналів службової документації і поверненням її не в повному обсязі?! У цьому разі і документи втрачено, і винних не знайдеш. Усіх цих проблем не уникнути, якщо не забезпечити на підприємстві відповідний рівень діловодства.

Програма, яка вміє не лише читати

Звичайно, можна себе підстрахувати і просто зробити паперову копію документа за допомогою факсимільного апарата, зберігши його паперову копію. Але такий спосіб не забезпечить тривалого зберігання документа. Можна відсканувати документ, зберігши його як картинку. Але цей варіант позбавить вас можливості, якщо раптом виникне потреба, відредагувати електронну копію. А що робити, якщо у вас з’явилася нова звітна форма? Набирати її вручну?

Проблему вирішує створення електронного архіву за допомогою оцифрування документів. Незамінним інструментом у цій роботі стане тандем «сканер — програма розпізнавання тексту», здатний видрукувану «картинку» перетворити на «живий» документ.

Найбільш потужний та зручний засіб для такої обробки документів — система оптичного розпізнавання тексту ABBYY FineReader. З її допомогою ви швидко і точно переведете паперовий документ або файл PDF в електронний документ, зручний для редагування. Унікальна технологія розпізнавання дозволяє максимально повно зберегти початкове форматування документа.

Створюємо електронний архів

Навіть якщо ви вперше працюватимете з такою системою, ви за кілька хвилин отримаєте результат: із паперового документа — електронний.

Ось як було переведено платіжне доручення з паперової форми в електронний документ (показано на малюнку).

Процедура проста. Відкрийте програму FineReader і в головному вікні запустіть Майстер Skan&Read, який автоматично зісканує документ і прочитає його. Майстер допоможе швидко перевести паперовий документ в його електронну копію, зберігши її в комп’ютері. Для цього потрібно лише 4 кроки.

На етапі Сканировать (спілкування в інтерфейсі Майстра буде дуже просте) вам слід вибрати, звідки буде отримано зображення для сканування. Якщо документ подано у паперовій формі, то встановіть опцію Со сканера (звичайно, сам сканер повинен бути увімкнений). Програма автоматично запустить його роботу і завантажить отриманий малюнок у вікно Изображение. Якщо ви хочете перевести у редагований варіант документ, який попередньо був сканований і збережений у файлі або отриманий по факсу і збережений на комп’ютері, то виберіть опцію Из файла.

До етапу Распознать Майстер перейде, щойно зображення документа буде завантажено у вікно після сканування, і відразу запропонує вибрати мову, на якій складено документ (у базі FineReader є словники кількох десятків мов). Правильний вибір мови дозволить максимально коректно розпізнати всі символи і вивести для редагування готовий текст. Оброблені ділянки зображення забарвляться блакитним кольором, після чого кожен блок буде виділено рамкою: текст — зеленою, картинки — червоною, таблиці — синьою. Результат розпізнавання з’явиться у вікні Текст, в якому можна перевірити і відредагувати розпізнаний текст. У нижньому вікні ви контролюватимете роботу з документом у збільшеному масштабі.

Попри те, що FineReader гарантує розпізнавання 99% тексту, результат не завжди є задовільним. Адже все залежить від точності визначення блока розпізнавання (те, що обводиться кольоровим контуром). Якщо, наприклад, печатку (як показано на малюнку) або підпис буде накладено на текст, то система може розпізнати весь блок як картинку. В цьому разі вручну задаємо блоки на свій розсуд, скориставшись інструментами вікна Изображение (меню у лівій колонці), і ще раз запускаємо процедуру Распознать.

Система FineReader розпізнає і штрих-коди. Наприклад, скан вашого документа містить штрих-код, і ви хочете відобразити його в електронному документі не як картинку, а у вигляді послідовності букв та цифр. Тоді виділіть цей штрих-код у блок і в контекстному меню присвойте йому тип штрих-код.

На етапі Проверить вам залишиться лише відкоригувати ті символи, які були невпевнено розпізнані системою. Символи і слова, яких немає у словнику, будуть виділені кольором. У цьому випадку FineReader зі словника вибраної вами мови запропонує відповідне слово для заміни.

Система FineReader працює з документами будь-якої якості і практично з будь-якими шрифтами та спеціальними символами. Для роботи у таких жорстких умовах можна увімкнути режим Распознавание с обучением. На основі однієї-двох сторінок буде створено еталон і далі FineReader розпізнає хоч рукопис самого Луки Паччолі.

Останній етап — Сохранить. Майстер і тут вам підкаже, як зберегти виконану роботу. Хочете, щоб документ редагувався найпоширенішим редактором — зберігайте у MS Word, хочете обробляти вхідні документи (наприклад платіжні доручення) в електронних таблицях — використовуйте MS Excel. Можна зберегти документ у вигляді презентації або скопіювати у буфер обміну. А можна відразу ж надіслати поштою своєму партнерові у зручному для нього форматі. Хочете розмістити документ на своєму сайті — вибирайте Web-браузер.

У будь-якому з цих варіантів збереження документа ви можете включити до його складу (або виключити) картинку, вибрати для неї відповідну якість.

Встановлена на вашому комп’ютері система FineReader дозволить швидко зберегти в електронному вигляді статтю з журналу, презентацію з виставки, отримані факси і листи від партнерів, документи і звіти. І все це можна буде не лише читати, а й редагувати.

А чи знаєте ви, що...

...первинні документи і додатки до них треба зберігати 3 роки, за умови закінчення перевірки державним податковим органом. А у разі виникнення спорів, слідчих та судових справ — до прийняття остаточного рішення.

А чи знаєте ви, що...

…незабезпечення належного рівня первинного обліку на підприємстві призводить до адміністративної відповідальності відповідних посадових осіб. Органи держстатистики за це правопорушення накладають штраф у розмірі від 170 до 255 грн (ст. 1863 КУпАП).

Увага! На підставі копій документів можна відтворити оригінал початкового документа підприємства і сформувати регістри бухгалтерського та податкового обліку

Оцініть можливості FineReader

Формати, в яких зберігається розпізнаний документ:

DOC (Word), XLS (Excel), TXT, HTML, RTF, XML, CSV, DBF, PPT (PowerPoint), PDF (Adobe Acrobat), підтримує різні кодові таблиці і кодування Unicode.

Графічні формати, які відкриває FineReader і розпізнає у них текст:

PDF, BMP, PCX, DCX, JPEG, JPEG 2000, TIFF, PNG.

Система FineReader розпізнає будь-який шрифт, документ навіть поганої якості, якщо увімкнути режим Распознавание с обучением.

Мені б тільки подивитися
Корисні поради
Як налаштувати «1С» під себе...

В рубриці:

Як організувати важливих клієнтів
№ 32 (11.8.2008) :: Прикладні програми
Інтернет дає не лише колосальні переваги для ведення бізнесу, а й може створювати чимало проблем. Хто не стикається зі спамом в електронних поштових скриньках? У його щоденному потоці нескладно загубити і важливі повідомлення. Як уникнути втрат...

Як розраховувати і погашати кредит
№ 32 (11.8.2008) :: Прикладні програми
Найпопулярніша фінансова послуга нині — кредитування. І це не дивно. Практично будь-яка покупка стає доступною. Достатньо укласти з банком кредитний договір — і ти вже власник дорогої «іграшки». Відсотки за кредитом не дають точної відповіді на запитання....