Автоматично з Дт-Кт № 25 (23.6.2008)
Вікно у світ «1С»

Проста автоматизація розрахунку зарплати у бухгалтерському обліку

Є багато рішень, реалізованих на платформі «1С:Підприємство 7.7» для автоматизації розрахунків зарплати на підприємствах. Найпоширеніше з них — типове рішення від фірми «1С» «Зарплата і Кадри». Воно використовує компоненту «Розрахунки», що входить до складу платформи, і має чимало технологічних особливостей, які істотно ускладнюють освоєння програмного продукту користувачами. Інша річ — компоненту «Бухгалтерський облік». Саме з нею пов’язана велика частина робочого часу бухгалтера. Її структура і правила використання доступні бухгалтерові будь-якої кваліфікації. Ось чому розрахунок зарплати — найпроблемніший розділ обліку — бажано реалізовувати саме на цій компоненті.

Програма «1С:Підприємство 7.7» настільки популярна, що дехто просто собі не уявляє ведення обліку із застосуванням інших інструментів. Мало хто знає, що вона складається з кількох компонент: «Бухгалтерський облік», «Оперативний облік», «Розрахунки».

Кожна з перерахованих компонент максимально пристосована для розв’язання певного набору завдань. Наприклад, компонента «Бухгалтерський облік» використовує принципи подвійного запису, оперуючи бухгалтерськими проведеннями. Компонента «Оперативний облік» — найбільш універсальна і дозволяє зберігати дані у довільних таблицях — регістрах оперативного обліку. Компонента «Розрахунки» призначена для виконання періодичних розрахунків, використовує спеціалізований журнал розрахунків і найчастіше застосовується для розрахунків заробітної плати.

Недоліки «зарплатних» рішень

Як показує практика, компонента «Бухгалтерський облік» цілком впорається із завданнями фінансового обліку. І це не дивно, адже дані про господарські операції записуються до системи у традиційному і зрозумілому для бухгалтера форматі — бухгалтерськими проведеннями. Точніше кажучи, бухгалтер вносить до програми дані у вигляді первинних документів, які, своєю чергою, автоматично формують весь набір необхідних проведень. Якщо бухгалтера не влаштовують сформовані документом проведення, він може відкоригувати їх, ввівши бухгалтерську довідку (операцію). Усе просто і прозоро. А головне — під контролем!

Саме простота формату і можливість правки «бухгалтерських проведень» є основними перевагами у роботі, на відміну від стандартного «журналу розрахунків», що використовується при автоматизації розрахунків заробітної плати. Здавалося б, що може бути кращим за спеціально призначену для розрахунків зарплати компоненту. Проте це не зовсім так. Річ у тім, що розробники програми «1С» наділили «журнал розрахунків» низкою властивостей, призначених насамперед для автоматизації періодичних розрахунків і перерахунків даних. При цьому технологія роботи із зарплатою стала для багатьох бухгалтерів дуже «незрозумілою», такою, що потребує більшої підготовленості. Не кожен з них зміг до кінця зрозуміти всі премудрості цього рішення.

Навряд чи знайдеться багато бухгалтерів, яких задовольнить облік зарплати, реалізований у складі Типової конфігурації «Бухгалтерський облік для України». Це зарплатне рішення, навпаки, є вкрай простим, таким, що використовує лише два документи: «Нарахування зарплати» і «Виплата зарплати». Ця програма не виконує розрахунків ні відпускних і лікарняних, ні будь-яких інших видів нарахувань і утримань, крім основних податків. У ній немає календарів, табелів, обліку перехідних нарахувань і утримань.

Найпопулярнішим рішенням для розрахунків зарплати, що використовує компоненту «Розрахунки», є типова конфігурація «Зарплата і Кадри». Технологія роботи з нею повністю залежить від можливостей компоненти. Поряд із перевагами програма мала свої обмеження, наприклад:

• склад видів і груп розрахунків визначався програмістами тільки у режимі «Конфігуратора»;
• виправлення даних минулих періодів (навіть у разі виправлення витратної аналітики) потребувало повного відкочення в розрахунках на коригований період з подальшим перерахунком виправленого та всіх подальших періодів;
• записів «сторно» формувалися автоматично залежно від закладених до програми алгоритмів, не завжди зрозумілих бухгалтерові;
• формування проведень щодо зарплати відстрочених у часі. Внаслідок цього бухгалтер найчастіше дізнавався про відображення розрахунку зарплати у бухгалтерському обліку тільки після закінчення всього розрахунку, що часто призводило до повторних перерахунків зарплати.

Попри всі переваги конфігурації «Зарплата і Кадри», вона так і не стала популярною — далася взнаки її складність. До того ж, як наслідок усього цього, її запуск коштує користувачеві досить дорого.

Просте вирішення важкої проблеми

Бухгалтеру для практичного обліку зарплати потрібні простота і точність. І таке рішення було знайдено — логіка типової програми «Зарплата і кадри» була поміщена у рамки бухгалтерського обліку. Внаслідок цього з’явилася програма «ІН-АГРО: Розрахунок зарплати для компоненти «1С:Бухгалтерія 7.7». Використання компоненти «Бухгалтерський облік» аніскільки не зменшило можливостей програмного продукту.

