Тримати під контролем розгалужену мережу торгових точок — завдання складне. У головному офісі треба точно знати, де який товар потрібен і в якому магазині вчасно поповнити забраклу номенклатуру. А для якісного обслуговування клієнтів у кожному магазині має бути достовірна інформація про поставки на головний склад.
При укрупненні будь-якої торгової організації, а саме: при виникненні розгалуженої торгової мережі, — перед керівництвом і бухгалтерією фірми виникає проблема обліку товару і продажів у торгових точках.
Як швидко дізнатися «де, коли і скільки»
Знайома кожному ситуація. Запитання до менеджера офісу торгової фірми: «У вас продається слов’янська шафа?». Відповідь: «Зараз, кілька хвилин, зателефоную до наших магазинів, з’ясую, в якому з них є». Не раз ці «кілька хвилин» обертаються довгим очікуванням. А в результаті ще й отримаєш невтішну відповідь.
Якщо мережа невелика, з незначним оборотом, це завдання цілком вирішує менеджер з телефоном. Але при розгалуженій мережі з декількох десятків магазинів і складів, та ще з номенклатурою в декілька тисяч одиниць — у такий спосіб вирішити завдання стає неможливим.
Зрозуміло, що основна проблема не полягає тільки у пошуку конкретного товару за бажанням примхливого клієнта. Завдання набагато серйозніше — треба враховувати і планувати переміщення забраклих товарів зі складів до магазинів, аналізувати обсяги й асортимент продажів у різних точках. Нарешті, повна інформація про те, що відбувається у всій торговій мережі фірми, — буде незайвою для доброго керівника.
В ідеалі, у головному офісі торгової компанії має забезпечуватися можливість у будь-який момент отримати повну й об’єктивну картину з будь-якої торгової точки, загалом у торговій мережі, а також за довільною вибіркою будь-якого з магазинів (наприклад у регіоні або районі). Хоча це є технічно можливим, на ділі потрібні дуже серйозні системні ресурси. Наприклад, це може бути надійний спеціалізований канал зв’язку з великою пропускною спроможністю, що забезпечує швидку доставку необхідної інформації кожному віддаленому підрозділу. Але подібні витрати може дозволити собі не кожна торгова фірма.
Було б ідеально реалізувати таку схему обміну даними між віддаленими підрозділами та центральним офісом (складом):
1. В обліковій системі торгової точки формується файл торгових операцій (невеликого обсягу) за будь-який період (наприклад за день). Це звичайна операція експорту облікових даних у формат XML.
2. Цей файл надсилається до головного офісу. Вибирається найбільш прийнятний канал передачі: вбудованими засобами облікової системи, за допомогою звичайного поштового клієнта.
3. У головній конторі отримані дані «зливаються» і з’являється можливість отримання консолідованого балансу та консолідованої реалізації за будь-який період.
4. Відтак проводиться актуалізація залишків та нових надходжень. Оновлені дані у такому самому форматі йдуть назад по торгових точках.
Вирішивши проблему таким чином, можна значно скоротити витрати і підвищити ефективність торгової діяльності.
Реалізувати схему, що забезпечує синхронізацію даних між головним офісом та магазинами, дозволить комплекс бухгалтерських програм «Нова бухгалтерія» (розробник — фірма «Суничні поляни Лтд», м. Київ), встановлений як у головному офісі, так і в торгових точках, та Інтернет. Хоча загалом і Інтернет не є обов’язковим. Як заявляють розробники «Нової бухгалтерії», в їхній практиці були варіанти вирішення цього завдання за допомогою кур’єра. Щовечора він об’їжджав магазини, збирав дискети, відвозив їх до головного офісу, а вранці знов розвозив з оновленою інформацією по торгових точках. Але це, радше, зі сфери курйозів.
