Інтернет дає не лише колосальні переваги для ведення бізнесу, а й може створювати чимало проблем. Хто не стикається зі спамом в електронних поштових скриньках? У його щоденному потоці нескладно загубити і важливі повідомлення. Як уникнути втрат інформації?
Тим, хто використовує у ролі поштового клієнта MS Outlook, нескладно організувати роботу з кореспонденцією так, що сортування важливих листів і видалення непотрібних здійснюватиметься автоматично. MS Outlook дає змогу обробляти електронну пошту за допомогою правил, що визначають дії, які повинні автоматично виконуватися для тих чи інших повідомлень. Створити правило можна стосовно повідомлень, що надходять до папки Входящие, або до повідомлень, що надсилаються.
Створіть місце для VIP-клієнтів
Найпростіший спосіб фільтрувати електронні повідомлення, що надходять, — скористатися функцією Организовать. Наприклад, повідомлення, що надходять від одного з ваших респондентів, є для вас найважливішими. Вишукувати їх з-поміж десятків, а то й сотень щоденних листів нелегко і незручно. Проте можна так налаштувати папку Входящие, що потрібні повідомлення відразу потраплятимуть до окремої папки. Отже, в основному меню MS Outlook натисніть кнопку — з’явиться вікно Настройка папки Входящие з відкритим розділом По папкам.
Для створення правила переміщення таких повідомлень виділіть в основному вікні папки Входящие будь-яке повідомлення від вашого респондента (його ім’я відразу ж з’явиться у вікні Настройки). Потім вкажіть, до якої папки треба переміщати повідомлення, що надходять від нього. Така папка має бути створена у списку папок. Якщо ви це не зробили заздалегідь, то її можна створити і на цьому етапі підготовки правила, клацнувши на кнопці Создать папку (у прикладі це папка Автоматически).
Щоб вставити ім’я нової папки у поле створюваного правила, виберіть у списку, що відкривається, рядок Другие папки. Саме там і буде ім’я нової папки.
Натисніть кнопку Создать — і процедуру написання правила закінчено. Тепер усі повідомлення від вибраного респондента, які надходитимуть до вашої поштової скриньки з цієї миті, відразу ж переміщатимуться до папки Автоматически.
Правила можуть запускатися вручну. Якщо ви хочете, щоб до цієї папки були поміщені також вже отримані повідомлення цього респондента, у вікні Переместить выделенные сообщения в виберіть потрібну папку (у прикладі це папка Автоматически) і натисніть кнопку Переместить. При запуску правила вручну можуть застосовуватися до повідомлень, що вже є у папці Входящие, і до повідомлень в інших папках.
Часом зручніше стежити за кореспонденцією безпосередньо в основному вікні Входящие, виділяючи потрібні повідомлення за якоюсь помітною ознакою. MS Outlook пропонує простий, але дуже ефективний спосіб пошуку повідомлень — виділення їх кольором. Для цього перейдіть до розділу По цвету. Виділіть одне повідомлення респондента, кореспонденцію якого треба швидко знаходити у загальному списку. Автоматично будуть заповнені необхідні поля і за умовчанням запропоновано для виділення його листів червоний колір (можна вибрати інший колір). Щойно ви натиснете кнопку Применить цвет, повідомлення будуть виділені вибраним кольором.
Електронний секретар працює за правилами
Ми з’ясували, як фільтрувати пошту за іменами респондентів і складати її в окремі папки. MS Outlook може цілком стати вашим електронним секретарем, що чітко виконує обов’язки за встановленими вами правилами. Наприклад, можна автоматизувати пересилання директорові повідомлень, які надходять від когось, на вашу скриньку або виділяти повідомлення, що стосуються продажів, і складати їх до відповідної папки. MS Outlook містить набір готових шаблонів, а також інструмент для створення нових правил з унікальними умовами. Це нескладно зробити за допомогою «Майстра правил».
Припустімо, у величезному потоці повідомлень до вас надходить інформація, що стосується проблем оподаткування. Її треба виділяти і складати в окрему папку. Запустіть «Майстер» і виділіть у списку шаблон, на підставі якого буде створено правило (у прикладі це Перемещение сообщений на основании содержания). Спочатку в описі правила вам слід вказати текст, який має містити повідомлення або його тему. Для цього відкрийте діалогове вікно, клацнувши гіперпосилання <текст>, і введіть ключове слово, наприклад оподаткув. Відтак вкажіть ім’я папки, до якої переміщатимуться повідомлення за тематикою оподаткування. Допоможе вам у цьому гіперпосилання <имя>. У діалоговому вікні, що відкрилося, можна створити таку папку (у прикладі це підпапка Налоговый учет).
У правилах можна передбачити винятки для особливих випадків, наприклад для повідомлень, забезпечених позначкою «до виконання» або віднесених до вищої категорії важливості. Якщо повідомлення підпадає хоча б під одну із заданих умов винятків, правило до нього не застосовується.
Можна створити правило і для вхідних, і для вихідних повідомлень, встановивши для відбору десятки критеріїв. І, нарешті, вибрати безліч варіантів дій, які будуть виконані з такими повідомленнями.
Як розраховувати і погашати кредит Прикладні програми Найпопулярніша фінансова послуга нині — кредитування. І це не дивно. Практично будь-яка покупка стає доступною. Достатньо укласти з банком кредитний договір — і ти вже власник дорогої «іграшки». Відсотки за кредитом не дають точної відповіді на запитання....
Первинні документи факсом № 42 (20.10.2008) :: Прикладні програми Передача документів факсом — найпоширеніший спосіб підтвердження виконання зобов’язань за договором. Що може бути простішим — вклав платіжку у факс-апарат, і ваш контрагент через кілька секунд отримав її точну копію. Щоправда, за однієї умови: друга...
Як розраховувати і погашати кредит № 32 (11.8.2008) :: Прикладні програми Найпопулярніша фінансова послуга нині — кредитування. І це не дивно. Практично будь-яка покупка стає доступною. Достатньо укласти з банком кредитний договір — і ти вже власник дорогої «іграшки». Відсотки за кредитом не дають точної відповіді на запитання....