У цьому рішенні повністю використовуються можливості плану рахунків і бухгалтерських операцій. Так, наприклад, стандартний рахунок 661 став кількісним і валютним, він доповнений третьою оборотною аналітикою «Вид розрахунку». Це дозволило зберігати у форматі проведення кількість відпрацьованого часу і днів, зазначати суму та вид нарахування/утримання.

При цьому у рішенні вдалося зберегти близько 80% всього того, що було закладено до конфігурації «Зарплата і кадри». Уявіть собі, тепер кожен документ програми відразу формує проведення. Якщо користувач не згоден з проведеннями, автоматично розрахованими програмою, він може ввести коригування за допомогою звичайної бухгалтерської довідки.

Характерною особливістю цього програмного продукту є можливість інтерактивного налаштування видів і груп розрахунків. Користувач може використовувати передбачені види розрахунків, а також створювати нові. Крім того, у програму введено поняття «Група розрахунків». Користувач може керувати входженням будь-якого виду розрахунків до тієї чи іншої групи. Цей механізм дозволяє налаштовувати входження видів розрахунку до бази для обчислення податків.

Крім того, програма використовує поняття «Календар». У ній може бути відразу кілька календарів — для всіх потреб підприємства. Вона дозволяє автоматично робити нарахування й утримання, що повторюються з місяця у місяць, працює з виконавчими листами та регулярними надбавками. У програмі автоматично розраховуються лікарняні і відпускні, доплати за вислугу років тощо. І це лише невелика частина переваг нового рішення.

І кадри, і бухгалтерія в одному документі

Робота у програмі починається з введення документа «Приказ о приеме», який використовується при прийнятті на роботу нового працівника, як основного, так і як сумісника. Цей самий документ рекомендують також використовувати для початкового заповнення довідника «Сотрудники». Інформація про працівника включає, як правило, дані про посаду, яку він обіймає у певному підрозділі фірми.

У реквізитах Структурное подразделение і Должность слід визначити той підрозділ фірми, в якому працюватиме співробітник, і посаду, яку він займатиме. У реквізиті Календарь можна вибрати особливий графік роботи працівника або залишити календар із константи Основной график работы.

Для відображення у конфігурації всіх змін, пов’язаних з переведенням працівника на нове місце роботи у фірмі, призначений документ «Приказ о кадровом перемещении». При проведенні документа відповідним чином змінюються всі періодичні реквізити довідника «Сотрудники». Після проведення документа можна роздрукувати наказ за типовою формою № п-5. Звільнити працівника з роботи можна за допомогою документа «Приказ об увольнении».

Перераховані вище накази є основними кадровими документами програми. При їх заповненні користувачеві надається можливість ввести до програми всю необхідну інформацію про працівника: освіта, військові звання, попередня трудова діяльність, члени сім’ї тощо. На підставі введеної інформації є можливість сформувати низку кадрових звітів: від статистики за віком до аналізу стажу роботи.

Особливе місце посідає документ «Табель» — основний документ для введення до програми кількості відпрацьованого часу, навіть якщо працівник працює на умовах відрядної платні. Для спеціалістів, які працюють за окладом, це основний документ розрахунку зарплати.

Кожен бухгалтер знає, з якими труднощами іноді доводиться стикатися під час розрахунку відпускних або лікарняних. У цій програмі такі проблеми ефективно вирішено за допомогою документів «Приказ на отпуск» та «Больничный лист». Вони використовують дані минулих періодів для розрахунку середньої зарплати (зокрема розрахунок від мінімальної зарплати). Якщо ж архів зарплати не створено, можна просто вручну внести дані за минулі періоди.

Від розрахунку до звіту

Весь процес нарахування зарплати можна розбити на три основні етапи: введення даних про нарахування (утримання), розрахунок зарплати й основних утримань, розрахунок податків на фонд зарплати. Такий розподіл дозволяє бухгалтерові послідовно виконувати контроль і оцінювати результати роботи кожного етапу, не перенавантажуючи систему зайвими проміжними розрахунками, заощаджуючи свій час.

Документ «Расчет зарплаты» є основним механізмом для розрахунку періодичних нарахувань і утримань, а також податків на зарплату працівників. Для введення будь-якого розрахунку або довільного запису щодо працівника або групи працівників використовується документ «Ввод любого расчета», у табличній частині якого встановлюються необхідні параметри для розрахунку, що вноситься.

Для обліку і розрахунку відрядної оплати використовуються документи «Сдельный наряд» і «Бригадный наряд». Опції у документах дозволяють враховувати при розрахунку коефіцієнт трудової участі, відпрацьовані години, тариф, а також визначають спосіб розподілу суми наряду.

Нарахування зарплати. Для введення до програми довільних нарахувань і утримань відразу за списком працівників призначено документ «Начисление/удержание списком». Цим документом можна ввести різні види премій, надбавки за вислугу років, за секретність, доплати за розширення зони, заміщення і поєднання, знання мови, інтенсивність, керівництво бригадою, інші доплати й утримання. У результаті проведення документа факт нарахування працівникам тієї чи іншої доплати (утримання) може бути зареєстровано 2 способами: внесенням відповідних проведень відразу; внесенням нового елемента до довідника «Расчеты длительного периода» щодо кожного працівника.