Наявність у всіх підрозділах фірми і в головному офісі облікової системи з єдиним інтерфейсом та інструментарієм, а також уніфікованого механізму обробки інформації як у магазинах, так і в головному офісі значно спрощує використання системи і забезпечує прозорість дій при роботі з нею. Для передачі даних про номенклатуру, продажі й інші господарські операції у системі створюється один файл (у форматі MS Excel), який за допомогою звичайного поштового клієнта передається всім структурним підрозділам торгової фірми. Файл у такому форматі, що містить навіть значний обсяг інформації, є невеликим і не потребує для передачі якихось істотних ресурсів. Розглянемо послідовність дій докладніше на конкретному прикладі.
Від складу до магазину — всього один файл
Головний офіс купує товар і приймає його на склад. Відтак товар розподіляється між магазинами (внутрішнє переміщення). Звичайно, це переміщення знаходить своє відображення у системі обліку товарно-матеріальних цінностей головного офісу. На підставі таких даних для кожної торгової точки у форматі MS Excel формується свій файл експорту (з погляду магазину — файл імпорту) відповідно до номенклатури конкретного магазину.
Потім файли розсилаються у магазини звичайними електронними листами. За потреби, з метою забезпечення конфіденційності, нескладно застосувати шифрування вмісту, захист паролем тощо.
Віддалена торгова точка отримує з головного офісу файл, в якому містяться дані про поставки на склад магазину нових товарів за цей період (якщо ці поставки були). Файл зберігається на комп’ютері користувача. Відтак дані з цього файлу імпортуються до системи, товар прибутковується і торгова точка здійснює операції з урахуванням нової номенклатури.
Як поповнити базу товаром
На віддаленій торговій точці обробити інформацію, що надійшла з головного офісу, зможе будь-який бухгалтер. Річ у тім, що імпорт даних з отриманого файла аналогічний до роботи з прибутковою накладною. Форма прибуткової накладної, що використовується у системі «Нова бухгалтерія», включає кілька закладок і дозволяє легко та безпомилково пройти всі стадії цієї процедури.
Імпорт даних починається із заповнення реквізитів прибуткової накладної (фактично це операція отримання товару з головного офісу). Зручний доступ до всіх розділів інформації є на закладці Зміст документа. Відтак, натиснувши на кнопку Далі, переходимо на закладку ТМЦ, на якій буде представлено номенклатуру, що вже є в магазині. При натисненні на кнопку відкриється діалогове вікно з налаштуваннями імпорту в систему даних з отриманого файла.
Налаштування відповідності колонок вхідного файла Excel полям бази наявної номенклатури товарів дозволяє імпортувати дані до системи з довільного файла Excel, сформованого не у цій системі. Треба лише, щоб у ньому були всі дані, а налаштувати відповідність колонок файла до полів бази можна за кілька хвилин. Як правило, у програмі це налаштування здійснюється один раз і змінюється, тільки якщо змінюється формат вхідного файла. У цьому самому вікні треба вказати місце, де був збережений і звідки імпортується файл Excel.
Після налаштування і натиснення клавіші Так буде здійснено імпорт даних з файла до системи. У результаті з’явиться вікно з номенклатурою товарів, імпортованою з отриманого файла Excel.
При імпорті даних автоматично перевіряється наявність товарної номенклатури в основній базі системи, встановленій у віддаленій торговій точці. Якщо найменування нового товару вже є в основній базі — буде змінено кількість з урахуванням надходження. У разі відсутності — до основної бази додасться нова позиція (номенклатура). Після імпорту в нижній частині вікна Прибуткова накладна з’являються позиції товару.
На цій стадії бухгалтер або менеджер може проконтролювати надходження, за потреби що-небудь змінити. Але це не рекомендується робити, бо надалі можуть виникнути проблеми зі синхронізацією даних.
І нарешті, на останньому етапі приймання товару (закладка Підсумки та податки) з’являється вікно прибуткової накладної, в якому будуть відображені підсумкові дані за документом, що дозволяють проконтролювати правильність зробленого імпорту. Тепер можна натискати кнопку Готово.
Звіт про продажі готуємо так само
Наприкінці робочого дня бухгалтер або менеджер, використовуючи інструментарій облікової системи, за підсумками витратних операцій формує у форматі MS Excel зведений файл відвантажень (продажів та переміщень) за цей період. Він повинен бути надісланий до головного офісу фірми. При нормальному проведенні операцій протягом дня створення такого зведеного файла займає кілька хвилин.
Ця процедура аналогічна до тієї, яку виконує бухгалтер або менеджер у головному офісі при підготовці до відправлення до магазину файла Excel з номенклатурою. У вікні Підготовка до друку вибирається період (діапазон дат), за який будуть враховані всі продажі (переміщення) товарів у магазині, цінові параметри. Крім того, при формуванні файла можна вибрати сплачені або тільки не сплачені документи, враховувати або не враховувати послуги, зробити вибірку щодо підрозділу/ділянки тощо. Відтак за командою Так вибирається друк у файл із зазначенням імені створюваного файла та його місцезнаходження. В результаті у вказаній папці отримаємо файл (теж у форматі MS Excel), готовий до відправлення до головного офісу. Тим самим способом (вбудованими засобами комплексу або звичайною електронною поштою) отриманий файл надсилається до головного офісу.
Після обробки зведеної інформації з магазинів за тим самим сценарієм у головній конторі ці дані зливаються. Операція імпорту в головному офісі аналогічна до операцій у віддалених точках. Після імпорту відбувається актуалізація залишків та нових надходжень за підрозділами. Програма проводить перерахунок підсумкових залишків загалом по структурі. Оновлені дані таким самим шляхом ідуть назад по магазинах. Таким чином, з’являється можливість отримання консолідованого балансу і консолідованої реалізації за будь-який період по всій торговій фірмі.
До речі, до цього завдання безпосередньо наближається завдання обліку й обробки знижкових (дисконтних) карток, що діють усередині торгової мережі. Насправді власник такої картки має змогу в будь-якому місті, зайшовши до магазину цієї мережі, отримати свою законну знижку, адже інформація у базі весь час оновлюється. Зрозуміло, що разом із даними про товарообіг, залишки на складах і продажі не буде складно прийняти, узагальнити і знову розіслати по всіх точках базу даних дисконтних карток. Причому для системи «Нова бухгалтерія» не має значення ні тип сканерів і зчитувачів, ні тип самої картки. Вона може бути магнітною, штрих-кодовою або просто номерною. Те саме стосується і роботи з товарами. Введення (отримання) даних про товар за допомогою штрих-сканера не є проблемою для системи «Нова бухгалтерія», що значно прискорює роботу.
Підготовка і надсилання податкової звітності
Разом з розсиланням/отриманням даних головного офісу віддаленим підрозділам у комплексі «Нова бухгалтерія» вирішено підготовку і надсилання даних до податкової системи ДПАУ «Податкова звітність». Процедура проводиться у головному офісі, оскільки він звітує за всю мережу. Звичайно, при цьому основна база має бути синхронізована з базами віддалених торгових точок.
Протягом місяця ведеться робота з первинними прибутково-видатковими документами, у т.ч. в системи «Нова бухгалтерія» вводяться і податкові дані. При цьому формується база податкових зобов’язань і податкового кредиту. На її підставі підсистема «Облік ТМЦ» готує до вивантаження реєстр отриманих і виданих податкових накладних у форматі, затвердженому податковою адміністрацією. На підставі цього реєстру в системі «Податкова звітність» комплексу «Нова бухгалтерія» формуємо додаток 5 до декларації з ПДВ і саму декларацію з ПДВ.
Як організувати важливих клієнтів Прикладні програми Інтернет дає не лише колосальні переваги для ведення бізнесу, а й може створювати чимало проблем. Хто не стикається зі спамом в електронних поштових скриньках? У його щоденному потоці нескладно загубити і важливі повідомлення. Як уникнути втрат...