Факт видачі працівникові підприємства позики оформляється документом «Ссуда предприятия». При цьому зазначають розмір позики, термін її погашення у місяцях і відсоток річних. Якщо ввімкнути прапорець Погашать ссуду ежемесячно из з/п, при проведенні документа до довідника розрахунків тривалої дії щодо цього працівника буде внесено новий елемент з видом розрахунку Погашение ссуды. Кнопка Печать дозволяє отримати звіт за кожен місяць про нараховані відсотки, виплачені працівником суми щодо позики та його заборгованість перед організацією.

Утримання із зарплати. Особливо хочеться відзначити документи, що дозволяють реалізувати регулярні автоматичні утримання із зарплати: «Исполнительный лист» і «Ссуда предприятия». Передбачається, що утримання за виконавчим листом можуть здійснюватися шляхом відрахування певного відсотка нарахувань щодо працівника або протягом певного (необов’язково фіксованого) періоду часу, або аж до досягнення певної суми. У документах можна вибрати відсоток і вид утримання, одержувача і спосіб перерахування. У результаті проведення документа введені до нього дані будуть зареєстровані у довіднику «Расчеты длительного периода».

Відрахування до фондів. Документ «Отчисления в фонды» призначений для розрахунку відрахувань з фонду заробітної плати. Формується і розраховується наприкінці місяця після введення всіх розрахунків щодо нарахування заробітної плати. Розрахунок можна проводити як окремо щодо працівника підрозділу, так і щодо всіх працівників підприємства.

У формі документа можна зазначити статті валових витрат з нарахування заробітної плати і податків. У групі реквізитів Коммунальный налог зазначаються витратний рахунок і його аналітика з розрахунку комунального податку. При натисненні кнопки Провести розраховуються податки.

Виплата зарплати. Виплата зарплати у програмі можлива як за відомістю, так і за окремими ордерами. Для виплати грошей через касу, оформлення перерахування заробітної плати на рахунки у банку призначено документ «Платежная ведомость». Цим самим документом можна відобразити й інші виплати через касу підприємства (виплата авансу, зарплати, депонентів).

Крім видачі грошей за відомістю, їх можна повернути до каси підприємства. Для цього призначений документ «Возврат в касу». Заповнити табличну частину документа можна 2 способами — порядковим введенням і автоматично кнопкою Заполнить (меню Действия). Кнопкою Провести документ формує проведення з повернення грошей до каси.

Не можна не відзначити широкий набір звітів, що дозволяють покрити всі потреби розраховувача і бухгалтера із зарплати. Це лише частина з них:

• «За списком розрахунків» (будь-які вибірки);
• «Розрахункові відомості» (за будь-який період);
• «Розрахункові листки» (щодо співробітників);
• «Особовий рахунок» (форма № п-54а);
• «Зведення відрахувань до фондів»;
• «Виконавчі листи»;
• «Лікарняні листки»;
• «Облік робочого часу».

Дбайливе ставлення до історії нарахувань

Одна з основних переваг програми для розрахунку зарплати у тому, що вона досить легко впроваджується в інші типові і галузеві конфігурації. При цьому досягається максимальна оперативність і точність роботи всіх механізмів системи. До стандартного пакета поставки програми «ІН-АГРО: Розрахунок зарплати для компоненти «1С: Бухгалтерія 7.7» входить типова «Бухгалтерія для України» із впровадженою в неї зарплатою. Якщо на вашому підприємстві використовувалася стандартна програма за розрахунком зарплати, то впровадження цього продукту ніяк не стосується історії нарахувань. Навіть навпаки, будуть автоматично сформовані залишки й архів розрахунку зарплати, що значною мірою скоротить час на запуск програми.

Крім того, це рішення може працювати незалежно від основної облікової програми. При цьому між зарплатою і бухгалтерією слід реалізувати перенесення даних: до бухгалтерії передається інформація про нараховану зарплату, а в зарплату надходять дані про виплати і перераховані податки. Приклад таких обробок включено до основної поставки.

версія для друку

відправити поштою

написати редактору

Наступна стаття:		На початок статті

Заощаджуй на електронних документах
Прикладні програми
Будь-який сучасний керівник та бухгалтер підприємства прагнуть отримувати максимальну користь від інформаційних технологій. Застосування електронного цифрового підпису в практичній діяльності робить привабливою цю технологію не лише завдяки зручності при ...

В рубриці:

Вибираємо програму для бухгалтера
№ 32 (11.8.2008) :: Вікно у світ «1С»
Підприємства агропромислового комплексу...

Автоматично з "Дт-Кт"
№ 26 (30.6.2008) :: Вікно у світ «1С»
Тематичний посторінковий перелік публікацій випусків поліграфічного видання бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит" (розділ "Автоматично з "Дт-Кт"") за 2-й квартал 2008-го року...